Referat af Hovedbestyrelsesmøde 5/2005.

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Hovedbestyrelsen, ansatte, Klubber, kredse og udvalg samt revisor Referat af Hovedbestyrelsesmøde 5/2005. Mødested: Mødedato: Mødeindkaldte: Danmarks lærerforenings kursuscenter Hotel Storebælt, Østersøvej 121, 5800 Nyborg Tirsdag den 14. juni 2005 kl Ole Husen, Formand (OH) Helge Søgaard, Økonomiformand (HS) Lars Grevang, Sydkredsen, fra kl (LG) Jørn Simonsen, Østkredsen (JS) Jette Kreiberg, Børn & Unge (JK) Helge Lang Pedersen, Elite (HLP) Klaus Olsen, Konkurrence (KO) John Holm, Kort (JH) Gæster: Eliteudvalget - Kl Karl Kristian Terkelsen, Elite (KK) Jakob Ødum, Elite (JØ) Strukturprojektgruppen - KL Peer Kristensen (PK) Claus Mikkelsen (CM) Dorthe Hansen (DH) Afbud: Referat: Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Lars-Ole Kopp, Nordkredsen (LOK) Lars Rask Vendelbjerg, Bredde (LRV) Preben Schmidt (PS) Dagsorden: A. Referat fra HB-møde den 30. april JS gjorde opmærksom på at han ikke på mødet var orienteret godt nok om Østkredsens budget Det blev på mødet fremført og fremgår af referatet punkt E 2 at: kredsenes budgetter viser da også, at disse har formået at få tingene til at hænge sammen trods nedsættelse af bloktilskuddet Dette er ikke sandt. Østkredsens budget 2005 udviser et underskud på kr JS mente også at det under punkt E 5 var blevet besluttet at arbejdet i strukturkommissionen ikke alene omfattede en beskrivelse af kredsenes opgaver i en ny struktur, men også en beskrivelse af fagudvalgenes opgaver. Ingen andre havde erindring herom, men afviste ej heller det kunne blive tilfældet. Se nærmere om grundlaget for strukturprojektgruppen fortsatte arbejde under punkt E 2 i dette referat. Referat godkendt med disse bemærkninger Side 1 af 7

2 B. Meddelelser fra formanden og generalsekretæren 1. Optagelse af ny klub Oksbøl Militære Idrætsforening (OMI). Fusion af Mariager OK og Hadsund OK til Mariager Fjord OK Begge anmodninger imødekommet. Indplacering af fusionsklubben Mariager Fjord OK i Divisionsturneringen sker af Nordkredsen jf PS underretter Kredsen, klubberne og DIF. 2. Møde med Annegrete Munksgaard, Skov og Naturstyrelsen & Dorthe O. Andersen, DIF (PS) Bilag 3. NORD-mødet den maj 2005 (OH) 4. Kontormøde den 4. juni 2005 (PS) Bilag Punkterne taget til efterretning 5. Klubledermøder Øst 9. maj, 8. juni, Syd 13. juni og Nord 20. juni 2005 Møderne i Øst og Syd er afviklet. Eliteoplægget blev vel modtaget. Struktursnakken mødes med afventende skepsis. Breddeoplæg der blev fremlagt i Øst på ekstra klubledermøde den 9. maj af PS, og i Syd den 13. juni af Jesper Lysgaard (JL) er blevet positivt modtaget. HB og stab var indbudt og repræsenteret ved Øst: JS, HLP, KK, JØ og PS Syd: LG, HLP, KK, JØ, JL & PS Til Nord kommer: LOK, KK, HSØ, JL & PS Fremskrives til næste møde 6. Danhostel Ny struktur, medlemsorganisationerne udtræder (PS) Danske Vandrerhjem har skiftet struktur, således at organisationer som DOF ikke længere er repræsenteret i de styrende organer. Poul Erik Birk Jakobsen, der gennem utallige år har været vores faste repræsentant i Danhostel har deltaget i det sidste møde og på DOF s vegne og takket for samarbejdet. HB takker Røde for hans utrættelige indsats for DOF på dette område. Punktet taget til efterretning 7. Forsikringer (PS) Med virkning fra 1. januar 2005 har DIF/DGI skiftet forsikringsselskab til TRYG. PS har haft møde med TRYG og fået følgende supplerende tilbud udover den kollektive police via DIF. Ulykkesforsikring af Eliteløbere. Tilbudet har været forelagt Eliteudvalget. Bilforsikring for bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer og ansatte. Løsøreforsikring af materiel, inventar mv. HB ønsker at fastholde princippet om at løb og træning sker på eget ansvar. Der tegnes ikke fælles ulykkesforsikringer eliteløberne. Deltagelse i o-sporten sker på eget ansvar. Der oplyses om særlig risiko og forsikringsforbehold ved elitesport PS. Tilbud om bilforsikring og fælles løsøreforsikring formidles af forbundet PS Det blev samtidig oplyst at de nu er 100 % afklaret. Klubber der er medlem af DOF men ikke kan opnå at blive DIF-registeret, f.eks. fordi de ikke er åbne, er en Side 2 af 7

3 overbygningsklub eller uden lokalt tilhørsforhold er IKKE dækket af den kollektive ordning via DIF/DGI. Der arbejdes på at disse klubber for egen regning kan tegne en tillægspolice enten som klub eller for et enkelt arrangement. Der laves klar information til klubberne om disse forhold. Punktet afsluttes. 8. NORD-mødet (OH) OH orienterede kort om mødet i forbindelse med NOC2005. Det nordiske mediesamarbejde fortsætter. Dansk repræsentant er Johan Fegar. Vi har fået tilbud om del i norsk Tv-fotografs optagelser i Japan, mod en medfinansiering af udgifterne. Tilbudet forelægges DR-tv. DOF går ikke ind uden sikker aftager. Taget til efterretning C. Stillingtagen til afgørelser taget af forretningsudvalget siden sidst. 1. Indstilling af Jesper Franck til DIF s nye uddannelsesudvalg og ansøgning om tilskud til Jesper s deltagelse i ENSSEE (PS) DIF har besluttet at oprette et uddannelsesudvalg. Jesper Franck, medlem af OO og medansvarlig for opbygning af vores klubtræner I & II uddannelse er indstillet til det nye DIF udvalg af DOF. Der er samtidig hos DIF søgt om midler til at deltage i en international uddannelseskonference i Irland. HB tilsluttede sig FU s beslutning. Punktet sluttet. D. Godkendelse af referat fra seneste FU-møde 1. FU-mødet den 19. maj 2005, aflyst. E. Igangværende og kommende DOF arrangementer og opgaver. 1. Eliteudvalget fremlægger planer efter (KK og JØ deltog i HB-mødet som indbudte gæster under dette punkt) KK & JØ fremlagde Eliteudvalgets oplæg. Oplægget var det samme som præsenteres på klubledermøderne med lidt flere detaljer. Især det helt afgørende samarbejde med Team Danmark, hvor DOF er indplaceret i den bedste kategori: Top Team Danmark forbund, samt muligheder og risici for at fastholde denne indplacering for en ny periode på op til 4 år efter WOC2006 blev belyst. Team Danmarks nye og meget omdiskuterede støttekoncept, hvor kun 20 idrætsgrene er med på højeste niveau, kan læses i sin helhed på: ile/stoettekoncept_2005_2008_apr05.pdf Vi er i fint selskab. Indplaceringen som et Top Team Danmark forbund, skyldes en gennem årene opbygget professionel eliteorganisation, indfrielse af de hidtil stillede resultatmål, hvor resultaterne i 2004 er de hidtil bedste nogensinde, og tilstedeværelse af et resultatperspektiv i en 0-4-årig periode samt et forbund der bakker op om elitearbejdet. Direkte forespurgt blev det oplyst at Eliteudvalget ikke har udarbejdet en plan B. Hvis DOF vælger at nedprioritere elitearbejdet efter WOC2006, eller andre fundamentale forudsætninger for samarbejdet med Team Danmark forsvinder, vil der foreligge en total ny situation, som det nuværende udvalg ikke ser sig i stand til at Side 3 af 7

4 planlægge ud fra. Det er sikkert at vejen tilbage til et samarbejde med Team Danmark vil blive uhyre vanskelig og krævende på alle områder. Ros til form på og fremlæggelse af oplægget fra HB. Oplægget ligger på nettet her: Samme sted ligger Plan HB har ikke taget stilling til indholdet i oplægget, men afventer høringen i kredse og klubber, der nu har mulighed for at modtage besøg af Eliteudvalget og ytre sig. Budget 2006 der skal vedtages i november 2005 er baseret på den hidtidige aftale med Team Danmark og påvirkes således ikke af den igangværende proces. Det nye oplæg får først indflydelse på budget 2007 og senere år, men DOF skal finde en afklaring allerede nu, så Eliteudvalget får et klart forhandlingsmandat, når det fremtidige samarbejde for de kommende 0-4 år med Team Danmark skal forhandles primo Punktet fremskrives til HB-mødet i november. 1. Projekt, Strukturkommissionen (DH, CM og PK deltog i HB-mødet som gæster under dette punkt) Projektgruppen deltog i HB-mødet for at skabe større klarhed over arbejdsgrundlaget. En længere debat viste, hvor vanskeligt det er at finde en fælles opfattelse af opgavens indhold og omfang. Udgangspunktet er at den lovbestemte struktur skal blive enklere, så det vi har indskrevet i lovene passer bedre til den virkelighed vi lever i, og samtidig give plads til tids- og opgavebegrænsende projekter. HB bekræftede at strukturkommissionen først og fremmest skal se på kredsenes opgaver og struktur og komme med forslag hertil. Kommissionen skal også se på kredsstrukturen i forhold til fagudvalgene, og komme med et oplæg til debat om, hvordan den politiske struktur i forbundets ledelse bedst sikre, at der arbejdes i overensstemmelse med de vedtagne visioner og medlemmernes ønsker og interesser. Enighed om at der kan fremlægges alternative løsninger og at klubberne, der i den sidste ende skal vedtage eventuelle lovændringer, skal have tid til at sætte sig ind i forslagene og opfordres til at deltage i debatten. Punktet fremskrives til HB-mødet i november. 2. Projekt, Enklere reglement Opgaven er stor. Projektgruppen arbejder ud fra en ny disposition i reglementet og et princip om at bør -regler skal udgå af selve reglementet og overføres til vejledninger som Værd at vide som dommer. HB tilsluttede sig ideen om at fastholde B-løb, men med færre underliggende baner. HLP ønskede en parallel opstilling med nyt/gammelt. PS: Kan blive vanskeligt, da dispositionen er totalt ændret, men vil blive forsøgt. JS spurgte til tidshorisonten. PS: Det er foreløbig målet at lave klubhøring i efteråret, som normalt i den 2-årig turnus, men det kan blive nødvendigt at vente med ikrafttræden til et senere tidspunkt end den 1. januar Det blev bemærket at stævnereglementet er HB s ansvar og kompetence. Skal det lykkes at forenkle reglerne, og lave et reglement, der dækker hele landet, kan det blive nødvendigt at HB vedstår sig sit ledelsesansvar og er villig til at skære igennem. Punktet fremskrives til næste HB-møde 3. Indsatsområde, Flere medlemmer Kurser i Maj/juni aflyst. Tilmeldte klubber har i stedet fået besøg. Besøgsrunde på klubledermøderne i kredsen. Klubbesøg i august, september og oktober. Nyt kursus den 12. november. Flere indlæg i næste nummer af Orienteringsløb.dk. Side 4 af 7

5 JS bekymrende at ikke flere klubber viser interesse. OH en rød lampe må blinke. PS det er klubberne, der selv må beslutte sig for i hvilken retning de vil bevæge sig for at få flere medlemmer og i hvilket omfang de vil være med. Punktet fremskrives til næste HB-møde 4. Aftale med NOC 2007 (HSØ) Det er foreløbigt aftalt at DOF lægger penge ud for arrangørerne til at sende to observatører til NOC2005. Der foreligger ikke yderligere aftaler på nuværende tidspunkt. Skovtilladelsen er søgt. Punktet fremskrives til et senere HB-møde, når der er afgørende nyt. 5. DIF s Kongres Fremskrives til næste HB-møde 6. IOF-Congress, Japan 2005/Århus 2006 Forberedelserne til IOF-Congress 2006 går planmæssigt. Lokaler er bestilt i Århus. Indbydelse laves klar efter Japan 2005 i november. Logo er lavet klar. Fremskrives til næste HB-møde 7. WOC2006 Indbydelsen til WOC-tour er på trapperne. Forhandlingerne med Idrætsfonden Danmark er afsluttet. Arrangørerne får administrationsbidrag på kr , markedsføringsbidrag på kr og underskudsgaranti på yderligere ,-. HSØ gennemgik de tekniske detaljer, idet spørgsmålet om tilbagebetalingspligt for arrangørerne samt rangfølge af garantistillelserne er vigtig for DOF s underskudsgaranti på kr ligesom løbsafgifterne på publikumsløbene indgår i aftalen. HB godkendte den indgåede aftale. F. Økonomi 1. Budgetopfølgning 2005 Saldobalance med budget pr omdelt. Estimatet siger stadig et forbedret årsresultat med kr Det er tvivlsomt om breddepuljen, der er klubbernes mulighed for at søge midler til udviklingsarbejde ikke bliver brugt/udbetalt i Det er ellers her der muligvis kan skaffes yderligere midler fra DIF, hvis projekterne er gode nok. Klubberne synes åbenbart ikke det er besværet værd at søge disse projektmidler!? Der laves yderligere oplysning PS. Ny opfølgning på næste HB-møde 2. Køreplan for budget 2006 og budgetpolitik De dårlige erfaringer fra sidste års budgetprocedure søges undgået. Følgende procedure vedtaget: Budget version 1 De kontoansvarlige skal i hvert deres bagland, kreds, udvalg eller projekt undersøge behov og ønsker, og opsætte budgetønsker inden den 1. september 2005 Der ønskes et foreløbigt skøn over de enkelte konti og oplysninger om nye aktiviteter, eller aktiviteter der ønskes nedlagt. Budget version 1 vil blive en ren sammenskrivning af de fremsatte budget ønsker. Side 5 af 7

6 Efter 1. behandling i HB den 22. september 2005 indledes en forhandlingsrunde med de kontoansvarlige, ligesom de enkelte konti genovervejes og skønnet kvalificeres bl.a. ud fra seneste regnskabstal Budget version 2 Er en sammenstilling af de reviderede tal, senest 1. november 200. Der udskilles særlige spørgsmål, som kan beskrives og forelægges først for de kontoansvarlige og deres bagland i en sluthøring og derefter HB til beslutning. Konti uden politisk indhold, justeres endeligt ud fra seneste månedsbalance Budget version 2 vedtages i HB på mødet den 19. november 2005 og udsendes i endelig form til de kontoansvarlige umiddelbart derefter. Eventuelle budgetforhold der skal til godkendelse på repræsentantskabsmødet 2006 bearbejdes og indgår i repræsentantskabets mødemateriale. Som overordnet budgetpolitik for 2006 budgettet vedtog HB følgende punkter: Resultat balance +/- 0 Afgifter og kontingenter uændret i 2006 Kredsene får trækningsret (udvalgsstatus) Samme stillingsstruktur - Ingen udvidelse af ansættelser Breddepuljen øges i budgettet fra 200 tkr til 300 tkr. Uddannelse, deltagerbetaling så +/- 0, bortset fra dommeruddannelse. Max. DIF-støtte, idet alle pointgivende aktiviteter samles i DOF-budgettet. G. Kreds- & udvalgsrunde 1. Østkredsen Intet at bemærke 2. Nordkredsen Ikke repræsenteret 3. Sydkredsen Intet at bemærke 4. Elite Intet at bemærke 5. Bredde Ikke repræsenteret 6. Børn & unge JK er kommet godt i gang. 1. møde i landsudvalget var inspirerende. KUM veloverstået og evalueret. Der bliver strammet op på alkoholreglerne. Ungdomslederhåndbogen genudgives. På U-kurser indføres teoriindlæg. 7. Konkurrence Terminslisten 2006 er på trapperne. DM-sprint flytter fra lørdag før til søndag efter DMnat. Flere klasser til DM-nat fra 2006 er overladt til reglementsprojektgruppen. Det er besluttet at der max. sendes 1 dame og 4 herrer til MTB-O WM i år. Det engelske landshold har søgt om startret til DM-klassisk/stafet. Udvalget har bestemt de gerne må deltage ufk, med start efter max. er udløbet. 8. Kort Kortseminar med print er vel overstået. Kortreglementets bilag 4 er revideret, så det nu af teksten fremgår at reglerne også gælder udlån af filer til TKC, elite og ungdomsarbejde under forbundet. Der vil komme indlæg i orienteringsløb.dk om god skik og brug ved lån af kortfiler. Side 6 af 7

7 Orienteringen blev taget til efterretning. H. Eventuelt HB kalenderen 2005/2006 Tidspunkt Type Sted Noter Onsdag d. 2. februar 2005 HB-møde 1/2005 Nyborg Fredag d. 4 marts 2005 HB-møde 2/2005 Slagelse Forberede Repræsentantskabsmødet Lørdag d. 5. marts 2005 Repræsentantskabsmøde Slagelse Vandrerhjem Lørdag d. 5. marts 2005 HB-møde 3/2005 Slagelse En times eftersnak Tirsdag d. 19. april 2005 FU-møde 2/2005 Rungsted Lørdag d. 30. april 2005 HB-møde 4/2005 Nyborg Indsatsområde Bredde Torsdag d. 19. maj 2005 FU-møde 3/2005 Svendborg Aflyst Tirsdag den 14. juni 2005 HB-møde 5/2005 Nyborg Eliten efter WOC2006 Status reglement Strukturdebat Tirsdag den 6. september 2005 FU-møde 4/2005 Rungsted Torsdag den 22. september 2005 HB-møde 6/2005 Nyborg Budgetudkast Torsdag/fredag september 2005 DIF-kongres Aalborg Torsdag den 3. november 2005 FU-møde 5/2005 Skørping Lørdag den 19. november 2005 HB-møde 7/2005 Nyborg Budget 2006 Vedtagelse nyt reglement Tirsdag den 10. januar 2006 FU-møde 1/2006 Rungsted Regnskab 2005 Lørdag/søndag januar 2006 NORD-møde Oslo Onsdag den 1. februar 2006 HB-møde 1/2006 Nyborg Fredag den 3. marts 2006 HB-møde 2/2006 Vejle Fjord Lørdag/søndag marts 2006 Repræsentantskabsmøde Vejle Fjord Opdateret Side 7 af 7