Bestyrelsesmøde i Dansk Bürstnerklub

Transkript

1 Lørdag, den 20. november 2010 Side 1 Mødested/tid: Fraværende: Møde via mail Ingen 1. Referat fra sidste møde. Er udsendt til bestyrelsen og gjort tilgængeligt på hjemmesiden. 2. Orientering ved formanden Indlæg fra Jens K.: Der er udsendt invitation til Prag turen 2011 til alle medlemmer. Pt. har 7 enheder meldt til. Der er bestilt 20 vimpler. Prisen er ca kr. pr. stk. Der er kig på nogle vimpel holdere, der passer på fortelte, men der er endnu ikke fundet en løsning til markiser. Hvad skal vimplerne koste? Svar Jens K. Jeg arbejder stadig på at finde en pris på en holder til vimpel. Beslutning vedr. pris på vimpler og holdere: Der er enighed blandt bestyrelsen om, at prisen på vimpler og holdere alene skal dække klubbens udgifter til indkøb og forsendelse. Klubben skal ikke tjene på vimplerne. 3. Orientering ved ØST Indlæg fra Flemming: Det er vel tid til at planlægge efterårstræf 2011, hvis vi skal kunne komme med et oplæg på forårsstævnet. Jeg vil gerne have et svar så tidlig som muligt, så vi kan få sted og dato på kalenderen på hjemmesiden. Indlæg fra Jens B.: Stort set alle aftaler med Camping Praha Klanovice er på plads. Der mangler pt. tilbagemelding på menuer og priser til mandag aften, samt et ok på de dage vi har valgt at afholde vores guidede ture. Der er allerede 24, der har meldt til den guidede tur til Prag. Hvis vi bliver væsentlig flere, kan det være vi bliver nødt til at gå i to hold. Det vil jeg undersøge, når vi nærmer os tilmeldings deadline. Vedrørende efterårstræf, så er jeg enig med Flemming. Det er så småt ved at være tid at starte planlægningen af dette. Hvem vil påtage sig koordinator rollen på dette? Et spørgsmål: Vil det være muligt at lave et område på hjemmesiden kun for bestyrelsen. Her kunne vi lægge 1 af 9

2 Lørdag, den 20. november 2010 Side 2 referater, oversigt over tilmeldinger og betalinger til diverse ture samt kontingent indbetalinger, så vi øvrige bestyrelsesmedlemmer kan følge med, eller bliver det for stort et arbejde at vedligeholde? Indlæg fra Lars: Vedr. efterårs træf 2011, snakkede Flemming om at pladsen i Sorø var et godt sted. Til foråret 2012 kunne vi måske komme tættere på København. Turen er ikke meget længere end andre steder på Sjælland. Jeg har ikke de store muligheder for at stå som koordinator, for efterårstræffet, men vil gerne hjælpe dig Flemming. Vedr. Område på hjemmesiden for bestyrelsen: Det synes jeg lyder som en god ide, og det var måske også her, vi kunne lave vores bestyrelsesmøder, som et debat-forum, evt. også som et web-møde? Jeg har lavet et forum på hjemmesiden. Alle i bestyrelsen har fået besked, både med link og adgangkode. Svar fra Flemming: Vedr. efterårstræffet 2011 vil jeg gerne melde mig; kommentarer til disse, eller flere punkter udbedes: 1. Dato? (9. til 11. sep 2011)? 2. Plads? Sorø er i spil? 3. Teknik eller ej og og evt. hvad især, skal det i givet fald skal det så være på pladsen eller hos en forhandler (Slagelse Camping og Fritid)? 4. Manøvrebane, som der vidst var en der foreslog? Ideen med et område til bestyrelsen på hjemmesiden er alle tiders. Svar fra Tonny: Efterårstræf september 2011 ok Sorø har vi været på. Det er en skøn plads så ok. Spørgsmål 3 & 4 synes jeg dem, der står for træffet skal bestemme. At besøge en forhandler er ok, hvis de vil bruge tid på det tekniske, (forstiller mig at vi står på værkstedet omkring en Bûrstner og får lidt viden. f.eks. om udstyr og tilbehør) Vedr. efterårstræf synes jeg datoerne er fine. Jeg kender ikke Sorø campingplads, så den kan jeg ikke udtale mig om. Vedr. teknik snakkede vi på et tidspunkt om hjul- 2 af 9

3 Lørdag, den 20. november 2010 Side 3 skift. Det synes jeg personligt ville være glimrende at få demonstreret hos en forhandler og af en sagkyndig. Samtidig kan vi måske få lidt at vide om, hvilken type donkraft der passer til det kørende hus på hjul og hvad man i øvrigt bør være opmærksom på i den forbindelse. Vedr. et bestyrelses område på hjemmesiden, så fik jeg skrevet til referater.., men de ligger allerede så alle medlemmer har adgang til dem, og det er som det skal være jf. vedtægterne. Bestyrelses området er mere ment som et område, hvor vi kan holde hinanden orienteret om, hvordan planlægningen med diverse arrangementer og træf skrider frem, samt holde overblik over, hvem af de tilmeldte, der har betalt til træf og ture. Efterårstræffet d september 2011 er OK fra min side. Lidt praktiske ting som at skifte hjul på CV er et udmærket indlæg, men vi kumme jo godt udvide det til også at omfatte hjulskift på bilen. Når jeg får det endelige referat, sætter jeg dato og sted på efterårstræffet på hjemmesiden. Beslutning vedr. efterårstræf 2011: Efterårstræf 2011 afholdes fra den 9. til den 11. september på Sorø Camping, såfremt der er plads der. Arrangør er Flemming med hjælp fra Lars og Jens B. Det tilstræbes at der arrangeres et teknisk indhold på træffet. Beslutning vedr. bestyrelsesforum: Der er oprettet et forum for bestyrelsen på hjemmesiden, hvor bestyrelsen kan holde hinanden orienteret om hver deres ansvarsområde. 4. Orientering ved VEST Indlæg fra Tonny: Jeg har fundet et firma i Århus som laver billige trykstreamers-trøjer-m.m. Vil gerne kontakte dem for at få lavet nogle prøver. Vil bestyrelsen bruge penge på det? Inden turen til Prag skal vi jo mødes i det sønderjyske, skal vi lave ture eller bliver det for meget? Svar fra Jens B: Det er ikke sikkert at alle, der melder sig til forårstræffet, tager med videre til Prag, så derfor synes jeg, der skal være et fælles arrangement på forårstræffet. Om det skal være en tur eller noget andet, 3 af 9

4 Lørdag, den 20. november 2010 Side 4 har jeg ikke noget bud på. Svar fra Lars: Vedr. forårstræf 2011: Jeg tror det er vigtigt at vi laver vores forårstræf som vi plejer (hvis man kan sige sådan, når det kun er anden gang?)- Der skal være generalforsamling, og noget fælles tur eller anden aktivitet, gerne alá sidst Vedr. streamers: Vi snakkede på et tidspunkt om, at medlemmerne skulle have et klistermærke med vores logo, og det ser ikke ud til at ville koste mange penge at få lavet. Det synes jeg stadig er en god ide, så man ved indmeldelse får et klistermærke. Til turen til Prag, kunne vi jo sende en forespørgsel ud til dem der skal med, for at høre, om de var interesseret i at købe en t-shirt med logo. Det kunne måske være starten på lidt mercandishe, hvor der måske også kunne blive et lille overskud. Jeg er helt enig i, at vi skal arrangere en tur. Der er jo mange ting i grænselandet at kigge på. Det er ikke ensbetydende med at vi skal have tilmelding til turen. Det med streamers skal vi lige passe på størrelsen. Hvis den skal i bagrude, er der grænse for størrelsen. Jeg kan få T-shirt lavet, der hvor jeg får vimpler lavet. Prisen er 55,00 kr. + moms (68,75) inkl. logo. Vi skal selvfølgelig have dem, hvor de er billigst. Svar fra Flemming: Vedr. vimpler synes jeg at prisen er ok. Hvis vimpelholderen der er kig på, er den model som Tabbertklubben har på deres hjemmeside, ser det godt ud. Holder til vogn og markise har jeg ikke noget fornuftigt bud på. Den jeg selv har lavet til min egen markise, er noget Stom P har hjulpet med. Vedr. t-shirt, klistermærker og vimpler kunne det måske bestilles via vores hjemmeside, så vi får afpasset antal og størrelser med virkeligheden. Det kunne være en årligt tilbagevendende begivenhed, så varerne f. eks. kunne leveres ved forårstræffet. Om der så skal betales ved best. og levering kan vi jo lige tygge lidt på. Vedr. "anden aktivitet" ved forårstræffet i det Sønderjyske, kan det ikke siges bedre end Lars og Jens B gør. 4 af 9

5 Lørdag, den 20. november 2010 Side 5 Svar fra Tonny: Vedr. vores træf til foråret i det sønderjyske, er jeg glad for at I synes det skal laves som vi "plejer", men det må jo nok ikke koste for meget, når vi skal videre til Prag :-) Jeg har sendt link til jer på ABC-MIX. Her er lidt priser. klistermrk. rund 70 mm. 100 stk 150 kr. kun med Logo (her skal bestilles minst 2 stk) klistermrk. kvadrat 70x50 mm. 150 stk. 161,53 kr kun med Logo (her skal bestilles min 2 stk) streamers f.eks. b. 100 mm. x h. 70 mm. 150 stk. 215, kr. Her er der plads til Logo og web adresse og lidt mere. (her skal bestilles min 150 stk) Her til kommer forsendelse Jeg mener ikke det kan gøres billigere. Hvis bestyrelsen siger ja vil jeg tage kontakt til dem og bestille det antal i synes. Jeg er nok mere tilhænger af klistermærke med logo og web adresse end en streamer, som jeg synes bliver for stor. Til Tony: Når du har den endelige pris på Gammelmark Strand Camping, vil jeg gerne have dem. Så sætter jeg tilmeldingen på nettet. Ang. klistermærker og streamers samt T-shirt, så synes jeg det er en god idé, men jeg mener vi skal vente til vi ser, hvor mange medlemmer, der betaler kontingent og stadig er medlem i Svar fra Lars. Et klistermærke i størrelsen 100 mm (10cm) x 70mm(7cm) er en størrelse tror jeg er lovlig nok at have i bagruden på bilen. Med den første tekst i forslaget. Beslutning vedr. klistermærke og T-shirt: Det er en god idé med at udlevere klistermærke til medlemmerne samt evt. mulighed for køb af T-shirt og andet klub merchandise. Den videre beslutning om omfanget sættes dog i bero indtil vi har et overblik hvor mange medlemmer. der fortsat ønsker med i klubben i Beslutning vedr. forårstræf: 5 af 9

6 Lørdag, den 20. november 2010 Side 6 Der skal være et fællesarrangement i forbindelse med forårstræffet udover generalforsamlingen. Når den endelige pris for træffet foreligger, skal dette sendes til Jens K., så der kan blive åbnet for tilmeldingen på hjemmesiden. 5. Kassereren: Vi har en kassebeholdning på kr. 3765,97. Vi har reg. 37 medlemmer, hvor af 28 har betalt kontingent for 2010 (3 også 2011). En del af dem der mangler at betale, har indmeldt sig så sent, at de ikke skal betale for 2010, men der er fortsat nogle enkelte der ikke har betalt for Jeg har sendt dem en rykker i løbet af året, og igen nu her i forbindelse med kontingent betaling for Jeg sender en rykker igen midt i januar, og hvis de ikke har betalt inden udgangen af februar vil jeg slette dem fra kartoteket. Hvad synes i om det? Når vi holder træf, er det ikke nok at betalingen kun dækker pladsgebyret og aftensmaden fredag. Vi er nød til at have vores diverse udgifter, dækket ind også. Ikke at der skal være et kæmpe overskud, men mere en dækning af de uforudsete udgifter. Jeg mener ikke at vi skal opspare en ½ million til kontoen, men vi skal have lidt overskud, som vi kan gøre noget med. F.eks. hvis vi beslutter at der skal købes T-shirts, som medlemmer kan købe, kan vi jo kun købe og sælge dem, hvis vi har penge at købe for. Det har vi ikke pt. Kom gerne med jeres mening om dette. Personligt kunne jeg forstille mig at det kunne være godt med omkring kr i beholdning for en forening af vores størrelse. Dette vil give en vis frihed til at kunne foretage investeringer, som køb af mærker, t-shirts, vimpler osv. Jeg er enig i, at der skal være lidt på kontoen, så der kan lægges ud for diverse fælles udgifter. Hvis 30 medlemmer betaler deres kontingent rettidigt, så kommer der 6000,- kr. i kassen, til de 3765, der står i forvejen. Er dette beløb nok, eller skal der hentes lidt ekstra hjem via vores stævner o.l. Der er taget lidt overpris for Prag-turen og der kan også indregnes lidt overpris for de guidede ture, men hvor meget skal det være. Vi skal jo ikke skræmme deltagerne væk fra vores arrangementer;) Svar fra Flemming: vedr. overpriser eller ej. Lidt kapital skal vi da have til rådighed og det skal da være nu vi skal bygge den op. 6 af 9

7 Lørdag, den 20. november 2010 Side 7 Så kan vi altid skrue ned for charmen senere. Svar fra Tonny: Hvad har vi af fast udgifter i dag?, Hvis vi skal tjene på alle vores træf / ture er der jo ikke meget kontingentet skal bruges til. Hvad klubbens rådigheds beløb skal være, ved jeg ikke, men de første år, er det vel vigtigere at vi fortæller hvem vi er, så flere kommer til at kende os. Det koster jo lidt, men så længe vi ikke dræner kassen går det nok, at vi udleverer f.eks. klistermærker til bil/ campingvogn til alle, der betaler kontingent i Lars spurgte tidligere, hvad vi skal gøre ved de, der har tilmeldt sig men ikke betalt. Måske de skulle have et godt gammeldags brev med postmand Per. Hører vi herefter ikke noget, slettes de fra medlemslisten. De kan jo have fået ny mail og glemt at give besked. Svar fra Lars: Jeg kan godt sende et almindeligt brev i januar til dem der ikke har betalt deres kontingent for 2011 på det tidspunkt. Jeg mener fortsat at vi skal have ca kr. i kassen, og det er rigtigt at vi er ved at være der. Vi skal ikke tage meget i overpris på vores stævner, men lidt, dog skal det selvfølgelig fortsat være billigere end hvis man selv betalte til campingpladsen. Beslutning vedr. rådighedsbeløb: Det er besluttet at oparbejde et rådighedsbeløb i nærheden af ,- kr. således at der er penge til at indkøbe merchandise og lægge ud for fællesudgifter i forbindelse med træf o.l. Beløbet oparbejdes gennem kontingent indbetalinger og om nødvendigt ved en lille overpris i fbm. fælles arrangementer. Beslutning vedr., kontingent 2011: Medlemmer, der ikke har betalt kontingent rettidigt rykkes i første omgang via mail, derefter med almindeligt brev. Er der fortsat ikke betalt, slettes de af medlemslisten. 6. Sekretæren: Indlæg fra Tonny: Jeg foreslår, at referater der lægger tilgængelig for medlemmerne udformes som et beslutningsreferat, så medlemmerne kan få et hurtigt overblik uden at skulle samtlige indlæg. Svar fra Jens B: 7 af 9

8 Lørdag, den 20. november 2010 Side 8 Jeg omformer et beslutningsreferat til medlemmerne og bibeholder det fulde referat til bestyrelsen. Beslutning vedr. referat til medlemmerne: I forbindelse med bestyrelsesmøder udfærdiges beslutningsreferat, der gøres tilgængeligt for medlemmerne. Derved kan medlemmerne få et let tilgængeligt overblik over bestyrelsens arbejde, tiltag og beslutninger. 7. Evt.: Indlæg fra Jens K.: Er der nogen der har andre ting på programmet. Svar fra Flemming: Var det en ide at bestyrelsen kunne mødes en - to gange om året i en week-end på en eller anden plads. Så kunne der måske komme lidt flere spontane detaljer på bordet. Vedr. et ansigt til ansigt bestyrelsesmøde en til to gange om året, så synes jeg det lyder som en god ide. Det har dog en økonomisk omkostning, som jeg gerne selv vil betale. Jeg synes ikke det er en udgift, der på nuværende tidspunkt i klubbens opstarts år, skal lægges på medlemmerne. Så må vi hellere klare det, som vi gør i dag. Svar fra Jens K: Det med at bestyrelsen møde en gang om året udenfor træffene, kan jeg meget nemt slutte mig til. Man kunne arrangere det skiftevis øst og vest for Storebælt. Hvis vi finder en plads tæt på Storebæltsbroen øst for Storebælt og omkring Lillebæltsbroen når det er vest for Storebælt. Jeg er villig til at selv betale. Vi kan jo finde en plads, der har Campingcheck. Hvis vi så mødes lige inden højsæsonen starter, kan vi jo holde udgiften lidt nede. I Jylland er der: Hampen Sø Camping: 67 km. fra Lillebælt, modtager check hele året. Kolding City: 30 km fra Lillebælt. modtage indtil 8. juli. My Camp Trelde Næs: 18 km. fra Lillebælt modtager indtil 1. juli. Alle tider er fra Svar fra Tonny: Det med at mødes kun bestyrelsen, vil jeg meget gerne, det er jo nemmere at holde møde ansigt til ansigt. Det er ok at vi selv skal betale. Jens K s forslag med at mødes skiftevis lige over broen Sjælland / Jylland er ok. Så må vi se om der kan findes tid til det. 8 af 9

9 Lørdag, den 20. november 2010 Side 9 Svar fra Lars: Vedr. bestyrelsesmøde, kan vi godt mødes som foreslået, men vi kan også supplere med møde via MSN. Med webcamera og mikrofon, så kan vi holde et web-møde. Det er faktisk ganske effektivt. En anden mulighed kunne være at bestyrelsen mødtes dagen før fælles træffene. Det vil reducere ekstra udgiften, men naturligvis koste en ekstra fridag. Beslutning vedr. bestyrelses møder: Det er en god ide med et ansigt-til-ansigt bestyrelses møde en til to gange om året. Udover dette skal ideen med MSN video konference prøves af.. 9 af 9