REVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE. ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen

Transkript

1 REVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen

2 Baggrund Lang rejse med forskellige systemer tilbage fra 1989 Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev indblandet allerede på det tidspunkt, da IT manglede allierede Chefafhængig udbredelse efterfølgende Megen modstand mod overgang til ESDH især fra ledere Strukturreformen i 2007: Esbjerg Kommune blev digital kommune fra 19. december 2006 Fra 2. januar 2007: Central skanning med kassation af originale dokumenter efter tre måneder ESDH er løbende blevet rullet ud, også til institutioner Ansvar i direktørområderne ud fra fælles politik

3 Kommer alt relevant mon i ESDH? Løbende kursusvirksomhed i KLE og diverse programmer - Journalisering - Datakvalitet (sigende tekster) Diskussioner i Journal- og Arkiveringsgruppen, bl.a. om kommunen får nok ud af investeringen/indsatsen? Bibliotekschefen spørger (som bruger af ESDH): Kommer alt relevant mon i ESDH? IT-chefen bevilger penge til en dybtgående undersøgelse (også af indhold) Esbjerg Byhistoriske Arkiv projektansvarlig

4 Kommissorium og konsulenter Kvalitetsevaluering blev i daglig omtale til revision pga. de mange gode ord i regnskabsverdenen Konsulenter blev Carsten Egø Nielsen (tidl. KL) og Birgitte Dedenroth-Schou (tidl. Kolding Stadsarkiv) Metodefrihed til gennemgang af journalsager (minus personalesager) i Acadre fra (= ) - Speciel fokus på aktindsigtssager Arbejdsgrundlag: Udtræk til Excelark samt systemadgang Løbende samarbejde med Esbjerg Kommunes Journaliseringsog Arkiveringsgruppe 29 siders rapport blev afleveret den 30. november 2015

5 Rapportens 14 anbefalinger Navngivning af sager og dokumenter Journalisering af dokumenter senest dagen efter Uafsluttede sager får sagsmængden til visuelt at svulme Institutionsområdet kræver opmærksomhed Funktionen Sagsparter anvendes ikke konsekvent Indhold i sager mails ok, sager med manglende afsluttende dokument, opgaveområder med påfaldende få sager og dokumenter. Interne sager halter Usikker anvendelse af offentlighedsmarkering (åbne / lukkede sager)

6 Rapportens sidste anbefalinger Enkeltsager <> samlesager Aktindsigts- og klagesager er ikke altid enkeltsager Sagsansvar hvem har arkivansvaret? Ensartet ledelsesansvar i ESDH gennem en anden organisering Problemer med tematisk indgang til sager (dårlig journalisering medfører betydelig merbevaring) Bedre sagsoversigter ved anvendelse af handlingsfacetter Øget kendskab til/anvendelse af KLE Online

7 Analyse af Esbjerg Kommunes journalsager, Præsentation 19. januar 2016 for direktion og afdelingschefer ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen

8 Esbjerg Kommune digital siden 2007 Et kvalitetstjek af kommunens hukommelse: Brugen af ESDH-systemet Acadre Brugen af journalnøglen KL Konsulent Birgitte Dedenroth-Schou om rapportens konklusioner ESDH-konsulent Henriette Spang Sørensen om tiltag efter rapporten Hvad ikke findes i ESDH-systemerne, eksisterer ikke.

9 Rapporten november 2015 Kvalitetssikring af journaliseringspraksis og sagsdannelse i Esbjerg Kommune udarbejdet af Birgitte Dedenroth-Schou og Carsten Egø Nielsen 14 anbefalinger på baggrund af: Excel-udtræk af Esbjerg Kommunes sager marts 2015 Læseadgang til alle emne, borger og ejendomssager i Acadre Deltagelse i arkiv- og journalgruppens møder i 2015

10 Lovgivningskrav nu og i fremtiden Offentlighedsloven (Pligt til journalisering efter tema og hurtigst muligt) Acadre + KL-nummer eks K02 Arkivloven (skelne væsentligt fra uvæsentligt) Bevaring af P, A, K, S, kassation af G, Ø, I God forvaltningsskik (ombudsmandens udtalelser) Partens mulighed for digitalt at se egen sag

11 Den negative konklusion Esbjerg Kommune overholder ikke lovgivningen Det er vanskeligt at genfinde andres sager Det er svært at overskue den enkelte sag Sager og dokumenter registreres ikke med det samme Mange bruger slet ikke systemet og systemets muligheder

12 Den positive konklusion Ledelsen er bevidst om, at der skal gøres noget Der har ikke været skandaler endnu Mange i kommunen arbejder for at gøre systemet bedre Esbjerg er nået længere end de fleste andre kommuner i forberedelsen til Åben sag Brug af systemet kan optimeres ved koncentreret indsats

13 Overordnede beslutninger om bl.a.: Enkle ensartede regler for navngivning Indførelse af parter som søgekriterium Procedurer for kontrol af, at relevante sager bliver journaliseret Hvilke typer af sager, der skal journaliseres på institutioner Regler for, hvilke sager der skal lukkes Målrettet undervisning i KLE Lukning af fællesdrev?

14 Forslag til opfølgningsorganisation Ledelsesgruppe, der overordnet træffer beslutninger om forbedring og opfølgning ESDH-konsulent, der vejleder brugerne efter de trufne beslutninger og i genveje i Acadre Månedlig ledelsesrapport

15

16 Nye retningslinjer: Hvad forventes af sagsbehandler, direktion og ledelse Sidste frist for journalisering Regler for navngivning af sager og dokumenter Forslag til nye kurser LIS dvs. rapporter til nærmeste leder én gang i md. Oprydningsindsatser såsom lukning af sager, omdøbning af sager og dokumenter Årlige systemopgraderinger SPOT på EKNet FOKUS FOKUS - FOKUS

17 Hvordan gik det så? 20. januar 2016 kl : Adm. direktør indkalder til møde 4. februar 2016: Plan for kvalitektstjek i hele kommunen afleveres til direktionen Marts 2016: Kvalitetstjek lanceres direktionsområdevis, begyndende i borgmesterens forvaltning ledelsen skal forholde sig til rapporterne Juni 2016: Alle direktørområder er blevet tjekket August 2016: Generel opfølgning på 1. tjek November 2016: Kvalitetstjek 2 med afrapportering til ledelsen November 2016: Der besluttes oprettet et egentligt ESDHsekretariat under IT

18 2017 Marts 2017: ESDH-sekretariat med 1½ medarbejder 1. april: Kvalitetssikringsværktøjet EKKvalitet tages i brug 1. maj: Acadre-anvendelsen i Esbjerg Kommune bliver et ledelsesværktøj på linje med økonomirapporterne 29. maj: Lancering af Åben Emnesag på http.weblager.dk

19 EKkvalitet Hjælp til selvhjælp I drift 1. april 2017

20 EKkvalitet forbedret datakvalitet Primo april 2017 Medio april 2017

21 EKkvalitet forbedret datakvalitet Primo april 2017 Medio april 2017

22 Acadre data til KMD LIS I drift 1. maj 2017

23 Acadre data til KMD LIS - Sager

24 Acadre data til KMD LIS Dokumenter, dagens post, notater

25 Åben emnesag

26 En nyhed fra 25. april 2017