ST FAMU Møde den: 16. december 2016 kl. 9:30 12:00 Ny Munkegade 120 lokale 1525-626 (mulighed for videolink) REFERAT Ledelsesrepræsentanter: Niels Christian Nielsen (dekan), Jørgen B. Jespersen (daglig AM-leder ved ST), Morten Dam Rasmussen (Ingeniørvidenskab, Aarhus), Anne Winding (Miljøvidenskab, Roskilde), Peter Hald (Kemi, Aarhus), Niels Damgaard Hansen (Administrationscenter ST) Medarbejderrepræsentanter: Lene Bongaarts (Matematik, Aarhus), Dorthe Bødker Jensen (Molekylærbiologi, Aarhus), Marlene Venø Skjærbæk (Bioscience, Silkeborg), Dorete Weysmann Jensen (Bioscience, Roskilde), Dorthe Haagen Nielsen (Datalogi, Aarhus), Palle Jørgensen (Agroøkologi, Foulum), Susanna Holm Nielsen (Administrationscenter ST, Aarhus) Referent og konsulent: Karin Rosengaard (AU HR, Roskilde) Fraværende: Niels Hertel (Fysik og Astronomi, Aarhus), Ove Edlefsen (Agroøkologi, Jyndevad), Studenterrepræsentant: Frederik Gjørup (Kemi, Aarhus) Dato: 18. januar 2017 Sags nr.: ST FAMU møde FAMU dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden (2 min) 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (bilag) (2 min) 3. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse (bilag) (25 min) 4. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse (bilag) (10 min) 5. Beredskab og evakuering (bilag) (5 min) 6. Arbejdsmiljøstatistikker (bilag) (15 min) 6.1 Sygefravær og psykologisk rådgivning 6.2 Arbejdsskader 7. Kort pause op og stå 5 minutter 8. Psykisk APV (bilag) (10 min) 9. Fysisk APV (bilag) (10 min) 10. AT status på tilsynsbesøg ved ST (bilag) (5 min) 11. Kemikalier (bilag) (10 min) 12. Meddelelser (mundtlig) (10 min) 13. Mødedatoer i 2017 (5 min) 14. To-do liste (bilag) (2 min) 15. Eventuelt (2 min) Ref: Karin Rosengaard AU HR, Udvikling og Arbejdsmiljø Side 1/6 Kommenteret dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) Referat godkendt. Aarhus Universitet
3. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Side 2/6 Dekanen indledte arbejdsmiljødrøftelsen og bad Karin Rosengaard om at gennemgå udkastet til drøftelsen med FAMU. Karin sagde, at udkastet til drøftelsen (bilag 3a) tager udgangspunkt i sidste års drøftelse (bilag 3b), hvad FAMU har arbejdet med i 2016, hvad LAMU-erne har drøftet (bilag 3c), og det der er behov for at arbejde med i ST i 2017. Under drøftelsen bemærkede Dorthe Haagen Nielsen, at der er behov for mere om FAMU s arbejde med psykisk arbejdsmiljø. Det tilsluttede FAMU sig, og det indføres i revisionen af FAMU s årlige arbejdsmiljødrøftelse 2016. Det blev endvidere besluttet, at Jørgen B. Jespersen gennemgår LAMU-ernes årlige arbejdsmiljødrøftelse for at se, om der er tilstrækkelig fokus på psykisk arbejdsmiljø. De samlede evakueringsøvelser på ST er forløbet fint. Der er afholdt mange øvelser og dekanen udtrykte stor tilfredshed med arbejdet. Emnet behandles under punkt 5. Niels Damgaard Hansen foreslog at gøre arbejdsmiljøstatistikkerne mere strategiske ved at bringe dem ind i institutlederkredsen. Peter Hald foreslog, at de skal rundt til alle medarbejdere. Dekanen har fokus på, at enkelt-medarbejdere ikke kan genkendes i statistikkerne, og nævnte endvidere, at det er en god idé, at statistikkerne meldes bredere ud. Dorete W. Jensen spurgte til, hvor meget tid den enkelte medarbejder skal bruge på Kiros i forbindelse med APB-er, og hvor meget tid der normalt afsættes til arbejdsmiljøarbejdet for den enkelte arbejdsmiljørepræsentant. På mødet var der flere bud på tidsforbruget (fra 65 til 150 timer pr. år) for en AMR på de enkelte institutter. Der var på mødet enighed om at de lokale behov er afgørende for det daglige tidsforbrug og at ekstra opgaver (fx Kiros) går udenfor den normale tid, der er afsat. Jørgen B. Jespersen og Karin Rosengaard sørger for at en revision af den årlige arbejdsmiljødrøftelse udsendes til udvalgets godkendelse sammen med referatet. 4. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse Palle Jørgensen nævnte, at der i indstillingen fejlagtigt stod supplerende arbejdsmiljødrøftelse. Karin Rosengaard retter til supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Dekanen nævnte, at arbejdsmiljørepræsentanter (AMR) og arbejdsmiljøledere (AML) efter loven skal have tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Vi skal hvert år sørge for, at der bliver udarbejdet en kompetenceudviklingsplan for supplerende arbejdsmiljøuddannelse for AMR og AML i AMO. Planen kan være én samlet plan for medlemmerne af AMO, eller det kan være én for hvert medlem.
Det er endvidere besluttet, at fakultets AM- udvalg bør drøfte, hvilke kompetencer der er brug for, for at løfte de udfordringer, som medarbejderne står overfor, f.eks. i forbindelse med den fysiske og psykiske APV. Side 3/6 Det har vist sig, at mange AMR og AML har haft svært ved at finde supplerende arbejdsmiljøuddannelser, der er relevante for sikkert arbejde i laboratoriet. Og netop laboratorieområdet er det område i ST, hvor der sker flest ulykker. Jørgen fortalte at ikke al supplerende uddannelse behøver at være daglange kurser, men de kan evt. være på få timer og fungere som videndeling i stedet for et egentlig kursus. Dog skal der også være mulighed for reelle kurser. Dekanen bakkede op om, at videndeling er et godt supplement til arbejdsmiljøuddannelse, og FAMU drøftede indstillingen og de forskellige forslag. Bl.a. sagde dekanen, at når der skal findes personer til kurser eller videndeling, så er det vigtigt at have for øje, at et egentlig kursus kræver mere tid af kursusholderne end videndeling, som kan holdes som et drøftelsesforum. FAMU blev enige om, at Jørgen og Dorthe Bødker Jensen arbejder videre med notat om videndeling og uddannelse på laboratorieområdet og ser på hvilke interne ressourcepersoner vi kan trække på. 5. Beredskab og evakuering FAMU besluttede ved årets begyndelse, at alle institutter og centre skulle afholde evakueringsøvelser i år. Dekanen var glad for, at det i meget stort omfang er lykkedes, idet der er afholdt over 20 evakueringsøvelser ved ST i år. Dekanen ønsker, at ST fortsætter den gode udvikling. Det betyder: at alle enheder fremover skal afholde årlige evakueringsøvelser at alle enheder skal orientere deres medarbejdere om universitetets samlede beredskab en gang om året at alle LAMU skal følge op på resultaterne af evakueringsøvelserne Jørgen fortalte, at beslutningen om, hvor mange evakueringer der skal til, for at hele ST har holdt evakueringsøvelser, afhænger af lokale forhold. Ex. så kunne AU Foulum holde 5 øvelser eller 35 alt efter om alle enheder eller alle bygninger skal holde evakueringsøvelser. Jørgen oplyste, at ST mangler at afholde evakueringsøvelse på Ny Munkegade, hvor er er behov for at opdatere evakueringskit og -zoner. AU Roskildes evakueringsøvelser fremgår ikke af bilaget over afholdte evakueringsøvelser i 2015. Jørgen kontakter Stephan Bernberg i Miljøvidenskab for at få oplysningerne.
Dekanen udtrykte stor tilfredshed med AU Bygningers arbejde med evakueringsprojektet. Det næste trin må være en god opfølgning på evakueringsøvelserne, så vi kan lære af dem og blive bedre. Jørgen sagde, at evalueringsrapporterne bør være mere detaljerede så det bliver nemmere at følge op på øvelsernes resultater. Side 4/6 Morten fortalte at der er mange især fejl alarmer på Navitas. Morten nævnte, at overvågning af lysfølere, der tændes, når personer færdes i bygningerne, måske kan bruges til tjek af, hvor der er personer i bygningen. Dorthe Haagen Nielsen kunne berette om studerende, som overnatter i AU lokaler, der ikke benyttes ret meget. Dekanen sagde, at der er vigtigt, at vi, når vi kigger på disse ting, skelner mellem security og safety, så vi har fokus på de sikkerhedsmæssige risici ved arbejdet. Emnet tages op på et kommende FAMU møde. 6. Arbejdsmiljøstatistikker Dekanen gav ordet til Karin Rosengaard, der fortalte, at Q3 viser at ST har 18 psykologiske rådgivningsforløb, hvor det var 17 i Q2l. AU statistikken viser stadig, at stress er årsagen til de fleste henvendelser (57 % i Q3). Det er mange. Men Susanna Holm Nielsen sagde, at det også kan ses som noget positivt, at der er personer, som bruger ordningen og får hjælp. Det blev der nikket til omkring bordet. Statistikken over arbejdsulykker i 2016 ser ud til at ligne opgørelsen for 2015 både mht. anmeldte ulykker og det samlede antal registrerede ulykker. Totalopgørelsen Q1-Q3 2016 viser, at der er flest ulykker ved arbejde med husdyr/forsøgsdyr, men kigger man på totalen for de senere år, er det stadig Laboratorier o. lign., der er højdespringeren i årsag til ulykker. Dette gør, at FAMU fortsætter det strategiske arbejde med laboratorieområdet, men at FAMU også vil holde særlig fokus på arbejdet med husdyr og forsøgsdyr. Jørgen Jespersen kontakter Husdyrvidenskab og Bioscience. ST ligger stadig pænt lavt i sygefravær. Niels Damgaard Hansen fortalte, at AU HR ved HR IT har leveret et ledelsesværktøj inkl. udførlig sygefraværsstatistik fra ISOLA (Moderniseringsstyrelsen) vedr. ST, så det kan være en god idé at koordinere arbejdsmiljøstatistikkerne med denne statistik. Karin Rosengaard undersøger sagen. 7. Kort pause 8. Psykisk APV Dekanen gav ordet til Jørgen B. Jespersen, som sagde at ST færdiggjorde handleplanen for psykisk APV den 27. oktober. Mandag den 19. december bliver handlingsplanen, sammen med handlingsplanerne fra de andre fakulteter og administrationen, drøftet i HSU og HAMU.
I de kommende måneder fortsætter ST arbejdet med implementering af handleplanen på ST. Der vil være fokus på, at implementering af de enkelte tiltag skaber god værdi for alle ansatte. Side 5/6 Handlingsplanen kan ses på http://scitech.medarbejdere.au.dk/arbejdsmiljoe/psykapv2016/ Jørgen sørger for, at der kommer link til institutternes AM-sider, så det er enkelt at sikre mulighed for videndeling imellem institutterne. 9. Fysisk APV Karin gennemgik status over handlingsplanarbejdet for den fysiske APV. 8 enheder har håndteret alle deres problemer og har løst handlingsplanerne. ST har således nu løst 78 % af fakultetets handlingsplaner. Anne Winding nævnte, at ENVS kun mangler at notere afsluttet i Rambøll APV. Handlingsplanerne er løst, men da de ikke har noteret en opfølgning, figurerer de ikke som løst i systemet. Pt. er der stadig 1 problem i dekanatet og 49 problemer i inano, som mangler at få oprettet eller tilknyttet en handlingsplan. Jørgen B. Jespersen tager kontakt til enhederne mhp. hjælp til håndteringen. 10. AT status på tilsynsbesøg ved ST Dekanen nævnte, at de fleste tilsynsbesøg fra AT har resulteret i en grøn smiley, enten ved afslutning af et tilsynsbesøg, eller efter opfølgning på et påbud eller en vejledning. Jørgen fortsatte med at fortælle, at alle de varslede adresser har haft besøg, og at der pt. for ST ikke er varslet nye besøg. Jørgen gav derefter ordet til Morten Dam Rasmussen, som kort fortalte, at deres påbud, vedr. manuelt løft af plader ved test af saltspreder, nu er løst. Anne Winding og Dorete W. Jensen fortalte om AT-besøget hos AU Roskilde. De håndterer de 2 rådgivningspåbud, de har fået. BIOS skal fjerne rod i kælderen for at forebygge faldulykker. ENVS skal opdatere ATEX-APV. - NB! ATEX-APV skal opdateres hvert 3. år. Begge påbud bliver løst indenfor tidsfristen. 11. Kemikalier Jørgen mindede FAMU om, at Toxido lukker den 31. december 2016. - Der er lovpligtige APB-er alle steder på ST, selvom der nogle steder kun eksisterer papir-versioner.
Der arbejdes nu videre med opdateringer i Kiros. Om-mærkning til CLP vil også komme på plads i Kiros inden den 1. juni 2017. - Ud over dette arbejdes der også med udvikling af lagerstyringsmodulet. Side 6/6 12. Meddelelser Der var ikke yderligere meddelelser ud over de i bilaget nævnte. 13. Mødedatoer 2017 Der er udsendt en mødeplan for 2017. Overskriften på bilaget rettes fra 2016 til 2017. Herefter er det godkendt af FAMU. Karin retter bilaget og indkalder FAMU til møderne. 14. To-do liste Karin bemærkede, at der af tidsnød stadig ikke er indsat sidetal på FAMU møde-materialet. Karin vil gerne sørge for det til næste gang. 15. Eventuelt Dorete W. Jensen sagde, at AU Roskilde alligevel ikke skal flytte til AU Emdrup, så der er en forventning om, at der vil blive igangsat renovering af eksisterende bygninger for de afsatte Unilab-midler. Dekanen svarede, at der er tæt dialog med BYGST og AU Bygninger. Dekanen sluttede mødet af med at takke FAMU for engageret deltagelse i drøftelserne på mødet. Han takkede for indsatsen gennem hele 2016 og ønskede alle en glædelig jul og et godt nytår.