Administrativ praksis - Dialogbaseret samarbejde om etablering af bredbåndsprojekter

Transkript

1 #BREVFLET# Click here to enter text. Dokument: Neutral titel Til Business Region North Denmark, BRN Bredbånd i Region Nordjylland Kopi til Arbejdsgruppe Fra Brian Jensen Aagaard Sagsnr./Dok.nr / Veje og Infrastruktur, BLF By- og Landskabsforvaltningen Stigsborg Brygge Nørresundby trafik.veje@aalborg.dk Init.: BJA Administrativ praksis - Dialogbaseret samarbejde om etablering af bredbåndsprojekter Med henblik på at forbedre samarbejdet mellem de kommunale vejmyndigheder i Region Nordjylland og de selskaber, der ønsker at etablere bredbånd i Nordjylland, så er der regi af BRN udarbejdet en sæt fælles retningslinjer for opgravninger i vejarealer i Nordjylland. Målet med retningslinjerne er at skabe en proces og dialog om bredbåndsprojekter, der kan medvirke til at de kommunale vejmyndigheder kan imødekomme bredbåndsselskabernes ønske om en sagsbehandlingstid på maksimal 5 arbejdsdage for udstedelse af gravtilladelser. For at opnå en maksimal sagsbehandlingstid på 5 arbejdsdage, så kræver dette et dialogbaseret processamarbejde. Det dialogbaserede samarbejde skal sikre vejmyndighederne et tidligt kendskab til kommende bredbåndsprojekter, således at der i samarbejde mellem parterne kan tilrettelægges en proces for de enkelte bredbåndsprojekter, der sikrer gode rammer for planlægning, ansøgning og udførelse af bredbåndsprojekter. I Aalborg Kommune er der siden starten af 2015 blevet opbygget erfaringer med ovennævnte dialogbasseret samarbejde. Best practice fra disse erfaringer er i det følgende blevet nedskrevet til en administrations praksis. 1. Planlægning i dialog mellem ledningsejer og vejmyndighed Grundstenen i samarbejdet er en proaktiv planlægning af de kommende bredbåndsprojekter, der kombineret med en arbejdstilrettelæggelse for de enkelte bredbåndsprojekter sikrer gode rammer for planlægning, ansøgning og udførelse af bredbåndsprojekter. Proaktiv planlægning gennem dialogbaseret samarbejde Den generelle dialog og proaktive planlægning udføres for at sikre koordinering af bredbåndsprojekter med øvrige planlagte lednings- og vejarbejder, og for at give vejmyndigheden mulighed at udføre en bedre ressourceplanlægning. Den proaktiv planlægning forventes udført gennem årlige, halvårlige eller kvartals dialogmøder mellem bredbåndsselskabet og vejmyndigheden antal dialogmøder planlægges efter behov. Den proaktive planlægning udføres ligeledes for at imødekomme oplysningspligten iht. til den ny vejlovgivning, der er indført pr. 1. juli 2015, og omfatter planlagte projekter inden for en tidshorisont på et ½ år.

2 Figur 1: Eksempel på oversigt over planlagte bredbåndsprojekter det kommende ½ år. Oversigten drøftes på dialogmøderne, og føres løbende ajour. Dialogmøder og oplysninger om kommende bredbåndsprojekter drøftes i fortrolighed, og når bredbåndsprojekter bliver aktuelle og konkrete planer, så koordineres disse iht. koordineringspligten i den nye vejlovgivning. 2. Planlægning af det enkelte bredbåndsprojekt Planlægning af det enkelte bredbåndsprojekt skal ske i dialog mellem vejmyndigheden og bredbåndsselskabet. Dialogen skal sikre vejmyndigheden mulighed for at optimere det samlede ressourceforbrug til myndighedsbehandling i forbindelse med ansøgning, udførelse og færdigmelding. Vejmyndigheden bruger ud over ressourcer til selve sagsbehandlingen (udstedelse af tilladelse, forsyn, placering af ledningsskabe), også ressourcer på at reducere mulig gener for borger og trafikanter, samt at sikre kvaliteten af grave- og retableringsarbejdet (tilsyn med udførelse, færdigsyn og 2 års opfølgning). Ved at optimere vejmyndighedens ressourceforbrug kan sagsbehandlingstiden nedsættes og flere projekter kan udføres sideløbende. Med henblik på at reducere mulige gener ved arbejdet samt sikre kvaliteten af det udførte grave- og retableringsarbejdet indføres en begrænsning på 3-5 gravetilladelser pr. ledningsprojekt i en bydel / et kvarter. I større ledningsprojekter forlanges projektet opdelt i etaper. Når en opgravning er retableret i acceptabel stand og færdigmeldt, kan vejmyndigheden udstede en ny tilladelse, der allerede er klargjort. Ansøgning om gravetilladelse planlægges iht. projekt- og etapeplan. 2/8

3 Etapeopdeling af projekter Større ledningsprojekter forlanges opdelt i etaper, således at mindre områder løbende afsluttes, og således at der ikke pågår grave- og retableringsarbejde flere steder samtidigt. På denne måde mindskes gener for både trafikanter og borger. Opdelingen i etaper skal ske på baggrund af et oplæg fra bredbåndsselskabet og i dialog med vejmyndigheden. Opdelingen i etaper skal ske ud fra hensyntagen til tilrettelæggelsen af den kommende udførelse hvor bl.a. placering af større ledningsskabe eller POP-stationer, kan få indflydelse på både opdeling/indretning af ledningsanlæg, valg af ledningstracé, den forventede anlægsrækkefølge m.m. Figur 2: Eksempel på etapeopdeling af bredbåndsprojekt. Planlægning af den enkelte etape Planlægning af den enkelte etape skal ske på baggrund af et oplæg fra bredbåndsselskabet og i dialog med vejmyndigheden. Planlægning af den enkelte etape skal ske både med hensyntagen til ovennævnte opdeling/indretning af ledningsanlæg m.m., og med hensyntagen til de lokale forhold som f.eks. trafik, parkering og vejens lovmæssige status. 3/8

4 De lokale forhold mht. trafik afspejles bl.a. i trafiktal og typen af trafik (bil, lastbil og bus m.m.) og forhold mht. parkering er typisk lokalisere ved bl.a, indkøbscentre, seværdigheder, kulturcentre, idrætsfaciliteter m.m. Ligeledes medtages i planlægning af den enkelte etape hensyn til vejens lovmæssige status, da sagsbehandlingstiden for offentlige veje og private fællesveje er forskellige. Figur 3: Eksempel på detailplanlægning af etape i bredbåndsprojekt. 3. Ansøgning til det enkelte bredbåndsprojekt Ansøgning til det enkelte bredbåndsprojekt skal ske på baggrund af planlægningen udført i dialog mellem vejmyndigheden og bredbåndsselskabet. Ansøgning om gravetilladelse skal fremsendes i den rækkefølge som tilladelserne ønskes udstedt i ud fra projekt- og etapeplan, og med angivelse af de forventede opstartstider for udførelse, samt med hensyntagen til vejens lovmæssige status. Vejens lovmæssige status kan bl.a. findes via det centrale vejregister på Når bredbåndsselskabet følger denne praksis for ansøgning, så kan vejmyndigheden optimere brugen af ressourcer til myndighedsbehandling, hvilket gør, at sagsbehandlingstiden kan nedbringes. De kommunale vejmyndigheder kan udstede tilladelse til offentlige veje, der er kommunale, og private fællesveje i byer og bymæssige områder (inkl. sommerhusområder), jf. den gældende vejlovgivning. Ved udstedelse af tilladelse til private fællesveje i byer er vejmyndigheden jf. forvaltningsloven forpligtiget til at partshøre i forbindelse med udstedelse af tilladelse. I forbindelse med denne partshøring skal sagsbehandlingen tillægges en sagsbehandlingstid på 10 arbejdsdage. 4/8

5 Med hensyn til placering af ledningsanlæg og gravning i private fællesveje på landet, så er dette er rent privat retligt anliggende mellem vejeren og bredbåndsselskabet. Figur 4: Vejens lovmæssige status fra den centrale vej- og stifortegnelse. Når ansøgningerne modtages kontrolleres ansøgningerne iht. projekt- og etapeplan, og ansøgningerne bliver screenet for ansøgninger til private fællesvej. Ansøgninger til private fællesveje på landet sendes retur til ansøger med bemærkning herom, og ansøgninger til private fællesveje i byer og bymæssige områder sendes i høring. Herefter behandles ansøgningerne og påføres vilkår for tilladelse. Når dette arbejde er afsluttet, så lægges disse i pipeline (under behandling) og udstedes når de skal afløse en færdigmeldt gravetilladelse. Ansøgning af stikledninger til kundeopkoblinger Ansøgning af stikledninger til kundeopkobling sker ofte umiddelbart efter etablering af selve forsyningsinfrastrukturen i projektet/etapen, dvs. hovedledninger inkl. POP-stationer og ledningsskabe m.m. Etablering af stikledninger til kundeopkoblinger kræver typiske mindre opgravninger i fortovs- og rabatarealer, som ikke er nødvendige at koordineret i forhold til sammengravning, trafik m.m. Gennem dialog mellem vejmyndigheden og bredbåndsselskabet kan aftales, at stikledninger til kundeopkoblinger - i særlige forhåndsgodkendte tilfælde - kan udføres som anmeldelser. Endvidere kan vejmyndigheden i forbindelse med partshøring af tilladelser til private fællesveje, sikrer bredbåndsselskabet en længere periode til etablering af stikledninger til kundeopkoblinger uden fornyet partshøring. Formålet med denne tilgang til håndtering af stikledninger til kundeopkoblinger er, at optimere vejmyndighedens samlede ressourceforbrug til myndighedsbehandling i forbindelse med an- 5/8

6 søgning, udførelse og færdigmelding. Dette sætter dog skærpet krav til bredbåndsselskabernes egenkontrol med grave- og retableringsarbejdet, da tilgangen bygger på goodwill. Private fællesveje Stikledninger ansøges: De påkræves, at stikledninger til kundeopkoblinger på private fællesveje udelukkende udføres som ansøgninger af hensyn til partshøring. I forbindelse med partshøring af gravetilladelser til private fællesveje kan vejmyndigheden indsætte en passus i partshøringen om at tilladelse gælder for en fremtidig gravetilladelse for stikledninger, såfremt gravetilladelsen med stik udføres inden for 4 måneder fra den planlagte startdato. (Forslag til partshøringsbrev kan evt. vedlægges som bilag.) En frist på 4 måneder er den længst tidsfrist, der sagligt kan forsvares iht. afgørelse efter gældende vejlovning og forvaltningsloven. En længere frist vil konflikte med forvaltningslovens formål, da en længere frist vil kunne sidestilles med en generel tilladelse/afgørelse og ikke som en saglig konkret afgørelse, der berør den individuelle part. Offentlige veje Stikledninger ansøges, og i enkelte tilfælde anmeldes: Stikledninger på offentlige veje skal som udgangspunkt ansøges, og stikledningerne tillades udført inden for graveperioden angivet i tilladelsen. I særlige forhåndsgodkendte tilfælde kan stikledninger dog tillades udført som anmeldelser på følgende vilkår: Alle de stikledninger, der kan udføres samtidig med hovedledning, skal udføres som del af ansøgningen på hovedledning. Stilkledninger må kun udføres som mindre opgravning i fortov/rabat dvs. samme fortov/rabat som hovedledninger. Opgravning til stikledninger er max 2 m2. Flere stikledninger på samme vej skal anmeldes på samme anmeldelse ved at tilføje ekstra gravested med stationering. Alle stikledninger i den indre del af byer med over indbygger skal udføres som ansøgninger. Alle stikledninger, der kræver krydsning af kørebane og cykelsti, skal udføres som ansøgninger. På anmeldelse skal angives det præcise tidspunkt for udførelsen. Arbejdet færdigmeldes med det samme, dvs. ved anmeldelsen. Anlægsmetoder Stikledninger anlægges primært ved brug af arbejdsmetoderne jordfortrængning og underboringer. Metoderne er nærmere beskrevet i DS 475. Det er vejmyndigheden, der ud fra en konkret vurdering angiver hvilken metode, der skal benyttes, og dette vil fremgå af gravetilladelsen. Som udgangspunkt må det forventes af vejens klassificering vil kunne benyttes som vejledning her til. På samtlige trafikveje må som udgangspunkt forventes anvendt underboring, og på 6/8

7 lokalvej må forventes tilladt jordfortrængning, med mindre en konkret trafikalvurdering taler mod dette. Vejens klassificering kan findes ved opslag i vejman.dk. Figur 5: Vejens klassificering fra vejman.dk 4. Udførelse og færdigmeldinger til det enkelte båndsprojekt Med henblik på at optimere vejmyndighedens ressourceforbrug i forbindelse med udførelse og færdigmeldinger til det enkelte bredbåndsprojekt skal benyttes følgende tiltag: Bredbåndsselskabet skal dokumenterer forsyn med video eller foto. Vejmyndighedens tilsyn deltager, og flere strækninger forsynes samtidigt. Bredbåndsselskabet skal søger for afsætning af POP-stationer og større ledningsskabe så placeringen af disse kan godkendes af vejmyndigheden i forbindelse med forsynet. Bredbåndsselskabet skal søger for løbende færdiggørelse og retablering af opgravninger. Bredbåndsselskabet skal udfører egenkontrol grave- og retableringsarbejdet evt. via projektleder/gravekoordinator, og egenkontrol skal udføres inden færdigmelding til vejmyndighed. Færdigmelding medfører frigivelse af en ny gravetilladelse, der allerede er klargjort af vejmyndigheden dog kun såfremt der ikke er bemærkninger til retablering fra enten egenkontrol eller stikprøvekontrol udført af vejmyndighed. Vejmyndigheden udfører stikprøvekontroller, ofte hyppigere ved opgravninger i asfalterede arealer. 7/8

8 Formålet med denne tilgang er, at optimere vejmyndighedens samlede ressourceforbrug til myndighedsbehandling i forbindelse med udførelse og færdigmelding. Tilgangen sætter skærpet krav til bredbåndsselskabernes egenkontrol med grave- og retableringsarbejdet, da tilgangen bygger på goodwill. 8/8