Ny anlægsbudgettering. Af Peter Jonasson

Transkript

1 Ny anlægsbudgettering Af Peter Jonasson

2 Baggrund Gentagende kritik at budgetteringen af større statslige anlægsprojekter. Både nyere dansk forskning og internationale erfaringer (f.eks. Norge og England) pegede på det hensigtsmæssige i nye budgetteringsprincipper. Akt 16 fra oktober 2006 indfører ny principper for statslig anlægsbudgettering. Det blev besluttet, at principperne først skulle indføres på s område. Side 2

3 Hovedprincipper Opstille det bedst realistiske budget ud fra den tilgængelige viden. Dvs.: Enhedspriser baserer sig på erfaringer fra sammenlignelige projekter. Mængder baserer sig på erfaringer fra sammenlignelige projekter Projektstyring budgetteres konkret. Sikre opfølgning via standardiserede budgetter og logninger Hver projektfase afsluttes med, at der logges en budgetversion. Forskel mellem nuværende budget og tidligere budgetversioner skal kunne forklares. Risikostyring gennem hele projektets forløb Risikostyringen foregår i et risikoregister, der evt. er it-understøttet. Der skal løbende kunne afrapporteres på risikoudviklingen. Side 3

4 Opbygning af budgettet /1 Prisestimat Mængdeestimat Basisoverslag Ankerbudget Særlige konstruktioner (inkl. K2-A) Særlige risici Korrektionstillæg Reserve (K2-B) Side 4

5 Opbygning af budgettet /2 Udgangspunktet for budgettet er erfaringsbaserede priser gange erfaringsbaserede mængder. Hvis der ikke findes erfaringsbaserede priser og/eller mængder, skal der forsøges indhentet eksterne priser og/eller mængder fra fleste mulige eksterne kilder (f.eks. samtaler med relevante leverandører mv.). Hvis projektet har særlige karakteristika skal der afviges fra standardenhedspriser/-mængder for at afspejle dette. Begrundelsen for afvigelserne skal dokumenteres. Hvis der indgår særlige elementer i projektet, som vurderes at påvirke budgettet markant, kan det være nødvendigt at gennemføre en uddybende analyse. Det er således vigtigt, at man altid forholder sig kritisk til priser og mængder. Grundreglen er: Man skal altid tænke sig om og så dokumentere, hvad man har tænkt!. Side 5

6 Risiko-styring Risikostyring er en integreret del af projektstyringen fra vugge til grav. I fase 1 oprettes et risikoregister, hvor umiddelbart identificerede risici registreres. I fase 2 etableres et fuldt udbygget risiko-register (ift. projektets størrelse/kompleksitet), der vedligeholdes gennem hele projektforløbet. På baggrund af de identificerede risici revurderes tidsplan, udbudsform, organisering og budgettet. Hvis der identificeres ekstraordinære forhold, hvor der ikke eksisterer forudsætninger for at kvantificere fysik og enhedspriser, kan der optages sumposter herfor i budgettet. Derimod kan risici aldrig optages i budgettet som sandsynlighed gange konsekvens. Side 6

7 Erfaringsbaserede korrektionstillæg Når det bedst realistiske budget ud fra den tilgængelige viden er opstillet, og tidsplanen, organiseringen, udbudsformen og budgetet er revurderet ud fra risikoregistreret, fremkommer basisoverslaget. I fase 1 tillægges altid 50 pct. til basisoverslaget og i fase 2 tillægges altid 30 pct. Heraf tillægges 1/3 basisoverslaget, hvorved ankerbudgettet fremkommer. De resterende 2/3 placeres på en central reserve under s departement. Tillæggene er fastlagt ud fra en gennemgang af en række statslige anlægsprojekter, hvor fordyrelser i ovenstående størrelse kunne konstateres. Der afsættes aldrig generelle reserver, idet dette håndteres via det erfaringsbaserede korrektionstillæg. Side 7

8 Fase 1 og fase 2 rapporter Fase 1: Foreløbige undersøgelse Analyse af trafikale alternativer inkl. et økonomisk overslag. Grundlag for at træffe beslutning om uddybende analyser af bestemte alternativer (f.eks. i form af VVM-undersøgelse). Fase 2: Beslutningsgrundlag Uddybende analyse af tekniske, økonomiske, udbudsmæssige og organisatoriske forhold. Fokus skal være på de forhold, der udgør de største usikkerheder i forhold til det samlede budget og tidsplanen. Grundlag for at træffe beslutning om uddybende analyser af bestemte alternativer. Forskellen mellem fase 1 og fase 2 er en faktor 5 til 10 i ressourceindsats. Side 8

9 Ekstern kvalitetssikring Der skal gennemføres ekstern kvalitetssikring af alle projekter med et budget på mere end 250 mio. kr. (basisoverslag plus 50/30 pct.). Formålet er en samlet vurdering projektgrundlaget ift. væsentlige forhold, der gør, at projektgrundlaget ikke kan lægges til grund for en politisk beslutning om at igangsætte projektet. Som grundlag for denne vurdering gennemgår reviewer: Tekniske rapporter med særligt fokus på centrale tekniske udfordringer. Den indre sammenhæng i basisoverslaget, herunder dokumentation for enhedspriser. Usikkerhedsvurderinger og planer for behandling af risici. Den samfundsøkonomiske analyse. Planer for organisering af byggeriet. Potentielle reduktioner, forenklinger og besparelser, som anlægsmyndigheden har identificeret for byggeriet. Produktet er en sammenfatningsrapport, der indledes med en revisionserklæring, og indeholder de væsentlige observationer og anbefalinger. Side 9

10 Løbende opfølgning Der skal løbende følges op på ændringer i forhold til det oprindelige ankerbudget. Opfølgningen sker i en standardiseret struktur. Internt i institutionen sker opfølgningen typisk månedsvis. Der udarbejdes halvårligt en afrapportering til s departement baseret på standardafrapporteringerne. På baggrund heraf udarbejdes en halvårlig afrapportering til Folketinget. Hver gang et projekt overgår til en ny fase (detailprojektering, udbud, udførelse) skal der udarbejdes en udvidet milepælsrapport. Hvis der er behov for træk på den centrale reserve, skal der udarbejdes en begrundelse herfor, svarende til en milepælsrapportering. Side 10

11 Bevillingsregler Totaludgift - Bevilling der fremgår af finanslov Max fordyrelse: -10 mio. kr. eller -10 pct. af totaludgift Korrektionstillæg B 20 pct. 75 pct. = OK fra FM 25 pct. = OK fra TRM Korrektionstillæg A 10 pct. Basisoverslag Fordyrelse Hvis et projekt fordyres med mere end 10 mio. kr. (dog 10 pct. for Banedanmarks anlægs- og fornyelsesprojekter) i forhold til totaludgiften, skal det forelægges Folketingets Finansudvalget Central reserve Institutionen kan disponere op til 25 pct. af den centrale reserve (svarende til 5 pct. af projektbevilling) efter godkendelse fra TRM. Disponering af de resterende 75 pct. af centrale reserve forudsætter FM godkendelse Projektbevilling Institutionen kan disponere fuldt ud Side 11

12 De næste skridt Der udarbejdes hhv. et banespecifikt og vejspecifikt notat, der beskriver, hvorledes de overordnede principper implementeres specifikt. Der udarbejdes en kravspecifikation til eksterne kvalitetssikring. Budgetteringsprincipperne opdateres på baggrund af indhentede erfaringer fra projekter på både vej og bane (herunder størrelsen af korrektionstillægget). Side 12