Så er der næsten gået endnu et år, siden vi gjorde status her sidst, og når der bliver sagt næsten, er det jo fordi vi nu skal afholde repræsentantskabsmøderne senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning, da lovgivningen forlanger det af hensyn til indberetning til Landsbyggefonden. Igen i år har det været et utroligt aktivt år med rigtig mange møder. Nye vedtægter På mødet i dag skal vi igen prøve om vi kan få vedtaget de ændringer af vores vedtægter, således at de pladser vi i dag har på rotation bliver ændret, således at der frit kan vælges her iblandt repræsentantskabet. Alle der har været på rotationspladserne har været kede af det, når de 2 år er gået, som de er valgt for. Nu var de lige kommet ind i det og så har man ikke mulighed for at blive i bestyrelsen. Med det frie valg vil det være muligt at skabe mere permanente pladser i bestyrelsen og deraf også sikre, at dem der er der også har den fornødne interesse og kan nå at oparbejde en viden, som vi kan drage nytte af. Vi har prøvet på at få dem vedtaget på de sidste 2 repræsentantskabs-møder, men begge gange har der ikke været mødt 2/3 op og derfor er mødet ikke beslutningsdygtigt i forhold til vedtægtsændringer. Teknisk direktør på efterløn Som alle her sikkert ved har vores tidligere forretningsfører Mogens Blicher Hansen valgt at gå på efterløn. Hans afsked blev markeret ved en reception, som vi afholdte i vores lokaler på Vesterbro 23, fredag den 8. april 2011 og her var der omkring 200 kollegaer og forretningsforbindelser, der mødte op udover de mange, der deltog fra afdelingsbestyrelserne. Mogens vil herefter helt sikkert af de fleste være savnet, da han jo er en person, som for de flestes tilfælde også har været ensbetydende med chefen her i Østparken og bare altid har været her. Lotte Bang ny direktør Med Mogens afgang er der blevet ændret i ledelsen som før var delt op i 2, nemlig Mogens Blicher Hansen, der var teknisk direktør og Lotte Bang som økonomidirektør, til at vi nu har en helt flad struktur med Lotte Bang som direktør, som nu har det fulde ansvar for Vivabolig. Nu er det jo ikke sådan, at det også giver dobbelt arbejde, da Mogens afgang jo har været kendt i meget lang tid og vi deraf har kunnet forberede os på denne strukturændring, som altid har været planen, da vi indgik i det administrative arbejde. Så der er blevet delt mere ansvar ud til stort set alle personelgrupper, lige fra teamledere til kontorpigerne og driftslederne. Og her vil jeg sige, at jeg synes, at Lotte er faldet godt til og efter min mening udfører sit job rigtig godt. Man skal også huske at rose, når det er berettiget. 1
Reception for driftsleder Vi har for nylig haft endnu en reception, idet vores driftsleder Jan Kristensen her 17. oktober 2011 fyldte 60 år. I den forbindelse blev det markeret på kontoret, hvor forretningsforbindelser og kollegaer var inviteret med. Alt i alt en rigtig hyggelig dag med rigtig mange gæster. Afgift for at råde over offentlige arealer Først på året varslede Aalborg Kommune, at der ville komme afgift for at råde over offentlige arealer. Dette ville betyde, at der kom afgift på bl.a. opsætning af stilladser og containere i forbindelse med renoveringer og nybyggeri. Efter protester fra mange entreprenører og boligbevægelsen blev dette forslag heldigvis forkastet. Det ville have været dyrt for os og meget vanskeligt at administrere. Nybyggeri Vi har tidligere haft planer om nybyggeri på Eternitgrunden og Hasserishave, men efter at have set det fremlagte projekt for Eternitgrunden, hvori der var en del lejligheder i 2 plan i et etagebyggeri, der ville medføre omkring 30 kvadratmeters spild af elevatoropgang samt indvendig trappeopgang til en huslejepris på omkring kr. 1.000 pr. kvadratmeter og vi ikke har kunnet få denne indretning ændret, er vi stoppet med dette projekt, da vi ikke tror på, at vi vil kunne udleje disse lejligheder og dermed ville kunne risikere et tab. Omkring Hasserishave kunne vi heller ikke se, at vi kunne få økonomien til at hænge sammen i forhold til alt det, der skulle laves. Så lige nu er der ikke planer om nybyggeri, men der er jo også rigeligt med de mange renoveringsopgaver, der er med vores nuværende boliger. Ny lejer på Vesterbro Vi har - som de fleste allerede ved - fået nye lejere i de tilstødende lokaler på kontoret, nemlig Logicmedia. Vi havde ellers længe været i forhandling med Skipper Clement Skolen om lokalerne til brug for undervisning af 10. klasserne. Men mon ikke, at vi bliver glade for vores nye lejer, der nok ikke løber nær så støjende op og ned af trapperne og så er de jo lige ved hånden ikke hvis, men når, vi har edbproblemer, da vi også benytter dem til de fleste af vores edb-systemer i forvejen. Kursus for afdelingsbestyrelser Onsdag den 13. april 2011 blev der afholdt et fælles kursus for medlemmer af afdelingsbestyrel-serne for både Limfjorden og Østparken. Når nu man er blevet valgt ind i en bestyrelse, er det vigtigt, at man bliver klædt godt på for at kunne bestride den tillid, som man er blevet valgt til. På kurset kom vi ind på boligorganisationernes organisatoriske opbygning, herunder også Vivabolig. En gennemgang af vedtægter, herunder regler omkring dagsordner og referater af bestyrelsesmøderne. En kort intro til intranettet og den nye hjemmeside. Valgt til afdelingsbestyrel-sen - opgaver og ansvar. Aktiviteter i afdelingen - inspiration og erfaringsudveksling for til sidst at slutte af med en opsamling og afslutning. Alt i alt en aften der forløb i en afslappet tone og med et godt fremmøde. 2
Videoovervågning Noget vi også har diskuteret meget i organisationsbestyrelsen er videoovervågning. Det blev aktuelt efter, at afdeling 7 havde opsat skilte med videoovervågning af deres fællesarealer. Det har vi haft rigtig meget debat om og holdningen er, at vi først skal forsøge at løse et eventuelt problem omkring hærværk eller tyveri ved at fjerne lysten til at begå den. Det kan gøres ved at lave mere åbne områder samt lave en god belysning. Der er lavet mange undersøgelser omkring dette emne og alle viser, at der ikke bliver lavet mindre kriminalitet og hærværk pga. det - derimod bliver en del af det mere voldsomt med hætte på hovedet, brug af våben osv., da dem der begår hærværket jo også véd, at de bliver overvåget. Enden på det blev, at organisationsbestyrelsen skal godkende videoovervågning i hvert tilfælde, hvor dette måtte være ønskeligt i en afdeling. Afskedigelsessag Noget vi også har brugt meget tid på er afskedigelsessagen omkring en af vores håndværkere, som også havde status af tillidsmand. Noget vi var enige om at skulle gøre bedre var, at når der kommer en afskedigelse, så skal vi også nedskrive den reelle begrundelse, og ikke blot angive den som samarbejdsvanskeligheder. Det kommer vi ikke særlig langt med. Så hele denne sag har foranlediget, at vi har fået udarbejdet en personalepolitik omkring ansættelse og afskedigelser, således at både ledelse og de ansatte ved, hvad man har at forholde sig til. Resultatet af denne sag blev, at vi for første gang er blevet pålagt en bod for uberettiget fyring. Tilskud fra Dispositionsfonden Som den eneste afdeling har afdeling 8 fået en kommentar i vores forvaltningsrevision pga. det store underskud, som afdelingen kommer ud med. Dette er noget som vi har været opmærksomme på og derfor er der givet et tilskud fra Dispositionsfonden på kr. 300.000, som uddeles over 3 år. Intranet / Bolignet Sidste år fortalte vi, at intranettet og bolignettet var lige på trapperne. Det er det så stadig, men er kommet et godt skridt længere og vi forventer, at det snart kommer i drift for alle os ude i afdelingerne. Det vil jo være her, vi kan lægge alle vore dagsordener, referater, ja der er næsten ingen grænser for, hvad vi kan bruge det til. Det vil også være her, at vi kan give vore beboere de sidste informationer om, hvad der sker i vores organisation og ude omkring i afdelingerne. Kontakten Vi har i organisationsbestyrelsen besluttet, at Kontakten skal stoppe. Det skyldtes, at der blev givet en del frihed til vores redaktør i forbindelse med bladet, som vi ikke var blevet orienteret om, og som vi i organisationsbestyrelsen synes var urimelig. Og vores redaktør ville ikke fortsætte med bladet uden denne, da han nu havde fået det. Så de sidste 2 blade, hvoraf det ene er udkommet, bliver lavet af Tina i administrationen. På alle beboermøder har vi spurgt om beboerne ville savne bladet, hvis vi stopper det. Her må det siges, at omkring 2/3 har denne holdning og at der kun er omkring 1/3 af de beboere, der går til beboermøder, der har internet. Så vi skal nok tage det op til overvejelse, om vi skal fortsætte bladet lidt endnu. 3
Bjarne Andersen, der var redaktør på bladet, har over for mig tilkendegivet, at han gerne vil fortsætte som redaktør på bladet, når han er gået på efterløn og på samme vilkår, som han tidligere har haft før i tiden. Styrelsesreform Som en konsekvens af den nye styrelsesreform skal vi have et dialogmøde med kommunen en gang om året. Vores første møde skal vi have her 15. november 2011, hvor vi skal diskutere vores styringsrapport, økonomi, driftsregnskab, nøgletal, forvaltningsrevision, hvordan det går med afdelingerne, om der er udlejningsproblemer, vores sociale status, byggeri, helhedsplaner, renoveringer, vores udvikling. Noget, som der også skal diskuteres, er den skrivelse, som er kommet fra Ann Bylund Andersen og som er sendt til byrådet. Vi vil jo allerhelst diskutere vores fremtid med kommunen og fortælle dem, hvad vi synes, at vi gør godt, og håber da ikke, at dette emne kommer til at overskygge det, som vi egentlig skal komme for. Bestyrelsens tavshedspligt Som nok alle her ved, har Ann Bylund Andersen, som organisationsbestyrelsesmedlem, sendt en skrivelse til byrådsmedlemmer, Teknik og Miljø samt fået det i Kontakten, omhandlende hvad hun har af erfaringer omkring det at være en del af beboerdemokratiet. Da organisationsbestyrelsen ikke blev orienteret herom, er det jo en klar illoyal handling her overfor. Vi blev først bekendt hermed, da administrationen blev indkaldt til kommunens tilsyn for at kommentere Anns brev, hvilket jo kom noget bag på os. Efterfølgende er vi blevet bedt om en skriftlig kommentar, som også er blevet offentliggjort i Kontakten. Så både direktør og Vivaboligs bestyrelse har brugt tid og kræfter på dette hen over sommeren. Her senest har vi også fået at vide, at vi også skal kommentere herpå til mødet med tilsynet på det kommende styringsdialogmøde. Da det ikke er første gang, at Ann har optrådt illoyalt overfor bestyrelsen og klart igen har tilkendegivet, at hun ikke vil overholde en tavshedspligt, blev alle i Østparkens bestyrelse på bestyrelsesmødet den 16. august 2011 spurgt, om de fortsat havde tillid til Ann som bestyrelsesmedlem. Her var der et klart flertal for, at det havde man ikke og på den baggrund blev det foreslået, at hun trak sig fra organisationsbestyrelsen, hvilket hun ikke ville. I Anns skrivelse kommer Ann blandt andet ind på konkrete lønninger til ledelsen, på trods af, at der er individuel aflønning og der bliver beskrevet en fyringssag, både med angivelse af funktion samt hvilket tab, det har givet organisationen. Hendes indlæg har også givet anledning til stor kritik fra Viva-boligs bestyrelse og de ansatte har forespurgt Viva-boligs bestyrelse, om der ikke gælder tavshedspligt, nu hvor en tidligere kollega var blevet hængt ud og hvor tavshedspligten er gældende? Det har vi svaret, at det gør den ved personsager samt personhenføre oplysninger. Efterfølgende har vi forespurgt Boligselskabernes Landsforening omkring disse forhold og har fået det svar, at disse forhold er en helt klar overtrædelse af tavshedspligten. Beboermøder Vi er nu også færdige med alle vores ordinære beboermøder, og hvorfor siger vi det nu på den måde og ikke bare, at vi er færdige med alle beboermøderne? Det skyldes, at i afdeling 4 skal der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde, da 3 medlemmer af afdelingsbestyrelsen trak sig, efter at der havde været skriftlig afstemning om kandidater til 4
afdelingsbestyrelsen, og efter at den ene, der blev valgt ind, havde udtrykt at nu skal der styr på økonomien og dermed mistillid til de siddende i bestyrelsen. Efterfølgende var der ikke nogen, der havde lyst til at opstille som suppleanter og dermed træde direkte ind i bestyrelsen. Så her skal der indkaldes til nyt møde med valg af afdelingsbestyrelse og suppleanter. Nu vi er ved afdelingsmøderne gik det heller ikke bedre, end at beboerne i afdeling 7, som er Fyensgade, forkastede det fremlagte budget. Så nu skal det gennemgås af organisationsbestyrelsen og godkendes af kommunen. Så kom ikke og sig, at der aldrig sker noget overraskende til beboermøderne. Ellers er møderne forløbet godt med en god debat og bortset fra afdeling 4 har der ikke været problemer med at skaffe kandidater til bestyrelserne rundt omkring og det er jo rigtig dejligt. Beboerrådgiver Alle afdelinger støtter nu op omkring beboerrådgiverordningen. I afdeling 3, der jo ønskede at stå udenfor denne, har der været indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde, gående på, om man skulle melde sig ind i LLO og få dem til at føre sagen videre. Et flertal af beboerne ønskede ikke at blive indmeldt i LLO og efterfølgende har afdelingen tilkendegivet, at de nu tilslutter sig ordningen. Politikker Vi har i den forløbne periode til stadighed arbejdet på vores politikker. Siden sidst er der vedtaget politikker omkring: Ansættelse og afskedigelse, Finansieringspolitik, Boligbytte og fremleje. Der skal arbejdes på: Bestyrelsens mødepolitik, Forretningsorden for bestyrelse. Bestyrelsens deltagelse i afdelingsmøder, Voldspolitik. Ikke mere selv store renoveringer Noget vi har brugt meget tid på i organisationsbestyrelsen er at klarlægge og diskutere, hvad det var der gik galt, og hvordan vi i fremtiden kan undgå at havne i den situation, som vi i dag har med badeværelsesrenoveringen i afdeling 1. Da denne blev opstartet var det en enig organisationsbestyrelse, der bakkede administrationen op i at få vores egen håndværkerafdeling til at udføre denne og herved kunne lave arbejdet billigere. Renoveringen er nu i fuld gang og ser ud til at køre på skinner, men det er ikke længere vores håndværkere, der laver alt arbejdet og det må her bagefter siges, at vi ikke selv er klædt godt nok på til at kunne udføre en sådan opgave og være inde i alle bygningsbestemmelser. Da der i forbindelse med renoveringen er sket nogle byggetekniske fejl - det være sig placering af udluftningsblæser og lys, som den tidligere tekniske direktør alene har haft ansvaret for, er det blevet anmeldt til vores forsikring for at få dækket de tab, som det har medført at få dette gjort lovligt. Ser vi på en reklame, vi har modtaget fra forsikringen, gengiver de rent faktisk en tænkt situation, som er meget tæt på vores. Men vi må se, hvordan det ender. Så i fremtiden vil vi ikke selv påtage os så store opgaver og alt arbejdet skal udføres som projekt med tegninger og skriftlig beskrivelse heraf. 5
Håndværkerafdelingen Noget vi har haft stor fokus på er håndværkerafdelingen. Denne har til tider haft en del underskud og vi følger den nu tæt ved, at vi har regnskaber over den, som løbende bliver skrevet ind i vores direktionsrapport. Vi mener, at den nuværende størrelse er passende, og at vi fortsat skal dække områderne VVS, elektriker, tømrer og murer. Det er ikke altid, at der er lige meget at lave inden for det specifikke område, men så må der gås lidt til hånde andetsteds. Hellere det end afskedige en håndværker og dermed risikere, at det ikke er den samme, der kan ansættes igen, når der igen er rigeligt med arbejde. Men det ser heldigvis ud til, at der er ved at være balance i afdelingen. Rammeaftale med teknikere Den eksisterende aftale med Nord og Hedegaard, som vi har i dag, løber til 2012 og - når vi får en rammeaftale - har vi en mulighed for at indgå aftaler med arkitekter og ingeniører uden først at lave et udbud. Vi vil gerne arbejde på at lave en samlet rammeaftale for Boligselskabet Østparken og Boligselskabet Limfjorden i Vivabolig-regi således, at vi kun skal lave arbejdet en gang. Aftalen kan strikkes sammen på mange forskellige måder, men vi vil gerne have en aftale med eksempelvis 3 arkitekter og 3 ingeniører. En rammeaftale skal i offentligt udbud, hvorefter vi skal prækvalificere 5 eller 7 af hver. Aftalen vil blive lavet i Vivabolig-regi, men skal omkring de to organisationer Limfjorden og Østparken til godkendelse. Due diligence Ja, hvad er nu det for noget? Det er det, som vi kalder et notat i Viva-boligs bestyrelse, som omhandler en evt. fusion mellem vores 2 boligorganisationer Limfjorden og Østparken. Her er vi ved at opgøre fordele og ulemper samt nedskrive forslag til, hvordan en fusion kan udføres mest gnidningsløst for alle. Der er ikke nogen tvivl om, at der er rigtig mange fordele ved en fusion. For administrationen skal der kun laves regnskaber og budgetter for ét selskab og ikke som nu for 3. Der vil heller ikke for organisationsbestyrelserne være så mange møder og i særdeleshed for vores direktør, der jo deltager i alle 3 organisationer. Og så er der jo også en helt kontant besparelse for samtlige beboere, da vi jo ikke skal betale moms af administrationen, der jo udgør kr. 600 pr. lejemål og dertil kommer anden moms på ca. yderligere kr. 100. Ser vi på os selv som lejere, vil der ikke være nogen ændring, uanset om vi indgår i en fusion. Der vil stadig være den samme afdelingsbestyrelse og det vil være de samme ejendomsfunktionærer, der er i afdelingen. Det eneste, der vil ændre sig, er navnet på vores organisation, som vil ændre sig fra Østparken til Viva-bolig. Omvendt kan man jo egentlig også sige, at beboerne vil komme nærmere de beslutningstagende, da vi vil miste et trin i vores organisation. Så det er egentlig kun vores følelser, der taler imod en sammenlægning. Det vi lige nu arbejder på, er at vi kan fremlægge et forslag til fusion på det ordinære repræsentantskabsmøde næste år. 6
Hvad sker der ellers af større ting i afdelingerne Afdeling 1: Renovering af badeværelser Tagudskiftning i Morsøgade Fjernaflæsning af vand og varme Opstart af køkkenudskiftning på frivillig basis. Afdeling 2: Tagudskiftning Køkkener på frivillig basis Nye køkkener ved fraflytning. Afdeling 3: Facaderenovering Opstart af køkkenudskiftning på frivillig basis. Afdeling 4: Etablering af elevator til vaskeri og selskabslokale Carporte Opstart af køkkenudskiftning på frivillig basis. Afdeling 5: Her kører helhedsplanen som planlagt og der er valg af entreprenør 23. november 2011. Afdeling 6: Her afventer man nyt udspil fra Landsbyggefonden omkring helhedsplanen vedr. husleje. Gl. varmecentral nedlægges og der skal bygges nye fællesfaciliteter. Afdeling 8: Tagrenovering. Afdeling 9: Tagudskiftning Opstart af køkkenudskiftning på frivillig basis Nyt køkken ved fraflytning. Så vil vi bare lige her til slut minde jer om selskabets årlige juletræsfest, som i år afholdes lørdag den 10. december 2011 og som sædvanlig, så afholdes dette arrangement på Restaurant Skydepavillonen. Igen i år er det alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer, ejendomsfunktionærer samt ansatte i både Boligselskabet Limfjorden og Østparken, der er inviteret med, med egne børn og børnebørn, så det skal nok blive en god dag. Organisationsbestyrelsen. 7