Mødereferat 17. oktober 2013 TF/NKIHL ØSC Kundeforum 10. oktober 2013, kl. 14.00 i Landgreven 4, lokale 4045 Emne Deltagere Møde i ØSC Kundeforum Martin Hyldtoft og Lena Christiansen, Udenrigsministeriet, Ivan Kristoffersen, Finansministeriet, Birte Petersen og Johnny Darling, Erhvervs- og Vækstministeriet, Mette Herner, Skatteministeriet, Mikkel Søndergaard, Økonomi- og Indenrigsministeriet, Henning Jensen, Justitsministeriet, Kristina Daineko, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, Aleksander Stii, Social-, Børne- og Integrationsministeriet, Michael Andersen og Line S. Hansen, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Anita Andersen og Maja Pelzl Löhr, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, Ingeborg Grynderup og Anna Sophie Wiese, Ministeriet for Ligestilling og Kirke, Susanne Martens, Miljøministeriet, Flemming Schiller, Pia Mikkelsen og Anne Lund, Transportministeriet, Martin Lindgreen og Inge Jensen, Klima-, Energi- og Bygningsministeriet Fra Statens Administration deltog Eyd Torfinnsdottir Mortensen, Hans Jølver Larsen, Per Helmer Roos, Susanne Lyk Nielsen og Nikolaj Kihl Afbud Henrik Thomas Larsen, Statsministeriet, Bjarne Bjerring, Forsvarsministeriet, Jakob Glit-Jensen og Inge Böck, Beskæftigelsesministeriet Indkaldt af Nikolaj Kihl Mødeleder Hans Jølver Larsen Dagsordenpunkter 1. Velkomst og præsentation Beslutning Hans Jølver Larsen bød velkommen og introducerede mødets dagsorden. Hans forklarede også om omorganiseringen i Statens Administration (SAM). Her er alle stabsfunktioner samlet i et nyt kontor under navnet Tværgående Funktioner. Hans er ny kontorchef i kontoret og efterfølges som chef for Regnskabsservice 2 af Susanne Lyk Nielsen, der kommer fra en stilling som chef for Finansservicecentret i SAM. Per Helmer Roos og Eyd T. Mor-
Side 2 af 5 tensen fortsætter uændret som kontorchefer for henholdsvis Regnskabsservice 1 og Lønservice. 2. Status for ØSC drift Eyd lagde ud med en orientering om driftsstatus for ØSC Regnskab, hvor der arbejdes på udrulning af en ØS LDV rapport for afstemning mellem SLS og Navision Stat, en gennemgang af momsopsætningen samt om en fornyet og mere sikker adgang til SKATs Tastselv Erhverv via SKATs Revisioradgang. I forlængelse heraf forklarede Eyd om status for arbejdet med forkortet årsafslutning. Alle kunder vil i indeværende år blive kontaktet af deres regnskabsteam, for at have en dialog om tidsplanen for årsafslutning og på den måde at forventningsafstemme og at sikre processen. SAM og MODST er ved at udarbejde en detaljeret tidsplan, og denne forventes at være klar ultimo oktober. Per orienterede om driftsstatus for ØSC Løn, herunder om arbejdet med en ny kontrol via HR-løn for alle nyansættelser. Et nyt system til refusionsadministration er på vej, hvilket vil give en række fordele. Desuden er et indsatsområde i ØSC Løn at opgradere medarbejderkompetencerne for brugen af HR Løn og ØS LDV. Afslutningsvis orienterede Eyd om tiltag på tværs af ØSC Løn og Regnskab, hvor fokus er at sikre en ensartet og god service for kunderne. Her arbejdes der på en lang række aktiviteter, blandt andet konsoliderings- og kvalitetsinitiativer, kommunikationen mellem ØSC Løn og Regnskab samt en videreudvikling af Regnskabserklæringen. 3. Kundetilfredshedsundersøgelse Hans indledte gennemgangen af Kundetilfredshedsundersøgelsen (KTU) med at takke for den store deltagelse og de mange kommentarer. SAM er utroligt glade for det flotte resultat, hvor ØSC Regnskab lander på 4,1 samlet set, mens ØSC Løn lander på 4,2. Herunder er SAM særligt glade for, at kundekontakten er vurderet som god.
Side 3 af 5 Alle ØSC ydelserne er gået frem i dette års KTU på nær Regnskabserklæringen, der derfor vil være i fokus for forbedringer. Kundemøder er et område, hvor ØSC påtager sig ansvaret for gennemførsel og fremadrettet skal lægge endnu flere kræfter i at sikre, at der forventningsafstemmes ØSC og kunde imellem. Yderligere er opgavesplittet ØSC og kunde imellem fortsat et punkt, der kan udvikles på og Hans pointerede, at revideringen af opgavesplittet fortsat pågår. På baggrund af tilbagemelding fra Kundeforum var samarbejdet mellem SAM og Moderniseringsstyrelsen (MODST) også en del af dette års KTU. Besvarelserne viser, at SAM og MODST er godt på vej, men også at samarbejdet fortsat skal udvikles. Som opfølgning på KTU vil det enkelte departement blive besøgt til en specifik gennemgang af kundens svar undersøgelsen. Fra SAM deltager relevante ØSC kontorchefer samt vores direktør Frank Petersen. Desuden afholdes der kundemøder med alle kunder og målet er, at en stor del af disse møder er gennemført inden jul. 4. Revisionsberetning Per gennemgik handlingsforløber for og hovedtrækkene i Rigsrevisionens beretning. Yderligere forklarede Per, at SAM har benyttet konsulentfirmaet Deloitte til at gennemse ØSC s processer. Rigsrevisionens beretning viser, at ØSC Løn har indfriet sin business case og leveret besparelser for staten og ØSC s kunder, men også at kvaliteten af lønadministration i staten end-to-end er faldet. Der er altså fortsat et behov for at løfte processerne i staten end-to-end. Dette behov vil ØSC arbejde målrettet for. Anita Andersen (FIVU) spurgte til placeringen af fejlene, hvortil Per svarede, at ØSC vil kigge nærmere på både ØSC, kunde og opgavesplit for at identificere og forbedre kvaliteten. Anne Lund (TRM) bemærkede effektiviseringstabet ved dobbeltkontroller for lønadministrationen. Per pointe-
Side 4 af 5 rede, at en ny lønkontrol forventes at forbedre den samlede proces på området. Maja Pelzl Löhr (FIVU) bemærkede dobbeltkontrollen som følge af Rigsrevisionens krav til kunderne om kontrol af eksempelvis lønkontrol 198. Per understregede, at Rigsrevisionen vil blive inddraget i MODST og SAM s arbejde for en forbedring af de samlede processer, således at revisionens krav også afstemmes. På spørgsmålet om et tilsvarende fokus på regnskabssiden svarede Hans, at SAM s grundlæggende fokus er på konsolidering og kvalitetssikring i hele ØSC. SAM bruger revisionsberetningen som udgangspunkt for tiltag på både løn- og regnskabsområdet. 5. Standard Ekstra pakken Hans introducerede den grundlæggende motivation for at lancere en Standard Ekstra pakke som et tilbud med ekstra ydelser til ØSC s kunder. Finansministeriet vil gerne vise faldende priser via effektiviseringer, men da ØSC endnu ikke har definerede priser, er ønsket med Standard Ekstra pakken at tilbyde mere service til kunderne for en uændret betaling. Pakken vil blive implementeret fra januar 2014, og hvis kunden mod forventning ikke ønsker pakken, skal pakken frameldes senest d. 2. december 2013. Anita spurgte, om det vil være muligt at tilpasse dele af den gamle pakke, men Hans svarede, at der fortsat er et behov for standardiserede grundydelser, for at sikre effektiviseringen. Hans gennemgik herefter pakkens indhold. Per supplerede ved at forklare, at der på den forestående departementsrunde vil blive præsenteret detaljerede produktblade for Standard Ekstra pakken. Anita spurgte til fremsendelse af fakturaer til ØSC s kunder. Hans svarede, at fremsendelsen af fakturaer aftales med det enkelte departement.
Side 5 af 5 6. Benchmark Hans orienterede om benchmarkanalysen, baggrunden for undersøgelsen og gennemgik de overordnede resultater. ØSC ligger godt sammenlignet med analysens øvrige deltagere, der kommer fra både Danmark og Norge samt fra private og offentlige organisationer. Hovedresultaterne viser, at ØSC er meget produktive, men også at omkostningerne er høje. Samlet set viser analysen dog, at de højere omkostninger modsvares med den høje produktivitet, og ØSC placerer sig derfor rigtigt flot i analysen. ØSC skal i den kommende tid erfaringsudveksle med øvrige deltagere for at forbedre ØSC på punkter, hvor andre deltagere har et forspring. Konklusionen vil blive offentliggjort, men grundet følsomme deltageroplysninger vil den samlede rapport ikke blive offentliggjort. Martin Hyldtoft (UM) spurgte til behovet for bedre systemsammenhæng og processerne mellem eksisterende systemer. Hans understregede, at der ganske rigtigt skal arbejdes videre med en optimering af brugen af eksisterende systemer, og at systemønsker er meget velkomne. 7. Evt. Der var ingen kommentarer til eventuelt.