Referat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde Tid: Onsdag den 27. marts 2014 kl Sted: SOSU Nord Mødelokale C, ledelsessekretariatet, Viren 15, 9310 Vodskov Til stede: Poul Hedemann Jan Nielsen Kristian Gaardsøe Birger Thomsen Anne-Mette Nielsen Ina Thomsen Aase Povlsen Anja Jørgensen Lene Kvist Mette F. Lyng Peter Nørrevang (PH) (JN) (KG) (BT) (AN) (IT) (AP) (AJ) (LK) (ML) (PN) Formand Aalborg Kommune FOA Aalborg FOA Brønderslev SOSU Nord, medarbejderrepræsentant SOSU Nord, medarbejderrepræsentant SOSU Nord, elevrepræsentant SOSU Nord, direktør SOSU Nord, udviklingschef SOSU Nord, økonomichef Statsaut. Revisor, Deloitte Fraværende: Karina Nygaard Birthe Andersen Jørgen R. Henriksen (KN) (BA) (JH) SOSU Nord, ressourcechef KKR Region Nordjylland, næstformand Distribueret til: Medlemmer SOSU Nords revisor SOSU Nords hjemmeside SOSU Nords Intranet Referent: Tina Vejergang (TV) SOSU Nord, ledelsessekretær Referat: 1. Godkendelse af referat fra møde den 13. december 2013 Referatet blev godkendt uden bemærkninger og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. TIVE_ Side 1 af 8

2 Ressourcer 2. Regnskab 2013 v/mette Lyng og Peter Nørrevang a. Årsrapport 2013 b. Årsresultat 2013 a. Statsaut. Revisor Peter Nørrevang, Deloitte, gennemgår årsrapporten og revisionsprotokollatet (bilag 2.0 og 2.1) og svarer på spørgsmål b. Årsresultat 2013 (bilag 2.2, 2.3 og 2.4) gennemgås ikke på mødet, men der er mulighed for at stille spørgsmål Bilag 2.0_Årsrapport 2013 (udleveres også på mødet) Bilag 2.1_Revisionsprotokollat 2013 (udleveres også på mødet) Bilag 2.2_Aktivitetsopgørelse 2013 Bilag 2.3_Resultat 2013 Bilag 2.4_Noter til resultat 2013 Bilag 2.5_Indberetning af årsrapport og revisionsprotokollat 2013 Til beslutning. PN gennemgik årsrapport og revisionsprotokollat for 2013 i overordnede træk. Samtidig fremhævede han at SOSU Nord har en yderst fornuftig økonomistyring hvilket ligeledes afspejler sig i årets resultat og næste års budget. Bestyrelsen godkendte enstemmigt årsregnskab og revisionsprotokollat, og begge dokumenter blev underskrevet af deltagerne på mødet. Marked 3. Gennemgang og godkendelse af SOSU Nords strategiindsatser for 2014-(2015) v/anja Jørgensen Ledelsen har på baggrund af diverse analyser, evaluering af året 2013 og dialogmøder i 2013 udarbejdet en oversigt over de strategiske indsatser for året 2014-(2015). Der er skabt en rød tråd fra indsatsplanen til både handlingsplan for øget gennemførsel til Undervisningsministeriet samt til mini handlingsplaner for alle teams. Bilag 3.1_SOSU Nords strategiske indsatser for TIVE_ Side 2 af 8

3 Bilag 3.2_Kompetencestrategi _udkast 22. januar 2014 Til godkendelse. AJ introducerede deltagerne til bilag 3.1, som er første udgave af sin slags. Dokumentet beskriver delmål inden for hovedområderne ressourcer, marked og organisation. AJ refererede til og kommenterede SOSU Nords udkast til kompetencestrategi, bilag 3.2, som er en forudsætning for at skolen kan hjemsøge midler til kompetenceudvikling. Deltagerne var yderst tilfredse med de beskrevne initiativer og afgav deres uforbeholdne accept til at SOSU Nords ledelse kan arbejde videre med de beskrevne strategiske indsatsområder. Ligeledes blev udkast til kompetencestrategi godkendt uden kommentarer. 4. Gennemgang og godkendelse af indsatser i skolens handleplan for øget gennemførsel til Undervisningsministeriet 2014 v/lene Kvist SOSU Nord skal igen i år indsende handleplan for øget gennemførsel (HØG) til Undervisningsministeriet. Indsatserne i handleplanen bygger på de taltendenser som SOSU Nord, dels har fået tilsendt fra ministeriet, dels de tal skolen selv har indsamlet i løbet af Taltendenserne og således baggrunden for valg af indsatser i HØG vil blive gennemgået. Bilag 4.1_Handleplan for øget gennemførsel 2014 Til godkendelse. Formålet med HØG er at beskrive specifikke indsatser fra skolens side for at reducere frafald af elever på SOSU uddannelserne. LK fremhævede at SOSU Nord har grund til at være stolte over skolens frafaldstal hvor tendensen for 2013 så ud som følger: Meget lavt frafald på social- og sundhedsassistentuddannelsen (SSA) på 3% samt uddannelsen til pædagogisk assistent (PAU) på 4% Mindre stigning i frafald på grundforløb (GF) og status quo på social- og sundhedshjælperuddannelsen (SSH) Som følge heraf, skærper SOSU Nord sit indsatsfokus på GF og SSH i 2014 (primære årsager til frafald er uændrede: Fravær, fortrudt uddannelse, personlige forhold, sygdom, opsigelse af ansættende myndighed). TIVE_ Side 3 af 8

4 Bestyrelsens medlemmer godkendte SOSU Nords udkast til HØG Dokumentet blev underskrevet af formanden, og LK sørger for at indsende handlingsplanen til Undervisningsministeriet. 5. Orientering om indholdet i EUD-reformen og SOSU Nords forberedelser v/lene Kvist Kort præsentation af: a. De store linjer i EUD-reformen b. RKV-forsøgsprojektet i Hjørring c. RKV-samarbejde med andre SOSU skoler d. Undervisningsdagen på SOSU Nord ændres til ca. kl pr. 1. august 2014 Til orientering. Ad pkt. a Eftersom EUD-reformen er yderst omfattende og stadig består af mange ubekendte faktorer, blev det besluttet ikke at bruge tid på gennemgang heraf. Indhold og konsekvenser er beskrevet i vedhæftede præsentation. Ad pkt. b Omkring RKV, nævnte LK kort at SOSU Nord arbejder på at igangsætte et pilotprojekt på SOSU Nords Vendsyssel afdeling. Der skal udvikles på RKV-metoderne og gennemføres RKV som grundlag for individuelle uddannelsesplaner på et udvalgt optag (januar 2015) for at opnå erfaringer i forhold til implementering af EUD-reformen. Ad pkt. c LK opdaterede deltagerne på samarbejdet omkring RKV med andre SOSU-skoler, der har til formål at udveksle erfaringer og forberede skolen til 1. august 2015 hvor RKV bliver et krav som led i EUDreformen. Ad pkt. d LK nævnte at pga. kravene bl.a. i form af reform og lov 409 vil SOSU Nord ændrer undervisningsdagen pr. 1. august 2014 ca. kl Organisation 6. Godkendelse af endeligt udkast til implementering af lov 409 v/anja Jørgensen Ledelsen har på baggrund af gennemførelse af procesplan for dialog om OK13 udarbejdet skrivelsen om principper for fordeling af opgaver og ressourcer ved SOSU Nord. Skrivelsen er gennemgået på MIO mødet den 12. marts 2014, og blev på dette møde godkendt til videre behandling i bestyrelsen. TIVE_ Side 4 af 8

5 Bilag 6.1_Principper for fordeling af opgaver og ressourcer ved SOSU Nord 14. marts 2014 Bilag 6.2_Tillæg kvalitet i kerneydelsen tillæg til principper for fordeling af opgaver og ressourcer Til godkendelse. AJ orienterede om rammebeskrivelsen for fordeling af opgaver og ressourcer (bilag 6.1) og fremhævede at dokumentet har været præsenteret for og er blevet godkendt af SOSU Nords SU- /arbejdsmiljøudvalg (MIO). Næste skridt er således implementering. Deltagerne drøftede overordnet omfanget og indholdet i bilag 6.1, og BT roste skolen for at inddrage både A- og B-siden i denne proces da følelsen af ejerskab er en uhyre vigtig forudsætning for succes. Som alt andet nyt, pointerede PH at implementering af nye forretningsgange og ændring af gamle vaner tager tid, og PH opfordrede derfor skolen til at væbne sig med tålmodig og stole på processen. Bilag 6.1 og 6.2 blev godkendt af bestyrelsen. 7. Evaluering af bestyrelsens arbejde i 2013 v/anja Jørgensen Hensigten af er at drøfte hvordan arbejdet i bestyrelsen er forløbet i 2013 mht. a. Dagsorden b. Bilag c. Arbejdsform d. Indhold i møderne e. Referat Formålet er at konstatere hvad der fungerer godt og at få justeret hvor det bliver påpeget. PH indledte med at nævne at 2013 har været et år med meget fokus på byggerierne i Aalborg og Hjørring hvilket derfor også har fyldt en del på dagsordenen for bestyrelsesmøderne. Generelt stor tilfredshed med den måde, som bestyrelsesarbejdet er foregået på. Temadagene i december 2013 blev fremhævet både fra bestyrelsens og medarbejdernes side som et yderst konstruktivt og positivt initiativ, der er bidragende til at skabe god dialog og afmystificere bestyrelsens arbejde. Forbedringsforslag: KG opfordrede til en mere uddybende sagsfremstilling i dagsordenen for at begrænse mængden af ofte omfangsrige bilag. Derudover nævnte KG at han er meget glad for at være medlem af SOSU Nords bestyrelse, men opfordrede samtidig til løbende at vurdere hvad bestyrelsen bruger sin tid på. Endelig nævnte KG at temadagene var en yderst positivt oplevelse, men opfordrede til at programmet til sådanne arrangementer ikke bliver alt for stramt. TIVE_ Side 5 af 8

6 AJ oplyste at opfølgning på temadagene i december 2013 er planlagt til 19. juni 2014 hvor SOSU Nords bestyrelse og MIO-udvalg skal arbejde videre med skolens værdier m.m. Deltagerne er indkaldt til mødet og nærmere information følger når tiden nærmer sig. 8. Opsamling på medlemmer i den kommende ny bestyrelse v/poul Hedemann a. Godkendelse af selvsupplerende (personligt udpegede) medlemmer b. Indstilling om ændringer i forretningsorden Udleveres på mødet. Til godkendelse. Ad pkt. a PH runddelte oversigt over forslag til SOSU Nords nye bestyrelse pr. 1. maj Den opdaterede oversigt indeholdt navne på nyudpegede medlemmer fra de respektive indstillingsberettigede instanser samt forslag om at supplere bestyrelsen med et ekstra selvsupplerende medlem. PH bad medlemmerne om deres holdning til formandskabets indstilling til SOSU Nords nye bestyrelse. Alle accepterede forslaget, og det konstituerende bestyrelsesmøde den 7. maj 2014 er planlagt som en festlig begivenhed hvor der tages afsked med gamle medlemmer inden den nye bestyrelse efterfølgende konstituerer sig. Ad pkt. b På vegne af formandskabet, foreslog PH at SOSU Nords forretningsorden for bestyrelsesarbejde ændres således at formandskabet fremover består af en formand og to næstformænd. Medlemmerne accepterede forslaget, og det blev besluttet at forretningsorden konsekvensrettes og godkendes på bestyrelsesmødet den 7. maj Status på flytningen og fusionen m.m. v/anja Jørgensen Kort gennemgang af status på: a. Kantinesamarbejdet med Aalborg Handelsskole b. Indflytningsplanen c. Veje til nyt image Til orientering. TIVE_ Side 6 af 8

7 Ad pkt. a AJ orienterede om analyse gennemført af Horesta, der indeholder tre potentielle modeller for kantinedriften på den nye skole samt anbefaling/vejledning fra Horesta. På baggrund heraf, er SOSU Nord og VUC fortsat i dialog med Aalborg Handelsskole, der har stor erfaring med rentabel kantinedrift i Aalborg centrum. I første omgang er samarbejdet centreret omkring vidensdeling samt indkøb og menuplan. Medlemmerne udtrykte deres tilfredshed med de beskrevne tiltag og henstillede til at SOSU Nord arbejder videre med samarbejdsmodellen med Aalborg Handelsskole. Ad pkt. b AJ meddelte at indflytning i de nye lokaler i Aalborg sker i perioden Alle medarbejdere holdes løbende orienteret om flytteprocessen på SOSU Nords intranet. Når fraflytningen er realiseret på de enkelte lokationer, påbegyndes rømning og istandsættelse inden overdragelse. Ad pkt. c AJ opdaterede medlemmerne omkring arbejdet med fusionsprocessen ( arvesølvet ), og fremhævede at denne proces kobles sammen med kommunikationsprocessen og processen med henblik på at revidere skolens værdier/image (to sidstnævnte tiltag går i luften på temadagen den 19. juni 2014). Målet er at SOSU Nord kan præsentere sit nye image internt og eksternt ved udgangen af 2014/primo Meddelelser a. Ressourceregnskab 2013 v/anja Jørgensen b. Personaleændringer december 2013 marts 2014 v/anja Jørgensen c. Orientering om sygefravær v/anja Jørgensen d. Orientering om nye krav til ligestilling på institutioner for erhvervsrettet uddannelse v/poul Hedemann Bilag 10.1_Ressourceregnskab 2013 Bilag 10.2_Personaleomsætning 4. kvartal 2013 Bilag 10.3_Sygefravær 4. kvartal 2014 Ad pkt. a AJ nævnte for deltagerne at en mindre folder på nuværende tidspunkt er i trykken og derfor bliver udleveret på mødet den 7. maj Ad pkt. b AJ gennemgik kort bilag 10.2, og der var ingen kommentarer fra bestyrelsens side. Ad pkt. c Bilag 10.3 blev gennemgået og kommenteret: Der er tendens til at længerevarende sygefravær (over 14 dage) er stigende samt at korte forløb bliver til længerevarende sygdomsforløb. TIVE_ Side 7 af 8

8 IT roste skolen for dens professionelle beredskab når først skaden er sket og opfordrede derfor SOSU Nord til fremadrette at fokusere mere på forebyggelse end helbredelse. AJ fremhævede at skolen er ved at igangsætte flere initiativer med henblik på at klarlægge de enkelte årsager til sygefravær. Formålet er at kunne tilpasse og målrette SOSU Nords måde at forebygge arbejdsrelateret sygdomsforløb. 11. Eventuelt Mødet sluttede kl hvor formanden takkede deltagerne for deres fremmøde. TIVE_ Side 8 af 8