Møde i Indberetterudvalget, 27. januar 2015

Transkript

1 30. januar 2015 SMC Møde 9 Møde i Indberetterudvalget, 27. januar 2015 Til Indberetterudvalget Tid og sted Deltagere Afbud kl i Danmarks Statistik, Styrelsens mødelokale Søren Schiønning Andersen, Danmarks Statistik Rune Lorentzen, Erhvervs- og Vækstministeriet Ove Holm, Dansk Transport og Logistik Finn Christiansen, Landbrug og Fødevarer Jes Lerche Ratzer, DI organisation for erhvervslivet Søren Buchmann Petersen, Dansk Erhverv Jacob Thiel, Håndværksrådet Bjarke Thorbjørn Petersen, Erhvervsstyrelsen Aske Nielsen, Min. for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Carsten Zornig, Danmarks Statistik Carsten Zangenberg, Danmarks Statistik Ashu Conrad, Danmarks Statistik Hanne-Pernille Stax, Danmarks Statistik Claus Werner Andersen, Danmarks Statistik (deltog under pkt. 5) Ole Olsen, Danmarks Statistik (deltog under pkt. 6) Martin Lundø, Danmarks Statistik (deltog under pkt. 6) Kim Normann Andersen, CBS Lars Knudsen, Dansk Arbejdsgiverforening Finn Bo Frandsen, Dansk Byggeri 1. Godkendelse af dagsorden Velkommen Søren Schiønning Andersen bød velkommen og fortalte, at han havde tiltrådt stillingen som afdelingsdirektør efter Hilmar Bojesen. Søren Schiønning Andersen introducerede Danmarks Statistiks kommunikationschef, Carsten Zangenberg, som fremover vil deltage i møderne. Dagsorden og referatet blev godkendt. 2. Meddelelser Reformproces Søren Schiønning Andersen informerede om den reformproces i Danmarks Statistik, som Rigsstatistiker Jørgen Elmeskov havde igangsat. Der var indsamlet et bredt katalog af forslag, som var blevet samlet i en række reforminitiativer. Sideløbende hermed havde Danmarks Statistik bedt Deloitte om at gennemføre en budgetanalyse, med henblik på at udpege områder, som kunne frigøre ressourcer til mere analysearbejde. Deloittes anbefalinger stemte i høj grad overens med de reforminitiativer, som Danmarks Statistik selv havde peget på. 1/8

2 Budgetanalysen viste dog samtidig, at Danmarks Statistik faktisk er en ret effektiv organisation, og at mængden af ressourcer, der kan frigøres, derfor er begrænset. Blandt initiativerne var et forslag om, at Danmarks Statistik skal yde en særlig indsats over for de virksomheder, som har særlig betydning for statistikproduktionen, og som derfor kan betegnes som forretningskritiske. Blandt de øvrige initiativer blev der peget på øget online fejlsøgning, maskinel korrektion af åbenlyse fejl og standardisering af interne arbejdsprocesser. Strategi 2020 Søren Schiønning Andersen fortalte herefter, at Danmarks Statistik har igangsat arbejdet med Strategi 2020, som vil blive udarbejdet i løbet af Strategien vil indarbejde initiativer fra reformprocessen og budgetanalysen, og bl.a. have fokus på, at Danmarks Statistiks produkter og formidling skal have et højere analytisk niveau. Jes Lerche Ratzer spurgte, om den kommende Strategi 2020 vil inddrage elementer fra den fælles offentlig strategi for digitalisering i Staten. Carsten Zornig svarede, at Danmarks Statistik følger arbejdet med Digitaliseringsstrategi 2020 tæt, og vil inddrage relevante elementer, fx strakshåndtering af indberetninger fra indberettere. Søren Schiønning Andersen tilføjede, at straks-håndtering af indberetninger på sigt forventes at kunne føre til hurtigere indberetninger, og måske endda bidrage til hurtigere publicering af data. Danmarks Statistiks arbejde med Strategi 2020 og relationerne til Digitaliseringsstrategi 2020 vil blive taget op på et af de kommende møder i Indberetterudvalget. Arbejdsplan 2015 Rigsrevisionens rapport Indberetterudvalget havde i november 2014 fået tilsendt udkast til Danmarks Statistiks Arbejdsplan for 2015, og Søren Schiønning Andersen takkede for de tilbagemeldinger som Danmarks Statistik havde modtaget. Endelig fortalte Søren Schiønning Andersen, at Rigsrevisionens i efteråret 2014 havde udgivet en rapport om statslige myndigheders håndtering af fortrolige data. Rapporten havde blandt andet påpeget, at Danmarks Statistiks logning af interne opslag i individdata ikke var tilstrækkelig. Logningen vil blive derfor blive udvidet i 2015, så den bliver i overensstemmelse med den nye fortolkning af sikkerhedsbekendtgørelsen. Søren Schiønning Andersen understregede, at tilliden til, at Danmarks Statistik håndterer fortrolige data sikkert og korrekt er essentiel, og at det er Danmarks Statistiks overbevisning, at indberetterne har fuld tillid til Danmarks Statistiks håndtering af data. Carsten Zangenberg tilføjede, at den medieomtale, der havde fundet sted havde blandet flere elemeter sammen. Medieomtalen kunne give indtryk af, at de enkelte medarbejdere har adgang til alle data, hvilket ikke er tilfældet. Danmarks Statistik sikrer, at den enkelte medarbejder kun autoriseres til de data, der er relevante for at kunne producere den pågældende statistik. Søren Schiønning gav herefter ordet til Carsten Zornig, som præsenterede tre aktuelle tiltag på statistikområdet. Beskæftigede ved bygge og anlæg Carsten Zornig fortalte, at det nuværende spørgeskema til Beskæftigede ved bygge og anlæg skal udvides, så der fremover både indsamles oplysninger om beskæftigelse og omsætning på de fem stillingskategorier i skemaet. Det nye skema implementeres fra maj /8

3 Søren Schiønning Andersen tilføjede, at ændringerne til spørgeskemaet om Beskæftigede ved bygge og anlæg vil bidrage til en forbedring af Nationalregneskabet. Register for andelsboliger Adgang til finansiering Danmarks Statistik har igangsat et arbejde i samarbejde med Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, med henblik på at opbygge et register for andelsboliger. Dette register vil gøre det muligt at nedlægge dataindsamlingen af salgspriser på andelsboliger, som hidtil er blevet indsamlet via spørgeskema. Registeret etableres i løbet af Danmarks Statistik havde i december 2014 gennemført dataindsamlingen til den 5-årlige statistik, Adgang til finansiering. Undersøgelsen blev gennemført sidst for 5 år siden. Statistikken belyser små og mellemstore virksomheders adgang til finansiering, herunder låne- og ejerskabsfinansiering samt andre former for finansiering. Statistikken vil blive offentliggjort i Ove Holm spurgte, hvordan indberetterne havde taget imod undersøgelsen, og om den var obligatorisk. Carsten Zornig bekræftede, at undersøgelsen var obligatorisk, og at virksomhederne havde været meget positive over for undersøgelsen. Dette var et eksempel på, at virksomhederne gerne vil indberette til undersøgelser, hvor formål og relevans er tydelig. Hanne-Pernille Stax tilføjede, at indberetningen havde været effektiv, og at Danmarks Statistik modtog 25 pct. af samtlige besvarelser i løbet af de første 2 dage. Søren Schiønning Andersen takkede for gennemgangen og sagde, at resultaterne af undersøgelsen om adgang til finansiering vil blive sendt til Indberetterudvalget, når de er publiceret. 3. Status fra Virksomhedsforum Virksomhedsforum Ashu Conrad præsenterede en status over implementering af de forenklingsforslag fra Virksomhedsforum om byrderne ved indberetning af statistiske oplysninger. Af de 17 forslag fra 2013 var 7 implementeret: 209: Grundig brugeranalyse og implementering af nødvendige forbedringer i indberetningsløsningen til Intrastat 219: Relevans af indberetning til Danmarks Statistik for den enkelte virksomhed 245: Nedbringelse af højt tidsforbrug ved udfyldelse af statistikker 249: Oplysning om kladdefunktion ved statistikindberetning 250: Motiverende information til indberetterne om anvendelsen af statistiske indberetninger 253: Klarhed om interne stillinger indgår i statistik over ledige stillinger 257: Bedre information til virksomhederne om Danmarks Statistik om udtagning til stikprøve 261: Unødvendigt ekstra trin ved indberetning til Intrastat 3/8

4 3 forslag gennemføres løbende eller delvist: 225: Følg eller forklar princip for indhentning af statistikker og statistikoplysninger som ikke er reguleret af EU 243: Indberetninger til Danmarks Statistik koordineres med virksomhedens tidsplan 251: Statistikudtræk af egne indberetninger til Danmarks Statistik (gennemføres delvist) 2 forslag gennemføres ikke: 221: Virksomhederne indberetter data om antal ansatte og ledige stillinger til flere forskellige myndigheder 254: Datagenbrug vedr. industriens energiforbrug Herudover havde Virksomhedsforum i 2014 stillet 4 nye forslag: 220: Genbrug af data mellem Listesystem, Intrastat og Udenrigshandel med tjenester 246: Særlig indsats fra Danmarks Statistik overfor virksomheder med mange indberetninger 258: Begrænsning af antal statistikker, som en virksomhed skal deltage i inden for et år 259: Bedre oplysning om muligheder for indberetninger med anvendelse af Idep.web Jes Lerche Ratzer spurgte til status på forslag 258 om begrænsning af antal statistikker, som en virksomhed skal deltage i inden for et år, og om der var et tilsvarende arbejde i gang i forhold til virksomheder med flere end 20 ansatte. Ashu Conrad svarede, at Danmarks Statistik har lavet en foreløbig undersøgelse af, om det vil begrænse mulighederne for at producere statistikkerne, hvis antallet af indberetninger begrænses for virksomheder med Undersøgelsen viser, at det ikke er ukompliceret at begrænse antallet af statistikker for denne gruppe virksomheder. Det forventes, at resultaterne af undersøgelsen kan præsenteres på næste møde i Indberetterudvalget. Når resultaterne foreligger, vil Danmarks Statistik tage stilling til, om det er muligt at udbrede arbejdet til virksomheder med flere end 20 ansatte. Jes Lerche Ratzer spurte, om Danmarks Statistik havde igangsat initiativer i gang i forhold til forslag 246, med henblik på at lette indberetningsopgaven for virksomheder med mange indberetninger. Carsten Zornig svarede, at Danmarks Statistik havde igangsat en række initiativer. Generelt anvender Danmarks Statistik de mange frivillige brugerevalueringer til at afdække, om der er statistikker, der er særligt tidskrævende, og hvor der er behov for at optimere det digitale spørgeskema. Samtidig undersøges det, om det vil være muligt at sprede indberetningsopgaven på flere virksomheder, så den enkelte virksomhed skal deltage i færre undersøgelser. Endelig overvejes det, om det er muligt at foretage en særlig indsats for de virksomheder, som er forretningskritiske i forhold til statistikproduktionen. Søren Schiønning Andersen takkede for gennemgangen og konkluderede, at der følges op på de igangværende initiativer på næste møde i Indberetterudvalget. 4/8

5 4. Bekendtgørelse om obligatorisk digital indberetning til Danmarks Statistik Bekendtgørelsen Carsten Zornig informerede om den nye bekendtgørelse om obligatorisk digital indberetning til Danmarks Statistik. Med den reviderede bekendtgørelse er kravet om digital indberetning udbredt til alle lovpligtige undersøgelser fra Blandt de større ændringer i bekendtgørelsen var, at de traditionelle papirbreve afløses af digital post eller . Den initiale henvendelse sendes til virksomhedernes digitale postkasse. Samtidig er fristerne for kommunikationen med virksomhederne ændret, så første henvendelse vedrørende en ny statistik skal fremsendes senest 20 dage før indberetningsfristen, mens løbende anmodninger om indberetning skal fremsendes senest 10 dage før fristen. Herudover er virksomheder med en årlig omsætning under én mio. kr. ikke længere forhåndsfritaget fra kravet om digital indberetning, men kan søge om dispensation på lige fod med andre virksomheder. Søren Schiønning Andersen takkede for gennemgangen og orienterede om, at bekendtgørelsen træder i kraft den 1. februar Status på digitalisering Digitaliseringsgrad Hanne-Pernille Stax præsenterede status på digitaliseringen af de årlige virksomhedsindberetninger til Danmarks Statistik. 91 pct. af alle lovpligtige indberetninger er foretaget digitalt i 2014, mens digitaliseringsgraden for frivillige undersøgelser er på 40 pct. Målsætningen er, at alle lovpligtige indberetninger vil være digitale ved udgangen af 2015, med mindre virksomhederne har dispensation for kravet om digitalindberetning. Dette omfatter på nuværende tidspunkt kun 370 ud af de ca virksomheder, som hvert år indberetter til Danmarks Statistik. Den digitale indberetning er primært baseret på digitale blanketter med online validering af data, som suppleres med upload og system-til-system løsninger, fx XBRL indberetning. Ove Holm spurgte, om Danmarks Statistik kender årsagen til den lave digitaliseringsgrad for de frivillige indberetninger. Hanne-Pernille Stax svarede, at dette som udgangspunkt skyldes, at virksomhederne automatisk får tilsendt et papirskema indtil de har indberettet digitalt første gang. Dette indtryk understøttes af brugerevalueringerne, der viser, at den største barriere er den første digitale indberetning. Jacob Thiel spurgte, om der var en branchefordeling for digitaliseringsgraden. Hanne-Pernille Stax svarede, at dette ikke er tilfældet. Jes Lerche Ratzer spurgte, om virksomhederne kan svare retur på digital post fra Danmarks Statistik. Carsten Zornig svarede, at Danmarks Statistik har fravalgt denne mulighed, da målsætningen er, at virksomhederne skal klikke sig direkte fra den digitale henvendelse og ind på den oplysningsside, der er knyttet til de enkelte undersøgelser. Her vil det være muligt at indberette, der vil være hjælp og vejledning 5/8

6 i indberetningen, og der er adgang til support fra en af Danmarks Statistiks medarbejdere. XBRL status Claus Werner Andersen informerede om status på Danmarks Statistiks arbejde med at modtage indberetninger til regnskabsstatistikken i XBRL format (extensible Business Reporting Language). I 2014 etablerede Danmarks Statistik en løsning, hvor virksomhedernes årsregnskaber til Erhvervsstyrelsen genbruges i Danmarks Statistiks digitale blanket, så virksomhederne kun skal udfylde de statistiske oplysninger der mangler. Danmarks Statistik har modtaget blandede tilbagemeldinger på denne service, da det undrer virksomhederne, at vi ikke bare kan udfylde alle oplysninger i blanketten. Danmarks Statistik har derfor igangsat en proces i samarbejde med FSR - danske revisorer og XBRL Danmark, med henblik på at finde en løsning på dette. Målsætningen er, at indberetningen foretages af virksomhedernes revisorer, når disse alligevel laver virksomhedernes årsregnskaber. Danmarks Statistik forventer, at de kan informeres om denne mulighed i forbindelse med, at der medio 2015 indsamles regnskabsoplysninger for Søren Schiønning Andersen tilføjede, at der kan være et potentiale i forhold til at reducere indberetningsopgaven for andre statistikker, fx virksomhedernes itudgifter, som også vil være en kandidat til XBRL indberetning. Ove Holm spurgte, hvordan denne løsning kommunikeres til virksomhederne mange vil måske ikke forstå betydningen af XBRL. Claus Werner Andersen svarede, at Danmarks Statistik vil informere om, at virksomhederne kan indgå en aftale med deres revisor om indberetningen. Danmarks Statistik vil samtidig tilbyde at kommunikere direkte med revisorerne omkring indberetningen, og her vil XBRL være et velkendt begreb. Ove Holm spurgte, om Danmarks Statistik havde planer om at digitalisere indberetningerne fra virksomheder i regnskabsklasse A og B. Claus Werner Andersen bekræftede dette. XBRL løsningen forventes også at blive en løsning for virksomheder i regnskabsklasse A og B. Søren Schiønning Andersen takkede for præsentationen og forslog, at emnet tages op igen på mødet i Indberetterudvalget til december. Brugerevalueringer Hanne-Pernille Stax præsenterede herefter resultaterne i de seneste brugerevalueringsrapporter. Generelt viser brugerevalueringerne, at der er en høj grad af tilfredshed med selve indberetningsløsningerne. De største udfordringer for indberetterne er at fremfinde de data, der skal indberettes, ligesom adgangen til løsningerne med NemId medarbejdersignatur giver udfordringer. Samlet er brugerevalueringerne positive på trods af, at Danmarks Statistik forsøger at spørge til vanskeligheden ved at indberette. Formålet med denne tilgang er at tilskynde til negativ feedback for derigennem at få input til forbedringsmuligheder. Jes Lerche Ratzer spurgte, om brugerne kommenterer, at det kan være nødvendigt at spørge flere personer i virksomheden for at kunne indberette, fx til undersøgelsen om forskning, udvikling og innovation i erhvervslivet. 6/8

7 Hanne-Pernille Stax svarede, at det ikke var noget, vi hører om. Hovedparten af kommentarerne handler om, at de ikke forstår hvorfor deres virksomhed er udtrukket til den pågældende undersøgelse. Carsten Zornig tilføjede, at indberetterne har mulighed for at udskrive kladde, som gør det nemmere i fx de tilfælde, hvor man skal indhente data til brug for indberetningen fra forskellige afdelinger i virksomheden. Søren Schiønning Andersen takkede for præsentationen og konkluderede, at der fremover følges fast op på brugerevalueringerne på møderne i Indberetterudvalget. 6. Opfølgning på nye statistikker Grønne varer og tjenester Ole Olsen fortalte om erfaringerne med statistikken om grønne varer og tjenester. Undersøgelsen har været svær at gennemføre, fordi mange virksomheder fandt det svært at forholde sig til, hvad der kan og bør opfattes som en grøn vare eller tjeneste. Dette har medført en del telefonisk opfølgning på de besvarelser, der er modtaget. Statistikken er netop blevet publiceret og kan findes på Søren Buchmann Petersen sagde, at virksomhedernes problemer med at definere grønne varer og tjenester kunne være forudset, og at dette også var blevet påpeget i forbindelse med de høringssvar der var afgivet i forbindelse med undersøgelsen. Ole Olsen svarede, at vi nu har fået mange gode input, og at undersøgelsen forventes at give færre udfordringer næste gang den gennemføres. Søren Schiønning Andersen tilføjede, at mere beskrivende tekst omkring definitionen af grønne varer og tjenester vil bidrage til at gøre undersøgelsen mere forståelig. Søren Buchmann Petersen spurgte, om Danmarks Statistik diskuterer disse udfordringer med brugerne af statistikkerne. Søren Schiønning Andersen svarede, at Danmarks Statistik løbende afholder møder med brugerne i Danmarks Statistik kontaktudvalg, og den pågældende undersøgelse havde tidligere været på dagsordenen i kontaktudvalget for miljøregnskaber. Salg af økologisk føde og drikkevarer Martin Lundø fortalte om erfaringerne med undersøgelsen vedr. økologisk food service (føde og drikkevarer). Der har været stor fokus for dette område, og brugerinteressen har været stor. Undersøgelsen var forløbet planmæssigt, og det forventes, at der kan der bliver udmeldt en publiceringsdato inden for 2 uger. 6. Eventuelt Emner til næste møde Søren Schiønning Andersen spurgte, om der var nogen der havde ønsker til dagsordenen for næste møde i Indberetterudvalget. 7/8

8 Ove Holm sagde, at det vil være interessant at høre mere om resultaterne af det Peer Review, som var blevet gennemført i december 2014, og hvor nogle medlemmer fra Indberetterudvalget havde deltaget. Søren Schiønning Andersen var enig i dette forslag. Peer Review er baseret på en den internationale Code og Practice, som indeholder 15 principper for god statistikproduktion og ca. 70 målepunkter. Processen i Danmarks Statistik havde resulteret i en række positive tilbagemeldinger, bl.a. om en høje grad af genbrug af administrativ data, en effektiv central dataindsamling og en høj digitaliseringsgrad sammenlignet med andre land. Den færdige rapport forventes at foreligge inden for 9 uger. Rapporten vil blive gjort tilgængelig på Danmarks Statistiks hjemmeside. Carsten Zangenberg tilføjede, at der gennemføres tilsvarende Peer Reviews i andre statistikbureauer, men at resultaterne af de enkelte Peer Reviews ikke benchmarkes i forhold til hinanden. Søren Schiønning Andersen bad Hanne-Pernille Stax og Carsten Zornig følge op på, om Danmarks Statistiks digitaliseringsgrad kan sammenlignes med digitaliseringsgraden i andre lande. Emner til næste møde Følgende emner tages op på de kommende møder i Indberetterudvalget: 1) Strategi 2020 og Digitaliseringsstrategi ) Indberetningsbyrde for mellemstore virksomheder 3) Status på muligheden for XBRL indberetning til regnskabsstatistikken 4) Opfølgning på brugerevalueringer 8. Næste møde Næste møde 28. maj kl /8