Dansk Orienterings-Forbund Til Til orientering for Hovedbestyrelsen og stab Klubber og medlemmer Kredsbestyrelser og kredsudvalg DOF s udvalg DOF s revisorer Referat af hovedbestyrelsesmøde nr. 2/2003 Mødested: Vejlefjord, Mødedato: Fredag, den 28. februar 2003 kl. 18.00 Mødedeltagere: Ole Husen, Formand (OH) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KFJ) Helge Søgaard, Økonomiformand (HS) Lars-Ole Kopp, Nordkredsen (LOK) Steffen Alm, Sydkredsen (SA) Erik Ohlenschlæger, Østkredsen (EO) John Aasøe, Voksen- og Klubudvikling (JAa) Henrik Thomsen, Børn og Ungdom (HT) Klaus Olsen, Konkurrence (KO) Rasmus Ødum, Elite (RØ) Referat: Preben Schmidt, Breddekonsulent (PS) Dagsorden: A. Godkendelse af referat fra HB-mødet den 21. januar 2003 i Nyborg. Hovedbestyrelsen godkendte referatet B. Meddelelser fra formanden Formand OH aflagde beretning fra Temamøde med Team Danmark (TD) på Kolding Fjord, den 7. - 8. februar 2003. - Der var tale om et fællesmøde med deltagelse af repræsentanter fra alle specialforbund med relationer til eliteidræt under Danmarks Idræts-Forbund (DIF), samt repræsentanter for såvel DIFs som TDs ledelse. - På det idrætspolitiske plan var der væsentlige drøftelser af det fremtidige samarbejde mellem de to organisationer. Meldingen fra specialforbundene var klar til de to ledelser Vi vil have et bedre samarbejde imellem de to organisationer på topplan, så vi bruger kræfterne på det væsentlige i stedet for den strid om midler og kompetencer, som er virkeligheden i dag. Side 1 af 8
- DOF fik megen ros for sit hidtidige arbejde med plan 2007. Vi er langt fremme med de fleste punkter i planen, og har markeret os flot med en gennemarbejdet og let forståelig ernæringspolitik. (se yderligere herom under pkt. D2) - RØ oplyste i tilslutning til formandens indlæg, at rammeaftalen med TD for de næste 4 år nu er underskrevet. Der er hermed skabt ro om vores elitearbejde frem til og med WOC 2006. Aftalen giver den størst mulige økonomiske tryghed, der kan opnås i det nuværende TD støttekoncept. - RØ kunne yderligere tilføje at TD havde givet et beløb der ligger udover rammen på ca. 140.000, som aktivstøtte for 2003. Denne bevillig er et direkte svar på vores flotte resultater i 2002, herunder stafetmedaljerne ved EM. Hovedbestyrelsen tog redegørelsen til efterretning Referat af møde i Formandskabet den 10. februar 2003 blev herefter gennemgået. - OH oplyste at Charlotte Bergmann Hansen (CBH) med virkning fra 1. marts på deltid og fra 1. april 2003 på fuld tid er ansat som leder af Sekretariatet i Farum. - OH kunne fortsætte med at oplyse at der med virkning fra 1. marts 2003 er indgået en samarbejdsaftale med Dansk Svømmeunion om løsning af fælles kontormæssige funktioner. Som eftermiddags kontormedhjælper har de to forbund i henhold til aftalen ansat Maiken Foghmar (MF) på deltid med 25 timer om ugen. DOF råder over Maiken i 10 timer om ugen. - OH oplyste endeligt, at Formandskabet i øjeblikket var ved at gennemføre de årlige personalesamtaler, og at opslaget af stillingen som redaktør af O-posten i øjeblikket ligger til nærmere overvejelse i lyset af de seneste ansættelser. - I øvrigt henviste OH til teksten fra referatet af mødet i formandskabet, der indsættes her i det omfang, punkterne ikke før eller senere er behandlet i dette referat: 1. Personaleforhold - Søren Munthe har opsagt sin stilling til fratræden den 1. august 2003. Sidste O-post fra Sørens hånd bliver nr. 3/2003 den 1. juni 2003. En nyansættelse pr. 1. juni 2003 vil være det bedste, men for den rette kan en senere tiltrædelse accepteres. Der blev lagt følgende køreplan Opslag primo marts, ansøgningsfrist ultimo marts, samtaler primo april. - Stillingen er på 50%. Der tilstræbes en løsning så tæt på Farum som muligt. Stillingen skal indeholde et element af præstationsløn omkring produktion, annoncering, og PR. samt sponsering. KFJ udarbejder oplæg til stillingsopslaget. 2. Momsfritagelse KFJ rejste spørgsmålet om lønsumsafgift, når momsen forsvandt. PS har undersøgt spørgsmålet. Der er ikke noget problem. 3. Km-satser KFJ har lovet at kikke på regler og holdninger Det gælder både ansatte og folkevalgte. Der arbejdes på en kort tekst, som skal på hjemmesiden og bag på afregningsbilag. KFJ følger op. Der er efterfølgende udarbejdet udkast til et notatet, som ligger til videre bearbejdelse sammen med den verserende reform af kontoplan med tilhørende nyt blanketsystem. Side 2 af 8
8. Synlighed DOF Brevpapir og visitkort på plads. Ny skrifttype til breve og referater. KK og Jari kommer med beklædning Ham DOF i O-posten og på stævnepladsen. Synligheden er voksende - Regntøj til stab og formandskab er skaffet fra sponsor uden udgift for forbundet. - Den rullende gave- og krambod kommer på repræsentantskabsmødet, Nordjyske 2-dages, Spring Cup, DM-lang og Påskeløbene. - O-posten 2/2003 har Ham DOF som tema. og der er mere på vej. Hovedbestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og godkendte referatet. C. Stillingtagen til afgørelser taget af formandskabet siden sidst OH meddelte at der forelå to afgørelser, som HB skulle tage stilling til. - Formandskabet havde besluttet at fastholde det nuværende regnskabssystem, og dermed på ubestemt tid at udskyde overgang til DIFs system. Der laves ny kontoplan og tilkøbes eventuelle nødvendige udvidelser og opdateringer. HB tilsluttede sig beslutningen. - Himmelbjergegnens Natur- og Idræts Efterskole (HNIE) har søgt optagelse i DOF. Formandskabet havde besluttet at se positivt på ansøgningen, men i første omgang overlade sagen til Lov- og reglementsudvalget, med anmodning om en analyse af problemstillingen og en indstilling til HB. HB tilsluttede sig beslutningen. D. Behandling af indkomne forslag Der forelå 6 punkter til behandling 1. Østkredsens notat af 19. november 2003 om brug af DOF-kort til åbne baner. (EO) fremlagde og kommenterede det fremsendte bilag. Der ønskes en ordning, så de arrangerende klubber af Kreds- og Regionalløb får minimeret den økonomiske risiko ved at klargøre DOF-kort til de åbne baner. HB var positivt stemt overfor en løsning af problemstillingen, men ønskede at den skulle være generelt for åbne løb i alle tre kredse og tillige omfatte fejltrykt kort. Beslutningen var betinget af, at der kunne findes en forsvarlig model til administration og kontrol af ordningen. HS og EO blev bemyndiget til sammen med Mogens Hansen, Kortudvalget, at udforme de nærmere regler. HB besluttede for at støtte klubberne - at udvide ordningen om returnering af ubrugte DOF-kort og overlod det til en arbejdsgruppe bestående af HS, EO og Mogens Hansen at udforme de nærmere regler. 2. Eliteudvalgets forslag til en Ernæringspolitik (RØ) fremlagde og kommenterede de fremsendte bilag. Udover fin omtale i Idrætsliv, dagspressen og på TDs Temamøde er det et stort Side 3 af 8
skulderklap til DOF og gruppen bag arbejdet, at TD ønsker at udgive en forkortet udgave i format som en Pixi-bog om vores ernæringspolitik med begge organisationers logo på forsiden. HB udtrykte anerkendelse og godkendte endeligt ernæringspolitikken. 3. Arbejdsgruppe vedrørende struktur (HS) fremlagde og kommenterede det fremsendte bilag. Efter en længere debat om udformning af kommissoriet blev resultatet som bilag 1 viser. Arbejdsgruppen fik følgende sammensætning - Kim Folmann Jørgensen, Repræsentant for formandskabet, H 45, Svendborg - Preben Schmidt, Ansat, H 50, Esbjerg - Steffen Alm, Kredsformand Sydkredsen, H 40, Aabenraa - en, Klubrepræsentant, fra Nord- eller Østkredsen - en, Ungdomsrepræsentant, fra Øst- eller Nordkredsen Ole Husen deltager i opstarten af arbejdet i arbejdsgruppen, der ellers selv tilrettelægger sit arbejde, og selv vælger sin metode, herunder måden at udvikle, fremlægge og fastholde resultaterne af arbejdet på. HB foreslår et Kick-off-seminar for en indbudt kreds, men i øvrigt åbent for alle interesserede. HB ønsker løbende rapportering og den første egentlige evaluering på HB-mødet den 28. august, hvor hele arbejdsgruppen deltager i en fælles drøftelse med HB. Der sigtes imod afsluttende debat og endelig vedtagelse af en ny struktur og den nødvendige ny formuleringer af love og reglementer på repræsentantskabsmødet den 27.-28. februar 2004 på Vejlefjord. HB godkendte kommissorium og bemyndigede John Aasøe og Preben Schmidt til at finde de øvrige medlemmer af arbejdsgruppen 4. Grønland, samarbejde HS kunne til orientering oplyse, at den grønlandske klub ikke er eller kan blive medlem af DOF. Det skyldes DIFs overordnede regler. Klubben har via Kortudvalgets budget modtaget støtte til opstart af korttegning. Støttebeløbet udgør ca. 5.500 som et engangsbeløb. DOF støtter også ved at optage en gratis link til Arctic Midnight Orienteering på DOFs løbskalender. HB tog redegørelsen til efterretning og ønsker den grønlandske klub held med deres satsning på Arctic Midnight Orienteering. 5. MTB-orientering KO kunne oplyse, at Skov- og Naturstyrelsen ikke synes denne udvidelse af aktiviteterne er en god ide. Tidligere oplysninger herom er altså ikke korrekte. MTB-orientering er på IOFs program, derfor bør vi sikre os aktiviteten. Køreplanen fra Konkurrenceudvalget (KU) er følgende - Der laves et oplæg til debat om form og indhold i O-posten og på hjemmesiden. - Interesserede indbydes til et møde, med det formål at lave en interessegruppe i hver kreds. - Der skal kikkes nærmere på kortmateriale kortnorm og konkurrenceregler - Der skal laves en række prøveløb i hver kreds. - FM fra 2004 Side 4 af 8
- Anmeldelsen af aktiviteten overfor DIF fastholdes. Herefter drøftede HB kort spørgsmålet om at søge et samarbejde med Dansk Cykel Union. Det var overvejende stemningen at en sådan mulighed skal undersøges og at vi intet havde at frygte herfra. HB tog redegørelsen til efterretning KO og KU følger op. 6. Præ-O, hvordan får vi gjort status? HS foreslog at der ved et kommende HB-møde blev sat tid af til en konsultation med udvalget. Der bruges forholdsvis mange penge og kræfter på et område, der tilsyneladende kun kommer en meget lille kreds af personer til gode. HB besluttede ikke at tage en debat her og nu, men at indbyde Knud Vogelius og eventuelt andre fra udvalget til en præsentation og drøftelse ved et af de kommende HB-møder. E. Igangværende og kommende DOF arrangementer. HS redegjorde for status 1. EOC 2004 - Aftalerne med de private skovejere er nu på plads. Det havde været lidt vanskeligt, og er lidt dyrere end først forudsat. Det gælder især publikumsløbene, hvor der forventes mange deltagere. Forløbet giver anledning til nye overvejelser omkring den foreliggende skovaftale. Skovudvalget følger op. - En anmodning fra arrangørerne om at DOF skal dække det budgetmæssige hul der er opstået som følge af de lidt dyrere skovaftaler blev herefter behandlet. HB besluttede ikke imødekomme anmodningen. - Tilsvarende blev det oplyst at der arbejdes på at etablere testløb i EOC 2004- relevant terræn i private skove på Vestsjælland. Også her vil skovaftalen betyde meget høje startafgifter. RØ bemærkede at der arbejdes på at lave løbene i samarbejde med andre nationer for herved at spare kræfter og nedbringe startafgifterne pr. løber, og tilføjede at det i øvrigt er sædvanligt med høje startafgifter til testløb. HB besluttede ikke at yde tilskud til disse løb. - Endelig blev det oplyst at EOC 2004 arrangørerne har undersøgt, men opgivet at søge midler fra EU's regionale fond. HB tog oplysningerne til efterretning. 2. WOC 2006 - OH oplyste af aftalen om overdragelse af arrangement fra DOF til de 8 klubber ville blive underskrevet ved en ceremoni søndag den 3. marts 2003 i Århus. Fra DOF deltager HS og OH. Side 5 af 8
HB tog oplysningerne til efterretning 3. Repræsentantskabsmøde 2003 - OH gennemgik dagsorden og minutprogram. Resultatet kender vi alle. Der henvises til referat fra repræsentantskabsmødet. D. Økonomi HS tog fat om økonomien 1. Regnskab 2002 - Forelå til endelig godkendelse og underskrift HS oplyste at revisionspåtegning var blank, men at revisor i sine bemærkninger i revisionsprotokollen havde påpeget flere forhold, som vi skal rette op på. Det bliver der! HB godkendte og underskrev regnskab og revisionsprotokollen. 2. Forsikringsforhold - HS foreslog en udsættelse af punktet til næste møde. HB accepterede. 3. Klubber & afgifter - HS foreslog en udsættelse af punktet til næste møde. HB accepterede. F. Kreds- & Udvalgsrunden Herefter gav OH ordet til kreds- og udvalgsformændene 1. Børn & Unge - HT oplyste at der er indgået en 3-årig projektaftale med DIF under overskriften Godt idrætsmiljø for børn. Aftalen omfatter 3x6 klubber. Det første år deles udgifterne lige mellem DIF og DOF. Der arbejdes på start i august 2003. Tovholder er breddekonsulenten. 2. Øst - EO fremviste en ualmindelig flot folder om kreds- og regionalløb på Sjælland i 2003. Den er designet at Tenna Nørgaard og tryk i 8.000 eksemplarer. - Ellers venter man spændt på erfaringerne fra de første åbne løb efter det nye koncept og på resultatet af det nye tilmeldingssystem O-service. 3. Konkurrence - KO omtalte problemstillingerne omkring WRL i Rude Skov 2004 i forbindelse med Spring Cup. Situationen er helt absurd, da skoven som følge heraf er lukket frem til dette løb. Skoven er bynær og velkendt af enhver o-løber fra det østdanske område. Der er ikke pt. nogen løsning. Side 6 af 8
4. Nord - LOK oplyste at kredsens repræsentantskabsmøde er vel overstået. Referatet ligger på kredsens hjemmeside. Der savnes medlemmer til VKU og KU i kredsen. I forbindelse med gennemgang og debat om ny kortpolitik var der på mødet mest stemning for en løbsafgift til dækning af det provenu tab, som DOF vil lide, hvis kortene lægges ud til klubberne. - LOK oplyste herefter at TKC-Nordjylland skal have ny træner. Direkte forespurgt redegjorde HS for sin rolle i sagen. Desværre havde en uhensigtsmæssig kommunikation og sagsbehandling i flere led medførte at et kritiske input - alene udformet i stikordsform og - alene til brug ved eliteudvalgets evaluering af arbejdet, var blevet fremlagt direkte overfor de pågældende trænere. Kritikken kom herved til at fremstået som en unuanceret og meget direkte kritik. Kritikken er helt afvist af trænerne, men delvist tiltrådt af formanden for styregruppen. På grundlag af den rejste kritik har trænerne fremskyndet en allerede planlagt fratrædelse fra jobbet med 6 mdr. Sagen er afsluttet herved. 5. Elite - RØ gav et kort referat af beslutningerne på NORD-mødet i Stockholm. Da beslutningerne indgår i forhandler med øvrige IOF-lande, skal de ikke refereres i enkeltheder. Det internationale program blev for stort med WOC hvert år, så der forstår vanskelige tilpasninger fra 2005 og frem. Ingen forbund har råd til at deltage i alle de mange internationale stævner. - Carl Malling stopper som økonomiansvarlig for eliten. Der arbejdes på at finde en afløser. 6. Voksen & Klub - JAa oplyste fra bredde- og ungdomsgruppen på NORD-mødet, at der var nyt om et svensk klubudviklingsprogram, som vi vil følge nøje, ligesom der i 2004 bliver ungdomslederlejr i Danmark sammen med EOC 2004, under navnet 20NULL4. 7. Syd - SA oplyste at kredsen har indkøbt to nye generatorer og forventer at tilslutte sig O-service snarest. Der er nu etableret et TKC på Fyn, så der nu er 2 talentkraftcentre i kredsen TKC-Esbjerg og TKC-Fyn. Hovedbestyrelsen tog redegørelserne til efterretning G. Punkter til kommende møder OH samlede sammen - Debat - Præ O udvalget på besøg - Status - Forsikringsforhold 2003 - Status - Klub & medlemsafgift 2002 afgørelse af hængepartier - Status - Udmeldelse og optagelse af nye klubber - Status - Klubmedlemslisten og revision af inddeling i A, B og C klubber. - Status - Ny struktur Side 7 af 8
H. Eventuelt - OH fortalte fra NORD-mødet om nordmændenes overtagelse af NOM 2005. Den 7. juni 2005 indvies den nye bro ved Svinesund. Det er en historisk dato og begivenhed, som man vil udnytte. Måske lykkes det med royal deltagelse ikke i løbet, men ved medaljeskamlen. - Det blev samtidig fremhævet at der pt. arbejdes i NORD-sammenhæng på at skabe en mediegruppe under ledelse af den tidligere verdensmester Petter Thoresen, Norge. Han er en kendt personlighed i den norske medieverden. Ole Husen finder udfra fremkomne forslag en repræsentant fra Danmark. - Endelig blev det oplyst at DOF fra 1. juli 2003 og 4 år frem overtager sekretariatet for NORD-samarbejdet. Ny NORD-sekretær bliver Ove Gasbjerg. - Mødedeltagerne efterlyste en oversigt over kommende HB- og Formandskabsmøder i referatet Ledelsens aktivitetsplan kommer her Tidspunkt Type Sted Noter Torsdag den 10. april 2003 Kl.? Formandskabet Rungsted Dato ændre måske til 13. Onsdag den 30. april 2003 Kl. 18.00 HB-møde Nyborg Mandag den 2. juni 2003 kl.? Formandskabet Skørping Torsdag den 12. august 2003 kl. Formandskabet Odense Torsdag den 28. august 2003 Kl. 18.00 HB-møde Nyborg Ny struktur Budget Mandag den 27. oktober 2003 Kl. Formandskabet Rungsted Fredag/Lørdag den 14.-15 November 2003 kl. 18.00 HB-møde Personalemøde? Fredag/lørdag/søndag den 26.27, og 28. februar 2004 kl. HB-møde Repræsentantskabsmøde Vejlefjord Mødet sluttede kl. 23.30 Referat 4. marts 2003 Preben Schmidt Læst 16. marts 2003 - Ole Husen Bilag Ny struktur. Side 8 af 8