Moduler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden.

Transkript

1 KOMDA KOMDA er et arkivsamarbejde mellem Aalborg Stadsarkiv og en række kommunale arkiver om håndtering af digitale arkivalier. KOMDA sikrer opbevaring af digitale arkivalier for de deltagende arkiver og giver mulighed for anvendelse af de opbevarede digitale arkivalier gennem udvikling af værktøjer, der tager afsæt i den arkivfaglige kontekst. Ved at opbevare data på forskellige lokationer og forskellige medietyper opnås en optimal sikring mod datatab forårsaget af tekniske og menneskelige fejl, atmosfæriske forstyrrelser og lignende. KOMDA vægter kvalitetssikring af de bevarede digitale arkivalier samtidig med, at kommunerne får mest muligt for de midler, der er afsat til arkivering. KOMDA tilbyder rådgivning og opgaveløsning inden for alle aspekter af digital arkivering fra kontraktindgåelse over aflevering og test til anvendelse af de digitale arkivalier. KOMDA arbejder for en smartere løsning på arkiveringsopgaven ved at effektivisere, hvor det er muligt, og holde systemleverandørerne fast på deres forpligtelser. KOMDA skal i visse tilfælde kunne tilbyde kommunerne alternativer til systemleverandørernes arkiveringsløsninger. KOMDA arbejder sammen med Statens Arkiver, NEA (Netværket Elektroniske Arkivering) og andre nationale og internationale interessenter dels med det formål at øve indflydelse på rammerne for digital arkivering og derigennem sikre, at de kommunale arkivers interesser tilgodeses og dels med henblik på konstant at kunne trække på den nyeste teoretiske og praktiske viden inden for området. Organisation KOMDA er et arkivsamarbejde, hvor kommunale 7-arkiver indgår flerårige driftsoverenskomster om udførelse af opgaver inden for området digital arkivering. KOMDA er funderet administrativt og økonomisk på Aalborg Stadsarkiv, således at personale, der skal løse de aftalte opgaver, er ansat på Aalborg Stadsarkiv. Der afholdes et årligt KOMDA-møde med deltagelse af Aalborg Stadsarkiv og repræsentanter fra alle deltagende 7-arkiver. På mødet afklares de større linjer for samarbejdet, og der orienteres gensidigt om det forløbne år og det kommende års udfordringer og opgaver. Aalborg Stadsarkiv indkalder og fungerer som sekretariat i forhold til KOMDA-møderne, der afholdes primo december. Derudover kan der efter behov afholdes faglige temamøder og nedsættes arbejdsgrupper til at behandle konkrete problemstillinger. KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. ne kan vælges uafhængigt af hinanden. KOMDA Basis giver mulighed for at tilkøbe timer til test og rådgivning hos KOMDA samt deltage i det årlige KOMDA-møde og nedsatte arbejdsgrupper. KOMDA Basis dækker ligeledes KOMDA s ansattes deltagelse i generelle møder med Statens Arkiver, NEA (Netværket Elektronisk Arkivering), udarbejdelse af nyhedsbreve, opdatering af hjemmesiden samt administration i forbindelse med fakturering og timeopgørelser. Den årlige udgift til KOMDA Basis er kr. KOMDA KMD-systemer giver mulighed for at deltage i klyngeaflevering af fagsystemer fra KMD. Klyngen testes og opsplittes i kommunespecifikke arkiveringsversioner af KOMDA. KOMDA påregner sig timepris for afleveringsforberedelse, test og opsplitning af arkiveringsversioner. Betaling for modulet dækker overordnet afleveringsforberedelse i form af møder og diskussioner i arkivernes KMD-gruppe og lignende samt udvikling og vedligehold af programmel til klyngeopdeling.

2 Den årlige udgift til KOMDA KMD-Systemer er kr. KOMDA Opbevaring omfatter distribueret opbevaring af arkiveringsversioner i et flerdelt overvåget servermiljø, lagring på optiske medier samt lagring på bånd. Derudover er den overordnede informationssikkerhed samt udvikling og vedligehold af basal software dækket af modulet. KOMDA Opbevaring omfatter ikke ekstraordinære opgaver såsom migrering af data til et nyt bevaringsformat; en sådan opgave løses efter aftale på timebasis, når det vurderes, at det er nødvendigt af hensyn til datas integritet eller tilgængelighed. Den årlige udgift til KOMDA Opbevaring er kr. for 1 TB, og kr. pr. efterfølgende påbegyndte 500 GB data. KOMDA Adgang giver via en sikker forbindelse deltagerne adgang til selv at foretage opslag i egne data på KOMDA s adgangsserver. KOMDA påregner sig timepris for genrejsning af arkiveringsversioner i adgangsmiljøet samt ekstraordinære opgaver såsom oprettelse af yderligere brugere for en deltager o.l. Deltagere uden KOMDA Adgang vil i forbindelse med opslag i data skulle afholde udgifter til timeforbrug til genrejsning af de anvendte data. Den årlige udgift til KOMDA Adgang er kr. for 1 TB data, og pr. efterfølgende påbegyndte 500 GB data. Opgaveløsning til timetakst Udover ovenstående moduler indgås der mellem Aalborg Stadsarkiv og de enkelte deltagere aftaler om et antal timer, der anvendes på afleveringsforberedelse, test, samt øvrige opgaver, herunder udarbejdelse af estimater og arbejdsplaner. Sådanne aftaler kan indgås i forbindelse med den årlige revision af arbejdsplaner eller ad hoc, jævnfør afsnittet om driftsaftaler. Timetaksten for dette arbejde er 550 kr. Priser på moduler og timetakster indeksreguleres i aftaleperioden. Driftsaftaler Driftsaftalerne giver deltagerne mulighed for at lægge realistiske budgetter for løsning af opgaverne og KOMDA mulighed for at planlægge de opgaver, der skal løses. Der indgås 3-årige og på længere sigt 4-årige - driftsaftaler mellem Aalborg Stadsarkiv og det enkelte deltagende 7-arkiv. Aalborg Stadsarkiv forpligter sig til at levere de i driftsaftalen beskrevne ydelser i form af timer til håndtering af arkivets digitale arkivalier og til rådgivning. KOMDA og den enkelte deltager estimerer timeforbruget for den 3-årige periode, driftsaftalen omfatter, og deltageren opkræves årligt for de for det specifikke år valgte moduler og estimerede timer. I aftaleperioden kan ekstra moduler vælges til, men eksisterende moduler kan ikke vælges fra. Dog justeres sidstnævnte, hvad angår Opbevaring og Adgang, i henhold til modulbeskrivelsen ovenfor. Hvert år justeres det 3-årige estimat, og der indgås bindende aftale om opgaver og timeforbrug i det kommende år. Er der ved årets afslutning timer tilbage, som deltageren ikke har fået brugt, kan timer op til det, der svarer til 25 % af årets samlede estimerede timetal, annulleres. For opgaver, hvis løsning kræver flere timer, end der er afsat i estimatet, indgås særskilt aftale, og ved årets afslutning betales det ekstra forbrug af timer. Ved opgaver, hvis løsning kræver færre timer, end der er afsat i estimatet, kan deltageren vælge at anvende de overskydende timer til løsning af andre opgaver i det omfang, KOMDA kan afsætte de nødvendige ressourcer til det. Hvis KOMDA s ressourcer tillader det, kan der påtages ekstra opgaver i løbet af den periode, driftsaftalen dækker. Sådanne faktureres på timebasis ud over de allerede indgåede estimater.

3 fakturering finder sted sidst på året. I forbindelse med estimering af timer forpligter begge parter i driftsaftalen sig til at indgå realistiske estimater. KOMDA skal således have de nødvendige ressourcer til at kunne håndtere opgaverne, og deltageren skal have overblik over sin kommunes bevaringspligtige systemer og tidspunktet, hvor det ønskes, at arkivering skal finde sted. KOMDA og den enkelte deltager estimerer i fællesskab det forventede timeforbrug og tidspunktet for opgavens løsning. Det endelige estimat indeholder deltagerspecifikke timer til afleveringsforberedelse, test, rådgivning og ekstraordinære opgaver, ex. konvertering af arkiveringsversioner. De enkelte opgaver i estimaterne placeres om muligt kvartalvis i et givent år, så opgaverne fordeles. I forbindelse med planlægning af afleveringsopgaver estimeres det forventede pladsforbrug til Opbevaring og Adgang i den pågældende periode. Deltagernes udgifter til modulerne Adgang og Opbevaring reguleres bagudrettet, således at en deltager i et år vil blive faktureret for det faktiske pladsforbrug opgjort ved årets udgang. Det er en forudsætning for en anvendelig driftsaftale, at deltagerne følger op på, at leverandører af arkiveringsversioner afleverer de digitale arkivalier til den aftalte tid. Deltagerne og KOMDA kan i fællesskab træffe beslutning om fælles projekter, eksempelvis udarbejdelse og vedligehold af vejledninger eller andet materiale. Der træffes i det enkelte tilfælde på forhånd aftale om sådanne projekters art, omfang og timeforbrug.

4 EKSEMPEL Opgave År Kvartal Timetal KMD Institution KMD Institution KMD Journal- og Notatark Extens PP data KMD Structura Miljø KMD Elev KMD Institution Acadre Novax KMD Structura Miljø KMD Elev KMD Institution Bosted Prisme KMD EKJ Estimat 2015 Opbevaring < 1 TB: Adgang < 1 TB: i alt: kr. Afleveringsforberedelse og test: 100 timer i alt: 110 = kr.

5 Pris 2015 i alt: Estimat 2016 Opbevaring < 1 TB: Adgang < 1 TB: i alt: kr. Afleveringsforberedelse og test: 165 timer i alt: 175 = kr. Pris 2016 i alt: kr. Estimat 2017 Opbevaring < 1,5 TB: Adgang < 1,5 TB: i alt: kr. Afleveringsforberedelse og test: 150 timer i alt: 160 = kr. Pris 2017 i alt: kr. pris : kr.