Forretningsorden for Danske Landbrugsskoler 1. Sekretariatschef Foreningens sekretariatschef er sekretær for formandsskabet og foreningens bestyrelse. Ved økonomiske dispositioner kan sekretariatschefen handle indenfor den fuldmagt som er givet af formandsskabet under hensyntagen til vedtægterne i øvrigt. 2. Bestyrelsesmøder Bestyrelsen fastlægger senest på det sidste møde inden årets udgang fire ordinære møder i det kommende kalenderår. Et bestyrelsesmøde indkaldes herefter med et skriftligt varsel via e-mail på mindst 10 dage. Ekstraordinære møder kan afholdes hvis foreningens formandskab eller 3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Mødefrekvens er minimum fire gange om året med følgende dagsorden af minimum 3 timers varighed - Januar/februar-møde o Indeholder primært aktuelle punkter - Maj-møde o Indeholder et fællesmøde med pædagogisk udvalg o Indeholder aktuelle punkter o Sammenfaldende med foreningens generalforsamling jf. vedtægter - August-møde o Indeholder primært aktuelle punkter o Gennemgang af forretningsorden - Oktober-møde o Indeholder en evaluering af årets aktiviteter o Godkendelse af forslag til næste års aktiviteter o Fastsættelse af budget for de godkendte aktiviteter 3. Formalia til bestyrelsesmøder Foreningens formand og sekretariatschef udformer bestyrelsesmødets dagsorden, som udsendes via e-mail med tilhørende bilag til bestyrelsesmedlemmerne senest 10 dage før mødets afholdelse. Forslag der ønskes optaget på dagsordenen skal være indgivet til sekretariatet senest 14 dage før bestyrelsesmødet. Referat af bestyrelsesmødet udsendes senest 8 dage efter mødet til samtlige bestyrelsesmedlemmer. Bemærkninger eller indsigelser til referat skal fremsendes til sekretariatet senest 8 dage efter referatet er udsendt. Hvis der ikke foreligger bemærkninger betragtes referatet herefter som godkendt. 4. Revision Bestyrelsen skal tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse. Bestyrelsen skal gennemgå foreningens regnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra. 1
Bestyrelsen skal sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision. 5. Tavshedspligt Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt om de sager, hvor det efter sagens natur er påkrævet. 6. Eksterne deltagere i bestyrelsesmøder Eksterne deltagere kan deltage i bestyrelsesmøder, men deltager som udgangspunkt kun i det punkt som de er inviteret til. 7. Arbejdsfordeling Arbejdsdelingen mellem bestyrelse, formandsskab og sekretariat er beskrevet i bilag 1: 2
Bilag 1 Arbejdsfordelingen mellem bestyrelse, formandskab, sekretariat og pædagogisk udvalg inkl. skema over repræsentation Bestyrelsen Formål - At definere foreningens strategi, vision, organisation og arbejde - At igangsætte, prioritere og drive foreningens arbejde - At sikre, at iværksatte tiltag lever op til foreningens formål - At stille de individuelle kompetencer i bestyrelsen til rådighed for foreningen, sekretariat og skolens medlemmer - At varetage medlemsskolernes faglige, pædagogiske, kollegiale, skolepolitiske, uddannelsespolitiske og administrative interesser Struktur - Bestyrelsen vedtager strategiske planer og årsbudgetter efter indstilling fra formandsskabet. - Bestyrelsen skal mindst én gang om året prioritere de indsatser, der skal iværksættes for det kommende år. Som udgangspunkt sker dette på bestyrelsesmødet i oktober. - Bestyrelsen skal fastsætte den økonomiske ramme og det ressourcemæssige forbrug i relation til de foreslåede aktiviteter. Som udgangspunkt sker dette på bestyrelsesmødet i oktober. - Bestyrelsen fastsætter rammerne for foreningens samarbejdsform, således at der sikres en åben dialog og gennemskuelige resultater. - Bestyrelsen gennemgår strategi, vision, funktionsbeskrivelse og forretningsorden for bestyrelse og sekretariat minimum én gang om året. Som udgangspunkt sker det på bestyrelsesmødet i august. - Bestyrelsen vurderer om de nødvendige resurser og kompetencer som foreningen skal bruge er til stede minimum én gang om året. Som udgangspunkt sker det på bestyrelsesmødet i august. - Bestyrelsen nedsætter nødvendige ad hoc grupper på centrale områder ift. Foreningens strategi og vision. - Bestyrelsen fastlægger retningslinjer for løn- og personalepolitik for foreningens sekretariat. - Bestyrelsen vurderer foreningens deltagelse i fagkongresser o. lign. - Bestyrelsen udpeger foreningens repræsentanter i relevante råd, udvalg, arbejdsgrupper etc. - Bestyrelsen afgiver høringssvar efter indstilling fra formandsskabet. Medlemmerne er dog til enhver tid berettiget til at afgive individuelle høringssvar. - Bestyrelsen vurderer og fastsætter årligt fordeling af arbejdsopgaver og frikøb af formand og næstformand. o Formand frikøbes for kr. 80.000 pr. år. o Næstformand frikøbes for kr. 40.000 pr. år. OK fra generalforsamling, maj 2014. Organisation - Alle medlemsskolers forstander/direktør er medlem af bestyrelsen. Formand og næstformand i Pædagogisk udvalg er medlem af bestyrelsen. Sekretariatschefen er medlem af bestyrelsen. - Der afholdes mindst 4 årlige bestyrelsesmøder: o Januar o Maj o August o Oktober 3
- Der afholdes én årlig generalforsamling. Generalforsamlingen afholdes samtidig med bestyrelsesmødet i maj. - Der afholdes et fællesmøde med pædagogisk udvalg på maj mødet. - Der afholdes et fælles årsmøde med de skoler, der udbyder landbrugsuddannelserne. Årsmødet afholdes ultimo august. - Der holdes som udgangspunkt to fælles skoleledermøder med alle de skoler, der udbyder landbrugsuddannelsen. Møderne er som udgangspunkt placeret i januar og i forbindelse med årsmødet i august. Formandskabet Formål - At tegne foreningen udadtil gennem repræsentation i råd, følgegrupper, møder etc. - At forberede bestyrelsesmøder, generalforsamlinger o. Lign. med sekretariatet - At lede det daglige arbejde i foreningen sammen med sekretariatschef - At prioritere og sikre kvaliteten af arbejdet i sekretariatet - At sikre det juridiske grundlag for foreningen er til stede - At lede bestyrelsesmøder, generalforsamlinger etc. - At foreningen efterlever de fastsatte vedtægter - At forretningsordenen følges og bliver evalueret årligt - At sikre at foreningen er synlig i det uddannelsespolitiske billede - At sikre at bestyrelsens beslutninger effektueres gennem sekretariatschefen Opgaver - Formandskabet godkender oplæg til dagsorden for bestyrelsesmøde og sikrer udsendelse - Formandskabet er sammen med foreningens sekretariat ansvarlig for foreningens drift og virksomhed - Formandskabet indgår aftaler om løn- og personalepolitik for foreningens sekretariat efter bestyrelsens retningslinjer - Formandskabet afholder en årlig MUS med sekretariatschefen - Formandskabet sikrer kontakt og dialog med de øvrige erhvervsskoler, der tilbyder landbrugsuddannelsen - Formandskabet skal være Danske Landbrugsskolers forenings primære repræsentant Sekretariatschef Formål - At sikre at bestyrelsen via informationer, analyser o. lign. er opdateret på det uddannelsespolitiske, lovgivningsmæssige og overenskomstpolitiske områder, således at bestyrelsen har mulighed for rettidig påvirkning af politiske og lovgivningsmæssige processer og senere implementering på respektive skoler. - At grundlaget er til stede for at bestyrelsen kan træffe de nødvendige beslutninger i overensstemmelse med foreningens formål. - At sikre interessevaretagelsen af foreningens interesser på relevante erhvervs- og uddannelsespolitiske områder ved at holde kontinuerlig kontakt til relevante samarbejdspartnere som fx L&F, Danske Erhvervsskoler etc. - At sikre et tilstrækkeligt og vedholdende lobbyarbejde og kontakt til relevante beslutningstagere, på baggrund af retningsliner fra bestyrelsen. 4
- At sikre at de af bestyrelsen og formandsskabets opgaver bliver varetaget tilfredsstillende. - At udføre de opgaver og den daglige drift der skal til, for at understøtte medlemsskolernes faglige og kollegiale formål. - At sikre kontinuitet og sammenhæng i foreningens- og underudvalgenes arbejde. - At sikre at bestyrelsen får viden om, hvor der i ministeriet findes viden på det pågældende område. - At bidrage med grundlag for formandskabets mulighed for at være aktive bidragsydere til erhvervsog skoleudvikling indenfor landbruget. - At være stedfortræder for formandskabet og være synlig ved deltagelse og fremlæggelse af landbrugsskoleforeningens holdninger og kommentarer. - At det fælles årsmøde for de skoler, der tilbyder landbrugsuddannelsen gennemføres på en professionel måde. - At medvirke til, at de faglige og pædagogiske aktiviteter bliver iværksat og gennemført. Opgaver - Sekretariatschefen skal udføre politiske, organisatoriske, administrative og markedsmæssige opgaver. Den aktuelle opgaveportefølje er beskrevet i bilag 1. - Sekretariatschefen er som udgangspunkt tovholder på politiske, faglige, pædagogiske og øvrige ad hoc udvalg. - Sekretariatschefen vil virke som repræsentant for foreningen hvor det er formålstjenesteligt og vil kunne erstatte eller supplere formandskabet som repræsentant for foreningen. Pædagogisk Udvalg (PU) Formål - At fremme faglige, didaktiske og pædagogiske initiativer for lærerne til gavn for elever og skole. - At være et forum for pædagogisk udvikling og helhedsforståelse for landbrugsuddannelsen, herunder medvirke til koordinering af uddannelsesindhold skolerne i mellem. - At medvirke til udvikling/koordinering af landmandsuddannelsen og landbrugets lederuddannelse. - At bidrage til foreningens arbejde med at sikre høj faglig kvalitet og optimale pædagogiske rammer. - At iværksætte minimum en årlig inspirationsdag med fokus på pædagogik og læringsmiljø. - At inspirere til fælles FOU ansøgninger og udarbejde fx idékatalog som basis for FOU projekter med udgangspunkt i en eller flere skolers deltagelse. - At udarbejde oplæg til fælles studieture med fagligt og pædagogisk indhold for undervisere. - At synliggøre fælles IT-baseret didaktik og pædagogik for lærere. - At planlægge og gennemføre en årlig tema dag for respektive forløb i landbrugsuddannelsen samt landbrugets lederuddannelse. - At bidrage med inspiration og idéer til årsmødet og udfylde en rolle i afviklingen af årsmødet. Opgaver - PU skal udarbejde et årshjul, der koordinerer og synliggør næste års aktiviteter. Årshjulet skal kunne præsenteres på årsmødet i august. - PU skal gennemføre en årlig evaluering af de iværksatte aktiviteter og kvaliteten af PU s arbejde. - PU skal organiseres på en sådan måde, at der skabes (mere) dynamiske arbejdsformer. - PU skal nedsætte et formandskab/arbejdsgruppe, der arbejder med de prioriterede aktiviteter mellem møderne. Formandskabet refererer løbende til PU. - PU kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper på væsentlige og prioriterede områder. - PU skal registrere hvem, der udbyder pædagogisk diplom uddannelse samt notere hvem der deltager. 5
- PU skal planlægge temadage for de forskellige fagområder. - PU s indstilling til prioritering og løsning af opgaver skal vedlægges som bilag 2. Rammer - PU mødes som udgangspunkt tre gange om året i maj, august og november. - PU afsætter på maj mødet ca. ½ dag til møde med foreningens bestyrelse. Økonomi - Efter oplæg fra PU fastsætter bestyrelsen hvert år i oktober måned de økonomiske rammer for udvalget for det kommende finansår. Medlemmer af PU og underlæggende arbejdsgrupper kan frikøbes af foreningen. Den umiddelbare budgetramme er: 4 medlemmer x 6 mødedage x 10 timer = 240 timer pr. år. Arbejdsform - Afholdelse af PU s møder går på skift mellem de deltagende skoler. - Formanden for PU udarbejder i dialog med foreningens sekretariatschef dagsorden. - PU arbejder primært under møder og har kun mindre opgaver mellem møderne. - Arbejdsgrupper skal være i løbende dialog med med PU s formandskab. Arbejdsgruppen kan forventes at have arbejdsopgaver mellem møderne. Der er som udgangspunkt afsat 6 årlige møder til arbejdsgrupper. Samarbejde med eksterne interessenter - PU kan invitere erhvervsskoler o.a., der udbyder uddannelsen til landmand, og som ikke er medlem af Danske Landbrugsskoler, til at deltage i foreningens arbejde for at sikre videndeling og faglig sparring, der generelt øger anseelse og kvalitet af landbrugsuddannelsen. - PU kan invitere fx lærerrepræsentanter fra andre interessenter til udvalgte PU-møder for at vurdere interesse og synergier. Repræsentation i PU - PU sammensættes af lærerrepræsentanter med én repræsentant fra hver medlemsinstitution. - PU bør sammensættes med en passende repræsentation for både landmandsuddannelsen og landbrugets lederuddannelse. Pædagogisk udvalgs arbejdsgruppe - PU foreslår nedsat følgende arbejdsgruppe for 2014-15: o Bent Westergaard, Grindsted o Charlotte Holm Hansen, Dalum o Birgitte K. Boysen, Kjærgaard o Charlotte Haahr, Nordjylland, pt. formands suppleant., således at 2 medlemmer udgår efter første år, og to medlemmer af arbejdsgruppen efter tur herefter skiftes hvert år. PU indstiller, at udskiftningen af medlemmer i arbejdsgruppen aftales på det årlige fællesmøde med bestyrelsen. 6
Skolernes turnusrepræsentation i arbejdsgruppen Skole 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Dalum + + + Grindsted + + + Kjærgård + + + Nordjylland + + + Agro-skolen + + + + Asmildkloster + + + + Bygholm + + + + Gråsten + + + + JU + + + + Kalø + + + + 7
PU årshjul 2014-15 8