Forretningsorden for akademirådet på Erhvervsakademi Aarhus April 2016 revideret marts 2017 café- og eventmanager, Morten Bo Jakobsen 1 Formål og opgaver Stk. 1: Akademirådets formål er at repræsentere akademiets studerende i formelle organer, herunder at udpege to kandidater til akademiets bestyrelse i henhold til vedtægterne. Stk. 2: Akademirådet skal varetage og har ansvaret for to underliggende råd; et fagligpolitisk råd (jf. bilag 1) samt et socialkulturelt råd (jf. 2, stk. 2.2.1), hvor café- og eventmanageren vil fungere som supervisor i alle relevante henseender. Stk. 3: Akademirådet har ansvaret for at samle repræsentanter fra de respektive studieråd alle afdelinger inkluderet for derigennem at kunne behandle de studerendes problematikker og fremlægge dem for de rette instanser. Stk. 4: Akademirådet har ansvaret for, at der afholdes en månedlig fest i Basement suppleret med en månedlig event af anden karakter. Stk. 4.1: I forbindelse med ovenstående fester/arrangementer har akademirådet til opgave at skaffe frivillige i form af studerende i et omfang, så arrangementet kan eksekveres uden brug af lønnet personale 1. Stk. 4.2: Ved semesterstart om sommeren har akademirådet ansvaret for, at der afholdes en ekstern fest med plads til minimum 400 studerende, men som udgangspunkt flere. Stk. 5: Planlægge introforløb for nye studerende sommer/vinter. Ansvaret for tutorforløbet er forankret på akademiet hos café- og eventmanageren i samarbejde med den studieadministrative chef. Stk. 6: Det er formandens ubetingede ansvar, at alle punkter i 1 overholdes og udføres tilfredsstillende. 2 Medlemmer og opbygning Stk. 1: Akademirådet skal bestå af syv faste medlemmer samt to suppleanter2, der alle skal være studerende. Heraf skal så vidt muligt alle fysiske afdelinger af Erhvervsakademi Aarhus være repræsenteret. Akademirådet skal ligeledes så vidt muligt indeholde internationale studerende. Stk. 1.1: Akademirådet skal bestå af en formand, næstformand, referent, kasserer, kommunikationsansvarlig (sociale medier), suppleant til den kommunikationsansvarlige og en ansvarlig for studieråd3. Et medlem kan varetage flere funktioner, hvis dette findes hensigtsmæs- 1 Al almen bararbejde vil blive udført af Basements lønnede personale. 2 Suppleanter tiltræder, når faste medlemmer skal i praktik, lider under længerevarende sygdom el. lign. Suppleanterne kan vælge at sidde med ved de officielle møder eller modtage referat herfra. De har ikke stemmeret. 3 Det anbefales, at kasseren samt den kommunikationsansvarlige er en del af det socialkulturelle råd.
sigt. Formanden skal ved første officielle akademirådsmøde (jf. 4, stk. 1) iværksætte udvælgelsen af de ansvarlige. Efter udvælgelsen bliver de ansvarlige siddende på posten i minimum et år eller til den igangværende uddannelse ophører4. Stk. 2: Akademirådet vil være opdelt i yderligere to undergrupper: et fagligpolitisk råd samt et socialkulturelt råd. Det påhviler akademirådet at udvælge repræsentanter (jf. 2, stk. 2.1 og 2.2) på demokratisk vis fra akademirådet til hver af de to underliggende råd 5 dette iværksættes ved første officielle møde, og de udvalgte bliver siddende på posten i minimum et år eller til endt studietid. Stk. 2.1: Det fagligpolitiske råd skal som minimum bestå af tre personer fra akademirådet, hvoraf mindst én skal indtræde som studierepræsentant i akademiets bestyrelse. Rådets formål er at varetage alle politiske og faglige interesser6. De resterende medlemmer findes af akademirådet blandt studerende gerne studierådsrepræsentanter. En eventuel øvre grænse for antal medlemmer og hvorledes medlemmerne udvælges, besluttes af det siddende akademiråd. Stk. 2.2: Det socialkulturelle råd skal bestå af minimum to personer fra akademirådet. De resterende medlemmer findes af akademirådet blandt studerende gerne studierådsrepræsentanter. En eventuel øvre grænse for antal medlemmer og hvorledes medlemmerne udvælges, besluttes af det siddende akademiråd. Stk. 2.2.1: Det socialkulturelle råds primære opgaver vil være at planlægge, koordinere og eksekvere diverse sociale arrangementer fra store og små fester til hyggelige komsammener, kulturelle og litterære begivenheder og andre kreative tiltag. Endvidere skal rådet planlægge, koordinere og eksekvere introugen for sommer- og vinteroptag samt en ekstern studiestartsfest ved sommeroptag. Under alle arrangementer vil café- og eventmanageren fungere som supervisor i alle faser fra idé til virkelighed. Stk. 3: Nye medlemmer til akademirådet rekrutteres internt blandt de fire forskellige afdelinger med en fordelingsnøgle så vidt dette er muligt på Sønderhøj: fire medlemmer, Ringvej Syd: ét medlem, Hasselager Allé: ét medlem og Tretommervej: ét medlem. Der stilles ikke krav til suppleanternes lokation. Stk. 3.1: Rekrutteringen af nye medlemmer samt suppleanter varetages af formanden og café- eventmanageren7. Det er formandens ansvar, at et stillingsopslag udarbejdes og er offentliggjort maksimum en uge efter, at et medlem er udtrådt af akademirådet. Stk. 4: Akademirådet vælger internt, hvad angår formandsposten efter rådgivning af den afgående formand og akademiets café- og eventmanager. Stk. 4.1: Formanden bliver siddende på posten indtil endt uddannelse dog minimum ét år. Den afgåede formand kan genopstille til formandsposten på lige fod med de resterende medlemmer af rådet, hvis denne vælger at læse videre. Stk. 4.2: Et medlem af rådet kan fremsætte mistillidsvotum mod en tillidspost (kasserer, næstformand etc.) herunder også formanden. Medlemmet kan herefter vælge at fratræde sin post og forblive menig medlem, forlade rådet eller genopstille til et valg på lige fod med de 4 Ved den igangværende uddannelse menes der den påbegyndte uddannelse ved udnævnelsen til en ansvarspost. 5 Det påhviler dog ikke formanden at være en del af de to underliggende råd. 6 For uddybelse se bilag 1. 7 De resterende medlemmer af rådet må gerne sidde med under rekrutteringen, men den endelige beslutning hviler på formanden og café- og eventmanageren.
resterende medlemmer af rådet til posten. Stk. 4.3: Ved formandens ophør indtræder næstformanden i rollen som formand, indtil en anden er valgt. Stk. 5: Hvis et flertal i rådet finder et medlems aktivitetsniveau i forbindelse med både mødedeltagelse samt events for lavt, kan medlemmet bortvises fra rådet 8, og der udskrives valg på ny (jf. 2, stk. 3 og 3.1). Stk. 6: I forbindelse med praktik skal medlemmet af rådet, der er i praktik, finde en suppleant til deltagelse ved møder og arrangementer, hvis medlemmet er forhindret i at deltage. Stk. 6.1: Der kan ikke søges om optagelse i akademirådet under praktik. Stk. 7: Aktive medlemmer af akademirådet får som led i akademiets talentstrategi påført aktiviteten på eksamensbeviset som ekstra-curriculær aktivitet. Det er café- og eventmanagerens ansvar at dette indberettes til rette instans. 3 Økonomi Stk. 1: Minimum to uger før et planlagt arrangements afvikling skal café- og eventmanageren have modtaget et budget fra kassereren. Ved godkendelse af budgettet påtager café- og eventmanageren sig det fulde ansvar i alle økonomiske henseender. Stk. 2: Kapital til indkøb af diverse remedier i forbindelse med arrangementer og events trækkes fra akademiets eventkonto. Omvendt går et eventuelt overskud også til denne konto. Stk. 2.1: Al indkøb skal så vidt muligt gå igennem café- og eventmanageren med henblik på køb via EAN (betalingssystem for offentlige institutioner) og oprettelse af ordrenummer. Stk. 2.1.1: Ved privat udlæg gemmes kvitteringen og overdrages/scannes til café- og eventmanageren, der herefter foretager de nødvendige foranstaltninger for udbetaling, såfremt udlægget kan godkendes. Stk. 3: I forbindelse med bardrift til akademirådets arrangementer indgår dette under Basement og aftales derfor med café- og eventmanageren. Stk. 3.1: Baromsætningen går ubeskåret til Basement. Stk. 4: Forplejning til frivillige/akademirådet betales af eventkontoen og skal medregnes i budgettet (se 3 stk. 4.1). Stk. 4.1: Ved arrangementer på mindre end fire timer udleveres tre drinksbilletter pr. frivillig (á 25 kr. stk.) til Basement som forplejning. Ved arrangementer af længere varighed honoreres dette med seks drinksbilletter samt mad pr. frivillig så vidt muligt skal maden bestilles i kantinen minimum tre dage før arrangementets afvikling gennem café- og eventmanageren. 8 Medlemmet skal dog have modtaget en skriftlig advarsel før en bortvisning kan blive en realitet.
4 Møder Stk. 1: Café- og eventmanageren indkalder til minimum to møder pr. semester og deltager som tilforordnet i møderne disse møder refereres til som de officielle møder. Dato for møderne fastlægges inden studiestart på de respektive semestre. Stk. 1.1: Til de fastlagte møder udsender formanden en dagsorden til rådets resterende medlemmer fem dage før afholdelse af mødet. Ønskes punkter til drøftelse til mødet sendes disse til formanden minimum syv dage før afholdelse af mødet, således at formanden har to dage til at udarbejde en dagsorden. Stk. 1.2: Der er streng mødepligt til de fastlagte møder. Da datoerne ligger fast fra semesterstart godtages fravær som arbejde, sport og des lige ikke. Stk. 1.2.1: Ved fravær grundet sygdom, uheld eller andet meddeles dette til formanden så vidt muligt før mødets start. Stk. 1.3: Hvis stk. 1.2 og stk. 1.2.1 ikke overholdes vil medlemmets deltagelse i akademirådet tages op til revurdering med chance for udelukkelse. Stk. 1.4: De fastlagte møder afholdes som turnus mellem de fire forskellige afdelinger. Stk. 1.5: Der skal ved indkaldelsen til de fastlagte møder tages hensyn til, hvornår medlemmerne har fri fra undervisning inklusiv transporttid på de respektive adresser. Stk. 1.6: I forårssemestret skal en repræsentant for akademiets kvalitetsafdeling inviteres til at deltage i et af rådets møder med henblik på drøftelse af kvalitetsarbejdet herunder opfølgningen på undervisningsmiljøundersøgelserne på Erhvervsakademi Aarhus. Formanden for akademirådet har ansvaret for at invitere/indkalde til møde med kvalitetsafdelingen herunder at udarbejde dagsorden. Stk. 2: Ønsker akademirådet at holde møder ud over de to officielle møder pr. semester, aftales dette internt blandt rådets medlemmer. Café- og eventmanageren har ikke mødepligt til disse møder, men modtager referatet til orientering. 5 Beslutningsprocesser Stk. 1: Beslutninger, der ikke vedrører forretningsordenens vedtægter, vedtages ved afstemning internt i akademirådet her gælder formandens stemme på lige fod med resten af rådets medlemmer. Café- og eventmanageren samt de to suppleanter har ikke stemmeret. Stk. 2: Beslutninger foretaget ved afstemning er kun gældende såfremt fire stemmeberettigede medlemmer af rådet er tilstede. Stk. 3: Ved fravær af både formanden og café- og eventmanageren kan der ikke indgås bindende aftaler af nogen art. Stk. 4: Café- og eventmanageren kan stoppe en akademirådsbeslutning, hvis denne skønner, at den strider mod Erhvervsakademi Aarhus interesser. I tilfælde af en sådan situation har formanden mulighed for at anke beslutningen og drøfte den med akademiets ledelse.
6 Kommunikation Stk. 1: Kommunikation mellem uddannelsesledelsen og akademirådet varetages af enten formanden eller café- og eventmanageren alt efter indholdets karakter. Stk. 1.1: I kraft af de studerendes repræsentation i Erhvervsakademi Aarhus bestyrelse forventes politiske budskaber mellem akademiet og de studerende varetaget af disse repræsentanter. Stk. 2: Intern kommunikation mellem rådets medlemmer, formanden og café- og eventmanageren foregår elektronisk gennem mails eller akademirådets Facebook-side. Stk. 3: I de kompetencecentre hvor der er studieråd, varetages kommunikationen mellem akademiråd og studieråd af en kontaktperson udpeget af studierådene samt den studierådsansvarlige fra akademirådet. Bilag 1 1. Retningslinjer for fagligpolitisk råd under akademirådet 23. februar 2017 Akademirådsmedlem, Camilla Boel Nielsen Fagligpolitisk råd eksisterer som et underudvalg (råd) til akademirådet. 2. Hensigten med det politiske råd: Det fagligpolitiske råd har til opgave at varetage de studerendes faglige og studenterpolitiske interesser og problematikker på Erhvervsakademi Aarhus. Dette ved at: - Vide hvordan Erhvervsakademi Aarhus fungerer som organisation på tværs af uddannelser, men også med mulighed for at søge konkret viden om de enkelte uddannelser. - Bistå de studerende med viden i spørgsmål af organisatorisk, faglig eller studenterpolitisk karakter, som de studerende er usikre på selv at håndtere. - Sikre dialog til studieråd og uddannelsesudvalg på akademiets uddannelser for at skabe gode betingelser for at de studerende kan blive hørt. - Repræsentere de studerende i Erhvervsakademi Aarhus bestyrelse. - Skabe betingelser for studenterpolitisk engagement gennem afholdelse af debatarrangementer, workshops og åbent kontor -dage, hvor studerende kan give deres meninger til kende. 3. Rådets organisering: Det fagligpolitiske råd består af to studenterrepræsentanter, der er en del af akademirådet samt studierådsrepræsentanter fra uddannelser på Erhvervsakademi Aarhus. I tilfælde af manglende studieråd og dermed repræsentanter, skal det politiske råd bestå af minimum tre studerende, der gennem ansøgning udvælges til at sidde i det politiske råd. Udvælgelsen sker i samråd mellem de to repræsentanter fra akademirådet og café- og eventmanageren. 3.1. Gældende for akademirådets to repræsentanter i det politiske råd: - At de vælges af de øvrige medlemmer af akademirådet. - At mindst den ene indtræder i Erhvervsakademi Aarhus bestyrelse. - At de har ansvaret for at indkalde til møder i fagligpolitisk råd.
- At sørge for, at der bliver arrangeret politiske events9 i samarbejde med det socialkulturelle råd, der råder over frivillige. - At varetage kontakten til siddende studieråd og uddannelsesudvalg på de respektive uddannelser. - At formidle studerendes input videre til først og fremmest akademirådet og dernæst bestyrelsen. - At deltage i to akademirådsmøder pr. semester. - At deltage i bestyrelsesmøder og i det tilladte omfang opdatere akademirådet efter bestyrelsesmøder. 3.2. Gældende for øvrige medlemmer af det fagligpolitiske råd: - At de videreformidler problematikker og spørgsmål fra de respektive uddannelser til det fagligpolitiske råd og fra rådet tilbage til uddannelserne. - At de deltager i minimum to møder pr. semester. - At de tager ansvar for at udbrede kendskabet til det fagligpolitiske råd på uddannelserne, og hvordan det politiske råd kan hjælpe de studerende. - At bistå med planlægning og afvikling af politiske events. 4. Hvad kan de studerende bruge det politiske råd til? - Er du nysgerrig på, hvordan Erhvervsakademi Aarhus fungerer, og hvor du kan gøre din indflydelse gældende, så spørg det fagligpolitiske råd. - Har du inputs til, hvordan din uddannelse eller Erhvervsakademi Aarhus kunne være anderledes, vil vi meget gerne høre dem. - Er du i tvivl om, hvem du skal rette dine spørgsmål til omkring studieordning, klager over eksaminer eller bare generelle spørgsmål omkring de faglige ting på dit studie, så kom til det fagligpolitiske råd, og vi skal enten svare på dine spørgsmål eller hjælpe dig med at finde ud af, hvem du skal snakke med af ansatte. - Har du idéer til et projekt, du gerne vil sætte i gang på studiet, bidrager vi gerne med gode råd til, hvordan du kommer i gang. 9 Debat-arrangementer i forbindelse med politiske valg, samarbejde med Speakers Club med tilbud om undervisning i debat/retorik etc.