Automatisk opsamling af NIP og kvalitetsdata fra den kliniske proces

Transkript

1

2 E-sundhedsobservatoret. Årskonference 12. Oktober 2010 Automatisk opsamling af NIP og kvalitetsdata fra den kliniske proces v. Henrik Lindholm, MI Regional løsningsansvarlig for COSMIC suiten IT-staben, projektgennemførelse. Region Syddanmark

3 eller kunsten at få 60 tons i fri luft HL: Hermanus, Sydafrika 2010

4 Forhistorien: Et gammel krav. På EPJ-observatoriet i 2004 blev der underskrevet kontrakt om et EPJ-system. Cosmic. Et af kravene var: EPJ-systemet skal kunne levere data til nuværende og kommende regionale landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser. 4 Leverandørsvar: Indenfor kontrakten kan udtrækkes til seks NIP-databaser. fem projektledere og fem år senere, er vi på plads!

5 5 Patientadministrativt system Voksenpsykiatri Børne og ung psykiatri Arbejdsog miljø medicin Rheumatologi Endokrinologi Geriatrisk Øre- næsehals Obstetrik Gynækologi Plastikkirurgi Høreklinik Øjenafdeling Neurologisk Neurokirurgisk Smertecenter Demensklinik Intensiv Odense Intensiv Middelfart Ortopædkirurgisk Skadestue Odense Skadestue Middelfart Abdominal- Kirurgisk Middelfart AMA Dermatologisk Infektionsmedicin Lunge medicin Nefrologi Hæmatologi Abdominalmedicin Thoraxkirurgi Onkologi Børne afdeling Hjertemedicin Abdominalkirurgi Kæbekirurger Palliativt team Voksenpsykiatri Børne og ung psykiatri Arbejdsog miljø medicin Rheumatologi Endokrinologi Geriatrisk Øre- næsehals Obstetrik Gynækologi Plastikkirurgi Høreklinik Øjenafdeling Neurologisk Neurokirurgisk Smertecenter Demensklinik Intensiv Odense Intensiv Middelfart Ortopædkirurgisk Skadestue Odense Skadestue Middelfart Abdominal- Kirurgisk Middelfart AMA Dermatologisk Infektionsmedicin Lunge medicin Nefrologi Hæmatologi Abdominalmedicin Thoraxkirurgi Onkologi Børne afdeling Hjertemedicin Abdominalkirurgi Kæbekirurger Palliativt team Voksenpsykiatri Børne og ung psykiatri Arbejdsog miljø medicin Rheumatologi Endokrinologi Geriatrisk Øre- næsehals Obstetrik Gynækologi Plastikkirurgi Høreklinik Øjenafdeling Neurologisk Neurokirurgisk Smertecenter Demensklinik Intensiv Odense Intensiv Middelfart Ortopædkirurgisk Skadestue Odense Skadestue Middelfart Abdominal- Kirurgisk Middelfart AMA Dermatologisk Infektionsmedicin Lunge medicin Nefrologi Hæmatologi Abdominalmedicin Thoraxkirurgi Onkologi Børne afdeling Hjertemedicin Abdominalkirurgi Kæbekirurger Palliativt team Voksenpsykiatri Børne og ung psykiatri Arbejdsog miljø medicin Rheumatologi Endokrinologi Plan for Region Syddanmark det konsoliderede EPJ-landskab pr. 1.januar 2013 Geriatrisk Øre- næsehals Obstetrik Gynækologi Plastikkirurgi Høreklinik Øjenafdeling Neurologisk Neurokirurgisk Smertecenter Demensklinik Intensiv Odense Intensiv Middelfart Ortopædkirurgisk Skadestue Odense Skadestue Middelfart Abdominal- Kirurgisk Middelfart AMA Dermatologisk Infektionsmedicin Lunge medicin Nefrologi Hæmatologi Abdominalmedicin Thoraxkirurgi Onkologi Børne afdeling Hjertemedicin Abdominalkirurgi Kæbekirurger Palliativt team Psykiatrien

6 COSMIC Stærkt strukturerede notater Regionens EPJ er rigt på moduler Standardplaner Nødberedskab Oversigter Aktivitetsliste FAQ Lægeambulance notat Notat Lægemiddelmodul Røntgen Lægeamb.notat Auditbase Behandling Notifikation FMK Klinisk kemi Billeddatabase af grupper 6 E-recept NIP-opsamling E-recept Mikrobiologi ejournal Ejournal Integrerede PDF-blanketter Individuel databeskyttelse af pt Korrespondancemodul Patologi BAC-test On-base Diagnose- og procedure registrering PAS Indberetning Skadekort Digital diktering Tid-booking Henvisning Visitation Kontakt registrering Proaktiv styring af servicemål

7 Hvorfor er NIP i fokus? Arbejdsgangen er meget løntung Datagenerering sker i den kliniske proces, Kontrol og overblik over hvem, der skal indberettes for Kontrol af indikatorsættet pr indberetning Tidskrævende (og muligvis også upræcist) at indhente manglende indikatorer Efterregistreringer Ny kontrol af indikatorsæt Indberetning Et væsentligt punkt En del indikatorer opstår i den almindelige journalføring En del skal opsamles specifikt til hver NIP 7

8 Sygdomsområderne i NIP Meget konservativt skøn: 4-6 årsværk anvendes på kontrol og indberetning alene på OUH 8

9 Første del af metoden: Konverteringstabel til inddata Variable 9 Indikator Indikator

10 Almindelig primærjournal med supplerende NIP-område Almindelig journal skabelon: primær journal De nøgleord som ikke kan hentes andetsteds i den almindelige daglige journal 10 Supplerende NIP-indikatorer for specialet

11 Primærjournal Ergoterapeutisk kontakt Fysioterapeutisk kontakt øvrige øvrige øvrige Supplerende NIP-specifikke notat-skabeloner Indlæggelsessamtale Præsentationsskabelon: Indikator oversigt 11 Produktionsdata

12 Fase I Delkonklusion: oversigt over komplethed Siden 2007 er det blevet langt lettere end tidligere kunnet se om indikator-sættet er komplet, pr. inkluderet patient Årsag: mapnings- og konverteringsdokumentet standardfunktion anvendes til at identificere indikatorerne Konsekvens Årsværk sparet i de afdelinger som har magtet at indføre det Læring: Incitament til at journalføre korrekt er meget væsentligt Kræver klar ledelse 12

13 Funktionens fase 2 Den fulde opfyldelse af kontrakten idriftsættes januar 2011

14 Fase II Metoden bag det automatiserede udtræk Metode for specifikation af udtrækskriterier Definition af triggere Inklusionskriterier Komplethedskontrol og forældelseskriterier 14

15 Specifikationskomponenten: Trigger, forældelses og inklusionskriterier Hvor gamle må indikatorerne være på udtrækstidspunktet? Hvad udløser indberetningen 15 Specifikation af inklusionskriterier, kan være: Alder Diagnoser Procedurer

16 3. Alle specialer som anvender diagnosen vises. Antages at øge Udtrækskomponenten: NIP-oversigten kompletheden til tæt på 100% 2. Alene diagnoser vises i version 1 Potentiale for udvidelse 1. Den aktuelle status for hver kandidat til indberetning 16

17 Mulighederne for overblik Ældre end de60 dage som er sat i eksemplet Ikke alle indikatorer er udfyldt. 17 Favoritten i 2011: Det gode eksempel hvor alle data er udfyldte, og alle er indenfor den rigtige tid, indberettes uden nogen overhovedet har rørt ved sagen Næste fase!

18 Eksportfunktionen 18

19 Funktionen kan anvendes meget bredt Auditering af dele af DDKM Kliniske databaser 19 Ad hoc: Forskningsformål

20 Fase II Delkonklusion: Konklusion Fra januar 2011 er det muligt at udtrække et komplet NIP-indikatorsæt til en XML-fil Funktionen kan også anvendes til auditering af visse dele DDKM Funktioen kan anvendes til forskningsformål hvor man kan databehandle XML-filer Med idriftsættelsen fra medio januar 2011 Muligt at få total overblik over alle NIP-indberetningspligtige sygdomsområder 20 Meget let at få overblik Årsager til fejl og manglende indikatorer langt lettere at finde Problemstillinger Alle skal følge den regionale dokumentationsmodel Alle skal forstå at diagnoser og procedurer skal kobles til rette kontakt Potentiale Mange årsværk kan anvendes til andre formål

21 Primærjournal Ergoterapeutisk kontakt Fysioterapeutisk kontakt øvrige øvrige øvrige Supplerende NIP-specifikke notat-skabeloner XMLdatabase Indlæggelsessamtale Præsentationsskabelon: Indikator oversigt Oversigt: Alle inkluderede hændelser XML-udtræk Metode for udtræk: Trigger-funktion Inklusionskriterier alderskriterie 21 Produktionsdata Trigger og Inklusions-engine

22 Funktionens fase 3 Den fuldautomatiske, håndfrie indberetning ikke planlagt endnu, men forventes ultimo 2011

23 Fase III af projektet Etablering af metode for overføring af XML-filerne til NIP Model modtaget fra NIP-sekretariatet Udvikling af sidste del: indsættelse af notat i patientens journal om at der pr. dd. er gennemført en fejlfri indberetning til NIP Tilbagemapning af XML til i konkrete indikatorer 23 Problemstillinger: Samme indikatornavn, kan have forskellige variable Kilde: NIP-sekretariatet, Oktober 2010

24 Perspektivering Fase I gennemført, med øjeblikkelig reduktion i arbejdsopgaver (for de som kan implementere funktionen) som resultat Fase II idriftsættes i januar 2011, med mulighed for at understøtte en 100% databasekomplethed i NIP medfører muligheder for andet, DDKM og forskning Fase III har god prognose, NIP-sekretariatet ser perspektivet 24 Vurdering: Rapport Analyser af kvalitetsoplysninger i Danmark vurderer at det vil være muligt at gennemføre en besparelse på 2% gennem effektiv organisering af administrative opgaver. Det antages at besparelsen på denne model vil være mindst 40-50%, måske endda mere.

25 Primærjournal Indlæggelsessamtale Supplerende NIP-specifikke notat-skabeloner Oversigt: Alle inkluderede hændelser Automatiseret overføring til NIP Ergoterapeutisk kontakt Fysioterapeutisk kontakt Præsentationsskabelon: Indikator oversigt XML-udtræk øvrige øvrige øvrige Metode for udtræk: Trigger-funktion Inklusionskriterier alderskriterie 25 XMLdatabase Produktionsdata Trigger og Inklusions-engine NIPdatabaser

26 26 Hvis ikke, kommer en reklame for MedInfo 2013 i København