Referat af hovedbestyrelsesmøde 2/2015

Transkript

1 Referat af hovedbestyrelsesmøde 2/2015 Mødested KursusCentre.dk, Oddevejen 8, Middelfart Mødedato Fredag 6. marts 2015 kl Mødedeltagere Referat Walther Rahbek, Formand (WRM) Mette Rønning Steffensen, Næstformand (MRS) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KFJ) Torben Seir, Øst (TS) Kate Nielsen, Syd (KN) Claus Poulsen, Nord (CP) Casper Sørensen, BUU (CS) Helge Lang Pedersen, Elite (HLP) John Holm, Kort (JH) Jens Jørgen Hansen, Plan (JJH) Michael Sørensen, Direktør (MS) Direktør Michael Sørensen Gæster Gert Nielsen, udviklingskonsulent, vedr. dagsordenens punkt 7. Afbud: Lisa Tantholdt Bjarke Refslund Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra møde 1/2015 Bilag 1: Referat HB-møde 1/2015 Referatet godkendt uden yderligere bemærkninger. 2. Udvalgsrunden a. Formand/Næstformænd b. Direktøren DOF s nyhedsbreve fordelt på 10 emner er lanceret med god tilmelding de første dage. MS udsender information til områdeformændene om deres opgaver i forbindelse med nyhedsbrevene. Planlægningen af Find vej Dagen den 25. april 2015 er i fuld gang. 45 arrangementer afholdes over hele landet, og klubberne modtager alt materiale i forbindelse med

2 repræsentantskabsmødet. HKH Kronprinsen har desværre takket nej til invitationen til at deltage i år. Der arbejdes på en ansøgning til Nordea-fonden for fremadrettet støtte til bl.a. Find vej Dagen og skolesatsningen. c. Nord CP redegjorde for et par højaktuelle udfordringer omkring DM-terræner, hvor såvel DM Lang 2015 som DM Mellem 2016 står uden endelig afklaring på valg af terræn (efter mødets afholdelse er DM Lang 2015 faldet på plads i Ålum med Aarhus 1900 som arrangør). CP efterlyste afklaring af, hvem der har bemyndigelse til at godkende et DM-terræn. Der var i HB opbakning til, at kompetencen ligger hos Planudvalget (nu Stævne og reglement ) efter forudgående hørring i kortudvalg og kredsudvalg. d. Syd KN kunne oplyse, at hun har valgt at stille op til HB i yderligere ét år. e. Øst Træner fundet for det nye Senior-TC. Der arbejdes med en bruttotrup på 70 løbere i alderen år. Kredsseniormatch afholdes igen i 2015 i ØK første weekend i oktober. Håb om opbakning fra hele landet og at arrangementet fremover kan gå på skift mellem kredsene. f. MTBO WRM kunne oplyse, at Troels Bendt Hansen har sagt ja til at overtage formandsposten for MTBO. Viborg Kommune har sagt ja til at støtte VM i MTBO i 2018 med kr g. Plan JJH oplever generelt, at der er alt for mange ændringer på terminslisten med kort varsel, hvilket giver mange frustrationer vi skal være bedre til langsigtsplanlægning. Det nye reglement er indført fra 1/1-15 og ikke afstedkommet kommentarer til hverken udvalget eller HB. Efter mange år med opgaven ønsker Gunnar Tamberg at stoppe som pennefører på reglementsprocessen. Udvalget søger en person til at overtage opgaven. h. Kort Ingen bemærkninger i. Bredde Ingen bemærkninger

3 j. Børn og Unge Ungdomskursus-weekend afviklet 27/2-1/3 med flotte deltagertal. Juniorsamlingen dog aflyst pga for få deltagere. Der er udmeldt prisstigninger på ungdomskurser, hvilket ikke har afstedkommet kommentarer. k. Elite Ny sammensætning af eliteudvalget er offentliggjort på DOF s hjemmeside. Det inkluderer en række kompetencepersoner fremfor udelukkende klubrepræsentanter. Derudover kredsrepræsentanter, hvor ØK foreløbigt har valgt Helle Holm Clausen. Konsensus om, at i tillæg til EU-møderne, så samles eliteklubberne to gange årligt. TS refererede til indkomne kommentarer vedrørende størrelsen af deltagerfee, som bør diskuteres tilbagevendende på eliteklubmøderne. HLP kunne oplyse, at de samlede deltagerbetalinger stiger fra 190 tkr i 2014 til 230 tkr i WRM roste HLP s indsats på eliteområdet, og HB udtrykte fuld opbakning til HLP s mandat for det fremadrettede arbejde og opfordrede til at give HLP og det nye EU ro til dette arbejde. 3. Repræsentantskabsmødet 2015 Repræsentantskabsmødet gennemgås kort ud fra den udsendte mødemappe med særligt fokus på følgende punkter: Detailplanen for mødet, herunder gennemførelsen af fremtidsværksted Eventuelt supplerende forhold vedrørende beretningerne Behandling af Plan 2020 og lovændringsforslag Afgifter 2015 Fastlæggelse af lokalitet for repræsentantskabsmødet 2016 I forbindelse med punktet underskrives tillige årsregnskab 2014, der tidligere er udsendt pr. mail til HB. HB gennemgik dagsordenen for mødet. KFJ redegjorde for sine betænkeligheder omkring den nye organisationsstruktur, hvorfor han ville opfordre repræsentantskabet til ikke at stemme for det øvrige HB s forslag. Der henvises i øvrigt til referatet for repræsentantskabsmødet. 4. DIF s politiske program i høring DIF s politiske program frem mod 2020 skal vedtages på DIF s årsmøde den 9. maj Det politiske program er sendt i høring i perioden 27. februar til 13. marts. Høringsmaterialet er vedlagt som bilag, og der lægges op til en debat på HB-mødet om hvorvidt DOF skal afgive høringssvar, og hvordan dette i så fald skal udformes. Bilag 2: DIF s politiske program - høringsudkast Der blev generelt udtrykt et positivt indtryk af høringsmaterialet. CP vil give input til WRM og MS, der afsender inden høringssvar inden fristens udløb.

4 5. Budget 2015 ansøgninger til udviklingspuljen Budget 2015 indeholder en udviklingspulje på kr Der er forud for dette HB-møde indkommet en ansøgning fra BUU på 2 x kr til behandling på mødet. Bilag 3: Ansøgning til udviklingspuljen fra BUU HB aftalte generelt at udskyde behandlingen af ansøgninger til alle nye områder også har haft chancen. Der blev dog bevilget et tilskud til 2null15, da der skal tilmeldes deltagere hertil inden 1. april. Bevillingen skal ses i lyset af, at BUU ikke fik opfyldt sine oprindelige budgetønsker. Det bevilgede løb på kr skal ses som et maksimumsbeløb afhængigt af endeligt deltagertal, ligesom deltagerne forventes at søge midler lokalt til finansieringen. 6. Procedure for besættelse af ledige stillinger Der henvises til bilaget. Bilag 4: Procedure for besættelse af ledige stillinger Stilling som udviklingskonsulent med kommunikationsfokus opslås mandag 9. marts til besættelse 1. maj. Der gennemføres en analyse af hele elitestrukturen med henblik på afklaring omkring indhold af eventuel sportschefstilling. 7. Klubudviklingsprojektet Status og opdatering på projektet. Er vi på rette vej? Udviklingskonsulent Gert Nielsen, der er projektleder på projektet, deltager på mødet. Gert vil sammen med MRS og MS, der begge sidder i projektets styregruppe, give en status på projektet og lægge op til debat om det videre forløb. Der lægges op til, at den nye formand for området Motion og Foreningsliv, Heidi Kristensen, overtager MRS plads i projektets styregruppe. Bilag 5: Projektbeskrivelse Bilag 6: Referat fra styregruppemødet 8/12-14 GN og MRS har holdt evalueringsmøde for DOF Akademiet forslag til nye tiltag: Halvdagsmoduler med mulighed for at få to kurser på én dag. Den store landsdækkende kursusdag bliver også i 2016 i Ringe dato: Lørdag den 16/1, som i 2016 ikke vil falde sammen med ungdomskurser. GN afdækker, hvilke kurser, der er lokalt, så alt bliver samlet under DOF Akademiet, ligesom der sker en afklaring af, hvilke kurser, der afholdes henholdsvis lokalt og landsdækkende. Der efterlyses en uddannelse-kategori i O-service til adskillelse fra fx BUU s kurser. Evaluering af BUU-delen af DOF Akademiet 2015 sker på BUU-møde senere i marts. Som opfølgning på debatten om DOF Akademiet, udtrykte HLP, at der er behov for nye danske Event Advisers og Senior Event Advisers, dvs kontrollanter der kan påtage sig opgaver til IOFarrangementer. Det er oplagt at holde et dansk event adviser clinic (afvikles i IOF regi men afholdes i Danmark). Lægges evt i forbindelse med Danish Spring 2016.

5 Vedrørende klubudviklingsdelen af projektet, så indgik spørgeskemaundersøgelsen i Plan 2020-arbejdet og præsenteredes på klubledermøderne i efteråret En god håndfuld klubber har meldt sig til og arbejdet starter for alvor i foråret 2015, samtidig med, at GN tager en runde til alle klubber for at tilbyde projektets hjælp. Udestående: Hvordan anvendes klubledermøderne bedst i forhold til projektet? Dette diskuteres med kredsformændene i foråret KN mente, at det kan være svært at få klubberne til at melde sig, fordi vi kalder det udvikling, og nogle klubber føler sig provokeret af dette navn, da de synes, at de allerede arbejder meget med udvikling af klubben. KN opfordrede til at sælge projektet på en anden måde / under en anden overskrift. 8. Opdatering af HB s mødekalender Punktet blev udsat til behandling af det nye HB efter repræsentantskabsmødet. 9. Kommunikation web/hjemmeside og pressen 10. Eventuelt Mødeplanen 2015/2016 Januar 2015 Mandag den 19. januar 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. januar 2015 Klubledermøde, Syd Kolding Onsdag den 28. januar 2015 Klubledermøde, Nord Silkeborg Torsdag den 29. januar 2015 Hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Nyborg Marts 2015 Fredag den 6. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde Middelfart Juni 2015 Mandag den 1. juni 2015 Klubledermøde, Syd Vejle Mandag den 15. juni 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Onsdag den 17. juni 2015 Klubledermøde, Nord Skive

6 Oktober/November 2015 Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Syd Fredericia november 2015 Strategiseminar Brøndby HB og områder Onsdag den 11. november 2015 Klubledermøde, Nord Viborg Januar 2016??? Klubledermøde, Øst?????? Klubledermøde, Syd?????? Klubledermøde, Nord??? Marts 2016 Fredag den 4. marts 2016 Hovedbestyrelsesmøde Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts 2016 Repræsentantskabsmøde Brøndby