Bestyrelsesmøde torsdag d. 10. maj 2012 kl. 19:00 - ca. 22:00

Transkript

1 Bestyrelsesmøde torsdag d. 10. maj 2012 kl. 19:00 - ca. 22:00 Deltager fra bestyrelsen: Formand Anja Valhøj (ANV), Kasserer Andreas Boye (AB), Best.medlem Sussi S. Hansen (SSH), Best.medlem Anne Brix (ABX), Best.medlem Dennis Nielsen (DN), Deltager fra ledelsen: Skoleleder Mik Erbs (ME) Afbud: Souschef Pia Nielsen (PN) Peter Hansen (PH ) Shaddie Mackeprang(SM ) Kage: SSH Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt B ANV 0 19:00-19:10 2. Årsrapport 2011 B ANV 0 19:10-19:30 Regnskab for 2011 er afsluttet og godkendt på bestyrelsesmøde i april. Revisor deltager i bestyrelsesmøde og orienterer om regnskabet for 2011 og for at drøfte næste års regnskab. Revisor deltog i mødet på dette punkt. Baggrunden for, at Revisor ønskede at deltage på mødet var for at vejlede bestyrelsen og ledelsen i forbindelse med den løbende budgetopfølgning og bogføring samt afslutningen af regnskabet. Revisor påpeger bl.a. det problematiske i, at skolen har skiftet regnskabssystem (i januar 2011) og at der i 2012 har være flere personer til udførelse af bl.a. bogføringen. Dette har givet nogle problemer med revisionen. Revisor vil gerne hjælpe med at vejlede os fremadrettet. Bestyrelsen orienterede om, at regnskab nu er tilbageført til kontoret (på en person), så det med, at der er flere på opgaven, er ikke et problem mere. Revisor udarbejder en samlet liste over hvad der skal være klar og på hvilken måde til revisionen. Der fremsendes en kopi af forretningsorden og alle de procedure, der bliver lavet ang. bogholderi til revisor. 3. Orientering ved skoleleder og formand Status på elevantal: 84. O ANV/ME 1 19:30-19:40 Tysklærer i 9. klasse, Otto Sørensen, har meddelt at han stopper. Fraværsoversigt pr (bilag 3.1). Det nye elevtal er 86 hvoraf én er på prøve. 2 mere er på vej på prøve 1

2 Otto har sagt op. Tysk undervisning er suspenderet. Der undervises i stedet i Dansk og Engelsk, som 9. klasse skal til afgangseksamen i. Maibrit har sagt ja til at tage 89 til næste år. SFO Jette i løntilskud har valgt at stoppe, da vi ikke kan love hende job i fremtiden. Der starter først en ny så Skoleleder vil skrive på Intra om der er nogle forældre som kan hjælpe i ude 20 Rengøring. Anne står for administration af rengøring, og finder sammen med Mik en løsning håndtering af manglende rengøring, fakturaer mv. 4. Budget 2012 B ØK 4 19:40-20:00 ØK fremlægger budget med Balance, likviditetsbudget, restancer. Skoleleder redegør for status for restancer (både skolepenge og rengøring), samt status for opkrævning/ inkassoprocedure. Bestyrelsen skal beslutte hvem, der skal have fuldmagter til Merkur Bank. Det foreslås at formand, kasserer og skoleleder får fuldmagt til at betale regninger mv, mens øvrige bestyrelsesmedlemmer i økonomiudvalget får kiggeadgang. Balance (4.1), likviditetsbudget (4.2). Restancer skolepenge 4.3). Det eneste nye er at VordingborgKkommune har betalt leje af gymnastiksalen/fodboldbaner Der er intet nye til budget Der arbejdes stadig på reduktion af dette års budgetunderskud. Vi afventer forhandling med banken ang. omlægning af lån til efter september. Adgang til Merkur bank det besluttes at formand /skoleleder / kasserer for angang til at betalt regninger PH og DN har kigge-adgang. 5. Lokalaftale Der gives status for forhandling af lokalaftale B ANV 0 20:00-20:20 Skoleleder, kasserer, Tr og fagforening har holdt møde vedr. lokalaftale den 3. maj. Lærerne er kommet med et forslag til lokalaftalen se bilag Skoleleder tager en snak med fagforeningen i morgen angående dette bilag 6. Lærernes trivsel D ME 1 20:20-20:50 Mik orienterer om hvordan det går med lærerne. Resultat af trivselsundersøgelse. Og seneste ugers forløb. 2

3 Trivselsundersøgelse (bilag 6.1) Det der bliver tolket ud fra undersøgelsen der er lavet er at hoved problemet er mistillid personale imellem og personale og ledelsen. Der arbejdes på at der komme en person udefra og tager en snak med alle en til en og derefter som en gruppe. Lige i øjeblikket er det en rigtig god stemning på lærerværelset. Sagen kommer på næste bestyrelse møde 7. Årskalender skoleåret 2012/13 B ME 1 20:50-21:10 Bestyrelsen skal godkende årskalender for skoleåret 2012/13. Årskalender hænger sammen med sag nr. 5 om lokalaftale. Årskalender for skoleåret 2012/13 (7.1). Det der ligger i årskalender er 3 pædagogisk dage, som kan anvendes til drøftelser mellem lærere og bestyrelse. Lærere vil gerne at 1 dag bliver til dem selv. Bestyrtelsen foreslår, at den dag som lærerne gerne vil have, bruger de på at kigge på virksomhedsplanen. ANV og ABX kommer med oplæg til proces. Årsplanen besluttes på næste møde. 8. Revision af bestyrelsens forretningsorden B ANV 1 21:10-21:30 Bestyrelsen har tidligere besluttet at forretningsgang omkring økonomistyring og økonomiudvalg samt bestyrelses-fuldmagter til skolens kontoer (Merkur, Nordea og danske Bank), procedure ved formandsskift indskrives i bestyrelsens forretningsorden. Der er udarbejdet ændringer til forretningsordenen. Ændringer/nyt markeret med gul. Bilag 1 til forretningsordenen er ny tekst, men bygger på beslutninger, truffet på tidligere bestyrelsesmøder (ekstraordinær bestyrelsesmøde juni 2011 og temamøde marts 2012). Forslag til revideret forretningsorden (bilag 8.1). Det besluttes at souschef ikke skal deltage på bestyrelsesmøder. Forretningsorden er godkendt. 9. Dato og emner til temamøde B ANV 0 21:30-21:45 Tag kalender med! Forslag til emner: Indsatsområder for 2012/13 Proces for ny profil for Sværdborg Friskole 3

4 Rengøringsmodel Det ene indsatsområde er en ny profil for Sværdborg Friskole Det andet område ligges det op til at læreren kommer med et forslag ANV komme med et oplæg til skoleleder som han kan tage med til lærermøde 10. Brev fra forældre vedr. rengøring og dansktimer B ANV 1 21:30-21:45 Forældre til barn i 56 har fremsendt brev vedr. bekymringer om dansktimer i 56 samt om holdning til rengøring. Brev fra forældre til elev i 56 (bilag 10.1) ANV svarer på brevet, og henviser til skoleleder på skoledelen og at rengøring tages med i vores betrækning, når vi når så langt. 11. Evt B ANV 0 21:45-22:00 Forældrearbejde listen er sendt til Jan Staugaard som overtager denne liste. Vi tager dette op til næste møde Dennis ringer til alle malermestrene for at se om de har noget maling de kan undvære. Andres foreslår, at man kunne lave nogle film, hvor nogle børn udtaler sig som vi kunne ligge på facebook m.m 12. Godkendelse/Underskrift af referat Anja Valhøj Shaddie M. Mackenprang Andreas Boye Formand Næstformand Kasserer Sussi S. Hansen Dennis Nielsen Peter Hansen Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Anne Brix Bestyrelsesmedlem Punkter på kommende møder Proces for ny profil for Sværdborg Friskole Status på 78 (fast punkt) 4

5 Temamøde D = Drøftelse O = Orientering B = Beslutning 5