Noter fra temamødet: Budgettering og økonomistyring af byggeog anlægsprojekter. 23. marts 2011

Transkript

1 Noter fra temamødet: Budgettering og økonomistyring af byggeog anlægsprojekter. 23. marts 2011 En af de største udfordringer i bygge og anlægsprojekter er at få økonomien til at holde hele vejen gennem projektet. Det stiller både store krav til den indledende budgettering, til risikovurderingen og til den efterfølgende opfølgning og styring i samarbejdet med projektets øvrige parter. Dette notat er en opsamling på temamødet, hvor oplægsholderne belyste udfordringer og eksempler på metoder, de anvender til dagligt til budgettering og økonomistyring af bygge- og anlægsprojekter. Det er ikke tænkt som et referat, men som et supplement til indlægsholdernes præsentationer. Program Velkomst og introduktion Direktør Henrik L. Bang, Bygherreforeningen Fra budget til aflevering en kommunal fortælling Ejendomschef Poul Larsen, Esbjerg Kommune Implementering af ny anlægsbudgettering Fagkoordinator Helle Blæsbjerg, Vejdirektoratet Budgettering, prisdannelse og erfaringspriser Planlægningschef Klaus Kofod-Hansen, Universitets og Bygningsstyrelsen Økonomistyring, renteudvikling og behovet for erfaringsudveksling Adm. Direktør Erik Andersen, Boligkontoret Danmark Forundersøgelser, udenlandske beregnere og økonomisk tilpasning Head Project manager Peter Fangel Poulsen, Realdania Byg Debat om behov, ny udvikling og nye tiltag på området Vin og sandwich Velkomst Direktør for Bygherreforeningen Henrik L. Bang bød velkommen til temamødet. Han lagde ud med at fastslå, at budgettering og økonomi altid er en vigtigt faktor også i byggeprojekter. Derfor dette temamøde. Hvis budgetteringen og økonomien ikke bliver udregnet korrekt, kan man risikere at ende med et projekt, der ikke blev til det, man havde forventet til at begynde med. Og i værste tilfælde vil der rulle hoveder blandt de involverede parter. Derfor er det interessant, at der er så mange projekter, hvor budgettet skyder ved siden af, når det er så vigtig en faktor. Der findes mange forskellige metoder og værktøjer til at udregne budget og økonomi på. Derfor var der til dagens temamøde repræsentanter fra både den private sektor og den offentlige, der bruger forskellige redskaber til at udregne budgetter. Dette skulle give nogle spændende aspekter på budgettering og give anledning til en god debat senere på mødet.

2 Fra budget til aflevering en kommunal fortælling For Ejendomschef Poul Larsen er succeskriteriet for et vellykket projekt en sikker økonomi, uanset arkitekternes og andres visioner. Poul Larsen arbejder til daglig ud fra den tese, at alle i organisationen forpligtes til at overholde den økonomi, der er sat til et projekt. Til det har Esbjerg Kommune udviklet forskellige enkle værktøjer. Det mest simple og overskuelige værktøj er virksomhedens priskatalog. I priskataloget opsamler medarbejderne ved afslutning af et hvert byggeri prisen på de forskellige ydelser i et byggeprojekt. Priskataloget danner grundlag for det første trin i budgetlægningen, som er et budget baseret på erfaringstal. Budgetteringsfasen afsluttes, når licitationsresultatet er kendt og anlægsrammen låses. Derudover fastslog Poul Larsen, at teknikerne medvirker til at lægge budgettet og får ansvar for det efterfølgende. Det betyder blandt andet, at økonomien styres meget tæt. Der bliver i den forbindelse afholdt månedlige møder med hver enkelt medarbejder om deres projekter, og aftaler og udbetalinger følges i et særmodul i COWI-Caretaker som korresponderer til det overordnede økonomisystem. For Poul Larsen er det afgørende, at vi accepterer, at vi kan budgettere forkert, men hvis vi ikke lærer af fejlene, bliver vi aldrig klogere. I Esbjerg har de valgt at lære gennem en systematisk opsamling af viden og erfaringer i enkle værktøjer. Implementering af ny anlægsbudgettering Fagkoordinator Helle Blæsbjerg fra Vejdirektoratet fortalte om årsagen til, at en ny anlægsbudgettering blev udviklet, og hvad denne indebærer. Baggrunden for en ny anlægsbudgettering var kritik af budgetteringen i forbindelse med flere større statslige anlægsprojekter fx metroen i København. Derfor blev der indført nye principper for statslig anlægsbudgettering. Hovedprincipperne i den nye anlægsbudgettering er: - At opstille det bedst mulige realistiske budget ud fra tilgængelig viden. - At sikre opfølgning via standardiserede budgetter og logninger. - Risikostyring gennem hele projektets forløb. At opstille det bedst mulige realistiske budget indebærer, at man forsøger at lave det mest realistiske budget ud fra den tilgængelige viden, man sidder inde med. Eksempelvis ved man, at der er forskellige vejforhold i Danmark. Det betyder, at skal der bygges en motorvej fra A til B, skal de forskellige vejforhold indregnes i budgettet. Opfølgning via standardiserede budgetter betyder, at der benyttes samme metode til at opstille og formidle økonomi hver gang. Derved minimeres fejl, og man mindsker misforståelser - uanset hvem der læser eller modtager budgetterne. Risikostyring er en vigtig del af projektstyringen, hvis man benytter fra vugge til grav-princippet. Gennem hele forløbet vurderes projektets risici i sammenhæng med den successive kalkulation. På den måde medregner man relevante risici ind i budgettet, og man minimerer risikoen for ubehagelige overraskelser undervejs i projektet. Vejdirektoratet har udviklet en projektmodel til at støtte principperne for ny anlægsbudgettering. Projektmodellen er en metode til systematisk at indregne projektforudsætninger i forskellige trin. Det første trin i modellen er forundersøgelser. Budgettet, som præsenteres i overslaget, er ofte beregnet flere år, før projektet står færdigt. Der kan altså ske en masse ting i samfundet og i branchen, som man skal have regnet med i budgettet, så der ikke sker ubehagelige overraskelser. side 2 af 5

3 Derefter kommer anlægsoverslaget. Udgangspunktet for anlægsoverslaget er erfaringsbaserede priser gange erfaringsbaserede mængder. På anlægsoverslaget står der ALT, hvad man har medregnet til projektet, og det står på en enkelt side. Når det bedst mulige realistiske budget ud fra tilgængelig viden er opstillet, og tidsplanen, organiseringen, udbudsformen og budgettet er revurderet ud fra risikoregisteret, fremkommer basisoverslaget - også kaldet det erfaringsbaserede korrektionstillæg. I anlægsrammerne afsættes en pulje til uforudsete omkostninger. Den er 50% af anlægsbudgettet på første trin af budgetlægningen og reduceres herefter til 30%. Midlerne afsættes i en central reservepulje, som kan komme i anvendelse, hvis projektet støder på forhindringer undervejs. Vejdirektoratet foretager løbende opfølgning på alle projekter, hvis der sker ændringer i forhold til det oprindelige ankerbudget. Du kan læse om modellen på (søg på anlægsbudgettering). Budgettering, prisdannelse og erfaringspriser Planlægningschef fra Universitets og Bygningsstyrelsen Klaus Kofod-Hansen fortalte om UBST s erfaringer med erfaringspriser i forhold til byggeri af gymnasier. Historisk set har UBST i mange år arbejdet med en systematik omkring budgettering af gymnasiebyggerier: faste standarder for typer af bygninger og faste kvadratmeterpriser. Styrelsen fik behov for at opbygge egne erfaringspriser, da udbudsreglerne trådte i kraft, og man ikke kunne basere sig på faste rådgivere som samarbejdspartnere. Det betyder, at styrelsen i dag har et priskatalog med erfaringspriser på tre forskellige kategorier af bygninger: - Enkle tørre byggerier, som omfatter mindre komplekse byggerier uden større variationer og med begrænsede arealer med stor rumhøjde og særlokaler. - Komplekse tørre byggerier, hvilket involverer mere komplekse byggerier med stor variation i lokaleudformninger med væsentlige arealer med stor rumhøjde og med en væsentlig andel af særlokaler. - Våde byggerier, der omfatter samtlige laboratoriebyggerier. I erfaringspriserne er der blandt andet inkluderet håndværkerpriser fast inventar, udgifter til rådgivere og til myndighedsbehandling. Der er til gengæld ikke inkluderet moms, udgifter til nedrivning af eventuelle bygninger, der står på grunden i forvejen, finansieringsudgifter der pålægges byggesagen eller forsikring af byggesagen. Priserne indekseres løbende. Byggeprogrammet udarbejdes i samråd med brugerne og tager udgangspunkt i priskataloget, hvorefter det konkrete byggeri tillægges eventuelle særlige forudsætninger. Generelt arbejdes med nettoarealer, når man taler med brugerne (fx antal klasseværelser) Disse tillægges nøgletal for bruttoarealer (teknik, gangarealer mm) Kataloget og budgetsystematikken giver samarbejdspartneren mulighed for at se samtlige priser for det nye byggeri og derved få et brugbart overblik. side 3 af 5

4 Økonomistyring, renteudvikling og behovet for erfaringsudveksling Adm. direktør Erik Andersen fra Boligkontoret Danmark lagde vægt på vigtigheden af renteudvikling i sit oplæg. Renteudvikling har stor betydning for Boligkontoret Danmark, da de som almen bygherre skal ud og låne penge til deres byggeprojekter. En lille stigning eller fald i renten kan betyde rigtig mange penge for deres lejere. Derfor bruger Erik Andersen og hans kollegaer mere energi på renteudregning, end hvad man ellers plejer at se i byggeprojekter. Det har vist sig at kunne betale sig at analysere og nogle gange tage chancer på rentemarkedet. Erik Andersen havde rigtig gode eksempler på, hvordan lejerne i boligorganisationerne har sparet rigtig mange penge de seneste år, fordi lån er optaget på det rette tidspunkt. Til gengæld ved han også, at det i mindre gunstige tider kan gå den anden vej, og Boligkontoret søger derfor at optimere sin viden om budgetfasen, bl.a. på finansieringsområdet. Som en del af dette arbejde går man nu aktivt ind i et netværk som er ved at blive etableret i alment regi, hvor Erik Andersen ser frem til at kunne udveksle vigtig viden og erfaringer med budgetfolk i de øvrige almene organisationer. Forundersøgelser, udenlandske beregnere og økonomisk tilpasning Head project manager Peter Fangel Poulsen fra Realdania Byg arbejder med arealer og beregninger i koncernen. Realdania By arbejder pt. med udenlandske beregnere (såkaldte quantity surveyors) som fungerer som second opinion på flere større bygge- og anlægsprojekter. Det særlige ved udenlandske quantity surveyors er, at de gennemfører en særlig uddannelse, der gør, at de opbygger viden og erfaring med at måle op og værdisætte byggerier. Man kan sammenligne branchen lidt med revisorer. Det kendetegnende for arbejdsmetoden er, at man analysere udefra og ind, og at budgetter derudover baseres på paralleleksempler. Det er muligt at bruge quantity serveyors som sekund opinion i forskellige byggeprocesser, fx ved behov for at sikre beregning fra totalrådgiver, quantity surveyor vurdering i konkurrencefasen eller quantity surveyor som uvildig kontrol i projektfasen. Realdanias hidtidige erfaringer med brug af quantity surveyors har givet en række væsentlige projektafklaringer mellem bygherre og rådgivere og en række afgørende besparelser i projekterne. Peter Fangels konklusioner på processen er, at samarbejdet har givet en økonomivurdering baseret på systematisk indsamling af viden og bredere funderet rådgivning. Det har samtidig givet mulighed for en uvildig vurdering. Man skal selvfølgelig være opmærksom på, at afdække forskellige forståelser af grundlaget, fx hvad er med og hvad er ikke med, eller hvilket kvalitetsniveau vi lægger i danske virksomheder. De kulturelle forskelle, der følger med i samarbejdet, er ifølge Peter Fangel dog ikke nogen, som ikke kan overkommes. Han kan dog ikke helt afsløre, om projektet virker til fulde, da det stadig kører lige nu. side 4 af 5

5 Debat Efter oplæggende var der afsat tid til debat. Direktør Henrik L. Bang opsatte tre spørgsmål: - Hvad tager vi med os hjem i dag anbefalinger og gode råd? - Er der brug for nye værktøjer og metoder hvad kunne det være? - Er der behov for nye tiltag på området mulighed for netværk og dialog? Bordene brainstormede derefter i fem minutter, hvorefter det blev samlet op i en fælles runde. Alt i alt blev der diskuteret mange af de samme ting ved bordene. Langt de fleste var enige om, at rådgivere skal give et projekt value for money allerede i udbudssituationen. Økonomien i projektet er ikke blot afhængig af det rigtige budget, men tæt forbundet med hvordan der udbydes et udbud kan blive for stort og for usikkert for entreprenøren, hvilket gør at opgaven tillægges risikotillæg. På værktøjssiden blev der efterspurgt metoder til risikovurdering, som følger samme systematik som budgetteringen. Derudover lød det til at der er behov for øget netværksdannelse på dette område. Bagefter var der mulighed for networking med vin, vand og sandwichs. side 5 af 5