Bestyrelsesprotokol for:

Transkript

1 Bilag Møde i bestyrelsen Bestyrelsesprotokol for: Mødegruppe: Bestyrelsen for Århus Social- og Sundhedsskole Mødetidspunkt: 4. april møde i bestyrelsen Mødested: Århus Social- og Sundhedsskole Dokument: Foreløbigt referat Til stede: Bestyrelsen: Næstformand: Kirsten Normann Andersen Dorthe Lausten Niels Flade Nielsen Leif Lund Marianne Z. Svenningsen Medarbejdervalgt: Palle Herskind Jørgensen Medarbejdervalgt: Lene Beirholm Eriksen Elevvalgt: Irene Therese Knudsøø Jensen Elevvalgt: Laura Schmidt Enevoldsen Fraværende: Leif Støy Vibeke Sjøgreen Ledelsen: Direktør: Vicedirektør: Økonomi- og Administrationschef: Referent: Leo Fodgaard Hansen Anders Halling Morten Guldmann Olsen Elsebeth Nielsen 1

2 17. april 2013 en Referat af 34. møde i bestyrelsen torsdag den 4. april 2013 Dorthe Lausten blev budt velkommen tilbage til bestyrelsen. GODKENDELSER: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referater fra møder i bestyrelsen den 7. februar 2013 og den 22. februar 2013 Referat af bestyrelsesmødet torsdag den 7. februar 2013 blev godkendt og underskrevet. Referat af bestyrelsesmødet fredag den 22. februar 2013 blev godkendt og underskrevet. DRØFTELSE: 3. Godkendelse af revisionsprotokollat til årsrapporten for 2012 v/statsautoriseret revisor fra KPMG Helle Lorenzen Statsautoriseret revisor fra KPMG Helle Lorenzen gennemgik revisionsprotokollatet. Hun pegede på, at protokollatet afsnit 4.4. anbefaler, at budgettet for 2013 suppleres med et balance- og likviditetsbudget, så der fremadrettet kan rapporteres på balance- og likviditet i periodiseringsrapporten. Bestyrelsen tilsluttede sig dette og arbejdet er igangsat. Skyldigt beløb for overtid er større end i 2011, som følge af en større henlæggelse til resultatløn for 2012 (p. 197). Direktionen gjorde opmærksom på, at hele rammen til resultatløn er hensat som skyldigt beløb, men at resultatlønskontrakterne ikke bliver udmøntet med 100 %. Bestyrelsen spurgte, hvordan det timemæssigt ser ud for såvel over- som undertid sammenlignet med Da undervisernes årsværker ikke opgøres pr. kalenderår, men løber i tidsrummet 1. august til 31. juli, blev det aftalt, at bestyrelsen forelægges sammenligning mellem og , når årsværkerne for er gjort op. Med disse bemærkninger blev revisionsprotokollatet godkendt og underskrevet. Der var i bestyrelsen tilfredshed med protokollatets konklusioner og resultatet. 4. Godkendelse af årsrapport 2012 for Århus Social- og Sundhedsskole v/ Statsautoriseret revisor fra KPMG Helle Lorenzen Statsautoriseret revisor fra KPMG Helle Lorenzen gennemgik årsrapporten. En del af det pæne årsresultat kan henregnes til, at der er indtægtsført kr. 1,7 mio. for visse GVU-aktiviteter på åben uddannelse for perioden Direktion og revisor gjorde opmærksom på, at skolen gennem længere tid aktivt har søgt dialog med ministeriet omkring den rette indberetning af visse GVU-aktiviteter. Retningslinjerne er nu præciseret, hvilket har resulteret i den ekstra indtægt for en treårig periode. Årsværk pr. 100 årselever er steget i forhold til Bestyrelsen spurgte, hvordan man som skole reagerer i forhold til forbrug af lærerkræfter. Direktionen svarede, 2

3 at ledelsen har fokus på tilpasning af medarbejderantallet. Der er fokus på en bedre udnyttelse af underviserne på tværs af afdelingerne, både på timebasis og via egentlig overflytning, og desuden er øget brug af timelærere inde i overvejelserne. Man gjorde opmærksom på, at skolen står over for nogle planlægningsudfordringer; eksempelvis på grundforløbet, hvor hovedparten af aktiviteten ligger i efteråret. Helle Lorenzen nævnte tilvæksten i anlægsaktiver på ca. kr. 27 mio., faldet i likvide beholdninger fra kr. 24 mio. til 9 mio. og at egenkapitalen er forøget med kr. 6 mio. til 10 mio. Skolen har en soliditetsgrad på 17 %, et tal, som er steget gennem årene og efterhånden har nået et pænt niveau. Likviditetsgraden er i 2012 faldet til 45 %, som er det laveste hidtil. Årsagen hertil er det kortfristede lån til køb af grund. Bestyrelsen spurgte til årsagen til stigning i honorar til revisor for andre ydelser end revision fra kr til Skolen oplyste, at stigningen skyldes, at man har benyttet revisionsfirmaet til udformning af udbudsmaterialet i forbindelse med finansiering af nybyggeri. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med det pæne årsresultat og ønskede inden længe at drøfte, hvordan man fremadrettet kan fastholde aktivitetsniveauet. Marianne Z. Svenningsen foreslog, at årsregnskabet fremover udsendes med skolens eget logo. Leo Hansen udtalte, at skolen i relation til udviklingen i 2013 ikke har fået de forventede ansøgere til grundforløb og social- og sundhedshjælperuddannelsen, og at en del af forklaringen kan være, at de SOSU-miljøer, vi sædvanligvis rekrutterer fra, ikke føler sig holdt nok af, hverken af region eller kommuner. Dorthe Laustsen udtalte, at hun holder meget af sine elever. Bestyrelsen godkendte og underskrev årsrapport Udpegning af medarbejder til digital signering af elektronisk indberetning af årsrapport 2012 Årsrapport 2012 skal indsendes digitalt til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, hvorfor bestyrelsen skal udpege en person, der bemyndiges til at signere den elektroniske indberetning digitalt. Den bemyndigede indestår på bestyrelsens vegne for, at materiale er fuldstændigt og forefindes på institutionen, herunder at der på institutionen findes et revideret årsregnskab og tilhørende revisionsprotokollat, der er underskrevet af alle stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer. Derudover skal bestyrelsen foranledige, at der bestilles en medarbejdersignatur. Indstilling Bestyrelsen bemyndigede Økonomi- og administrationschef Morten Guldmann Olsen til at signere den elektroniske indberetning digitalt og til at bestille den nødvendige medarbejdersignatur. 6. Byggeri af ny skole Til mødet var efter aftale fremsendt a) En oversigt over udviklingen i byggeriets størrelse, pris og finansieringsbehov siden beslutningen om byggeriet i maj b) Byggeriets Opslagsværk fra A-Z, som indeholder en mere udførlig præsentation af overvejelserne bag lokaleprogrammet som baggrund for den endelige beslutning om udbud. c) Lokaleprogram, som det så ud tidligere udsendt til bestyrelsen. 3

4 Bygherrerådgiver Michael Hylleborg deltog i bestyrelsesmødet for yderligere at redegøre for, hvad der vil kendetegne den nye skole. Han gav gennem billedmæssig rundvisning på skolen et indtryk af den tilsigtede stemning på skolen og tankerne bag byggeriet. Af kommentarer fra bestyrelsen undervejs kan nævnes: Der var opfordring til at udforme lokalerne/elevopholdsstederne, så eleverne har lyst til at bruge dem. Michael Hylleborg og Anders Halling oplyste, at der i byggeprogramudvalget er arbejdet meget med dette område, og at man har haft besøg af rådgiver, som arbejder med, hvordan man skaber indbydende opholdssteder. Laura Schmidt Enevoldsen og Irene Knudsøø Jensen udtalte, at elevrådet meget gerne ser elevrum til fredagsbar o.l., som i lokaleprogrammet er i kategorien ønske, men ikke et krav. De udtalte, at det er vigtigt for det sociale liv, at der er steder, hvor eleverne kan mødes. Michael Hylleborg udtalte, at kantinen måske kan indrettes delvist til det. Anders Halling pegede på, at målet er, at indrette skolen fleksibelt, så de enkelte rum kan have flere funktioner. Bestyrelsen var enig i, at eleverne og andre brugere af huset skal have mulighed for at være med til at skabe huset/sætte sit præg på det og i at fleksibilitet også her er alfa og omega. Anders Halling henviste til overvejelserne i det udsendte byggeriets opslagsværk, som beskriver overvejelserne omkring byggeriet og håbede, at bestyrelsen kan bruge det. Bestyrelsen gav udtryk for, at der er tale om en god opsamling på det, der blev efterlyst på mødet og at det giver godt overblik over tankerne bag og intentionerne med byggeriet. Michael Hylleborg oplyste, at der har været 20 ansøgere til prækvalifikationsrunden, ansøgere af meget høj kvalitet. Bygherrerådgiveren er i færd med at se på buddene. Samarbejdet med VIA: Leo Hansen oplyste, at direktionen har haft møde med den daglige ledelse på Hedeager 33. Der var positiv holdning til samarbejde ikke mindst på det praktiske område. Direktionen arbejder på at blive klar over, hvor omfattende samarbejdet kan blive omkring lokaler. Formodentlig har direktionen først op til mødet den en fornemmelse af, hvad der kan tilbydes. VIA er optaget af god lokaleudnyttelse i hele VIA, hvilket måske indebærer, at funktioner skal flyttes til Campus Nord. Det vanskelige er udnyttelse af faciliteter. Eksempelvis skal skolen ikke forvente, at kunne bruge VIA s sengestuer, heller ikke som supplement. På bestyrelsesmødet den tages den endelige beslutning om udbud og pris. 7. Drøftelse af frafald for skolens uddannelser og handlingsplan for øget gennemførelse 2013 Til mødet var fremsendt resultatet for frafald i og oplysninger om arbejdet med handlingsplan 2013, de nye indsatsområder og koncept, som ministeriet har fastlagt og de indsatsområder, som fortsætter i På mødet fandt drøftelse sted med henblik på at indarbejde bestyrelsens kommentarer i handlingsplanen. Leo Hansen pegede på det meget høje frafald på social- og sundhedshjælperuddannelsen og gav udtryk for, at der er meget at arbejde med. Anders Halling oplyse, at frafaldsprocenten på grundforløbet dækker over meget store forskelle, hvor 4

5 frafaldet på de obligatoriske grundforløb og grundforløbspakken øget studiestøtte er lavt, mens grundforløbspakken skole/praktik kan nå op på omkring 75 % frafald. På skole/praktikhold fra januar 2013 er indledt forsøg med anderledes organisering af undervisningen på holdet, som betyder, at kun 2 elever efter 3 måneder er faldet fra. Derudover arbejdes der generelt på skolen med screening af elever fra start, så der tages hånd om elever med faglige problemer og der arbejdes med at tydeliggøre kravene over for eleverne. Skolen har fokus på fravær fra dag ét og griber meget hurtigt ind over for elever, der formodes at have problemer. Derudover sættes der gang i styrkelse af kontaktlærerfunktionen og kompetenceudvikling på dette område på social- og sundhedshjælperuddannelse. Der gås således målrettet ind, hvor skolen har frafaldet grundforløbets problematiske hold og social- og sundhedshjælperuddannelsen. Dorthe Lausten udtalte, at det er vigtigt, at it-rygsække kommer hurtigt på banen og at der tages hånd om elever, der har problemer psykisk. Leo Hansen udtalte, at skolen bestræber sig på, at få it-rygsække på banen så hurtigt som muligt. Anders Halling udtalte, at omlægningen af støttefunktionerne også gerne skulle virke i den retning. Palle Herskind Jørgensen spurgte, om man ikke kan intensivere arbejdet med at finde elever med stor sandsynlighed for at gennemføre uddannelsen. Anders Halling udtalte, at skolen er en rummelig skole, som har elever, som ikke har andre muligheder, men at omlægning af støtte-vejledningsfunktionerne også har som mål at have virkning på arbejdet med optag. Kirsten Normann Andersen udtalte, at der er grund til at være opmærksom på, hvordan praktikken bedre kan magte at have elever. Der var stort ønske om at få frafald, elevrekruttering m.v. på som tema, både i forhold til elever og økonomi. Formen drøftes på næste bestyrelsesmøde. ORIENTERINGER: 8. Formandens beretning Det var til bestyrelsesmødet oplyst, at ansættelsesaftalen om direktørstillingen er underskrevet af Niels Brun Madsen, med tiltrædelse 15. april og at afskedsreception for Leo F. Hansen afholdes 19. april. Orientering blev taget til efterretning. 9. Skolelederens beretning a) Orientering om optagne elever siden bestyrelsesmødet den 7. februar 2013 Orientering om optagne elever blev taget til efterretning. b) Orientering om sygefravær for skolens medarbejdere i 2012 Til bestyrelsesmødet var fremsendt opgørelse over udviklingen i sygefraværet Orientering om sygefravær for skolens medarbejdere i 2012 blev taget til efterretning. c) Orientering om kompetenceudvikling i 2012 Til mødet var fremsendt over oversigt over længerevarende kompetenceudvikling i 2012 og Orientering om kompetenceudvikling blev taget til efterretning. d) Orientering om lockout 5

6 Til bestyrelsesmødet var fremsendt oplysninger om den varslede lockout. Leo Hansen supplerede oplysningerne i dagsordenen med, at skolens grundlæggende holdning efter lockoutens ikrafttræden er, at situationen ikke skal optrappes. Han vurderede, at aktivitetsniveauet de første dage har ligget på 60 %. Arbejdsgiversiden har været forstående og taget nogle elever ud i praktik. Leo Hansen vurderede, at de første 14 dage kan klares uden de store problemer, men at det så begynder at blive vanskeligt, bl.a. vil det være svært at gennemføre prøve den 19. april. e) Besøg af Rigsrevisionen Undersøgelse af budgetlægning og budgetopfølgning Orienteringen om besøg af Rigsrevisionen blev taget til efterretning. 10. Eventuelt a) Laura Schmidt Enevoldsen oplyste, at elevrådet er i færd med at sætte en stor SOSU-revy op, som ikke blot er for elever, men også for ansatte fra bl.a. sundhedsvæsenet. Hun opfordrede til at reklamere for revyen og man ser sig også om efter midler til gennemførelsen af projektet. Bestyrelsen opfordrede til, at elevrepræsentanterne sender yderligere oplysninger inden mødet den 23. april, så det kan tages op på mødet. b) Det var sidste bestyrelsesmøde for Leo F. Hansen. Der sagt tak for arbejdet for skolen og i bestyrelsen, og givet udtryk for, at det kan uddybes ved afskedsreceptionen den