BESTYRELSESMØDE. Beslutningsreferat

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE Beslutningsreferat Sted: Vallensbæk Kajakklub Dato: 15. april 2012 Deltagere: Ikke mødt: Afbud: Kl Mikkel Gundersen, Uffe Witt, Niels Kyhn, Steen Slot-Nielsen, Johannes Wisbom Kl Hans Cramer, Anette Svendsen Ingen Steffen Juul Referent: Johannes Wisbom Dagsorden 1.0 Valg af referent Godkendelse af sidste referat Medlemsstatus, kontingent betaling og adresse ændringer Økonomi og konto beholdning Generalforsamling Program Ordstyrer Formandsberetning Valg, kandidater Træf: Vintertræf 2012, evaluering Forårstræf 2012, orientering Sommertræf 2012, orientering Efterårstræf 2012, orientering Vintertræf Sommertræf 2013, mulighed for afholdelse sammen med Lemvig Friluft-festival Træfmanual og budget skabelon HKR på messe/udstilling??? Hjemmesiden Generelt Forum og ny brugernavn filosofi Web arkivering Facebook siden Havkajakinfo Generelt Annoncer Det nye blad # Næste nr, indhold Evaluering af PortoPartner Branding og merchandises Logo konkurrence Trøjer, R/H bånd mærke mm Oplagring af alle vores ting og sager Udvalg: Nyt fra DKF/Søfartsstyrelsen Nyt fra DGI Nyt fra Friluftrådet Det R/H bånd og Peter Unold Eventuelt... 7 Side 1 af 7

2 1.0 Valg af referent Johannes blev valgt. 2.0 Godkendelse af sidste referat Referat blev godkendt. 3.0 Medlemsstatus, kontingent betaling og adresse ændringer Når folk er i kontingent restance, orienterer vi på hjemmesiden, evt sender en mail. Der udsendes ikke rykkere (girokort) da dette er meget arbejdskrævende. Muligheden for automatik på dette område bør undersøges. 4.0 Økonomi og konto beholdning Bestyrelsen havde inden mødet fået tilsendt drift-regnskab for 2011 til gennemgang. Regnskabet blev gennemgået. Ingen ekstraordinære udgifter. Kasseren har købt en printer til kr. 800, Generalforsamling 5.1 Program Vi gennemgik det foreløbige program Jens Viggo har trukket sig fra bestyrelsen i april. Steffen trækker sig på generalforsamlingen. 6.0 Træf: 5.2 Ordstyrer Der var forskellige forslag til ordstyrer. 5.3 Formandsberetning Mikkel står for formandsberetningen. Retter der til og sender den rundt igen 5.4 Valg, kandidater Bestyrelsen er på valg med undtagelse af formanden og Anette 6.1 Vintertræf 2012, evaluering Bedste evaluering af et vinter træf nogensinde, synes Steen. Vintertræf blev positivt evalueret af deltagerne pga Vintertræffet er et specialiseret træf, fokuseret 80% på rulletræning og 20% på redning, og kursusudbuddet var tilrettelagt derefter alle kursustilmeldinger ordnet hjemmefra alle deltagere var i vandet første dag Holdtræning og obligatorisk undervisning overstås tidligt (fredag og lørdag formiddag), derefter frit bassin, hvor man træner på egen hånd eller i makkerpar med assistance fra flyvende instruktør En ubrudt blok med frit bassin giver deltagerne frihed til at træne når de er motiveret Deltagernes træning bliver ikke afbrudt af, at et bassin skal ryddes til et andet kursus Side 2 af 7

3 Less is more betyder at vi holder fokus på bassintræning, ingen underholdnings- eller informations- arrangementer, som fjerner fokus Opdeling i begyndere (A-B) og videregående (C-D) fungerede i det store hele godt Frit bassin og flyvende trænere betyder optimal udnyttelse af bassinarealet Individuelle ønsker om træning kan imødekommes uden at det forstyrrer resten af deltagerne Søndagen har frit bassin for de ihærdige og en afsluttende event for dem der ikke kan komme tidligt op Odder har gode faciliteter. Salt-%, bassiner, soveforhold, spiseforhold, etc. Vi snakkede om, at bassinet er frit i den time vi holder frokost. Dette giver mulighed for, at de, som ikke holder frokost, kan benytte bassinerne som de vil i denne time, hvilket er en gevinst. Vandkvaliteten blev diskuteret. Der er så at sige både salt og klor i alle bassiner. Der er 0,2% salt i ældre bassiner og 0,9% i nyere anlæg som Odder. 0,9% salt indhold er neutralt i forhold til kroppen og det gør at disse bassiner føles rarere at opholde sig i. Vi bestemte, at vi skal fastholde bassintid om fredagen, da det giver mulighed for at få folks niveau afstemt så der er en fuld effektiv lørdag. Søndagen er til selvøvelser, konkurrenceunderholdning og lignende. Forslag til forbedringer til næste træf kunne være: mulighed for at øve rul med lastet kajak, for derved at efterligne forholdene under en langtur arrangørerne skal have ekstra skum med, så vi kan give de kajakker, der måtte have brug for dette, ekstra ved knæ og ben. 100% styr på instruktører og træf-betalt deltagere samt evt. påhæng, inden der åbnes for tilmelding Tilmeldings-formuleringer og -udformning afstemmes mellem webmaster, kasserer og træfgruppe i god tid inden offentliggørelse. Overveje hvordan tilmeldingen kan formuleres, så folk tilmelder sig efter deres reelle niveau, ikke deres ønskede niveau Helst ikke i forbindelse med skift til sommertid Opvarmning inden kursusstart Tilmelding ikke gældende før betaling er modtaget; i praksis skal betaling og tilmelding ske samtidigt Morgenmad forbedres med mysli el. lign, mælk, frisk brød Fællesmiddag ok, dog gerne mere grønt Workshop om individuel optimering af kajakkens indretning I tilmeldingen: Kom med det du har lyst til at øve. Alle kan træne det de har lyst til, om det er redningsrul med lastet kajak, håndrul eller andet 6.2 Forårstræf 2012, orientering Hans fremlagde et budget og programmet er efterhånden ved at være på plads. I flg. Hans kører det, som det skal. Uffe Witt holder foredrag, vil ikke modtage vin for indsatsen. Muligheden for tilmelding ordnes af Mikkel. Offentliggøres samme aften (d. 15/4) Side 3 af 7

4 6.3 Sommertræf 2012, orientering Anette fremlagde foreløbigt program og budget. På sommer træffet vil der være mulighed for at gennemføre EPP1 instruktør kursus, Kursus i EPP3 egen færdigheder og prøve. Der er ikke noget egentlig tema for træffet endnu, men der er en stenalder lejr i nærheden, og en vindgård med hjemmelavede danske vine. Gruppen arbejder på at der kommer vinsmagning på sommertræffet, det er ikke sikkert endnu. Ophavsmænd m/q, er velkomne på bestyrelses møde, hvor vi så kan diskutere deres idé forslag. Ved for lang distance fra forslags stiller til lokationen for afholdelse af best. Mødet kan Skype evt. bruges ( Anette). 6.4 Efterårstræf 2012, orientering Det blev besluttet at Uffe overtager Jens Viggos plads som bestyrelses ansvarlig for træffet. Uffe vil kontakte Bo Bensby. 6.5 Vintertræf 2013 Steen er bestyrelsesansvarlig. Træfgruppe er Jørgen Møholt (Odder) og Lars Wohlert (Århus) Odder har optimale faciliteter i forbindelse med salt-indhold, bassiner, soveforhold, spiseforhold, etc. Det blev besluttet at arrangere vintertræf i Odder igen i Der nedsættes et udvalg der skal undersøge mulighederne for at arrangere træffet 2014 andet steds. Steen & Niels skriver en specifikation med krav til vandkvalitet, bassinstørrelse og indretning med henblik på overnatning og fælles lokaler. 6.6 Sommertræf 2013, mulighed for afholdelse sammen med Lemvig Friluft-festival Lemvig blev afvist som træfsted. Dels er der 5 km til nærmeste vand, dels varer festivalen kun 4 dage. Mikkel skriver et pænt Nej tak 6.7 Træfmanual og budget skabelon Vi skal lave en skabelon til træf budget, for at lette træf gruppens arbejde, og for at få det på den facon vi gerne vil have det. F.eks. skal der tilføjes en post der hedder diverse kontorartikler så dette ikke glemmes. Der bør også tilføjes at der skal afrapporteres månedlige opdateringer til bestyrelsen efter 6 md før. 6.8 HKR på messe/udstilling??? Der var forslag om at HKR skulle repræsenteres på forskellige messer og udstillinger. Vi enedes om, at det skal vi ikke. HKR har ikke ambition om at vokse sig stor. Side 4 af 7

5 7.0 Hjemmesiden 7.1 Generelt Stadig lidt småproblemer, kategorier der ikke er helt logiske, nyheder der ikke arkiveres mm Jens Viggo har lavet et stort arbejde med at lægge turberetninger om fra pdf til html tekst hvilket har øget tilgængeligheden. Mikkel vil fortsætte dette arbejde. Der er ikke en egentlig fast relation mellem menuer og kategorier. Menuer er ikke en delmængde af kategorier, og kategorier er ikke en delmængde af menuer. Mikkel arbejder på at gøre menuerne mere dækkende og ordne det så der er ensartet indhold i menuer og kategorier med samme navn. Der har været problemer med password, i forbindelse med udtræden af foreningen, og for at imødegå dette arbejdes hen imod benyttelse af personlige passwords, frem for et overordnet. Dermed kan et udmeldt medlems adgang spærres. Som det er nu lever vi sandsynligvis ikke op til dataregistret, i forbindelse med at have medlemmers adresser liggende under en fælles password beskyttelse. 7.2 Forum og ny brugernavn filosofi Log-in på hjemmesiden skal fremover kun være muligt med fornavn + efternavn. Problemet med oprettelse af alias er diskuteredes. Det blev besluttet at nye brugere i Forum skal valideres manuelt af admin. Dette bør i længden give mindst arbejde frem for at skal ligge og skrive mails til skribenter. Som kriterie for godkendelse blev følgende besluttet: Følgende bruger navne accepteres i Kommerciel (de kommercielle miljøer), men ikke i kajaksnak mm: * per-butikmalik * menorkayaking * Kajakhotellet * Følgende eksempel på bruger navne accepteres i Members (kajaksnak og andet): * Søren Hansen * søren hansen * søren.hansen * sørenhansen * søren_hansen * søren-hansen * soren_hansen * søren/hansen Disse navne accepteres ikke: * Gennie * Lenze * Hector * nyg * pbekkerh * tommy * klode * Rostgaard10 * Mike * pnm * Torkil * Pernille * Anne * 7.3 Web arkivering Ikke diskuteret 7.4 Facebook siden Følgende er fortsatte diskussioner, se tidligere. Facebook er kun en firma hjemmeside, der sender folk videre til vores hjemmeside. Via Jens Viggo ordner Mikkel det således, at man skal have password for at kunne skrive på siden. Vores Facebook side skal linke til vores hjemmeside. Intet andet. Side 5 af 7

6 8.0 Havkajakinfo 8.1 Generelt Danny har fået arbejde og har haft svært ved at nå det hele i forbindelse med udgivelse af det sidste blad #39 Mikkel har opdateret hjemmesiden så vores bladarkiv er ajourført - næsten. 8.2 Annoncer De eksisterende forhandlere har tegnet annoncer. Desuden har Karpenhøj tegnet en halv sides annonce. 8.3 Det nye blad #39 Bladet (og de sidste par stykker) har manglet information om HKR og vores træf. Der stod lidt om sommertræffet i #38, men der har intet været om efterårstræffet i #39. Så mere information om træf er ønskeligt (mere klubagtigt) Vi mangler skribenter. Ønskede artikler kunne være: Artikler om evaluering af grej Træf Teknik, f.eks. en artikel om de grønlandske rul Turbeskrivelser er også i orden, bare ikke 3 artikler i samme blad En artikel om selvbyggere (Mikkel skriver på en) En videreførsel af Henriettes vilde køkken (eller Pernilles), hvilken af de planter der vokser på strandene kan man spise? 8.4 Næste nr, indhold Mikkel laver en ny leder. Medlemmerne skal fremover opfordres til at skrive om de enkelte træf. Der bør bringes en artikel mere om sommertræf. 8.5 Evaluering af PortoPartner Hans orienterede om PortoPartners fejlliste som var med nye adresser. Bladene var blevet leveret til forkert adresse (kontor på 6. sal) som PP havde sendt en ekstra regning for. Denne har vi ikke har accepteret da det var den adresse vi havde fået oplyst. For fremtiden skal vi have medlemsnumret trykt på kuverten også. 9.0 Branding og merchandises 9.1 Logo konkurrence Deadline for konkurrencen om udfærdigelse af et nyt logo til foreningen, udsættes med 14 dage jf. bladet forsinkede udgivelse. Sættes på hjemmesiden. Uffe skriver oplæg og sender til Mikkel. 9.2 Trøjer, R/H bånd mærke mm Intet at berette Side 6 af 7

7 9.3 Oplagring af alle vores ting og sager Opbevaring af artikler, som benyttes i forbindelse med træf afholdelse er et problem. Skal udstyret, der benyttes i denne forbindelse købes fra træf afholdelse til træf afholdelse, eller skal vi benytte os af oplagring/et lagerhotel? Det blev aftalt at det vil koste mere at have et lager hotel end at smide ud og købe nyt. Så holdningen overordnet er at vi køber nyt til hvert træf (husk post i budget) 10.0 Udvalg: 10.1 Nyt fra DKF/Søfartsstyrelsen Jens Viggo havde deltaget i seminar arrangeret DKF hvor søfartsstyrelsen var til stede. JV har fremsendt referat til bestyrelsen Nyt fra DGI DGI, skal vi være medlem eller ej? Koster det os mere end vi får? DGI kurser vs. EPP blev diskuteret, men ej afsluttet Nyt fra Friluftrådet Intet at berette 10.4 Det R/H bånd og Peter Unold Birger Elmedal har overtaget administrationen af det Rød Hvide Bånd efter Peter Unold, som har trukket sig Eventuelt Intet at berette Side 7 af 7