Dansk Orienterings-Forbund Til Til orientering for Hovedbestyrelsen, ansatte Klubber og medlemmer Kredsbestyrelser og kredsudvalg DOF s udvalg DOF s revisorer Referat af Hovedbestyrelsesmøde 4/2005. Mødested: Danmarks Lærerforenings Kursuscenter Hotel Storebælt, Østersøvej 121, 5800 Nyborg Mødedato: Lørdag den 30. april 2005 kl. 10.00-16.00 Mødedeltagere: Gæst: Afbud: Referat: Ole Husen, Formand (OH) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Helge Søgaard, Økonomiformand (HS) (delvis) Lars Grevang, Sydkredsen (LG) Jørn Simonsen, Østkredsen (JS) Lars Rask Vendelbjerg, Bredde (LRV) Helge Lang Pedersen, Elite (HLP) John Holm, Kort (JH) Jette Kreiberg, Gæst -> Børn & Unge (JK) Jesper Lysgaard, (JL) Klaus Olsen, Konkurrence (KO) Lars-Ole Kopp, Nordkredsen (LOK) Preben Schmidt (PS) Dagsorden: Formand Ole Husen anmodede indledningsvis Hovedbestyrelsen om at tage stilling til indstilling fra forretningsudvalget om at godkende Jette Kreiberg, OK Roskilde, som nyt medlem af hovedbestyrelsen i henhold til bemyndigelse fra repræsentantskabsmødet. Enstemmig godkendt. LRV og PS laver sammen med JK en nærmere præsentation af Jette i O-posten og på hjemmesiden. A. Referat fra HB-møde den 4. og 5. marts 2005. OH ønskede det præciseret at den særlige velkomst på HB-møde den 5. marts ikke kun omfattede Jørn Simonsen, men tillige John Holm og Lars Rask Vendelbjerg. Herefter godkendt B. Meddelelser fra formanden og generalsekretæren Side 1 af 7
1. Status kontorets drift PS orienterede. Rosita Flyger, der har virket som vikar i 7 måneder, er fratrådt. Vi har været glade for hendes indsats og har stadig en mulighed for at trække på hende. Susanne Eriksen er kommet godt i gang, og skal nu sammen med Troels Christiansen forestå det daglige arbejde på kontoret i Farum, under ledelse af PS. Til administrationen er endvidere knyttet Mogens Hansen, løbsafgifter og Ib Konradsen, formueforvaltning og likviditet, som frivillige medarbejdere. 2. Breddekonsulent OH bød velkommen til Jesper Lysgaard. JL deltog i mødet som gæst for at blive kendt med HB-medlemmerne og bekendt med HB s arbejdsform. 3. DIF s Årsmøde 30.04.05 (OH) OH havde fredag aften deltaget i det lukkede dialogmøde forud for DIF s Årsmøde. Det havde været stormfuldt, men med opbakning til DIF s formand og bestyrelse. DOF har hele vejen støttet DIF s og TD s linie. Punkterne taget til efterretning 4. DIF s Kongres 29.09-01.10.05 Folder blev omvist. DOF bør være repræsenteret. Tilmeldingsfristen er 30. august 2005. Tages op på næste HB-møde. Punktet fremskrives og flyttes til arrangementer og opgaver. 5. Friluftsrådet s repræsentantskabsmøde 27.04.06 PS orienterede. Ove Gasbjerg, genvalgt til Friluftsrådets bestyrelse for en ny 2 årig periode med næsthøjest stemmetal. Hovedemner var Naturparker og kommunalreformen. Revideret Adgangsbekendtgørelse træder i kraft 1. maj 2005. Kun et meget lille skridt i den rigtige retning. Vil blive omtalt i O-posten og på hjemmesiden. Taget til efterretning 6. Ansættelsesaftaler på plads justering af personalepolitik (bilag) (PS) De ansattes ansættelsesaftaler er gennemgået og justeret. En af skattemæssige grunde nødvendig sproglig ændring i personalepolitikken blev forelagt. Ændringen vedtaget. Stillingsbeskrivelser og personalepolitik synliggøres på hjemmesiden PS. C. Stillingtagen til afgørelser taget af forretningsudvalget siden sidst. Ingen punkter til behandling D. Godkendelse af referat fra seneste FU-møde 1. Referat af FU-møde 19. april 2005. OH gennemgik. Taget til efterretning E. Igangværende og kommende DOF arrangementer og opgaver. 1. Adgang til kortfiler. Side 2 af 7
LG forelagde problemstillingen. Som følge af den tekniske udvikling er det en meget stor hjælp for de unge trænere og ledere i forbundets ungdomsarbejde, hvis de kan få adgang til at arbejde med kortfilerne i O-cad og Condes. Det er ubestridt, at ophavsretten ligger hos korttegneren, der dog normalt helt eller delvist har videregivet kopiretten til egen klub. Dette kan være sket stiltiende eller udtrykkeligt. Vejen frem er derfor aftaler og tillid. Samarbejdet fungerer godt rigtig mange steder. En del klubber og korttegnere er helt åbne overfor at hjælpe, hvis de unge ledere og trænere husker at spørge først og helst i god tid. Et andet spørgsmål er betalingen. Her er det HB s opfattelse at TKC, ungdomskurser og elitetræning er en så integreret og vigtig del af Familien at filer og kort må kunne udveksles på samme vilkår som mellem klubber indbyrdes. HB besluttede at overlade det videre arbejde med spørgsmålet til kortudvalget, med tre anbefalinger. Se nærmere på teksten af bilag 4 til kortreglementet. Kan dette sprogligt omformuleres så udveksling af kortfiler og betaling også omfatter forbundets arbejde med børn, unge og elite? Beskriv i O-posten de gode eksempler på, hvordan man på aftalebasis har grebet det an de steder det fungerer godt. Overvej om der på mail og/eller tryk kan og bør laves en tro og love erklæring, som klargør aftaleforholdet og begrænser utilsigtet misbrug. 2. Kredsenes trækningsret i DOF kr. 10.000 er urealistisk i 2005. JS forelagde. Det er hans personlige opfattelse at resultatet af repræsentantskabsmødet, hvor strukturændringerne blev udskudt, må betyde at kredsenes trækningsret i DOF må tilbage på det tidligere niveau på kr. 25.000-37.000. Hvis ikke dette sker, vil aktiviteterne i kredsene ikke kunne opretholdes som hidtil. Det er principielt ikke acceptabelt at kredsene skal tage af egen formue, for herved overføres midler fra klubbernes formue i kredsene til forbundet. HSØ afviste at der er en trækningsret. De seneste år har der været et bloktilskud, som i 2005 var nedsat under indtryk af det store underskud, som omstillingsåret 2005 budgetmæssigt tegner til. Et kik på kredsenes budgetter viser da også, at disse har formået at få tingene til at hænge sammen trods nedsættelse af bloktilskuddet. HLP og OH understregede det vigtige i den principielle debat. Ingen kredse ville i 2005 komme i økonomiske vanskeligheder eller af økonomiske grunde være tvunget til at gå ned i aktivitetsniveau. Spørgsmålet er relevant for og må løses i strukturdebatten og budget 2006. HB afviste at genåbne budgetlægningen for 2005. Bloktilskuddet til kredsene er i 2005 kr. 10.000 pr. kreds. Beløbet er udbetalt. 3. Kredsenes opgaver nu hvor udvalg er nedlagt bl.a. TKU. JS efterlyste en klar melding om den gældende udvalgsstruktur. Især Tom Neergaards afgang fra TKU-Øst har efterladt tomrum og usikkerhed. OH understregede at udvalgs- og kredsstrukturen er uændret i 2005. Kredsenes opgaver er ej heller ændrede i 2005. Ingen udvalg er nedlagt, men efter beslutning på HB-møde 3/2005 er bemandingen i en overgangsperiode sparsom, som den i øvrigt har været de fleste af de lovbestemte udvalg i flere år. Enighed om at drøfte dette punkt sammen med de næste, der også omfatter landsudvalgene. 4. Udvalgenes besætning og arbejde i 2005 OH konstaterede det glædelige i, at Jette Kreiberg nu har overtaget den politiske ledelse af Børn & Unge. Hermed er der faldet en vigtig brik på plads i det daglige arbejde. Side 3 af 7
Det forventes, at arbejdet i Børn & Unge-, Kort-, Elite- og Konkurenceudvalget fortsætter uændret i 2005, da disse udvalg har en del faste driftsopgaver, der skal passes. Eliteudvalget har sin egen struktur med landsholdsgrupper, KC er og TKC er samt talentudvikling som virker uafhængigt af kredsene og fortsat ønsker dette. For så vidt angår Teknisk Udvalg, er det korrekt at Tom Neesgaards store personlige indsats på dette område både i Østkredsen og på landsplan har efterladt et tomrum. Dette problem skal der findes en konkret løsning på. Voksen- og klubudviklingsudvalget (breddeudvalget) har stort set ligget stille de senere år og skal genstartes. Det gøres via det nye indsatsområde, Flere medlemmer. Det nye er også at vi med ansættelse af PS som generalsekretær og JL som breddekonsulent har styrket organisationen og administrationen. Derfor er der nu en ansat tilknyttet som støtte til alle hovedudvalg. Vedtaget at projektgruppen Nyt enklere reglement i 2005 varetager løbende behandling af dispensationer etc. i 2005. Det giver erfaring og indsigt. Arbejdet i strukturkommissionen fremmes. Den fungerende struktur synliggøres bedre via O-service og Hjemmesiden, PS Alle henvendelser til HB, eller udvalg kan altid sendes via Sekretariatet eller med kopi til sekretariatet. Det sikrer opfølgning. 5. Projekt Strukturkommissionen Status Projektgruppen består af: Jørn Simonsen, Claus Mikkelsen og Lars Jensen, Øst Lars Grevang og Peer Kristensen, Syd Lars-Ole Kopp og Dorthe Hansen, Nord samt KFJ & PS PS & JS orienterede. Der er afholdt et møde. Grundmateriale er gennemgået, og generel overordnet debat indledt. Udgangspunkt er kredsens opgaver i en ny struktur, samt efter repræsentantskabsmødet tillige den samlede struktur i forbundet. Drøftelserne har vist enighed om det fornuftige i en forankring af klubbernes praktiske samarbejde i et tværgående regional struktur, der samtidig støtter forbundets fagudvalg på det regionale plan. Usikkerheden synes størst omkring den fremtidige politiske struktur. Der er nyt møde i Strukturkommissionen den 11. maj 2005 i Odense. Taget til efterretning. Punktet fremskrives. FU ønskede processen fremskyndet, så de nødvendige lovændringer kunne vedtages allerede i oktober inden budget 2006 bliver fastlagt. Enighed om at arbejdet bør have tid og at det stadig er planen at vedtagelse af de nye love skal ske på repræsentantskabsmødet 2006. 6. Projekt Enklere reglement Status PS orienterede om -drengenes hidtidige arbejde. Skrivegruppen, der er ren Østdansk, så det er lettere at mødes, består af Tom P. Neesgaard, Gunnar Tamberg, Lars Olsen og PS. Tilknyttet på lytteposter er Poul Larsen, Syd og Jens Jørgen Lyngaa, Nord, samt Lars V. Jørgensen, Elite. Der er afholdt et møde og lagt plan for de kommende 3 møder. Næste møde er den 10. maj 2005 i Farum. Udkast til nyt reglement vil blive sendt i klubhøring efter HB-mødet ultimo september. Vejledningerne vil følge efter. Opfordring til at vejledningerne laves sideløbende. Taget til efterretning. Punktet fremskrives. 7. Indsatsområde, Flere medlemmer Udkast til projektplan, status styregruppen LRV, JL og PS forelagde. Side 4 af 7
En foreløbig vestdansk styregruppe bestående af LVR, LOK, JL og PS har holdt det første møde for at få udarbejdet en mere detaljeret projektplan og beskrevet de opgaver der herudfra skal løses. Styregruppen vil senere blive udvidet og få tilknyttet ambassadører og klubvejledere i øvrige landsdele. Projektplanen blev gennemgået. Debatten pegede på følgende: Det er vigtigt fra starten at komme i tæt kontakt med klubberne. At der gives klubberne konkrete værktøjer, et katalog af muligheder, samt at der tages små skridt og gives plads til egne ideer. Med børn og unge er det vigtigt at de går til orienteringsløb, og der bliver plads til gentagelser, for børn elsker gentagelser. Vigtigt er det også at finde frem til motivationen. Forældrene kommer med deres børn og omvendt. Muligheder for at tilbyde løb til erhvervsvirksomheder? Vi må tænke på prisen. Motionsløb lever højt på at firmaerne betaler for medarbejderne. Planen godkendt, Punktet fremskrives. 8. WOC 2006, Økonomi Budgetlægningen bliver mere og mere konkret. DOF har stillet en underskudsgaranti på kr. 500.000 og HB følger derfor arbejdet. HSØ kontakter og får arrangørernes egen vurdering af de budgettal der pt. foreligger. Punktet fremskrives. 9. IOF Congress 2006, OH forelagde de to bilag. Der ønskes HB s stilling til en forhåndsbinding af budget 2006 på i alt max.kr. 45.000 til kongressen i 2006. Det er nødvendigt af hensyn til disponering af lokaler etc. Vedtaget Redegørelsen taget til efterretning OH oplyste at delegerede til IOF Congress 2005 i Japan bliver OH og HSØ. Sidstnævnte er udvalgt bl.a. for at høste erfaringer til 2006, som HSØ sammen med Birthe Helms er ansvarlig for. 10. NORD-elitemøde 01.03.2005 HLP redegjorde for historien bag og indholdet i ovennævnte møde. Eliteorganisationerne i de nordiske lande er enige om retningen på det fremtidige arbejde. Materialet er sendt til IOF Foot-o Commission. Taget til efterretning Flot arbejde. F. Økonomi 1. Budgetopfølgning 2005 PS forelagde. Budgettet 2005 vedtaget på HB-mødet i december 2004 er tilrettet efter repræsentantskabsmødet. Løbsafgifter nedsat til kr. 682.000,-, mens lønudgifter er tilpasset de faktiske forhold, efter ansættelse af Susanne Eriksen og Jesper Lysgaard. PS er bogført som breddekonsulent i 1. kvartal og har modtaget tilskud fra DIF som breddekonsulent. Netto besparelse på løn mv. ca. 100.000,- Endelig er elitens budget 2005 tilrettet ud fra bevillingsskrivelsen, der først forelå i januar. Små rettelser. Budget 2005 nu udvisende et underskud på kr. 673.850,- vil ikke blive rettet yderligere. Taget til efterretning. Side 5 af 7
Derimod vil der ved kommende møder blive udarbejdet et estimat for årets resultat. På grund den korte periode er der ikke lavet noget efter 1. kvartal. Det står dog fast at det lave renteniveau har givet os anledning til at omlægge værdipapirer, hvilket har tilført driften en realiseret gevinst på kr. 130.000,-. Hertil kommer at JH på mødet kunne oplyse at ca. 100.000 af de afsatte beløb til flyvninger på kortudvalgets budget ikke blev fløjet i år på grund af vejret. Underskuddet er således pt. budgetmæssigt reduceret med kr. 230.000,-. Taget til efterretning. JS efterlyste overvejelser om yderligere besparelser. Selvom 2005 er et overgangsår er der tale om et underskud på 1/3 af formuen! Beslutningen om at tage underskuddet af kassebeholdningen blev fastholdt. G. Kreds- & udvalgsrunde 1. Østkredsen JS fremhævede et vellykket og velbesøgt SM. Der arbejdes på et SM i sprint og mellem. Mandag den 9. maj 2005 er der er ekstra klubledermøde. PS er med på en lytter. 2. Nordkredsen Intet 3. Sydkredsen Der arbejdes på et JFM i sprint. Der er opbakning til den ny struktur, hvis blot der fortsat er et socialt mødested på kredsniveau for personer der arbejder for fællesskabet. 4. Elite Plan2007 er udbygget På Junimødet, hvor KK tillige deltager, kommer der oplæg til det fremtidige elitearbejde. Der arbejdes hård på at få træneruddannelsen udbygget. Det gælder såvel den formelle uddannelse, men også de bløde værdier i form af en trænerkultur. PS supplerede ved at oplyse at Træner I & II forventes at blive tilknyttet Himmelbjergegnes Natur- & Idræts Efterskole (HNIE). 5. Bredde LRV henviste til projektplanen. Der er vist nok at tage fat på! 6. Børn & unge JK kunne af gode grunde ikke sige meget. Glædede sig til arbejdet og samarbejde. 7. Konkurrence. Intet 8. Kort JH oplyste at der den 28. maj 2005 indbydes til et Kortseminar i Odense. Emnet er indstilling af filer til print. Der er deltagerbegrænsning på 20. Bliver der flere, vil seminaret blive gentaget. H. Eventuelt 1. Kalenderkonflikt 1. februar 2006 HB/Østkredsen JS lovede at flytte Østkredsens mødedato. 2. Kalenderkonflikt 13. juni 2005 Nord/Syd Der kunne ikke findes en løsning. Side 6 af 7
HB kalenderen 2005/2006 Tidspunkt Type Sted Noter Onsdag d. 2. februar 2005 HB-møde 1/2005 Nyborg Fredag d. 4 marts 2005 HB-møde 2/2005 Slagelse Forberede Repræsentantskabsmødet Lørdag d. 5. marts 2005 Repræsentantskabsmøde Slagelse Vandrerhjem Lørdag d. 5. marts 2005 HB-møde 3/2005 Slagelse En times eftersnak Tirsdag d. 19. april 2005 FU-møde 2/2005 Rungsted Lørdag d. 30. april 2005 HB-møde 4/2005 Nyborg Indsatsområde Bredde Torsdag d. 19. maj 2005 FU-møde 3/2005 Svendborg Tirsdag den 14. juni 2005 HB-møde 5/2005 Nyborg Eliten efter WOC2006 Status reglement Strukturdebat Tirsdag den 6. september 2005 FU-møde 4/2005 Rungsted Torsdag den 22. september 2005 HB-møde 6/2005 Nyborg Budgetudkast Torsdag/fredag 29.-30. september 2005 DIF-kongres Aalborg Torsdag den 3. november 2005 FU-møde 5/2005 Skørping Lørdag den 19. november 2005 HB-møde 7/2005 Nyborg Budget 2006 Vedtagelse nyt reglement Tirsdag den 10. januar 2006 FU-møde 1/2006 Rungsted Regnskab 2005 Lørdag/søndag 28.-29. januar 2006 NORD-møde Oslo Onsdag den 1. februar 2006 HB-møde 1/2006 Nyborg Fredag den 3. marts 2006 HB-møde 2/2006 Vejle Fjord Lørdag/søndag 4.-5. marts 2006 Repræsentantskabsmøde Vejle Fjord Opdateret 2. maj 2005 Side 7 af 7