Dagsorden AARHUS UNIVERSITET

Transkript

1 Møde den 18. december, kl Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Bygning 1431, lokale Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Dagsorden ASU-sekretariatet Lizzi Edlich Dagsorden for ordinært ASU-møde den 18. december 2014 HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Dato: 11. december kl : Godkendelse af dagsorden Side 1/2 Punkter til drøftelse: kl Økonomi (35 min.) a. Forecast 2014 b. Budget 2015 c. Orientering om effekt af personalereduceringer Motivering: Der gives en orientering om de nævnte punkter. Vicedirektør for Økonomi og Bygninger Niels Jørgen Rasmussen deltager under dette punkt. 3. Status på organisering af administrationen (20 min.) Motivering: Der gives en status på omorganisering af administrationen, herunder udveksling af viden fra øvrige samarbejdsudvalg, som kan tænkes at påvirke medarbejderne på kommunikationsområdet, jf. aftale på ASU-mødet den 24. oktober Justering af SU-strukturen (30 min.) Bilag 1: Høringsskrivelse af 9. december Motivering: Jf. den overordnede procesplan skal ASU drøfte justering af SUstrukturen. Oplægget har været drøftet i universitetsledelsen og sendes i høring i relevante dele af samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationen. AU HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 Dette er samtidig fortsættelse af drøftelsen om den fremtidige sammensætning af ASU, jf. aftale på ASU-mødet den 17. november Side 2/2 Punkter til orientering kl.: Orientering om lønforhandling på AU 2015 (LG) Motivering: Der gives en orientering om den kommende lønforhandlingsproces. 6. Brug af studentermedhjælpere (LG) Bilag 2: Sagsfremstilling vedr. ansættelse af studentermedhjælpere i administrationen. Motivering: Jf. aftale på ASU-mødet den 17. november 2014 fremsendes redegørelse for brug af studentermedhjælpere. 7. Orientering om SPARTO Bilag 3: Notat af angående status for SPARTO Motivering: SPARTO nedlægges som selvstændigt program, idet projektets oprindelige tværorganisatoriske formål er blevet indfriet. 8. Orientering fra HSU-møderne den 14. november og 11. december 2014 (BBN) Bilag på hjemmesiden: Dagsorden for HSU-møderne Motivering: Der gives en kort orientering om de to HSU-møder. 9. Møder i 2015 Motivering: Følgende tidspunkter foreslås fastsat til ordinære ASU-møder i 2015:24. marts, 22. juni, 24. september og 1. december. 10. Kl : Eventuelt

3 Dato: 15. december 2014 Side 1/3 Bilag 1 Sagsfremstilling Emne Justering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisation Resumé Som følge af de organisatoriske ændringer, der er besluttet for AU s administration pr , er der behov for justering af samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisation. Det indstilles at administrationscentrenes samarbejdsudvalg (LSU) og arbejdsmiljøudvalg (LAMU) får ophæng i administrationens samarbejdsudvalg (ASU) og administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU). Begrundelsen er, at administrationen er organiseret som en enhedsadministration med en direktør som overordnet ansvarlig, og at administrative medarbejder i enhedsadministrationen skal være omfattet af ensartede vilkår og regler, hvilket bedst sikres, når administrationscentrenes samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg tilknyttes administrationens udvalg. Det indstilles endvidere, at LSU/LAMU i administrationscentrene får 2-3 fuldgyldige pladser i det relevante fakultetssamarbejdsudvalg (FSU)/fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMU). Repræsentationen foreslås at være LSU-/LAMU-formanden, LSU-/LAMU-næstformanden samt evt. en yderligere medarbejderrepræsentant, således at administrationscentret også er en del af fakultetets samarbejds- og arbejdsmiljødrøftelser. Der er tale om 2-3 ekstra pladser i FSU. Den justerede organisering skal træde i kraft 1. februar 2015, og indtil da er interimudvalgene fungerende. Indstilling Det indstilles, at HSU, HAMU, FSU, ASU, FAMU, AAMU samt interim LSU/LAMU i enhedsadministrationen udarbejder høringssvar, såfremt der er korrigerende input til Universitetsledelsens forslag om en justeret samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisation, hvor der etableres ét LSU og ét LAMU for hvert af de administrative centre, hvor administrationschefen er formand for det respektive udvalg der etableres ét LSU og ét LAMU for hver enhed i fællesadministrationen, hvor vicedirektøren/leder for Universitetsledelsens sekretariat er formand for det respektive udvalg LSU/LAMU i de administrative centre får ophæng under ASU/AAMU, hvor universitetsdirektøren er formand LSU/LAMU i Fællesadministrationen får ophæng under ASU/AAMU, hvor universitetsdirektøren er formand Formand, næstformand samt evt. en yderligere medarbejderrepræsentant for LSU/LAMU i de administrative centre får pladser som medlemmer af FSU/FAMU på det pågældende fakultet. De forhandlingsberettigede organisationer i administrationscentrets LSU udpeger den evt. ekstra medarbejderrepræsentant til FSU.

4 Dato: 15. december 2014 Side 2/3 FSU udvides med 2-3 pladser. Medarbejderrepræsentanterne i administrationscentrets LAMU udpeger den evt. ekstra medarbejderrepræsentant til FAMU. Frist for evt. høringssvar er 15. januar Svarene sendes til Lizzi Edlich, HR, lie@au.dk. Sagsfremstilling Det foreslås, at samarbejdsudvalgene og arbejdsmiljøudvalgene i de administrative centre hører under hhv. administrationens samarbejdsudvalg (ASU) og administrationens arbejdsmiljøudvalg (AA- MU), jf. den struktur, der er beskrevet under indstilling. Forslaget baserer sig bl.a. på forudsætninger i samarbejdscirkulæret, AT-vejledning f.3.3. og universitetsdirektørens ansvar for den overordnede ledelse af enhedsadministrationen. Denne organisering understøtter universitetsdirektørens ledelsesansvar og ledelseskraft samt en enhedsadministration med ensartede regler og vilkår for medarbejderne og dermed bedre administrativ sammenhængskraft. Organiseringen giver universitetsdirektøren reel mulighed for at varetage den overordnede ledelse af den samlede enhedsadministration, herunder sikre større sammenhæng, transparens, effektivitet og godt arbejdsmiljø. For at sikre koblingen til kerneopgaven og sammenhæng i fakultetet får formand, næstformand og en evt. ekstra medarbejderrepræsentant fra administrationscentrets LSU/LAMU plads i FSU/FAMU. FSU udvides dermed med 2-3 pladser. Baggrund for forslaget: Ét LSU/LAMU for hvert af de administrative centre giver styrket sammenhængskraft, kollegialitet og transparens i arbejdsmiljøet på tværs af de faglige områder i administrationscenteret. Universitetsdirektøren får mulighed for at sikre en sammenhængende og transparent administration, som effektivt understøtter AU s kerneaktiviteter. Organiseringen sikrer fælles regler og vilkår for administrative medarbejdere i enhedsadministrationen og styrker sammenhængskraft og kollegialitet på tværs af administrationen. 2-3 fuldgyldige pladser til administrationscentrets LSU/LAMU i FSU/FAMU sikrer sammenhæng mellem administrationscentrets LSU/LAMU og FSU/FAMU. Særligt for samarbejdsudvalgsstrukturen gælder, at forslaget om forlods at tildele formand og næstformand for administrationscentrets LSU pladser i FSU baserer sig på en initial drøftelse af spørgsmålet i ASU. Iht. samarbejdscirkulæret er det formændene for de pågældende udvalg, der udpeger ledelsesrepræsentanter, og de forhandlingsberettigede organisationer, der udpeger medarbejderrepræsentanter til samarbejdsudvalgene. Der er dog ikke noget til hinder for, at formanden og næstformanden for administrationscentrets LSU får fast plads i FSU, såfremt ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationer på AU er enige herom. I stedet for fuldgyldige medlemmer af FSU kan det overvejes, om de foreslåede 2-3 repræsentanter fra administrationscentrets LSU skal have observatørstatus.

5 Dato: 15. december 2014 Side 3/3 Særligt for arbejdsmiljøorganisationen gælder, at AAMU kan blive et stort udvalg, hvis alle 9 ledelsesrepræsentanter (5+4) og 9 medarbejderrepræsentanter fra de administrative centre og vicedirektører skal indgå i AAMU. Dette kan imødegås ved at udpege et mindre antal ledelsesrepræsentanter blandt de 9 til AAMU og tilsvarende vælger LAMU-medarbejderrepræsentanterne et mindre antal medarbejderrepræsentanter. Arbejdstilsynets vejledninger har et grundlæggende princip om, at arbejdsmiljøleder og arbejdsmiljørepræsentant fra et område (LAMU) kan repræsentere hinanden i et udvalgsarbejde. Repræsentationen af de 4 administrative centre og de 5 vicedirektørområder kan tilstræbes ved at følge dette princip. Sagsbehandler Louise Gade / Lizzi Edlich Involvering HSU, FSU, ASU og interim-lsu i enhedsadministrationen samt HAMU, FAMU, AAMU og interim- LAMU i enhedsadministrationen høres samtidig om forslaget. Tidsfrist Beslutning om justeret organisering af arbejdsmiljøorganisation og samarbejdsudvalgsstruktur skal kunne træde i kraft pr. 1. februar 2015 mhp. tidsmæssigt at muliggøre et AU valg til AMO indenfor lovgivningens rammer. Med dette udgangspunkt er følgende tidsplan fastlagt: 12. december 2014: Drøftelse i Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA) december 2014: Sagsfremstilling sendes i høring i HSU, HAMU, FSU/ASU, FAMU/AAMU, samt interim LSU er og LAMU er i enhedsadministrationen 15. januar 2015: Frist for indsendelse af eventuelt korrigerende bemærkninger til den foreslået organisering af organisering af AMO og SU-strukturen. 28. januar 2015: Universitetsledelsen træffer endelig beslutning vedr. samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisering. 1. februar 2015: Ny organisering træder i kraft. Bilag

6

7 Dato: 5. november 2014 Side 1/2 Bilag 2 Sagsfremstilling Mødedato: Møde: Møde i ASU Punktejer: LG Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) X Lukket punkt (sæt kryds) Emne Ansættelse af studentermedhjælpere i administrationen Indstilling Det indstilles, at ASU tager sagsfremstillingen til efterretning. Sagsfremstilling FTR for HK har på ASU påpeget, at man finder det problematisk, at administrationen i en periode med kvalificeret ansættelsesstop har ansat mange studentermedhjælpere til administrativt arbejde. Der er siden 1. juni 2014 blevet ansat 64 studentermedhjælpere på de 9 tidligere vicedirektørområder samt AIAS. AU har en lang tradition og gode erfaringer med at bruge studerende i tidsbegrænsede stillinger som studentermedhjælpere på deltid. Studentermedhjælpens funktioner er at få løst opgaver på en fleksibel måde og samtidig giver opgaverne de studerende en erhvervskompetence, der kan komme dem til gode i deres arbejdsliv. Studentermedhjælpere på HK-overenskomsten ansættes til at hjælpe med forefaldende arbejde på kontorområdet. Det nærmere indhold af arbejdsopgaverne beror på en aftale mellem studentermedhjælperen og den pågældendes leder, men arbejdsopgaverne vil typisk omfatte arkivering, kopiering, tømning af opvaskemaskine, kaffebrygning, telefonbetjening, klargøring af materiale til møder og arrangementer, opdatering af databaser samt andet forefaldende arbejde. Det, som generelt kendetegner opgaverne for studentermedhjælperne er, at de løser opgaver, som kræver stor fleksibilitet. Der kan være perioder uden opgaver og derfor ikke behov for deres tilstedeværelse og så kan der spidsbelastningsperioder, som kræver en større tilstedeværelse. Ligeledes er det et område med stor udskiftning, da ansættelse som studentermedhjælp forudsætter, at vedkommende er aktivt studerende. Aflønning som studerende kan maksimalt ske i 7 år i alt. Der er indhentet information fra de respektive ledere om baggrunden for de 64 ansættelser siden 1. juni Viden (23 ansættelser): Behovet for studentermedhjælpere er øget under spidsbelastningsperioder i forbindelse med indskrivning, biblioteksservices og arrangementer på fx EVU-området. Det er vurderet, at de administrative støttefunktioner bedst kan varetages af studentermedhjælpere grundet behovet for fleksibilitet. Der har været flere vakante studentermedhjælperstillinger.

8 Dato: 10. december 2014 Side 2/2 Forskning og Talent (18 ansættelser): Antallet af ansættelser af studentermedhjælpere øges op til studiestart, hvor der er en større aktivitet området, fx på Internationalt Center, AU Housing Service, hvor studentermedhjælperne hjælper udenlandske studerende, ph.d.-studerende og ansatte med at finde en bolig i forbindelse med deres studiestart eller ansættelse på AU. Det forventes derfor, at studentermedhjælperne udviser stor fleksibilitet i forhold til placeringen af timerne. På især AU FT, IC, men også AU FT, ST er der overvejende tale om genbesættelser pga. vakante studentermedhjælperstillinger. Studier (8 ansættelser): Studentermedhjælperne varetager studieadministrative opgaver i forbindelse med studieoptag, mindre sagsbehandlingsopgaver så som modtagelse og sortering af eksamensopgaver, forberede sagsbehandlingen af meritsager samt andre forfaldende opgaver. Kommunikation (4 ansættelser): Opgaverne består primært af forefaldende webredigering, websupport og grafisk arbejde. AIAS (3 ansættelser): AIAS er i gang med en væsentlig udvidelse af omfanget af faglige arrangementer (seminarer, konferencer møder mv.) Endvidere er der som følge af en betydelig ekstern bevilling til AIAS generelt sket en væsentlig aktivitetsudvidelse, herunder pr. 1. oktober 2014 ansættelse af op mod 20 udenlandske videnskabelige medarbejdere. Konklusion: Som det fremgår af ovenstående redegørelse, har universitetet gode erfaringer med at bruge studerende til at varetage forefaldende administrative opgaver. Omvendt har AU også en række administrative opgaver, der kræver bestemte administrative kvalifikationer, som bedst kan varetages af fastansatte kontoruddannede. Universitetet er opmærksom på denne sondring og vurderer konkret, hvordan en given opgave bedst kan løses. I den givne situation med kvalificeret ansættelsesstop skal der være særskilt fokus på, om man kan tilbyde afskedigede medarbejdere andre opgaver. Det har der også været, men det kan ikke udelukkes, at enkelte studentermedhjælper-funktioner ved en sammenlægning kunne være blevet tilbudt kontoruddannede i opsagte stillinger. Den administrative lederkreds anerkender, at der muligvis i enkelte tilfælde kunne være sket sammenlægning af funktioner, som kunne være tilbudt kontoruddannede. Der vil derfor fremadrettet være skærpet ledelsesmæssig opmærksomhed på området med henblik på at sikre en hensigtsmæssig balance mellem studentermedhjælpere og kontoruddannede, herunder at vurdere muligheden for sammenlægning af flere funktioner. Sagsbehandler AGA

9 Modtager(e): Hovedsamarbejdsudvalget og Administrationens samarbejdsudvalg Bilag 3 Notat Angående status for SPARTO SPARTO nedlægges som selvstændigt program SPARTO nedlægges som selvstændigt program, idet projektets oprindelige tværorganisatoriske formål er blevet indfriet. Det er besluttet d af programstyregruppen for SPARTO. SPARTO blev iværksat for at sikre en tværgående koordinering af de administrative projekter, som skal sikre opdaterede stamdata om personer, processer for bestillinger og en effektiv brugeradministration ved tiltrædelse og ophør af medarbejdere. Det er vurderingen i styregruppen for SPARTO, at man nu har belyst og analyseret projektsammenhængene i en sådan grad, at der ikke er brug for den fælles ramme i SPARTO for at arbejde effektivt med de identificerede opgaver (enkeltprojekter, som både omfatter oprydning i gammel teknisk gæld og forbedringer for brugerne ) SPARTO erstattes derfor af to store projekter samt en række mindre projektet. De to store projekter bliver fremadrettet Tjek&Go og IT-arbejdspladsen (uddybes nedenfor). Den nødvendige fremtidige koordinering forventes varetaget via LEA og porteføljestyring og med en solid repræsentation af fakulteterne i styregrupperne for de to projekter. Dato: 8. december 2014 Side 1/3 SPARTO s væsentligste bidrag SPARTO har på nuværende tidspunkt leveret en række væsentlige bidrag. De væsentligste er: Der er gennemført en oprydning i Enhedsregistreret i tæt dialog med institutsekretærerne og aftalt nye arbejdsgange for vedligeholdelse af oplysninger om enhederne. Den aktuelle organisering af AU er dermed afspejlet i forskellige systemer. AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk

10 Der er udviklet og implementeret lister/oversigter, således at institutterne mere enkelt og effektivt kan afstemme og se, hvilke personer der er tilknyttet og ansat på de enkelte enheder. Ca. 350 personer fordelt på 43 sekretariater er blevet undervist. Der er ryddet op i antallet af dobbeltidentiteter (f.eks. at en studerende kan optræde med to forskellige identiteter i STADS) - knap tilfælde blev fundet i IDM (AU s centrale Identity Management System). Det betyder at lister over brugere på AU er opdaterede. Den vedtagne passwordpolitik på AU kan nu overholdes på selvbetjeningen, mit.au.dk. Når man skifter password på mit.au.dk, skifter det med det samme også i WAYF, Eduroam, post.au.dk, WebSTADS, ipass og evalg. Det er et væsentligt skridt på vejen mod same-sign-on, hvor medarbejderne kan bruge det samme password på tværs af AU-systemer. En række væsentlige forbedringer i præsentationen af VIP er og TAP er i PURE Side 2/3 Tjek&Go Projektet skal udvikle en brugergrænseflade til institutsekretærerne, således der skabes én administrativ indgang til bestillinger i forbindelse med ansættelse, ændring og ophør af medarbejdere. Det skal sikre mere effektive arbejdsgange for alle involverede. Som grundlag for Tjek&Go projektet skal der udvikles sammenhænge mellem flere systemer, således at dobbeltindtastninger undgås og bestillinger kan automatisereres. Udviklingen i forhold til de bagvedliggende systemer (bl.a. IDM) er pt. i gang. Projektet Tjek&Go starter i marts 2015 som pilotprojekt på Health og omfatter institutsekretariater, administrationscenter samt Fællesadministrationen. Der skal lægges en plan for, hvornår implementering skal ske på de øvrige fakulteter. IT-arbejdspladsen Projekt IT-arbejdspladsen er en forudsætning for Tjek&Go (for at opnå tekniske forenklinger og mindre udviklingstid). Målet er at effektivisere samt give brugerne en bedre brugeroplevelse. Det sker bl.a. med ensartet adgang til deling af filer med andre brugere på tværs af organisationen og ikke mindst færre password (det gælder standard-pc ere og ikke forsknings-it) Fokus på at samle og lette hele programlicensområdet således, at det er klart hvilke licenser AU har, hvilke der er standard, og hvilke man kan tilkøbe. Etablere en Dropbox-lignende løsning som ligger inden for den gældende lovgivning, da dette er et stort ønske blandt brugerne.

11 Der er allerede gennemført en række tekniske tiltag i projektet. Bl.a. er 18 printløsninger blevet til én og 11 systemer til udrulning af software er blevet til ét. Disse tiltag bidrager til målet om, at nye medarbejdere skal kunne oprettes i systemerne via én brugergrænseflade i Tjek&Go. Side 3/3 Studerende SPARTO projektet har primært haft fokus på medarbejdere, men har i forhold til de studerende også kortlagt og samlet en række tiltag, som kan forbedre de studerendes møde med AU. De væsentligste tiltag er omkring indskrivning, ændringer og ophør som studerende. Tiltagene skal fremadrettet prioriteres og gennemføres. Der er dog allerede leveret en række mindre bidrag, bl.a. omkring login til selvbetjening og dobbeltidentiteter på internationale studerende. Fra uge 49 vil det endvidere være muligt at sende mail til nye studerende, selvom de endnu ikke har været logget på mit.au.dk I første kvartal af 2015 udvikles der forbedringer af sammenhængen mellem STADS og IDM, således der bl.a. sikres opdaterede stamdata om de studerende. Det vil systemerne på uddannelsesområdet få glæde af. Det er muligt at læse mere om SPARTO-programmet og de gennemførte leverancer på