Omkontering af kreditorfakturaer

Transkript

1 Omkontering af kreditorfakturaer November 2016

2 Indhold 1. Indledning til omkontering Omkontering af kreditorfakturaer; konteret FØR d. 29. oktober Omkontering af kreditorfakturaer; konteret EFTER d. 29. oktober Transaktioner der ikke kan behandles i Omkontering af kreditorfakturaer Fremsøgning af fakturaen Ny kontering En linje skal splittes op i flere konteringer Flere konteringslinjer laves til én konteringslinje Ny konteringslinje, hvor der skal vælges udstyrs konto Tilbageførsel af linjer Omkontering af fakturaer fra FI&D Omkontering af ompostering fra Intern Handel Tjek at konteringen er lavet korrekt Hvem skal kontaktes ved spørgsmål? Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 1

3 1. Indledning til omkontering I nogle tilfælde sker det, at en faktura konteres forkert og det først opdages efter fakturaen er overgået til Finans. Dette kan rettes ved at lave en omkontering af fakturaen. I denne vejledning er det beskrevet, hvordan der udarbejdes en omkontering af en kreditorfaktura. Ved omkontering af en rejse eller udlæg, skal Intern Handel og Ompostering benyttes. Vejledningen til Intern Handel og Ompostering kan findes her: Denne vejledning viser en omkontering fra start til slut. Der er lavet små overskrifter, for at gøre vejledningen til et opslagsværk. Det skal også gøres opmærksom på, at nogle skærmbilleder er taget fra AAU s testsystem, hvorfor farverne på skærmbillederne kan varierer i vejledningen Omkontering af kreditorfakturaer; konteret FØR d. 29. oktober 2013 Er fakturaen konteret den 29. oktober 2013 eller før, er det ikke muligt at omkonterer fakturaerne i Omkontering af kreditorfakturaer og de øvrige punkter i denne vejledning kan derfor ikke anvendes. Derimod skal der skrives en mail til oea-kreditor@adm.aau.dk, hvoraf følgende skal fremgå: - Leverandør - Fakturanummer - Fakturabeløb - Præcis, hvilke rettelser der skal foretages 1.2. Omkontering af kreditorfakturaer; konteret EFTER d. 29. oktober 2013 Er fakturaen konteret efter den 29. oktober 2013 er fakturaen omfattet af momsreglerne, som blev implementeret på dette tidspunkt. Derfor kan nedenstående vedledning anvendes Transaktioner der ikke kan behandles i Omkontering af kreditorfakturaer Konteringer på følgende arter, kan ikke behandles i Omkontering af kreditorfakturaer : - 35xxxx - 9xxxxx - 6xxxxx Omkonteres der på disse arter, skal der sendes et manuelt versur-bilag til bogholderiet (omkonteringer vedr. art 35xxxx skal sendes til Jette Rusholt, mens resten skal sendes til bogholderiet). Versur-bilaget kan findes her: xxxx/76xxxx - 81xxxx/86xxxx - 85xxxx Omkonteres der på disse arter, skal der sendes mail til: oea-kreditor@adm.aau med følgende oplysninger: Hvilket OMP det omhandler, hvad der skal ændres på OMP en. Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 2

4 Ansvarsområde Ansvarsområdet Omkontering af kreditorfakturaer vælges: Herefter vælges Omkontering Omkontering. 3. Fremsøgning af fakturaen Dette er det første skærmbillede som kommer frem, når ansvarsområdet åbnes: Tryk F7, for at gøre felterne søgbare felterne bliver lyseblå (dette er lavet på et test-miljø, og har derfor ikke samme farver som i produktion): Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 3

5 Herefter kan fakturanr. f.eks. indtastes i kolonnen fakturanr.: Der trykkes F8 og fakturaen kommer frem: Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 4

6 En anden måde at søge fakturaen frem på, kan være at trykke på lommelygten øverst i billedet: Herefter kan der skrives søgekriterier ind: Der trykkes søg og fakturaen kommer frem: Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 5

7 4. Ny kontering Der trykkes på fane 2 linjer De fleste synes, at det er lettest, at lave en ny linje først. Dette gøres ved at trykke på det grønne + i øverst venstre hjørne (Markeret med rødt i ovenstående skærmbillede) eller ved at trykkes på : Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 6

8 Herefter skrives beløbet og kontering ind (for at kopier feltet ovenfor tryk F3 og hele linjen F4 dette er kun muligt, hvis ikke fakturaen er gået igennem FI&D) Dernæst skal der indsættes en Afgiftsklassificeringskode i dette tilfælde 1 FULD MOMS SKAT. Ved at trykke F9, kommer der en værdi liste frem med mulige momskoder. Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 7

9 Den nye linje er nu lavet, og vi skal derfor have Kasseret den gamle linje En linje skal splittes op i flere konteringer Hvis man, er i den situation, at beløbet skal deles i flere, laves der blot flere linjer med forskellige beløb og konteringer. Det kan f.eks. se således ud: Gammel linje 2 nye linjer Husk at sætte momskode på begge linjer Flere konteringslinjer laves til én konteringslinje Nogle gange kan der være tale om en faktura, hvor der er flere linjer på den oprindelige kontering: Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 8

10 Disse linjer skal Kasseres en ad gangen, men en ny linje kan godt indeholde alle beløbene. Det kan f.eks. se således ud: Her kan det ses, at der er lavet en ny linje på de 7.360,00 kr. og der indtastes en momskode, hvorefter der blev trykket beregn afgift Ny konteringslinje, hvor der skal vælges udstyrs konto Når den nye konteringslinje er lavet på art 15xxxx og der er påsat en momskode, bliver der ikke sat Udstyr på linjen. Dette kan ændres således: Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 9

11 Stå på den pågældende linje - der trykkes på Konteringer : Her skal der trykkes på feltet, som i ovenstående skærmbillede er markeret med rødt (feltet kan godt være helt ude i højre side af skærmbilledet): Her skrives der Udstyr Tryk OK Der trykkes OK Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 10

12 HUSK: Der skal også trykkes Beregn afgift Læs mere om udstyr i vejledningen til ØSS-EF. Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 11

13 5. Tilbageførsel af linjer Den gamle linje skal Kasseres Herefter skal markøren stå i den linje, som ønskes omkonteret (den gamle linje) og der trykkes på Kassér linje 1 : I nogle tilfælde vil denne boks komme frem: Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 12

14 Der vælges OK og linjen kommer til at stå med 0 kr. i beløb (markeret med rødt i nedenstående). Samtidig er det værd at bemærke, at momslinjen også kommer til at stå med 0 kr. (markeret med grønt i nedenstående): Linjer der er kasseret, får et flueben i Kasseret se ovenstående med blåt. Der trykkes beregn afgift, og omkonteringen er færdig. Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 13

15 6. Omkontering af fakturaer fra FI&D Hvis en faktura er købt gennem Indkøbssystemet, ser fakturaen lidt anderledes ud, når den søges frem. Forskellen består i, at konteringen ikke er synlig. Konteringen kan ses under Konteringer (markeret med rødt i ovenstående). Omkonteringen foregår på samme måde som i pkt. 4 og 5 i denne vejledning. Det er vigtigt at være opmærksom på, at F3 og F4 ikke kan bruges ved omkontering af FI&D fakturaer, da konteringen skal hentes fra Konteringer, og dermed ikke er synlig på forsiden. Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 14

16 7. Omkontering af ompostering fra Intern Handel Ompostering af f.eks. en rejseafregning, som er lavet i Intern Handel og Ompostering, kan godt omkonteres igen. Dette skal dog ske i Omkontering af kreditorfakturaer. OMP en søges frem på samme vis som en kreditorfaktura, dog med OMP-nr. som fakturanr.: Her er det vigtigt, at det KUN er linje nr. 2 der kasseres(debet beløbet). Som vist i pkt. 4 i denne vejledning. Linje nr. 1 er tilbageførslen på den allerede konteret transaktion, som i dette tilfælde er en rejseafregning. Linje 2 kasseres: Der laves en ny linje på den kontostreng, hvor udgiften ønskes placeret: Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 15

17 Efterfølgende kan det tjekkes om posteringerne er som ønsket ved at trykke på Alle konteringer Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 16

18 8. Tjek at konteringen er lavet korrekt Herefter vælges fane 1 generelt igen: Her kan det ses, at linjerne i omkonteringen stemmer overens. Stemmer linjerne ikke vil der være røde tal her, hvorfor der er lavet noget forkert i omkonteringen. Samtidig er det en god ide, at gå ind i Alle konteringer : Dette giver et godt overblik over, hvad der er sket med konteringerne (hvad der er tilbageført og ført frem igen): Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 17

19 Ny kontering Tilbageførsel Omkonteringen er nu færdig. Efter en natkørsel kan den ses i Finans og kan dermed ses på transaktionslisterne. 9. Hvem skal kontaktes ved spørgsmål? Yderligere oplysninger kan findes i ØSS-EF vejledningen: Ved spørgsmål til omkonteringer af kreditorfakturaer kan følgende kontaktes: Lene Østergaard Pedersen lep@adm.aau.dk Elsebeth Jensen eje@adm.aau.dk Malene Kjær Kappel mkj@adm.aau.dk Vejledning til omkontering af kreditorfakturaer 18