Samarbejdsaftale mellem Kulturministeriet og KL om Danskernes Digitale Bibliotek 1. Baggrund og formål Digitaliseringen udfordrer biblioteksområdet. For at ruste folkebibliotekerne dl at være på forkant med den digitale udvikling og fortsat fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet har Kulturministeriet og ICL besluttet at adressere den aktuelle samfundsudvikling gennem aftale om samarbejde om Danskernes Digitale Bibliotek. Samarbejdet har som overordnet formål at understotte og styrke bibliotekernes muligheder for at håndtere og formidle elektroniske medier (fx e- bøger og netbaserede materialer), som må forventes at udvikle sig kraftigt på bekostning af de trykte medier i de kommende år. Den overordnede og politiske forståelsesramme for samarbejdet er stadfæstet i parternes fælles forståelsespapir "Fælles løsning til digital formidling for folke-bibliotekerne" fra februar 2012, samt rapport og tilhørende bilag. Nærværende samarbejdsaftale udmønter og konkretiserer den politiske aftale mellem Kukurministeriet og KL om Danskernes Digitale Bibliotek. Sam arbejdsaftalen skal ses i sammenhæng med ovenstående dokumenter. 2. Partnerskab om samarbejdet om Danskernes Digitale Bibliotek Danskernes Digitale Bibliotek etableres som et samarbejde med to hovedopgaver for øje, nemlig drift og udvikling af digital infrastruktur til bibliotekerne samr et indkøbssamarbejde. Samarbejdet tager især sigte på at løfte en række koordinerende og bestiller lignende funktioner. Samarbejdet koordinerer driften af infrastrukturdelen og indkøbssamarbejdet, idet en række enkeltdele forventes driftet af leverandører, konsortier af kommuner, konsulenter, mv.
Danskernes Digitale Bibliotek etableres som et samarbejde mellem stat og kommuner baseret på kommunernes frivillige tilslutning og baseret på, at samarbejdet tilbyder kommunerne forskellige tilslutningsmuligheder i forhold til infrastruktur, indkøb og brugergrænseflade. KL i.1 Parterne sætter sig som mål en kommunal tilslutning på 80-90 % af befolkningen og et samlet budget på 44,5 mio. kr. efter en tre-årig indkøringsperiode (2011-niveau). Efter denne periode evalueres Danskernes Digitale Bibliotek. 3. Danskernes Digitale Bibliotek Parterne ønsker som initiativtagere til Danskernes Digitale Bibliotek at fastlægge de overordnede rammer for DDB, og derudover ønsker parterne at give bibliotekerne størst mulig inddragelse og ejerskab. Samarbejdet har som mål at arbejde for omkostningseffektive løsninger, der letter omstillingen af biblioteksvæsenet. Udvikling og samarbejde om Danskernes Digitale Bibliotek koordineres med tilstødende samarbejder og nationale og internationale udviklingsaktiviteter, der har eller kan få relationer til Danskernes Digitale Bibliotek såsom den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, den fælleskommunale digitale handlingsplan, DanBib, DEFF, fælleskommunale initiativer i regi af KOBMIT mv. Samarbejdet har ikke et kommercielt sigte. 3.1 Infrastruktur Det er konkret et af formålene med samarbejdet at tilvejebringe en infrastruktur for Danskernes Digitale Bibliotek, der kan styrke mulighederne for de lokale biblioteker for at præsentere netbaserede og fysiske materialer til borgerne. Danskernes Digitale Bibliotek rådfører sig, hvor det er relevant, med Det Kommunale Arkitekturråd og med Digitaliseringsstyrelsen for at sikre, at infrastrukturen følger principper, der fremmer sammenhæng med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, den fælleskommunale rammearkitektur, samt integration og genbrug af komponenter på tværs. Det enkelte bibliotek kan vælge alene at indgå i samarbejdet om infrastrukturen. Danskernes Digitale Bibliotek tilbyder som en valgmulighed i infra- 2
strukturløsningen en central CMS-løsning med en grundlæggende funktio nalitcr.. *'» KL? 3.2 Indkøbssamarbejde Det er et andet formål med samarbejdet at tilvejebringe et indkøbssamarbejde, der varetager alle indkøbets faser og løfter indkøbets juridiske, økonomiske og tekniske facetter. Det enkelte bibliotek kan vælge alene at indgå i indkøbssamarbejdet og tilvejebringer i så fald selv den fornødne infrastruktur. Kompetencen til at beslutte det enkelte biblioteks indkøb bevares under alle omstændigheder lokalt. Danskernes Digitale Bibliotek skal kunne indgå aftaler på vegne af kommuner med leverandører af betalingsbelagte netbaserede materialer. 4. Finansiering Statens årlige bidrag udgør 16,8 mio. kr. og det samlede kommunale bidrag er estimeret til at udgøre op til 27,6 mio. kr. årligt (2011-niveau) (dog ekskl. udgifter til indkøb af netbaserede materialer). Parterne fastsætter en betalingsmodel for kommunerne, der fremmer hurtig tilslutning fra flest mulige kommuner og øger den enkelte kommunes incitament til at deltage i samarbejdet. Det er en fælles målsætning for samarbejdet, at det efter tre år har et sådant omfang, at det kommunale bidrag ekskl. indkøb af netbaserede materialer udgør op til 27,6 mio. kr. årligt (2011-niveau) baseret på de oprindelige prisestimater. Statens bidrag opskrives med den opskrivningsprocent, der udmeldes i forbindelse med opskrivning af bevillinger på finansloven. Estimatet for det kommunale bidrag reguleres med samme procentsats. Finanslovsbevillingen for Danskernes Digitale Bibliotek optages på egen underkonto på Kulturstyrelsens hovedkonto. Af bemærkningerne hertil fremgår, at det er Styregruppen for Danskernes Digitale Bibliotek, som har ansvar for at disponere bevillingen. Det skal være muligt inden for anmærkninger til Finansloven at opkræve deltagelsesgebyr til Danskernes Digitale Bibliotek fra kommunerne og kunne indgå kontrakter med leverandører samt foretage midlertidige udlæg ved licensbetalinger. 3
I tilfælde hvor de økonomiske vilkår for statens eller kommunernes bidrag ændrer sig markant, er det et anliggende for styregruppe at beslutte, hvordan man fremadrettet vil tilpasse aktiviteterne. KL; 5. Organisering af samarbejdet Parterne etablerer en selvstændig organisation bestående af en styregruppe, en koordinationsgruppe samt et sekretariat. Organisationen etableres som en selvstændig enhed i Kulturstyrelsen. Samarbejdet ledes af styregruppen. Organisationen er ikke en selvstændig juridisk enhed, og Kulturstyrelsen optræder som aftalepart på vegne af Danskernes Digitale Bibliotek. Det daglige arbejde i sekretariatet ledes af en sekretariatsleder, der ansættes efter indstilling af styregruppen. Sekretariatet organiseres med en indkøbsgruppe, en it-gruppe samt en gruppe, der arbejder med udvikling og formidling. Det bærende element i organiseringen er, at bibliotekerne er repræsenteret og inddraget i den praktiske opgaveløsning. SUL Styregruppen Styregruppens opgaver Styregruppen leder Danskernes Digitale Bibliotek. Styregruppen har det overordnede ansvar for Danskernes Digitale Bibliotek og træffer beslutninger vedrørende: De strategiske linier for udviklingen af Danskernes Digitale Bibliotek, herunder større strategiske spørgsmål (indgåelse af partnerskaber, kobling til andre statslige/kommunale initiativer, udvidelse af samarbejde, udbudsstrategi mv.) Overordnet økonomi, herunder budget og regnskab samt årsberetning Overordnede driftsforhold og leverandørstyring Organisation, herunder fastlæggelse af de overordnede organisatoriske rammer for sekretariatet Udbud af drifts- og udviklingsopgaver og større kontrakter Rammer for planlægning af og opfølgning på opgaver Udpegning af formand og medlemmer til koordinationsgruppen Ansættelse af lederen af sekretariatet Styregruppen fastsætter selv sin forretningsorden. Styregruppens sammensætning 4
Styregruppens sammensættes, så den afspejler de interessenter, som står bag Danskernes Digitale Bibliotek. Det vil sige en repræsentant fra KL, som udpeges som formand, en repræsentant fra Kulturministeriets departement og en fra Kulturstyrelsen. Herudover udpeges af KJ. endnu en repræsentant fra det kommunale borne- og kulturområde. Medlemmerne repræsenterer i styregruppen den aftalepart, der udpeger det pågældende medlem. Medlemmerne har mulighed for at benytte sig af personlig suppleant. Styregruppen kan træffe beslutning om deltagelse af bisiddere eller faglige rådgivere dl moderne i styregruppen. Sekretariatslederen refererer ril styregruppen og deltager i styregruppemøderne uden stemmeret. B eslutningsregler Møder afholdes efter behov, men typisk 3-4 gange om året eller såfremt en af parterne ønsker det. Styregruppen er beslutningsdygtig, når formand og flere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Hvert styregruppemedlcm kan give skriftlig fuldmagt til formanden. Beslutninger træffes så vidt muligt i enighed. Ved væsentlig uenighed om afgørende spørgsmål kan parterne kræve, at spørgsmålet forelægges i de organisationer, som har foretaget udpegningen. Styregruppearbejdet er ulønnet. 5.2. Koordinationsgruppen Koordinationsgruppens opgaver Koordinationsgruppen for Danskernes Digitale Bibliotek har ansvaret for at rådgive om den konkrete implementering af Danskernes Digitale Bibliotek samt sikre, at de rigtige udviklingsinitiativer igangsættes, herunder sikre sammenhæng i den samlede løsning og på tværs af sekretariatets faggrupper mv. Det er endvidere en væsentlig opgave for koordinationsgruppen at levere det nødvendige beslutningsgrundlag til styregruppen. Koordinationsgruppen har følgende opgaver:
Udarbejde forslag til overordnet strategi, delstrategier og handlingsplaner for DDB (it-strategi, kommunikadonsstrategi, udviklingsplaner mv.).*'»» KL; Udarbejde forslag til budget til styregruppen, samt udmønte budget tet gennem indgåelse af kontrakter, tildeling af tilskud, mv. Rådgive om driften af Danskernes Digitale Bibliotek gennem systemvalg, leverandørvalg, leverancer og daglig service dl medlemmerne af DDB Sammensætte arbejdsgrupper i Danskernes Digitale Bibliotek og godkende gruppernes planer Koordinationsgruppens sammensætning Sammensætningen af koordinationsgruppen må i nogen grad afspejle interesser hos de aktører, som bidrager til finansieringen men i øvrigt sammensættes ud fra it- og biblioteksfaglige samt ledelsesmæssige kompetencer. Der bør derfor være følgende medlemmer: to repræsentanter fra de større biblioteker to repræsentanter fra de mindre biblioteker en repræsentant fra centralbibliotekerne en repræsentant fra et statsligt bibliotek en repræsentant fra skolebibliotekerne en repræsentant fra Kulturstyrelsen to repræsentanter fra KL sekretariatsleder for Danskernes Digitale Bibliotek. Koordinationsgruppen og dens formand udpeges af styregruppen. Medlemmerne udpeges efter dialog med centrale interessenter på området. Personerne udpeges som personlige medlemmer af gruppen. Der tilstræbes på sigt en løbende udskiftning i koordinationsgruppen med udgangspunkt i, at personerne sidder for fire år ad gangen. Ved orlov, jobskifte, mv. træffer styregruppen beslutning behovet for udpegning af et nyt medlem. Danskernes Digitale Bibliotek afholder udgifter såsom rejseomkostninger i forbindelse med varetagelse af hvervet. Beslutningsregler Møder holdes efter behov, idet Koordinationsgruppen typisk holder 6-7 årlige møder. Koordinationsgruppen er beslutningsdygtig, når formand og flere end halvdelen af medlemmerne, er til stede. Fraværende medlemmer kan ikke stemme ved fuldmagt. 6
KL Formanden for koordinationsgruppen godkender dagsordnen for moder i koordinationsgruppen, samt leder møderne. Beslutninger træffes så vidt muligt i enighed. Væsentlige uenigheder forelægges styregruppen med henblik på afklaring. 5.3. Sekretariat Partnerskabet etablerer et sekretariat. Sekretariatet placeres hos Kulturstyrelsen blandt andet for at udnytte den eksisterende erfaring med indkøbssamarbejder og for at styrke koordineringen med andre initiativer på biblioteksområdet og sikre sammenhængen med det samlede biblioteksvæsen. Sekretariatets ansættelsessted er derfor Kulturstyrelsen. Sekretariatet har ansvar for betjening af styregruppen og koordinationsgruppen, samt den daglige drift og udvikling. Sekretariatslederen varetager den daglige ledelse og administration af sekretariat. Sekretariatslederen har ansvar for, at sekretariatet arbejder inden for de mål, rammer og de principper, som styregruppen udstikker. Sekretariatslederen har ansvar for ansættelser. Ansættelserne skal sikre, at de rette kompetencer er til stede teknisk, juridisk og administrativt for at matche de beskrevne opgaver. Sekretariatets medarbejdere refererer til sekretariatslederen 6. Tegningsret Sekretariatschefen er i kraft af sin stilling bemyndiget til at berettige og forpligte Danskernes Digitale Bibliotek i alle forhold, der vedrører driften, herunder ved indgåelse af kontrakter inden for de af styregruppen fasdagte rammer. Med hensyn til beslutninger, der ikke er omfattet af sekretariatschefens stillingsfuldmagt, og større kontrakter tegnes Danskernes Digitale Bibliotek af styregruppens formand og et styregruppemedlem fra Kulturministeriet i forening. Ved større kontrakter forstås kontrakter, hvis værdi svarer til eller overstiger de til enhver tid gældende tærskelværdier for udbudspligtigc kontrakter for kommunale myndigheder.
7. Hæftelse Såfremt Danskernes Digitale Bibliotek forpligtes til at svare erstatning for rettighedskrænkelse, kontraktbrud o.l. til tredjemand, hæfter parterne lige ligt- 8. Budget, regnskab og revision Regnskabet føres af Kulturstyrelsen, idet kompetencen dl at træffe økonomiske ekspositioner er lagt i styregruppen. Sekretariatschefen udmønter bevillingen i den daglige drift i overensstemmelse med styregruppens dispositioner. Kulturstyrelsen aflægger regnskab for styregruppen. Budget- og regnskabsåret følger kalenderåret. I forbindelse med den årlige regnskabsaflæggelse udarbejder sekretariatet en årsberetning.. 9. Indtræden, udtræden og ophør Danskernes Digitale Bibliotek kan opløses ved styregruppens enstemmige beslutning herom på et styregruppemøde. Styregruppens beslutning skal forelægges for parterne, som skal erklære sig enige i beslutningen. Et eventuelt overskud eller underskud ved opløsning fordeles ligeligt mellem parterne. Opsigelse i øvrigt kan ske med mindst 12 måneders forudgående skriftligt varsel. Den udtrædende part hæfter fortsat for sin andel af de inden udtrædelsen besluttede, men endnu ikke fuldt ud gennemførte, udgiftskrævende foranstaltninger. Ved indgåelse af aftaler om erhvervelse af immaterielle rettigheder, udvikling eller indkøb af programmel og levering af data mv. som led i samarbejdet om Danskernes Digitale Bibliotek skal det i videst muligt omfang sikres, at parterne i tilfælde af nærværende samarbejdsaftales ophør har ret til fortsat at udnytte rettigheder, programmel og data mv. på tilsvarende vilkår, som Danskernes Digitale Bibliotek har haft frem til tidspunktet for aftalens ophør. Styregruppen træffer beslutning om eller fastsætter retningslinjer for indgåelse af aftaler i de tilfælde, hvor sådanne rettigheder og vilkår ikke kan opnås.
KL; Såfremt nærværende samarbejdsaftale ophører, har parterne hver især ret dl at bruge immaterielle rettigheder, programmel og data mv., der er erhvervet, indkøbt, udviklet eller indsamlet som led i samarbejdet om Danskernes Digitale Bibliotek. I det omfang disse rettigheder tilhører Danskernes Digitale Bibliotek, kan parterne uden indhentelse af den anden parts samtykke og vederlagsfrit Udnytte det pågældende materiale kvalitativt, kvantitativt, tidsmæssigt og geografisk Bearbejde og sammenstille materialet samt udnytte resultatet heraf g Overdrage sine rettigheder til andre helt eller delvist. I det omfang immaterielle rettigheder, rettigheder til programmel og data mv. tilhører tredjemand, beror parternes udnyttelse af materialet, f.eks. i forbindelse med licensbetalinger, på aftalen med tredjemand. 10. Ændring af aftalen Ændring af aftalen kan ske ved enighed og efter godkendelse af parterne bag Danskernes Digitale Bibliotek. 11. Ikrafttræden Aftalen træder i kraft den 20. august 2012. Dato é/f-tl, Da^/^=7V-~K_ Kulturministeriet \ KL 9