Vedr. Opgørelse af feriepengeforpligtelser

Transkript

1 Notat 6. juni 2005 Vedr. Opgørelse af feriepengeforpligtelser Dette notat giver forslag til en fremgangsmåde for den beløbsmæssige opgørelsen af feriepengeforpligtelsen i åbningsbalancen pr. 1. januar Notatet gennemgår ikke de lovmæssige regler vedrørende feriepengeoptjening. Ønskes yderligere information henvises til Ferievejledningen fra juni 2003, som kan downloades fra Personalestyrelsens hjemmeside, under publikationer. I åbningsbalancen skal feriepenge for samtlige medarbejdere optages som kortfristet gæld (en forpligtelse), svarende til den optjente, men endnu ikke afholdte ferie. Når feriepengene efterfølgende udbetales eller afholdes (løn med ferie), reduceres gældsposten tilsvarende. De optjente feriepenge beregnes udfra fra den ferieberettigede løn for det enkelte optjeningsår. Optjeningsåret er lig kalenderåret dvs. optjeningsåret løber fra 1. januar til 31. december. Typisk vil det kun være optjeningsåret 2004 og 2003, som der skal afsættes skyldige feriepenge til, medmindre der er væsentlig ikke afholdt ferie fra tidligere optjeningsår. I opgørelse af den optjente ferie modregnes den ferie, som er afholdt for det pågældende optjeningsår. Ferien afholdes i ferieåret som går fra den 1. maj til 30. april året efter optjeningsåret. Er optjeningsåret fx 1. januar til 31. december 2004, er ferieåret 1. maj 2005 til 30. april Regnskabsreformen Ikke alle løntyper indebærer en afsættelse af et skyldigt beløb til feriepengeforpligtelse, idet feriepengeforpligtelsen løbende er afregnet med FerieKonto. Nedenfor er gengivet hvilke løntyper som medfører indregning i åbningsbalancen. Indregnes i åbningsbalancen Indregnes ikke i åbningsbalancen 1 1 Der afsættes ikke feriepengeforpligtelse for løntyper som indbetales til FerieKonto. For timelønnede eller ansatte der fratræder midt i ferieåret, foretages der løbende indbetaling til FerieKonto. Fx beregner SLS løbende feriepengene og der foretages automatisk indbetaling en eller to gange om måneden. For øvrige ansatte Side 1 af 10

2 Månedsvis ansatte der får løn under ferie, sygdom og søgnehelligdage Elever Timelønsansatte Månedsvis ansatte der fratræder i ferieåret, før end at de har afholdt hele deres optjente ferie Månedsvis ansatte der vælger 12 pct. feriegodtgørelsen der skal afsættes et skyldigt beløb af til feriepengeforpligtelsen. der skal ikke afsættes ferie penge fordi de er indbetalt til feriegiro Der afsættes skyldige feriepenge i åbningsbalancen for optjeningsåret 2004 samt for den ferieoptjening i 2003, som endnu ikke er afholdt/udbetalt. Tilgodehavende ferie fra tidligere optjeningsår som ikke er afholdt, medtages kun såfremt den er væsentlig, ellers kan den udelades af beregningen. Til brug for beregningen af den samlede feriepengeforpligtelse er udarbejdet et simpelt eksempel i excel regneark, jf. bilag 2. Regnearket kan downloades fra Økonomistyrelsens hjemme side under vejledninger. Optjeningsår 2004 For månedsvis ansatte og elever som får løn under deres ferie afsættes et skyldigt beløb til såvel lønforpligtelsen, som den 1½ procents særlige feriegodtgørelse, der efter gældende praksis udbetales med lønnen i maj Beregningen af lønforpligtelsen foretages på baggrund af den totale ferieberettigede løn for for alle ansatte der skal have løn under ferie divideret med antal optjeningsdage på et år (21 arbejdsdage pr. måned x 12 i alt 252 dage) gange antal feriedage (25 alm. + 5 særlige feriedage). Beregningen af den særlige feriegodtgørelse på 1½ procent foretages også på baggrund af den totale ferieberettigede løn for Optjeningsår 2003 Beregning af feriepengeforpligtelsen for 2003 foretages på samme måde, som den er opgjort for Dog skal der her tages højde for den ferie, som allerede er afholdt. Der afsættes ikke et skyldigt beløb til den særlige feriegodtgørelse på 1½ procent, idet denne allerede er udbetalt i Korrektionen for allerede afholdt ferie foretages ved at den enkelte institution skal optælle antal allerede afholdte feriedage optjent i 2003 (inkl. de 5 særlige feriedage) for de enkelte medarbejdere. Dette tal divideres med det samlede antal feriedage som var optjent i 2003 der vælger at få udbetalt en 12 procents feriegodtgørelse i stedet for løn med ferie plus 1½ procents særlig feriegodtgørelse, foretages der ligeledes en løbende indbetaling til FerieKonto. Side 2 af 10

3 (inkl. de 5 særlige feriedage). Herved fremkommer den procentvise andel af de optjente feriepenge for 2003, som allerede er afholdt og som ikke skal indgå i feriepengeforpligtelsen. Optjeningsår 2002 og tidligere Har en institution feriepengeforpligtelser der relaterer sig til optjeningsåret 2002 eller tidligere medtages disse kun såfremt beløbet er væsentligt. Beregningsmetoden er den samme som for optjeningsåret 2003 med den ene undtagelse, at særlige feriedage kun udgør 4 i optjeningsåret Materiale som skal fremskaffes til beregningen 1. Uddata bestående af ferietotalen for optjeningsåret 2004 og 2003 for månedsvis ansatte og elever pr. 31 december 2004, som har ret til løn under ferie 2. Antallet af optjente feriedage (inkl. de 5 særlige feriedage) i optjeningsåret Antal afholdte feriedage (inkl. 5 særlige feriedage) vedrørende optjeningsåret 2003 Listerne med ferietotalerne som SLS beregner udsendes i januar måned 2005 og korrigeres for medarbejdere, som er fratrådte, idet feriepenge er afregnet med Ferie- Konto. Punkt 2 og 3 beregner institutionen selv. Dette gøres manuelt eller udfra de registreringer som institutionen har til rådighed. Såfremt institutionen ikke har en faktisk registrering af afholdte særlige feriedage for optjeningsåret 2003, anvendes et skøn over de særlige feriedage som er afholdt, jf. eksemplet i bilag 2. Afvikling af feriepengeforpligtelsen Afvikling af forpligtelsen i åbningsbalancen Den skyldige feriepengeforpligtelse indregnet i åbningsbalancen pr. 1. januar 2005 (som er manuelt opgjort) tilbageføres i bogføringen i takt med, at den skyldige ferie som forpligtelsen modsvarer, afvikles. Det gøres manuelt fordi lønsystemet kan ikke hjælpe med at beregne afviklingen, da systemet populært sagt ikke kan vide hvordan den manuelle forpligtelse er beregnet. Af hensyn til den løbende bevillings- og regnskabsopfølgning er det vigtigt, at den regnskabsmæssige afvikling af den feriepengeforpligtelse foretages regelmæssigt, og ikke skubbes til regnskabsafslutningen for Feriepengeforpligtelsen skal som minimum tilbageføres kvartalsmæssigt i bogføringen. Opgørelsen af den løbende feriepengeafvikling pr. kvartal kan baseres på et estimat over medarbejderstabens gennemsnitlige forventede afvikling af ferien hen over ferieåret. Beregningen skal dokumenteres, og skal regelmæssigt revurderes med henblik på at afdække om den fortsat giver et retvisende billede af ferieafviklingen. Institutioner som anvender timeregistrering kan med fordel tilbageføre forpligtelsen baseret på baggrund af udtræk fra registreringen over afholdte timer i kvartalet, ellers foretages et estimat. Hvis en medarbejder fratræder i løbet af 2005 skal hele forpligtelsen til medarbejderen af- Side 3 af 10

4 vikles, og dette gør lønsystemet (SLS) automatisk til Feriegiro, for den del af ferien som er optjent i Medarbejderens restferie vedrørende ferieåret 2004 og tidligere indregnet i åbningsbalancen opgøres og tilbageføres manuelt. De kontonumre som anvendes til at tilbageføre feriepengeforpligtelsen fremgår at Økonomistyrelsens konteringsvejledning. Optjening og afvikling af feriepenge fra 1. januar 2005 og fremover Med virkning fra regnskabsåret 2005 beregner og bogfører lønsystemet den løbende optjening det vil sige stigningen i feriepengeforpligtelsen der sker i Denne optjening skal først afvikles fra 1. maj 2006, når ferieåret 2006/07 starter. Fra 1. maj 2006 vil den feriepengeforpligtelse der optjenes i 2005 regnskabsmæssigt automatisk kunne afvikles via ferie/fraværs-modulet i SLS. Side 4 af 10

5 Bilag 1 Uddata fra SLS Uddata fra SLS som kan levere oplysninger om ferieberettiget løn for optjeningsår 2004 og 2003, benævnes uddata U885. De enkelte data pr. person indeholder følgende informationer: Ansættelsesdato(dag-måned-år), Navn (efternavn+fornavn), Lønnummer, Gruppenr., Ferietotal pr *) Ferietotal pr *) *) Der skal i opgørelserne fratrækkes ferietotaler for medarbejdere som ikke er ansat , idet feriepengeforpligtelsen allerede er afregnet med FerieKonto. Side 5 af 10

6 Bilag 2 Eksempel på beregning af feriepengeforpligtelse Opgørelse af feriepengeforpligtelser pr Feriepengeforpligtelse optjent i 2004 A: Totale ferieberettigede løn, for alle ansatte / Antal optjeningsdage x Antal feriedage (25 alm. + 5 særlige feriedage) der skal have løn under ferie, ultimo ,47 / 252 x B: Totale ferieberettigede løn, for alle ansatte x 1½ % særlig feriegodtgørelse der skal have løn under ferie, ultimo ,47 x 0, Den samlede feriepengeforpligtelse i 2004 (A+B) Feriepengeforpligtelse optjent i 2003 C: Totale ferieberettigede løn, for alle ansatte / Antal optjeningsdage x Antal feriedage (25 alm. + 5 særlige feriedage) der skal have løn under ferie, ultimo ,50 / 252 x D: Allerede afholdte feriedage / Det samlede antal feriedage, der er optjent i 2003 som blev optjent i løbet af 2003 (inkl. de 5 særlige feriedage). (inkl. 5 særlige feriedage). 363 / ,9% Den samlede feriepengeforpligtelse i 2003 (C - (C x D)) Den samlede feriepengeforpligtelse for 2004 og Side 6 af 10

7 SLS data U885* ANSAT_DATO NAVN LØN_NUMMER GRUPPE FERIETOTAL FERIETOTAL xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,04 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,55 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,56 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,36 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,64 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,61 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,67 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,68 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,79 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,88 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,10 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,23 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,07 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,08 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,77 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,50 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,41 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,60 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,00 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,91 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx ,44 0,00 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx ,00 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,23 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,80 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,14 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,74 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,24 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,84 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,61 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,16 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,45 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,98 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,99 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,17 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,20 xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xx , ,47 GRAND TOTAL , ,47 * Korrigeret for fratrådte Side 7 af 10

8 Samlet antal feriedage (inkl. 5 særlige feriedage) optjent i 2003 DATAKILDE: Antal feriedage 481 Antal særlige feriedage 96 Antal feridage optjent i alt 577 MedarbNr Antal dage ansat Feriedage beregnet Særlige feriedage beregnet Beregningsgrundlag xxxxx ,8 365 xxxxx ,7 365 xxxxx ,6 365 GRAND TOTAL Side 8 af 10

9 Samlet antal forbrugte feriedage (incl. 5 særlige feriedage) optjent i 2003 Antal feriedage 315 Antal særlige feriedage 48 Antal feridage optjent i alt 363 DATAKILDE: Medarbnr Fornavn Efternavn Feriedage anvendt xxxxx xxxx xxxxxx 18 xxxxx xxxx xxxxxx 3 xxxxx xxxx xxxxxx 14 xxxxx xxxx xxxxxx 19 xxxxx xxxx xxxxxx 5 xxxxx xxxx xxxxxx 6 xxxxx xxxx xxxxxx 6 xxxxx xxxx xxxxxx 6 xxxxx xxxx xxxxxx 6 xxxxx xxxx xxxxxx 6 xxxxx xxxx xxxxxx 19 xxxxx xxxx xxxxxx 12 xxxxx xxxx xxxxxx 18 xxxxx xxxx xxxxxx 21 xxxxx xxxx xxxxxx 15 xxxxx xxxx xxxxxx 16 xxxxx xxxx xxxxxx 5 xxxxx xxxx xxxxxx 15 xxxxx xxxx xxxxxx 15 GRAND TOTAL 315,0 Estimat for forbrug af særlige feriedage pr optjent i 2003 Da der ikke foreligger eksakte registreringer pr. 31. December 2004 vurderes det, at medarbejdere i gennemsnit har brugt af deres optjente særlige feriedage 50% Estimat for forbrug af særlige feriedage pr ,5 x 96 = 48 Side 9 af 10

10 Side 10 af 10