Nappedam Bådelaug. Referat af møde mellem Bådelaugets bestyrelse og Kajakafdelingens styregruppe.

Transkript

1 Referat af møde mellem Bådelaugets bestyrelse og Kajakafdelingens styregruppe. Tidspunkt: Tirsdag d. 21. august 2012, kl Deltagere: Fra bestyrelsen: Næstformand Harald Jørgensen Kasserer Vermund Søgaard-Sørensen Havneudvalgsformand Claus Pedersen Bestyrelsesmedlem Henning Madsen (referent) HJ VS CP HM Fra styregruppen: Formand Birger Holmgaard Kasserer Pia Stitz Styregruppemedlem Hanne Svop Styregruppemedlem Jesper Norup Styregruppemedlem Toke Thomas Høye Styregruppemedlem Aksel Strim BH PS HS JN TH AS Formål med mødet: Mødets formål var gensidigt at afklare eventuelle misforståelser, lære af fortiden samt at sikre en positiv fremtid for alle brugere af havnen. Dagsorden: 1. Administration af medlemsregister. 2. Indbetaling og opkrævning af kontingent. 3. Regnskab og budget. 4. Klubarbejde. 5. Kurser der afholdes af Kajakafdelingen instruktører, betaling, deltagelse. 6. Oversigt over samt mærkning af udstyr tilhørende Bådelauget. 7. Regler for brug af udstyr, der tilhører Bådelauget. 8. Markedsføring af Kajakafdelingen på hjemmeside og i pressen mv. 9. Dagligdagen på Nappedam Bådehavn - fungerer den som vi alle ønsker det? 10. Projekt for udvidelse af jolle- og kajakhuset - status. 11. Eventuelt. Ad 1. Administration af medlemsregister: Bådelaugets medlemmer registreres i Dansk Sejlunions Foreningspakke, der indeholder både en medlemsdel og en finansdel. VS opdaterer jævnligt registeret og sender en opdatering til PS i et regneark. PS kan også efter behov rekvirere opdateringer. I dette register er der tillige mulighed for at registrere andre oplysninger om det enkelte medlem, f.eks. diverse kurser. Dette har dog ikke været anvendt endnu. 1

2 Denne måde at håndtere medlemsoplysninger på er ikke optimal for Kajakafdelingen, idet PS efterfølgende overfører medlemsoplysninger til afdelingens eget system, hvilket giver et dobbeltarbejde. Endvidere savner man hurtigere opdateringer af hvem, der har indbetalt kontingent og dermed er registreret som medlem. VS oplyste, at Foreningspakken udgår fra årsskiftet og erstattes af Klubportalen, ligeledes fra Dansk Sejlunion. Det aftaltes, at Bestyrelsen i forbindelse med det nye system undersøger mulighederne for at Kajakafdelingens kasserer kan få læseadgang til relevante medlemsoplysninger. Derved kan Kajakafdelingen undgå at føre deres egne lister. On-line betaling af kontingenter mv. indgår som en mulighed i det nye system. Ad 2. Indbetaling og opkrævning af kontingent: Den nuværende praksis er, at der i begyndelsen af januar hvert år udsendes en samlet opkrævning på kontingent, havneafgift, gebyr for vedligeholdelse og evt. forsikring. Betalingsfristen er d. 1. februar. Eventuelle restancer opkræves på ny med frist til d. 1. marts og her pålægges der et rykkergebyr. I Kajakafdelingen er der som det blev nævnt på mødet en større medlemsdynamik, end i den øvrige del af Bådelauget altså en større medlemsudskiftning hvert år. Mange melder sig ikke ud, men lader blot være med at betale kontingent. Det er naturligvis uhensigtsmæssigt, da det giver mange unødige restanceopkrævninger samt tvivl om Kajakafdelingens reelle medlemstal. Kajakafdelingen har aktiviteter tidligt på året, og har derfor behov for at have kendskab til medlemskaber så tidligt som muligt helst før 1. marts. Bestyrelsen overvejer, om rykkerfristen kan gøres kortere f.eks. til betaling senest 10. februar, men naturligvis stadig pålagt et rykkergebyr. Der er i øvrigt fuld enighed om, at Bådelaugets betalingsregler skal følges af alle. Ad 2. Regnskab og budget: Kajakafdelingens ønsker til fysiske forbedringer eller større vedligeholdelsesarbejder bedes sendt til CP senest d. 1. oktober, så det kan indgå i Bådelaugets budget, der skal fremlægges på generalforsamlingen i november. Kajakafdelingen udarbejder hvert år et delregnskab vedr. rammebeløbet fra Bådelauget samt kajakleje mv. Sidstnævnte beløb betegnes fremover som kajakafdelingskontingent og udgør pt. 300 kr. årligt. I forbindelse med opstart af Kajakafdelingen blev det aftalt - som en midlertidig ordning - at halvdelen af kontingentet fra kajakmedlemmer overføres til og disponeres af kajakafdelingen (ovenfor benævnt rammebeløb). Der er som nævnt tale om en midlertidig ordning, og det er Bestyrelsen holdning, at dette over en periode skal aftrappes til 0 kr., således at Kajakafdelingen er ligestillet med den øvrige del af Bådelaugets medlemmer. Tidspunktet for afviklingen skal forhandles. 2

3 Kajakafdelingen vil fortsat have behov for midler til vedligehold og nyanskaffelser af materiel. Da afdelingen er forholdsvis ny, kender man endnu ikke behovet, men der vil formentlig kunne skaffes et overblik i løbet af de næste par år. En mulighed for at skaffe midler til dette kan være at hæve kajakafdelingskontingentet. Ad 4. Klubarbejde: Alle medlemmer af Bådelauget er pålagt ca. 4 timers obligatorisk klubarbejde hvert år. Dette kan man frikøbe sig fra ved at indbetale 300 kr. til Bådelauget. Kajakafdelingen har ønsket, at de kajakmedlemmer, der har valgt klubarbejde, i fællesskab og sammen med Jolleafdelingen løser opgaverne på planlagte arbejdsdage og lignende. Dette kan udmærket fortsætte, men af hensyn til synligheden over for de øvrige medlemmer af Bådelauget, vil Kajakafdelingens medlemmer fortsat blive oplistet på arbejdsoversigten. Der har i 2012 været lidt uklarhed om Kajakafdelingens opgaver, bl.a. græsslåning på det østlige areal. Til næste år vil opgaverne derfor blive givet til Styregruppen, som herefter kan fordele og styre arbejdet. Styregruppen ønsker, at opgaverne overdrages ved et møde med den person i Bestyrelsen, som er ansvarlig for klubarbejdet. Ad 5. Kurser der afholdes af Kajakafdelingen instruktører, betaling, deltagelse. Frironingskurser varetages af Kajakafdelingens egne instruktører, som er ulønnede. Deltagerne betaler 400 kr. for kurset til Kajakafdelingen. Med jævne mellemrum anvender Kajakafdelingen betalte eksterne instruktører til opgradering af egne instruktører. Desuden deltager afdelingens instruktører i eksterne kurser. Udgifter hertil afholdes af Kajakafdelingen. Ad 6. Oversigt over samt mærkning af udstyr tilhørende Bådelauget: Alle kajakker er navngivet og vil om kort tid blive nummereret. Der foreligger en materielliste over udstyret som fremover tilsendes Bådelaugets kasserer som bilag til Kajakafdelingens årlige regnskab. Alle kajakker i Kajakafdelingens regi vil om kort tid blive mærket med Bådelaugets årsmærkat. VS udleverer disse til Styregruppen. Private kajakker, som henstår på havnen, skal følge reglerne for pramplads på land. Det betyder, at ejeren skal betale 600 kr. årligt + klubkontingent. Disse kajakker skal ligeledes mærkes med årsmærkat. Det er pladsmændenes ansvar at sikre, at alle ejere af henlagte både har betalt for pladsen og at bådene er mærket. Kajakafdelingen er ikke ansvarlig for at andre ikke-medlemmer kommer kørende og isætter kajak fra havnens arealer, men bestyrelsen/pladsmændene vil gerne orienteres, hvis man har kendskab hertil. Man kan ikke benytte havnens faciliteter til isætning af både uden at betale for det. Det skal dog bemærkes, at strandarealet mod vest er offentligt tilgængeligt, og at strandgæster må parkere på havnearealet og benyttet Bådelaugets toiletter. Det sker i henhold til en aftale med kommunen fra

4 Ved jolle- og kajakhusene står der en trailer med kajakker. Trailer og kajakker tilhører DGI- Østjylland og kajakkerne kan benyttes af Kajakafdelingen, når de ikke er udlånt til andre. Kun Kajakafdelingens medlemmer må benytte disse fra havnearealerne. Øst for jolle- og kajakhusene står der et antal mindre polokajakker. Disse tilhører Højskolen på Kalø. Kajakkerne kan efter aftale med skolen benyttes af Kajakafdelingens medlemmer. Der er tale om en forsøgsordning, som skal evalueres efter sæsonen, herunder vilkår og betingelser for Højskolens brug af haven. Ad 7. Regler for brug af udstyr, der tilhører Bådelauget. Kajakafdelingen har udarbejdet et sikkerhedsreglement efter rådgivning fra DGI-Østjylland. Reglementet skal følges af alle Kajakafdelingens medlemmer og kan ses på Kajakafdelingens hjemmeside. Det blev drøftet, om Bådelauget kan pålægges et ansvar, hvis et medlem af Bådelauget forulykker ved at sejle ud i kajak uden at være medlem af Kajakafdelingen og uden at have gennemgået et frironingskursus. Det er Bestyrelsens holdning, at dette må være det enkelte medlems eget ansvar lige som når man sejler ud i en gummibåd eller andet. Det pointeres, at man ikke kan være medlem af Kajakafdelingen og ro i kajak medmindre, man har gennemgået et frironingskursus og følger afdelingens sikkerhedsreglement. Ad 8. Markedsføring af Kajakafdelingen på hjemmeside og i pressen mv. Bestyrelsen har flere steder observeret, at det ikke klart fremgår, at Kajakafdelingen er en del af Nappedam Bådelaug. Bl.a. fremgår det ikke klart af indmeldelsesformularen på Kajakafdelingens hjemmeside, at man ved indmeldelse bliver medlem af Nappedam Bådelaug. Bestyrelsen ønsker derfor, at Kajakafdelingen tydeliggør, at afdelingen er en del af Nappedam Bådelaug. Der er dog også forståelse for at det skal ske på en afbalanceret måde, så teksten ikke bliver for tung at læse. Styregruppen er indforstået med dette. HM sender en mail til TH om de steder på Kajakafdelingens hjemmeside, hvor det ønskes at forbindelsen til Bådelauget præciseres. Kajakafdelingen opfordres i øvrigt til at søge sig repræsenteret i Bestyrelsen. Ad 9. Dagligdagen på Nappedam Bådehavn fungerer det som vi alle ønsker det? Styregruppen håber på, at der kan foretages den skitserede udvidelse af jolle- og kajakhusene, da man er trængt pladsmæssigt. Det aftaltes, at der i sommerperioden kan lægges kajakker også i den anden side af den lille container. De nødvendige konstruktionsændringer i containeren skal aftales med CP. Styregruppen undersøger mulighed for depotplads på Højskolen. Ad 10. Projekt for udvidelse af jolle- og kajakhusene status. CP gennemgik de udarbejdede skitser til en udvidelse mod øst på godt 100 m 2. Skitserne blev tidligere på året sendt til Syddjurs Kommune sammen med en skriftlig redegørelse og en 4

5 forespørgsel om mulighed for at foretage den ønskede udvidelse. Der foreligger endnu ikke svar fra kommunen. HM følger op inden næste bestyrelsesmøde. Når der er en rimelig sikkerhed for at vi kan få tilladelse til udvidelsen, skal der udarbejdes økonomiske beregninger og forslag til finansiering. Den endelige beslutning om byggeriets gennemførelse skal ske på en generalforsamling. JN nævnte muligheden for at søge LAG-midler. Muligvis kan Nationalparken også bidrage, ligesom det skal undersøges hvilke andre bidragsydere, der kan tænkes. Ad 11. Eventuelt. JN spurgte om der er forskel på medlemmerne i Bådelauget. Det fremgår af Bådelaugets vedtægter, at der til hver bådplads, hvortil der er betalt indskud (i daglig tale pladshavere), gives én stemme på generalforsamlingen i spørgsmål vedrørende havnens anlæg, drift og finansiering. I øvrige spørgsmål har alle aktive medlemmer én stemme. Der var delte meninger blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer om, hvorvidt en udvidelse af jolle- og kajakhusene skal afgøres af pladshaverne alene eller af alle aktive medlemmer. Der kan afløftes moms på udgifter til havneanlæg, men ikke på klubaktiviteter. Bestyrelsen vil snarest få dette spørgsmål afklaret. BH foreslog et fælles arrangement til foråret. HM nævnte, at det i givet fald bør holdes som et af de BLÅ FLAG-arrangementer, som vi er pligtige til at afholde. Der arbejdes videre med dette. Bådelauget deltager i Naturens Dag d. 9. september, hvor der er Åben Havn fra kl til Endeligt program foreligger endnu ikke, men bl.a. Kajak- og Jolleafdelingen bedes holde åbent hus. Klublokalet kan bookes ved henvendelse til Egon Sørensen. Styregruppen forespurgte om holdningen til sponsorater med reklamer på kajakkerne. Det ser Bestyrelsen ingen problemer i. Jolleafdelingen benytter dette, og det kan Kajakafdelingen også gøre. Det er vigtigt, at der søges på Bådelaugets vegne og at Bestyrelsen orienteres om givne sponsorater. Kajakafdelingens medlemmer modtager - lige som alle andre medlemmer - bladet Sejleren fra Dansk Sejlunion. Det har kajakmedlemmerne ikke den store interesse i man vil hellere modtage Dansk Kano- og Kajakforbunds blad. VS undersøger om det er muligt at bytte. Der var enighed om, at dette var et givtigt møde, og at lignende fællesmøder bør afholdes mindst en gang årligt. Referatet er godkendt d. 28. august 2012 efter høring af udkast ved mødedeltagerne. 5