Anbefalinger til forsamlingshusdrift

Transkript

1 Anbefalinger til forsamlingshusdrift Sagsnr.: 15/3387 De kommunale forsamlingshuse i dag Hvordan husene drives Alle fire huse bestyres og drives af en form for bestyrelser, der repræsenterer brugerne af husene. Der er indgået mere eller mindre skriftlige aftaler om drift af husene. Alle aftaler er fra de tidligere kommuner før kommunalreformen, hvorfor rammevilkårene er vidt forskellige. Nogle huse får et mindre beløb for at bestyre huset, andre ikke osv.. Bestyrelserne står for en række opgaver i forbindelse med at drive husene herunder: booking, rengøring, mindre vedligeholdelsesopgaver, koordinering af den frivillige indsat i husene, er kontaktperson til håndværkere og kommunen mv. Desuden står bestyrelserne bag en række arrangementer i husene, som typisk henvender sig til borgerne i området. Alle fire huse tillægger den store frivillige indsats en værdi, som de mener, vil gå tabt, hvis husene ikke længere drives direkte af brugerne. Til gengæld nævnes generationsskiftet som den største udfordring for nuværende model flere steder. Det er vanskeligt at få yngre kræfter til at tage over, omend der ikke er problemer med at få fyldt husene med aktiviteter. Husene betoner, at en del af disse huses identitet er den lokale forankring og det at have et fælles samlingspunkt i lokalområdet. De oplever, at brugerne passer godt på husene, fordi de selv står for størsteparten af vedligeholdelsen, og at der er en stor villighed til at yde frivillig arbejdskraft i disse huse. Anbefaling: Det anbefales at understøtte den store frivillige indsats, der ydes til gavne for brugerne, og som bidrager til et aktivt fritidsliv i lokalområderne. Hvordan husene udlejes Alle fire huse har udlejning omend af forskellig karakter og til forskellige brugere. Indtægterne fra udlejningen anvendes primært til drift og vedligeholdelse af husene. Køng og Viemose Forsamlingshuse udlejer både til foreninger, organisationer, institutioner og til enkeltpersoner til private fester og sammenkomster. Allerslev Gl. Skole og Jungshoved Gl. Skole udlejer til foreninger, organisationer og institutioner, men ikke til private fester og sammenkomster. På Jungshoved Gl. Skole betales der alene for overnatning, hvorimod al anden brug af huset er gratis for brugerne. For de øvrige huse betales for brug af lokalerne, men på forskellig vis. Der skelnes ingen steder mellem pris og brugertyper. I Køng betaler aftenskolerne, dagplejen og pensionistforeningen dog ikke.

2 Da kommunale lokaler, haller og udendørsanlæg skal stilles vederlagsfrit til rådighed for de folkeoplysende foreninger i Vordingborg Kommune, skal disse foreninger ikke betale for brug af faciliteterne, uagtet at anvisningen foregår via en forening eller brugerbestyrelse og ikke direkte af afdelingen for Kultur og Fritid. Da det er politisk besluttet, at registrerede øvrige frivillige ligeledes skal have gratis lokaler i Vordingborg kommune, skal denne gruppe heller ikke betale for brug af kommunale faciliteter. Tilbage er da udlejning til f.eks. skoler, institutioner og virksomheder. Hertil kommer udlejning til rent private formål dvs. borgere der kan booke til en 50 års fødselsdag osv. Sidstnævnte foregår i Viemose og Køng. I forhold til lovligheden af den rent private udlejning vil et skøn bero på, hvorvidt alternativet til det kommunale hus vil være et privat tilbud (kro, privat forsamlingshus eller andet) og hvorvidt kommunen begunstiger enkeltpersoner økonomisk. Udlejning til private giver de kommunale huse mulighed for at få en indtægt, der kan anvendes til renovering af husene samt til de respektive aktiviteter i husene. For kommunens øvrige lokaler, haller og udendørsanlæg gælder, at der er mulighed for mod betaling at booke til aktiviteter og arrangementer, der hverken hører under folkeoplysning eller frivillige, men f.eks. bankens årlige generalforsamling eller Vordingborg Messen mv. Taksterne er beskrevet i Guiden for foreninger og aftenskoler Anbefaling: Det anbefales, at taksterne til privat udlejning fastsættes i forhold til niveauet i de private forsamlingshuse. Hvordan husene bookes/anvises Alle fire huse bookes ved at kontakte de enkelte huse, der hver især holder styr på bookingerne (via almindeligt kalendersystem). I Jungshoved Gl. Skole og Køng Forsamlingshus er der brugere, som har eget fast lokale kombineret med at de øvrige lokaler kan bookes af alle. I Viemose Forsamlingshus og Allerslev Gl. Skole er alle lokaler en del af bookingen. Da bookingerne ikke foregår via kommunens foreningsportal betyder det, at vi ikke kan være sikre på, at der er indhentet børneattester fra de folkeoplysende foreninger, da administrationen af denne er koblet op på tilskud eller lokaleanvisning via foreningsportalen. Her skal foreningerne afgive erklæring om, at de indhenter børneattester i henhold til reglerne herom. Ifølge bølge 3 (Digitaliseringsstyrelsen) skal udlån/udleje af lokaler til foreninger under Folkeoplysningsloven omfattes af obligatorisk digital selvbetjening pr. 1. januar Det gælder også i disse huse. Anbefaling: Det anbefales, at alle kommunale faciliteter bookes via foreningsportalen og at der indgås aftale om en bookingansvarlig i de enkelte kommunale forsamlingshuse. 2

3 Husenes økonomi Husenes samlede økonomi er sammensat af henholdsvis kommunale midler samt husenes egne indtægter ved udlejning/salg (forplejning mv.). Alle fire huse har en vis indtægt på udlejning omend af forskellig størrelse. Der er desuden markant forskel på Vordingborg Kommunes tilskud til drift og vedligeholdelse til de fire huse pga. de meget forskellige driftsaftaler fra de gamle kommuner (se også beskrivelsen af de enkelte huse i bilaget). I tabel 1 er opgjort, hvad det enkelte hus koster Vordingborg Kommune. I tabel 2 kan læses husenes egen økonomi med indtægter og udgifter. Indtægterne komme dels fra leje af lokaler, dels ved salg/serviceydelser (forplejning mv.) eller indtjeningen ved diverse foreningsaktiviteter. Udgifterne anvendes primært til indvendig vedligeholdelse, rengøring samt mindre reparationer mv. og til køb af varer til salg mv. I mindre omfang dækker udgifterne afholdelse af øvrige aktiviteter, infofoldere mv. Differencen mellem indtægter og udgifter anvendes hovedsageligt til opsparing til større renoveringer mv. Tabel 1- kommunal udgift til de 4 huse. Indvendig drift/ vedligehold (KIF) 1 Andet drifttilskud fra Vordingborg kommune (KIF) 2 Udvendig vedligehold (TMU) 3 Pleje af grønne arealer (TMU) 4 Udgifter til drift og vedligeholdelse af de kommunale huse Køng Jungshoved Allerslev Viemose Tabel 2- Husenes egen økonomi Husenes indtægter i 2014 Husenes udgifter i 2014 Overskud/Underskud i Køng Jungshoved Allerslev Viemose Indvendig drift og vedligehold dækker som udgangspunkt el, vand, varme, renovation, reparationer, forsikring mv. afhængigt af konkret aftale 2 Dette tilskud dækker typisk hjælp til rengøring, tilsyn og åben/lukkefunktion 3 Udvendig vedligehold dækker som udgangspunkt klimaskærm og er et gennemsnit for de seneste fire år 4 Dækker som udgangspunkt hækklipning, lugning, vintertjeneste, græsslåning og gælder ikke nærliggende boldbaner 5 Langt hovedparten af disse overskud anvendes til indvendig vedligeholdelse af husene 3

4 Anbefaling: Det anbefales, at der sker en harmonisering af de kommunale udgifter i forhold til indvendig vedligeholdelse og drift således, at de enkelte huse tildeles et fast beløb udregnet efter antal kvm. De kommunale forsamlingshuse i fremtiden Høringssvar - de fire modeller De fire forsamlingshuse har alle afgivet høringssvar (se også bilaget høringssvar ). Alle huse ønsker at fortsætte som hidtil omend også med udlejning til private, hvor det har været muligt (Viemose og Køng). Husenes høringssvar kan beskrives således: Køng: Ønsker model 1 (Status quo) dog med mulighed for fortsat udlejning til private, idet der ellers ikke er incitament for foreningen til at drive huset. Der henvises til vedlagte bilag, som beskriver huset. Svaret er uddybet med, at det generede overskud fra private fester og begravelser er de midler, der anvendes til rengøring og indvendig vedligeholdelse. Foreningen foreslår, at der fortsat kan lejes ud til private mod der betales for el, vand og varme. Jungshoved: Ønsker model 1 (Status quo), idet de fortsat ønsker at være et kommunalt forenings- og kulturhus. Der henvises i øvrigt til tidligere materiale sendt til KIF d. 25. maj 2015 samt diverse politikker i Vordingborg Kommune (Frivilligpolitik, Sundhedspolitik, Folkeoplysningspolitik og Kultur og Fritidspolitikken). Styregruppen ønsker model 1, fordi modellen understøtter deres og kommunens ønsker og visioner om det frivillige arbejde, stort udbud af aktiviteter, nærdemokrati, samt udvikling også på landet. Jungshoved har skrevet, at de ikke ønsker at være et hus med private fester, da der allerede er et forsamlingshus på Jungshoved ej heller et kommunalt aktivitetshus, da den model vil fjerne det nuværende ejerskab og engagement som har fungeret de sidste 25 år. Allerslev: Ønsker model 1 (Status quo), således, at foreninger og klubber kan reservere lokaler og med et kommunalt tilskud til hjælp til rengøring. Viemose: Ønsker ingen af modellerne, men at fortsætte som hidtil dvs. med mulighed for udlejning til private. Bestyrelsen har anført, at de ønsker at fortsætte som hidtil i de næste år i håb om, at de med tiden kan få yngre til at overtage arbejdet. I givet fald kan der blive andre ideer og tanker omkring husets drift. I høringssvaret er vedlagt den model, Næstved Kommune har indført for udlejning af festlokaler til private i Aktivites- og Medborgerhuset Kroen i Glumsø. Efter kontakt til Næstved Kommune kan det oplyses, at der er tale om et kommunalt hus, hvor kommunen har valgt at lade private leje nogle festlokaler, 4

5 når de ikke anvendes af foreninger (overskydende kapacitet). Næstved kommune afholder alle udgifter til drift og vedligeholdelse og står desuden for selve udlejningen/bookingerne. Taksterne for at leje festlokalerne (til private) er fastsat efter de private forsamlingshuses/festlokalers priser i kommunen incl. den administration, kommunen anvender på udlejningen. De fire hus ønsker samlet set ingen ændringer i forhold til den måde, husene drives på i dag. Det betyder, at model 1 (Status quo) er ønskelig for Jungshoved Gl. Skole og Allerslev Gl. Skole, men at Køng og Viemose ikke ønsker de opstillede modeller. Ingen af husene ønsker harmonisering af driftstilskuddet eller en privatisering. Desuden ønsker husene ikke at blive omdannet til kommunale aktivitetshuse (som Foreningernes Hus i Stege), hvor det er kommunen der driver, booker osv. Opsamling I forhold til de fire modeller, der blev sendt i høring, samt den viden, der nu er tilvejebragt i forhold til husenes driftsform og aktivitetsindhold, er der umiddelbart to veje at gå: enten en privatisering af de kommunale forsamlingshuse eller en ny model, hvor husene forsat er kommunale, men hvor rammer og vilkår ændres kaldet egnshuse. Private huse Hvis de kommunale forsamlingshuse gøres private, vil Vordingborg Kommune skulle finde egnede lokaler til de folkeoplysende foreningsaktiviteter i andre kommunale faciliteter alternativt yde et lokaletilskud. Det vurderes kun at være muligt i et vist omfang at anvise disse aktiviteter til andre lokaliteter, men det vil ikke være muligt i dagtimerne, ligesom der nogle steder vil være udfordringer i at finde ledig kapacitet. Der gøres opmærksom på, at langt hovedparten af de aktiviteter, der finder sted i de kommunale forsamlingshuse er foreningsaktiviteter eller andre aktiviteter med et alment sigte og en mindre del traditionel forsamlingshusdrift (se også bilaget, der beskriver husenes aktiviteter). Der gøres desuden opmærksom på, at ingen af husene ønsker en privatisering. Egnshuse Hvis husene omdannes til egnshuse, vil de fortsat være kommunale og bygge på de frivilliges indsats dog vil det være nødvendigt at ændre på en række forhold både i forhold til den store forskel på de kommunale tilskud og i forhold til vilkår og priser for udlejningsdelen i husene. Denne model er beskrevet i følgende: 5

6 Forslag til model Egnshus Der indgås nye aftaler mellem kommunen og de enkelte bestyrelser. Aftalerne bygger på, at husene fortsat er kommunalt ejede, men drives 100 % af repræsentanter for brugerne (brugerbestyrelser som i dag). De enkelte huse får tildelt et fast driftstilskud udregnet efter antal kvm. til drift og indvendig vedligeholdelse samt fast driftstilskud til de grønne arealer også udregnet efter arealet. Det betyder, at husene har egen økonomi og selv afregner forbrug mv. Til den udvendige vedligeholdelse af husene (klimaskærm) etableres en pulje, hvor husene kan søge midler til dette. Omdannelsen til egnshuse vil kræve følgende: At der indgås nye driftsaftaler med brugerbestyrelserne, som beskriver rammer og vilkår for husenes drift At husene selv afregner forbrug mv. og får et fastlagt driftstilskud til dette At de kommunale driftstilskud harmoniseres således, at husene får mere ligelige vilkår end i dag At husene omfattes af foreningsportalen dels pga børneattester (lovmæssigt) dels pga digitaliseringsstyrelsens krav om dette (lovmæssigt). En kontaktperson i hvert hus gøres bookingsansvarlig At alle fire kommunale forsamlingshuse kan have udlejning til private, så længe der er tale om overskydende kapacitet og priserne ikke er konkurrenceforvridende i forhold til de private forsamlingshuse. At folkeoplysende foreninger og registrerede frivillige ikke kan afkræves betaling for brug af kommunale lokaler jf. folkeoplysningslov samt frivilligpolitikken At husene kan søge i en fælles pulje til udvendig vedligeholdelse udover de faste driftstilskud Tabel 3 - Kommunal udgift til de fire huse ud fra modellen "Egnsshus". Den samlede udgift pr. Bebygget areal i hver af de Kommunens udgifter ift. Kommunens udgifter ift. forsamlingshus for KIF 4 forsamlingshuse Tilskud pr. kvm. Tilskud pr. kvm for grønne områder Køng Jungshoved Allerslev Viemose Kvm. Pris = 196,57 6

7 Tabel 4 - husenes egen økonomikonsekvenser Bevilliget tilskud i dag (KIF) Forslag til nyt tilskud som bevilliges pr. kvm. Økonomisk konsekvens ved forslag til kvadratmetertilskud Køng Jungshoved Allerslev Viemose Husenes fremtidige lejeindtægter, der skal lægges til tilskuddene kr kr kr kr. 6 Folkeoplysende foreninger samt registrerede frivillige kan ikke afkræves leje ved brug af kommunale faciliteter jf. folkeoplysningslov og frivilligpolitikken 7