2. Strategiplan for driftsafdelingen, håndværkerafdelingen og input til due diligence vedrørende bygningernes tilstand

Transkript

1 151 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 6. februar 2012 Start kl , slut kl Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Palle Christensen, Christian Vestergaard, Eigil Stausholm, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Dagsorden: 1. Velkomst og præsentation 2. Strategiplan for driftsafdelingen, håndværkerafdelingen og input til due diligence vedrørende bygningernes tilstand, Torben Thomsen, Jan Kristensen og Søren Brobak Røge deltager Spisning 3. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 5. Politik for gaver, studierejser m.v. definition af arrangementer, faglighed og etik konkret indbydelse til forretningsmiddag med 3 af de teknikere Limfjorden og Østparken p.t. bruger i nybyggerier og helhedsplaner. 6. I-Pad til alle bestyrelsesmedlemmer, som et arbejdsredskab til bestyrelsesarbejdet. 7. Fusion fortsættelse af due diligence 8. Dato og forslag til emner til næste møde 9. Eventuelt 10. Resume af beslutninger 1. Velkomst og præsentation Frede byder velkommen og speciel velkommen til Lise lotte Kjær som er ny valgt medarbejderrepræsentant samt Torben Thomsen, Jan Kristensen og Søren Brobak Røge som deltager ved det første punkt på dagsordnen. 2. Strategiplan for driftsafdelingen, håndværkerafdelingen og input til due diligence vedrørende bygningernes tilstand Jan Kristensen gennemgik tilstandsvurderingen for Østparkens afdelinger og Torben Thomsen gennemgik tilstandsvurderingen for Limfjordens afdelinger. Det vil være en anbefaling til afdeling 3 at tænke i en helhedsplan så lejlighedsstørrelserne, tilgængelighed m.v. med i overvejelserne til badeværelsesrenovering. Søren B. Røge gennemgår månedsrapporten for håndværkerafdelingen samt nogle estimater på løn, spildtimer m.v. som kan fortælle hvorfor håndværkerafdelingen ikke umiddelbart kan give et overskud. Iver spørger hvorfor der er en stigning på spild fra 2010/ /2012, hvad skyldtes det? Primært mindre arbejde til tømrer og murer. Søren Andersen spørger hvad avancen er på spjældarbejde udenfor hos håndværkere. Den ligger ca. på omkring %.

2 152 Søren Andersen spørger om det er rimeligt at alle skal være med til at betale for at nogen får en bedre service. Han spørger også til aftaler med leverandører. Søren er i gang med at se på eksisterende og lave nye storkøbsaftaler Stark, Sanistål, Almas, LM, Bolind m.v. Vi ansøger om en ny ejendomsfunktionær i afdeling 3 og Torben Holm vores murer har søgt jobbet og Brian Andersen som er teamleder vil gerne ansætte ham. Så har vi ikke længere en murer i håndværkerafdelingen. Lotte Bang laver statistik tidslinje for ansatte ejendomsfunktionærer. 3. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Punkt nr. 4 indsættes spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten. Ny dagsorden er godkendt 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapport Ved en fejl har vi sendt en ikke færdig redigeret version af direktionsrapporten ud. Lotte Bang sender den elektronisk, men udleverer en papirudgave. Kort skitserer hun ændringerne. City in Between Lotte Bang deltager efter rejsegildet. Udstilling af ungdomsboliger på Utzon fra marts til juni Arbejdstilsynet har været på besøg i Boligselskabet Østparken. 5. Politik for gaver, studierejser m.v. definition af arrangementer, faglighed og etik konkret indbydelse til forretningsmiddag med 3 af de teknikere Limfjorden og Østparken p.t. bruger i nybyggerier og helhedsplaner. Christian Vestergaard reagerer overfor begge bestyrelserne og Klaus Christensen fra Nord på invitation til julefrokost med eksterne rådgivere, da han mener den falder udenfor det acceptable og mener invitationen skal vurderes politisk i bestyrelsen før der gives grønt lys for tilmelding. Han citerer fra politikken hvor der står: Vi vil ikke lade vore private leverandører, håndværkere eller rådgivere betale for studierejser, gaver eller lign. Eller medvirke til at der opnås særlige rabatter til valgte og ansatte. Leverandør- eller virksomhedsbesøg, hvor der er tale om halvdags, heldags invitation eller en middagsinvitation skal vurderes i forhold til faglighed og etik. Frede Skrubbeltrang pointerer at der er tale om en forretnings-

3 153 middag, hvor vi er tvungen til at være sammen med samarbejdspartnere vi har flere konkrete arbejdsopgaver med p.t. Vi har ikke andet tilfælles med dem end arbejde. Vi får meget fagligt med fra sådan et møde og får skabt nogle gode samarbejdsrelationer. Der er ikke tale om et firma der inviterer, det er 3 af de rådgivere vi bruger mest på forskellige opgaver. De har alle medarbejdere med der arbejder på sagerne, det er ikke kun ledelsen. Frede vil vurdere, at der er en høj grad af faglighed i sådant et møde samtidig med mulighed for at styrke samarbejdet, fællesforståelse af fremtidige muligheder, uvurderlige relationer som skaber udvikling. Der er ikke mulighed for at være privat eller pleje private interesser samt det er uden ægtefælle. Lotte Bang har forespurgt teknisk forvaltning, tilsynet Kim G. Pedersen og Anders Ravnemose samt BL s kredskonsulent Jens B. Hansen som ikke vil anfægte denne form for arrangementer uetiske. Det er hendes opfattelse at man altid bør vurdere beslutningen i forhold til den individuelle ekstrabladsprøve. Kan jeg tåle at se det på forsiden af Ekstrabladet. Eksempelvis ville hun personligt takke nej til en flere dages golfturnering på Himmerlands Golfcenter arrangeret af et finansieringsinstitut eller en tre dages tur til København med ægtefællen, hvori der ikke er indlagt et væsentligt fagligt program. Iver Eriksen mener det er den enkelte der skal vurdere fagligheden og etikken og at det er illoyalt af Christian Vestergaard at melde ud til eksterne rådgivere uden at forholdet er politisk vurderet. Søren Andersen siger at socialnetværk ca. 10 % af de job der bliver besat via sociale netværk. Han mener at det er uforskammet af Christian at sende sådan en mavesur henvendelse som kan smadrer det sociale netværk vi har opbygget til rådgiverne. Christian Vestergaard mener det var en høflig erkendelse overfor rådgivere om, at han ikke kunne regne med vores deltagelse. Og pointerer, at det ikke er et mavesurt opstød. Eigil er enig med Søren omkring det sociale netværk er utrolig vigtigt og mener ikke vi har været ude i en situation, hvor det har grænset op til overskridelse af etik. Det må være en Bonus pater vurdering om vi skal sige ja tak eller nej tak.

4 154 Søren Andersen mener der er 2 ting i det: Det handler om at lave forretningsgange og procedurer der sikre at vi ikke kan få et afhængighedsforhold. Her tænkes på udbudsbestemmelser, tildelelseskriterier m.v. Nybyggeri opgaverne er affødt af det sociale netværk vi har. Christian Vestergaard spørger hvad det betyder, at der skal være et fagligt indhold? Christian mener vi har embedsfolk til at høre på vandrørene om der er nybyggerier i farvandet. Christian mener endvidere ikke bestyrelsen skal have et socialt netværk med rådgivere eller leverandører og henviser til mødet i Nørresundby Bank. Søren Andersen pointerer at mødet i Nørresundby Bank, gjorde vi pinlig ved at trække mødet ud med mere end en time over, hvilket det faglige indhold blev kortet ned. Tina mener ikke vi skal rende til alt muligt, men omvendt hvis det har et relevant indhold kan hun ikke se at der er noget i vejen for at deltage. Eigil Stausholm, hvis politikken afskriver os muligheden for den uskrevne så mener han politikken skal omformuleres. Palle var lidt i tvivl da han fik korrespondancen om hvordan han skulle tolke budskabet, men tænker det kunne være en kulturforskel i Østparken, hvor det gjorde man ikke. Han siger også at han må indrømme at det kan være berigende at være sammen i sociale relationer. Det har aldrig tidligere været tilladt at bestyrelsen blev inviteret til sådanne arrangementer. Christian når han tillod at skrive som han gjorde, mener han teksten er entydig fortolkning. Søren Andersen håber, at vi kan stoppe med individuelt at melde ud af huset uden at sikre, at der er enighed i bestyrelsen. Vi bør politisk synliggøre os i byen. Hvis dette arrangement kan diskuteres kan andre også bl.a. Yousee messe i København m.v. Iver skærer ud i pap, hvis det politiske flertal mener det er forsvarligt at gå til det - er det.

5 155 Søren Andersen, Eigil Stausholm, Frede Skrubbeltrang og Iver Eriksen deltager i arrangementet. Punkt på dagsordnen på næste møde. 6. I-pad til alle bestyrelsesmedlemmer som et arbejdsredskab til bestyrelsesarbejdet Palle mener det er en god idé da alle har samme ting tilgængeligt. Eigil Stausholm er enig, han mener også at vi bør tænke lidt på papiret og miljøet. Den skal være et arbejdsredskab og dermed til låns. Christian Vestergaard mener at når intranettet er oppe at køre og alle har adgang til det via computer, er det ikke nødvendig. Han vil gerne have papiret alligevel og syntes godt vi kan bruge pengene til andet. Iver Eriksen ser det som et godt arbejdsredskab. Frede Skrubbeltrang vil ikke have noget imod det, kan godt se det som et arbejdsredskab han kan bruge. Søren Andersen er enig med Palle. Tina Holm syntes også det kunne være et godt arbejdsredskab, men kan ikke forholde sig til om det skal være med 3 g eller ej. Frede Skrubbeltrang mener det skal være med 3 g. Søren Andersen mener godt vi kan undgå 3 g for ikke at få skudt i skoene at den bruges privat. Lotte Bang fortæller at flere andre boligorganisationer har stillet bærbare pc er til rådighed for bestyrelsens arbejde. Christian Vestergaard mener heller ikke der behøver være 3 g, han er enig med Søren, men er principielt imod at investere i I- pads til hele bestyrelsen. Det er bevilget en I-pad til alle bestyrelsesmedlemmer med 3 g, men uden simkort. Formanden skal have med 3 g og sim-kort. 7. Fusion fortsættelse af due diligence Afdelings numre i Vivabolig forslag at bygningens alder er afgørende for afdelingens nummer. Datoen for hvornår afdelingen er blevet en almen bolig afdeling skal være afgørende for numret. 8. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: 5. marts 2012 kl. 17 Punkter til næste møde: Politik for drift og vedligeholdelse Politik for gaver, studierejser m.v. Due diligence - endelig Politik for I-pad Punkter til kommende møder:

6 156 Fællesmøde bestyrelse og personale Reklamer tænk ud af boxen 9. Eventuelt Ann Bylund Andersen har gennem et eller flere byrådsmedlemmer, rettet kritik af Vivabolig til Teknisk Forvaltning, Kim G. Pedersen og Hella Nygaard har indkaldt hende til møde for at høre om det er en generel eller specifik utilfredshed. 10. Resume af beslutninger Politik for drift og vedligeholdelse næste møde Politik om gaver m.v. til gendebat på kommende møde I-Pad til alle bestyrelsesmedlemmer blev vedtaget Due diligence skal afsluttes på næste møde Næste møde den 5. marts Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Konstitueret Formand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen