God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune

Transkript

1 God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017

2 Indhold 1. Formål og anvendelse Lovgrundlag Ansvar Administrative Systemer Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument... 4 Retningslinjer for registrering og journalisering... 4 Akt- og registerindsigt... 5 Klager Post... 5 Indgående post... 5 Udgående post... 6 Fejlagtig videregivelse af personoplysninger... 6 Henvendelser fra borgere og virksomheder Arkivering... 7 Brug af netværkets mapper og drev... 7 Udlån fra Arkiv... 7

3 1. Formål og anvendelse God Administrativ Praksis (GAP) er fælles retningslinjer for håndtering og opbevaring af sager og dokumenter til brug for den administrative behandling af sager og dokumenter i Fredensborg Kommune. 2. Lovgrundlag Kommunen skal efterleve gældende lovgivning for kommunal og offentlig administration, herunder - Forvaltningsloven, hvis overordnede for mål er o At sikre, at den enkelte borger for indflydelse på beslutningsprocesser, der vedrører borgerens egne forhold o At forøge den enkelte borgers mulighed for at forstå indholdet af og baggrunden for en given beslutning. - Offentlighedsloven, hvis overordnede formål er o At give offentligheden adgang til at gøre sig bekendt med den offentlige forvaltnings virksomhed. - Persondataloven, hvis overordnede formål er o At beskytte borgerens integritet og retten til privatliv o At skabe rammer for udveksling af personoplysninger mellem myndigheder - Arkivloven, hvis overordnede formål er o At sikre, at arkivalier bliver bevaret på en måde, så de kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed, samt benyttes til forskningsformål o At sikre, at der skal foretages kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier. Med udgangspunkt i ovenstående lovgivning betyder god administrativ praksis i Fredensborg Kommune, at - sager, dokumenter, mails journaliseres og gemmes elektronisk, og - fysisk post scannes 3. Ansvar Det er den daglige leders ansvar, at de overordnede retningslinjer fastsat i kommunen overholdes, herunder GAP. Derudover udarbejder hvert direktørområde og center egen lokal praksis for håndtering af sager og dokumenter i overensstemmelse med kommunens samlede ESDH strategi. Hvordan den ansvarlige for en sag kan identificeres afhænger af systemet. Ansvaret for håndtering af en sag i systemet afklares i de forskellige teams i forhold til opgavefordelingen. 4. Administrative Systemer Fredensborg Kommune benytter administrative IT-systemer til at gemme dokumentation for beslutninger, der vedrører borgere, virksomheder og interne forhold i organisationen.

4 5. Journalisering Sag Fredensborg Kommune benytter sig af enkeltsagsprincippet, hvilket vil sige, at én sag omhandler én opgave indenfor et givent emne. Fx kommunen modtager en ansøgning fra Borger Jensen om hhv. hjemmehjælp og et hjælpemiddel. Der skal i dette tilfælde oprettes to sager, idet der er tale om to opgaver indenfor to forskellige emner. Dokument I denne sammenhæng defineres et dokument som alle former for skriftlig kommunikation til og fra kommunen, fx breve, s, digital post, notater, redegørelser, billeder. Retningslinjer for registrering og journalisering Alle medarbejdere skal journalisere egne sager og dokumenter i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer, samt eventuelle lokale vejledninger. For at lette genfinding af sager og dokumenter, skal en række data registreres ved journalisering. Mængden af data er systemafhængig, men vil som hovedregel være Journalnummer: En sag skal have et journalnummer, der udgøres af henholdsvis et emne/journalkode og en handlingsfacet, som er fastlagt i KLs emneplan (KLE.nr). Lokale vejledninger til journalisering skal angive hvilke emnenumre og handlingsfacetter, der benyttes på de enkelte arbejdsområder. Eksempel: Borger Jensen har sendt en ansøgning om kontanthjælp. Der oprettes således en sag med emnet svarende til hjælp til forsørgelse (kontanthjælp mv.) og en handlingsfacet G00 svarende til efter faste regler i almindelighed, da sagen afgøres efter et sæt faste regler Titel: En sag skal have en titel, således at det er muligt at søge den frem. - Ved borgersager er sagens titel lig med borgerens cpr.nr. - Ved ejendomssager er sagens titel lig med matrikel nr. - Ved emnesager skal sagens titel være sigende for sagens indhold, fx tidsog leveranceplan for ESDH-projekt. Dokumenttitel skal være sigende for dokumentets indhold, fx ansøgning om hjælpemiddel, kørestol Sagsindhold: På forsiden af en sag skal indholdet af sagen være beskrevet. Dette gøres bedst ud fra sagens emne, jf. KLE som beskrevet ovenfor. Dato: Det skal fremgå af en sag og et dokument, hvornår - en sag er oprettet - et dokument er modtaget - et dokument er sendt - en sag er færdigbehandlet Sagsansvarlig: Det skal fremgå af sagen, hvem der har ansvaret for denne. Afhængig af organisering af opgaver på det enkelte fagområde, kan det være en enkelt medarbejder eller et team, der er sagsansvarlig.

5 Part: parter involveret i sagen - borger - anden instans Ejendomsdata - matrikelnummer - stedbetegnelse Sikkerhed: Alle sager, der er fortrolige tildeles en sikkerhedsklassifikation, så kun relevante personer kan tilgå sagen. Akt- og registerindsigt Alle sager vedrørende akt- og registerindsigt og klager skal så vidt muligt håndteres i kommunens ESDH-system. Dette af hensyn til den videre sagsbehandling og fremtidige arkivering. Der skal oprettes en ny sag, jf. enkeltsagsprincippet. Benyt samme emnenummer som i den oprindelige sag. Skift handlingsfacetten, så den repræsenterer henholdsvis klage (K) og aktindsigtsanmodning (A53) I henhold til Persondataloven har alle borgere ret til - at få indsigt i de oplysninger, der bliver registreret om borgeren - at gøre indsigelse imod, at en oplysning bliver registreret - at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller registreret i strid med lovgivningen. Fredensborg Kommune har en tværgående arbejdsgang for håndtering af aktindsigt. Denne findes på medarbejderportalen. Klager Alle sager vedrørende klager skal så vidt muligt håndteres i kommunens ESDHsystem. Dette af hensyn til den videre sagsbehandling og fremtidige arkivering. Der skal oprettes en ny sag, jf. enkeltsagsprincippet. Benyt samme emnenummer som i den oprindelige sag. Skift handlingsfacetten, så den repræsenterer henholdsvis klage (K). 6. Post Indgående post Al fysisk post modtages centralt i kommunens Kontaktcenter, hvor det åbnes, scannes til kommunens ESDH-løsning, jf. arbejdsgang for posthåndtering. Værdipost, fx checks, behandles i henhold til kommunens Økonomihåndbog, som kræver, at der altid skal være mindst to personer tilstede, når der åbnes post. Al elektronisk post til kommunens hovedpostkasse modtages centralt i kommunens kontaktcenter, hvorfra det fordeles til rette modtagerpostkasse i Outlook, på centerniveau, jf. arbejdsgang for posthåndtering. Al Digital Post til kommunen dirigeres så vidt muligt automatisk til rette modtagerpostkasse i Outlook, på team- eller centerniveau. Ved afvigelse herfra følges arbejdsgang for posthåndtering.

6 Generelt gælder det for indgående kommunikation, at det skal journaliseres, jf. retningslinjer for journalisering af dokumenter. I tilfælde hvor der modtages post til anden modtager end Fredensborg Kommune, skal dette returneres til afsender. Er afsender en anden myndighed, fx SKAT, skal posten videresendes til rette myndighed, jf. Forvaltningsloven. Udgående post Fredensborg Kommune kommunikerer digitalt med borgere, virksomheder og samarbejdspartnere. Derfor skal udgående post, papirbaseret såvel som elektronisk kommunikation, så vidt muligt sendes med Digital Post. Der er følgende muligheder til rådighed: Ved papirbaseret kommunikation benyttes Doc2Mail, hvor dokumentet leveres til modtagers digitale postkasse, såfremt sådan en haves. Alternativt sendes det i papir, fra fjernprint. Modtageren identificeres med CPR.nr eller CVR.nr. For at sikre at dokumentet når frem til modtagere uden en digital postkasse, skal modtagers navn og adresse altid fremgå tydeligt i adressefelt på første side af dokumentet. Ved elektronisk kommunikation (Outlook) indeholdende personfølsomme og/eller fortrolige oplysninger til eksterne modtagere skal man altid benytte Send Digital. Meddelelsen leveres til modtagers digitale postkasse. NB! kravet om beskyttet forsendelse kan ikke fraviges ved samtykke fra borger, virksomhed mv. Interne s (indenfor eget domæne, der slutter er altid beskyttede og kan anvendes til kommunikation med personfølsomme og fortrolige oplysninger Fejlagtig videregivelse af personoplysninger Har man ved en fejl fået fremsendt oplysninger til en forkert modtager følges denne procedure: 1: medarbejderen giver hurtig besked til de berørte parter, dvs. der skal sendes brev til den, der oprindeligt skulle modtage brevet, samt et brev med besked om sletning til den, der ved en fejl har modtaget brevet. 2: medarbejderen sikrer, at en lignende situation ikke gentager sig Center for Ejendomme og Interne Service skal via Helpdesk informeres om fejlen. Henvendelser fra borgere og virksomheder Når en borger eller virksomhed efterlyser post sendt med Digital Post, eller ønsker hjælp til at åbne post sendt med Digital Post følges vejledningen Efterlysning af Digital Post og hjælp til åbning. Denne findes på Helpdesk. Procedure: 1: Medarbejder sender til Center for Ejendomme og Intern Service (IT) med følgende oplysninger - borgers cpr.nr - virksomheds cvr.nr

7 - brevet emne - cirka-tidspunkt for afsendelse NB! Borger eller virksomhed må ikke henvende sig direkte til IT. For sager vedr. Center for Job og Uddannelse og Center for Borgerservice og Digitalisering skal man kontakte ens teamleder. 2: Det undersøges om brevet er sendt og modtaget i borgers eller virksomheds Digitale postkasse. Er der tale om systemfejl, lokaliseres og udbedres denne af IT, og der informeres om fejlen via Helpdesk. Der gives besked til medarbejder om videre handling. Sagsbehandlingen i IT er maksimalt 4 dage. 3: Medarbejder sender svar til borger eller virksomhed med følgende tekst - brevet er blevet sendt og leveret korrekt. Du skal derfor rette henvendelse til E-boks Brugersupport og/eller NemID for at få relevant hjælp til at finde eller åbne brevet - brevet er genfremsendt til dig 7. Arkivering Følgende fire arkiver findes i Fredensborg Kommune - Fredensborg Arkiverne, der består af arkiverne fra Fredensborg-Humlebæk og Karlebo kommuner, samt Fredensborg kommune. Ansvarlig: Center for Ejendomme og Intern Service. - Scanningsarkivet, der opbevarer originaldokumenter, der er scannet. - Forvaltningsarkivet, der indeholder sager der ikke er overflyttet til Fredensborg Arkiverne. Ansvarlig: Center for Ejendomme og Intern service har ansvar for tilsyn og udlån af materiale. - Værdiarkivet, der indeholder dokumenter, der jf. lovgivning skal findes i fysisk form, fx værdipapirer, kontrakter, skøder mv. Ansvarlig: De enkelte centre. Brug af netværkets mapper og drev Kommunens viden befinder sig i kommunens ESDH-løsning eller i øvrige fagsystemer. Dokumenter der indgår i sagsbehandling og drift må ikke opbevares på netværksdrev og eller i Outlook. Det anbefales at dokumenter under udarbejdelse håndteres i ESDH systemet; men må befinde sig på Y-drev eller Outlook, indtil de er færdiggjort. Herefter skal de journaliseres i ESDH eller fagsystem og evt. udkast o.lign. skal slettes fra drev og Outlook. Udlån fra Arkiv Udlån fra arkiverne sker ved oprettelse af sag i Helpdesk.