Lejre Kommune Servicekatalog Oktober, 2016 Velkommen til Lejre Kommunes Servicekatalog for udlån af lokaler og udendørsanlæg Der findes et sted, hvor vi deler og skaber sammen I vores kommune styrker vi aktivt foreningerne og de mange klubber. De kommunale lokaler og redskaber er vores allesammens og skal være til rådighed for borgerne Lejre kommunens vision Vores Sted Formålet med dette Servicekatalog for udlån af lokaler og udendørsanlæg er at gøre det nemt for flest mulige borgere at benytte faciliteterne i Lejre Kommune. Det er en del af vores vision, og det er en del af Folkeoplysningslovens formål. For at gøre lokalerne let tilgængelige for alle, har kommunen etableret et lokalebookingsystem. Her kan du læse mere om lokalerne og booke tider. God fornøjelse Carsten Rasmussen Borgmester Claus Jørgensen Formand for Udvalget for Kultur & Fritid
Indhold Velkommen til Lejre Kommunes Servicekatalog for udlån af lokaler og udendørsanlæg... 1 1. Hvilke lokaletyper kan du låne eller leje... 3 2. Hvad kan du bruge lokalerne til?... 4 3. Hvordan låner eller lejer du lokale eller anlæg?... 4 4. Hvornår er det gratis, og hvornår skal du betale?... 5 5. Prioritering af tider... 6 6. Særlige regler for foreningsfester og koncerter, hvor der er offentlig adgang... 6 7. Særlige regler for overnatning... 7 8. Drift af lokaler... 7 9. Er lokalet egnet til din aktivitet?... 7 10. Erstatningsansvar pas på vores ting... 8 11. Afmelding og aflysning af bookede tider... 8 12. Særlige krav vedr. lån af lokaler og anlæg... 8 13. Afslutning.... 9 Side 2 af 9
1. Hvilke lokaletyper kan du låne eller leje Du kan låne en lang række forskellige lokaler eller anlæg i Lejre Kommune. Vi har inddelt lokalerne i fem forskellige kategorier: 1. Lejre Kommunes 7 Kulturhuse - Aktivitetshuset i Kr. Sonnerup, Skolevang, 4060 Kr. Såby - Domus Felix, Bygaden 20, 4320 Lejre - Hvalsø Kulturhus, Skolevej 12, 4330 Hvalsø - Osted Kulturhus, Alfarvejen 13, Osted, 4320 Lejre - Sognegården, Tolstrupvej 30, Ny Tolstrup, 4330 Hvalsø - Øm Forsamlingshus, Klostergårdsvej 4, Øm, 4000 Roskilde - Gevninge beboerhus, Gevninge Bygade 17, 4000 Roskilde 2. Lejre Kommunes 8 skoler og SFO er - Allerslev Skole, Bispegårdsvej 2, 4320 Lejre - Bramsnæsvigskolen, Elverdamsvej 204, Ejby, 4070 Kr. Hyllinge - Hvalsø Skole, Skolevej 5, 4330 Hvalsø - Kirke Hyllinge Skole, Bygaden 51, 4070 Kr. Hyllinge - Kirke Såby Skole, Bogøvej 11, 4060 Kr. Såby - Osted Skole, Langetoften 25, 4320 Lejre - Trællerupskolen, Herslevvej 23, Trællerup, 4000 Roskilde - Firkløverskolen skolevang 1 4060 Kirke Såby 3. Lejre Kommunes 8 idrætshaller og 2 multisale - Bramsnæsvighallen, Elverdamsvej 206, Ejby, 4070 Kr. Hyllinge - Glim Hallen, Hovedvejen 10D, Glim, 4000 Roskilde - Hvalsø Hallen, Skolevej 5, 4330 Hvalsø - Kirke Hyllinge Hallen, Præstemarksvej 10, 4070 Kr. Hyllinge - Lejre Hallen, Bispegårdsvej 2, 4320 Lejre - Multisal i Ejby, Elverdamsvej 206, Ejby, 4070 Kr. Hyllinge - Multisal i Sæby, Hornsherredvej 446, 4070 Kr. Hyllinge - Osted Hallen, Langetoften 25, Osted, 4000 Roskilde - Såby Hallen, Egevej 6, 4060 Kr. Såby - Trællerup Hallen, Herslevvej 23, Trællerup, 4000 Roskilde 4. Lejre Kommunes 2 kunstgræsbaner - Kunstgræsbane, Allerslev - Kunstgræsbane, Hvalsø 5. Lejre kommunes 2 Aktivitetscentre Side 3 af 9
- Lejrevej 15, 4320 Lejre - Østergade 1, 4330 Hvalsø 6. Lejre kommunes 2 Rådhuse - Lejrevej 15, 4320 Lejre mødelokalerne 1 og 2 samt kantinen - Møllebjergvej 4, 4330 Hvalsø mødelokalerne Ovenstående lokaler er dem, der anvendes mest af foreninger mv. 2. Hvad kan du bruge lokalerne til? Lokalerne kan i princippet anvendes til alle former for aktiviteter under forudsætning af, at aktiviteterne er lovlige og egnede til lokalet. Dog er det kun idrætsanlæg og kulturhuse, der kan anvendes til privat eller kommerciel brug. Eksempler på hvad lokalerne kan anvendes til: Foreningsarrangementer: F.eks. loppemarked, udstilling, banko, sportsarrangement/kampe, socialt arrangement, jubilæum, generalforsamling, afslutningsarrangementer mm, som er arrangeret af foreninger. Foreningsfester: Fester arrangeret af foreninger. Kulturelle arrangementer: F. eks. koncerter, kulturelle arrangementer, foredrag, udstillinger mm, som arrangeres af kulturelle sammenslutninger. Humanitære arrangementer: Foredrag, sociale aktiviteter osv., som er arrangeret af humanitære foreninger. Private fester: Fester med private arrangører. Klassearrangementer: Vi ønsker at underbygge, at børn og unge kommer i kommunens lokaler, og derfor er der mulighed for, at der afholdes klassearrangementer i kommunens lokaler. Kommercielle og erhvervsmæssige arrangementer: Arrangementer der er arrangeret med henblik på overskudsgivende virksomhed af fx private virksomheder. 3. Hvordan låner eller lejer du lokale eller anlæg? Ved booking af kommunalt ejede lokaler eller anlæg skal du bruge kommunens digitale bookingsystem, EG On Kultur & Fritid. Link til systemet findes her: http://www.lejre.dk/oplev/lokaleudlaan/ Bookingsystemet giver dig et overblik over de kommunalt ejede lokaler (haller, baner, mødelokaler osv.). Her kan du booke lokaler og få overblik over inventar og udstyr samt ledige Side 4 af 9
tider. Desuden kan du se, hvor du kan hente nøgle, hvis der er behov for det. Systemet gør det også muligt at søge efter, hvilke lokaler der er egnede til hvilke aktiviteter. Eller hvilke foreninger der er i et bestemt område, eller hvor der udbydes en bestemt sportsgren. På hjemmesiden kan du under hvert lokale finde en kontaktperson som er lokaleansvarlig. Hvis du syntes, at det er vanskeligt at booke via portalen, kan du kontakte den lokaleansvarlige direkte, så får du hjælp. Du skal være opmærksom på, at der kan være særlige regler for det enkelte lokale i forhold til, hvordan du forholder dig i forhold til rengøring, alarm mm. Du kan læse mere om systemet her: http://www.lejre.dk/oplev/lokaleudlaan/ Enkelte af kommunens lokaler og anlæg er endnu ikke omfattet af bookingsystemet. Disse lokaler skal bookes direkte hos den lokaleansvarlige. Se mere på hjemmesiden. Bookning af tider. Ønsker til faste tider for sæsonen 1. august til 1. juni indsendes senest den 15. februar Er der flere, der ønsker samme tider i idrætsfaciliteter, og parterne ikke kan nå til enighed, træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse i sagen. Faste tider for kommende sæson bliver fordelt på timefordelingsmøder mellem de brugere, der anvender lokaliteten. Disse møder afholdes typisk i marts eller april måned. De faste tider vil være fordelt senest den 15. juni. Enkeltbookinger kan bookes løbende over hele året, dog efter at de faste tider er fordelt. Bookninger, der er foretaget og godkendt 6 uger inden et arrangement, kan som udgangspunkt ikke aflyses Større enkeltarrangementer kan få en højere status end andre, således at arrangementet ikke kan aflyses til fordel for et andet arrangement. Her tænkes f.eks. på arrangementer der er planlagt lang tid i forvejen, som f.eks. en stor koncert, eller en stor årlig skolefest. Se mere på http://www.lejre.dk/oplev/lokaleudlaan/ 4. Hvornår er det gratis, og hvornår skal du betale? Følgende kan låne lokaler og anlæg gratis Frivillige folkeoplysende foreninger og aftenskoler Foreninger, institutioner, sammenslutninger og grupper af borgere, hvis arrangement eller virksomhed har et kulturelt, idrætslig, oplysende eller pædagogisk sigte, og arrangementet ikke er kommercielt. Det er en forudsætning, at brugeren er hjemmehørende i Lejre Kommune. Side 5 af 9
Der kræves betaling for brug af lokaler af følgende: Foreninger og grupper mv. der ikke er nævnt i ovenstående afsnit, og ikke har et kulturelt formål eller ikke er godkendt i henhold til Folkeoplysningsloven Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune Erhvervsvirksomheder Privatpersoner Brancheforeninger og specialforbund Entrégivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitære formål. (Hvis entréindtægten går til kommercielt formål, skal der betales leje. Hvis entréindtægten går til foreningens aktivitetsområde, skal der ikke betales leje.) Aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til f.eks. opsyn, rengøring, forbrugsafgifter og lignende. 5. Prioritering af tider Vi ønsker at sikre adgang for vores børn og unge, og derfor prioriterer vi, i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven, tildelingen af lokaler og anlæg i denne rækkefølge: 1. Folkeskoler og kommunale daginstitutioner 2. Ungdomsskoler/musikskoler 3. Private skoler og private daginstitutioner i tidsrummet kl. 8.00-16.00 4. Aktiviteter for børn og unge i henhold til folkeoplysningsloven (foreninger) 5. Voksenundervisning i henhold til folkeoplysningsloven (aftenskoler) 6. Aktiviteter for voksne i henhold til folkeoplysningsloven (foreninger) 7. Anden aktivitet, fx selvorganiserede grupper 8. Aktiviteter afholdt af aktører der ikke er fra Lejre kommune Punkt 1 til 7 drejer sig om institutioner eller foreninger fra Lejre kommune. Ved tildeling af lokaler, der er særlig egnede til folkeoplysende aktivitet for handicappede, sker tildeling til denne type aktivitet normalt før anden tildeling. Kommunens egne arrangementer som fx valghandlinger har som udgangspunkt første prioritet i tildelingen af lokaler. 6. Særlige regler for foreningsfester og koncerter, hvor der er offentlig adgang Du skal sikre følgende i forbindelse med foreningsfester og koncerter: Der er en ansvarlig kontaktperson til stede under hele arrangementet Der er passende dørkontrol, svarende til arrangementets karakter Side 6 af 9
Der foretages udendørs runderinger før, under og efter fester Udskænkning af alkohol følger den enkelte facilitets tildelte alkoholbevilling. Alle nødvendige tilladelser fra offentlige myndigheder, er indhentet og i orden. Tilladelserne skal være i den ansvarlige kontaktpersons besiddelse under hele arrangementet SSP orienteres ved arrangementer med forventet deltagelse af personer under 25 år Alkohol er ikke tilladt i kommunale lokaler før kl. 17 på hverdage 7. Særlige regler for overnatning Du kan overnatte i kommunens lokaler. Der skal være en ansvarlig kontaktperson til stede under hele arrangementet Overnatningen skal være i forbindelse med et arrangement af kulturelt, idrætslig, oplysende eller pædagogisk karakter. Overnatningen skal være godkendt af Vestsjællands Brandvæsen senest en uge før det ansøgte starttidspunkt for overnatningen Ansøgning om overnatning skal du søge gennem Lejre Kommunes administration, Center for Kultur & Fritid senest 14 dage før arrangementet afholdes. Den person der er ansvarlig og til stede under arrangementet, skal udfylde et ansøgningsskema, som findes på: http://www.vsbv.dk/da-dk/myndighed-og-forebyggelse/midlertidigeovernatninger.aspx Blanketten skal sendes til Vestsjællands Brandvæsen. Kopi af godkendt tilladelse sendes efterfølgende til den lokaleansvarlige pedel 8. Drift af lokaler Lokalerne stilles som udgangspunkt til rådighed med lys, varme, ordinær rengøring og udstyr som beskrevet i de enkelte lokalebeskrivelser. 9. Er lokalet egnet til din aktivitet? Du skal være opmærksom på, at det ikke er alle lokaler, der egner sig til alle aktiviteter. Det er den lokaleansvarlige, der vurderer, om lokalet er egnet til den ønskede aktivitet og om den, der ønsker lokalet eller anlægget, er berettiget til at låne eller leje. Opstår der uenighed om retten til et lokale forsøges det løst lokalt først. Løser det ikke uenigheden træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse i sagen. Side 7 af 9
10. Erstatningsansvar pas på vores ting Er uheldet ude, vil det som udgangspunkt være den, der har forvoldt skaden, der er ansvarlig og dermed skal dække for skaden.. Typisk vil det ske via egen ansvarsforsikring. Ved arrangementer med mange deltagere kan det være vanskeligt at koble en evt. skade op personligt. Kommunen er forsikret for dette, men har en selvrisiko på 100.000 kr. Det er særdeles sjældent, at der har været behov for kommunens hjælp til dækning af selvrisikoen. Opstår behovet, ser Lejre kommune på sagen enkeltvist. Der henvises i øvrigt til gældende forsikringsforhold. 11. Afmelding og aflysning af bookede tider Lejre kommune er meget opmærksom på, at der er bookede tider, der ikke anvendes. Skal du alligevel ikke bruge din bookede tid, skal du derfor huske at afmelde den igen, så andre kan få glæde af faciliteterne. Når du bruger de kommunale idrætsfaciliteter, indgår du i en ordning, hvor administrationen har ret til at opkræve 250 kr. i gebyr ved gentagne manglende afmeldinger af bookede tider. Der vil dog først blive givet en advarsel. Gebyrordningen gælder for tidsrummet 16.00 til 24.00 Du må være forberedt på, at din tid kan blive aflyst fx ved afholdelse af større arrangementer. Aflysning skal ske i god tid og den, der aflyser, skal være dig behjælpelig med at forsøge at finde alternative lokaler. Aflysning skal aftales med administration, Center for Kultur & Fritid samt evt. lokalt brugerråd/ bestyrelse mv. 12. Særlige krav vedr. lån af lokaler og anlæg. Side 8 af 9 Aldersgrænsen ved lån og leje af lokaler er 18 år Daginstitutioner kan kun benyttes af personer, der har tæt tilknytning til det aktuelle sted Firkløverskolen kan kun benyttes i tidsrummet 16.00 til 22.00 og kun efter forudgående aftale med ledelsen Lokalerne på aktivitetscentrene må ikke bruges til private fester, partipolitiske arrangementer eller religiøse arrangementer Klassearrangementer er ikke at sammenligne med private fester Kommunen råder over andre bygninger, f.eks. spejderhuse, foreningshuse, institutioner mm., og de kan i princippet også lånes/lejes. Ønsker du at bruge andre lokaler, kan du kontakte administrationen, Center for Kultur & Fritid Private og erhvervsdrivende kan ikke booke tilbagevendende faste arrangementer
Leje og evt. gebyrindtægter tilfalder den enkelte institution, som udlejningen vedrører. Den enkelte institution står selv for opkrævningen og indtægterne følger i øvrigt godkendte regler Du kan søge om fritagelse for lokaleleje i Udvalget for Kultur & Fritid. Der kan dispenseres for arrangementer, der har et oplysende eller kulturelt islæt Udvalget for Kultur & Fritid kan desuden dispensere for reglerne, hvis de vurderer, at aktiviteten eller arrangementet generelt er til gavn for Lejre Kommune 13. Afslutning. Der opstår mange ønsker og behov til de kommunale lokaler og anlæg når de bruges. Lejre kommune vil gerne være i dialog med brugerne og understøtte udviklingen af de rammer, som mange frivilligt lægger meget energi i. Derfor opfordrer vi alle brugere til at være i tæt kontakt med administrationen og evt. bestyrelse eller brugerråd om, hvordan anvendelsen af lokalerne kan optimeres. God fornøjelse!! Side 9 af 9