Ejerforeningen Elmelyparken 6-7 Referat af den ordinære generalforsamling, afholdt tirsdag d. 17. april 2018, kl. 19.30 i selskabslokalet Elmelyparken 7, 2680 Solrød Strand Generalforsamlingen var indkaldt med følgende dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Forelæggelse af årsregnskab 2017 med revisors påtegning til godkendelse 4. Forelæggelse af årets vedligeholdelsesplan 2018 for ejendommen til godkendelse 5. Forelæggelse af årets budget 2018 til godkendelse 6. Valg af formand eller næstformand På valg er formand, Martin Hansen. Modtager genvalg. På valg er næstformand, Palle Lindahl udtræder uden for tur. Bestyrelsen anbefaler Kamilla Uhre (1 årige periode) 7. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer Der skal vælges et medlem til bestyrelsen. Bestyrelsen anbefaler Jill Melby som nyt bestyrelsesmedlem 8. Valg af suppleanter Bestyrelsen anbefaler Anni Eriksen som ny 1. suppleant 2. suppleant fortsættes af Kirsten Illerup 9. Valg af intern revisor og suppleant for denne Bestyrelsen indstiller Ole Rigstrup samt suppleant Bjarne Petersen. 10. Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen stiller forslag om renovering af foreningens kabel-tv. Forslag 10.1 vedlagt indkaldelsen, 11. Eventuelt 1. Valg af dirigent og referent Formand Martin Hansen bød velkommen og foreslog Puk Rasmussen fra IP Administration A/S som dirigent og Jacob Linding ligeledes fra IP Administration som referent. Dirigenten konstaterede, at vedtægtsmæssige formalia i forbindelse med indkaldelse mv. var overholdt bla. Generalforsamlingen afholdes i april jf. vedtægtens 2, pkt. 5 og indkaldelsen var sket med 14 dages varsel jf. 2, pkt. 3 samt indkaldelsen sendt pr. email. Tilstede var 36 ejere, heraf 5 ved fuldmagt, af i alt 88 mulige. Endvidere var foreningens administrator Puk Rasmussen samt Jacob Linding fra IP Administration A/S tilstede..
2. Bestyrelsens beretning Formand Martin Hansen oplyste, at bestyrelsens årsberetning 2017 var medsendt indkaldelsen som blev suppleret med følgende bemærkninger fra formanden; - Varmecentralen bliver udskiftet d. 15. maj 2018. Arbejdet forventes at vare 5-6 arbejdsdage. Periodevis lukning af vandet under udskiftning af varmecentralen vil forekomme. - Elevatordriften var rigtig god og billig i 2017, men er startet dårligt op i 2018. Punktet bliver uddybet under eventuelt. Da der ikke var yderligere bemærkninger eller spørgsmål til beretningen blev denne taget til efterretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab 2017 med revisors påtegning til godkendelse Puk Rasmussen fra IP Administration A/S gennemgik årsregnskab som viste et driftsresultat på kr. 46.655. I øvrigt bemærkedes det at; - Indtægter og udgifter vedr. antenneregnskab ikke balancer hinanden grundet en periodeforskydning i omkostningerne. Endvidere var der i sidste regnskabsår en mindre fejl i Kabel-tv som man i år har besluttet at bogføre på plads. - Spørgsmål til vandregnskabet som syntes høj. o Til det oplyste formanden, at der har været 3 ugers vanding af et bed under sommerperioden. o Formanden beretter, at man monitorerer vandforbruget som de seneste år men, at enhedspriserne til gengæld har været stigende. o o Formanden bekræfter at der er vandmålere på vaskemaskinerne. Endvidere blev det oplyst, at bestyrelsen er i dialog med foreningens ingeniør om nærmere undersøgelser heraf, pt. er status at ingeniøren afventer svar fra Brunata. - Formanden bekræfter, at den forholdsmæssige høje omkostning til advokat har været i forbindelse med afgrænsede opgaver til bla. vedtægtsændringer som ikke burde komme igen. Der var et ønske fra en beboer om at få regnskab/budget i februar måned som man plejede. Det vil bestyrelsen se nærmere på, dog skal det bemærkes at jf. vedtægten afholdes generalforsamling i april Efter afklaring på diverse spørgsmål blev årsregnskab 2017 sat til afstemning og enstemmigt godkendt. 4. Forelæggelse af årets vedligeholdelsesplan 2018 for ejendommen til godkendelse. Følgende opgaver er på budget 2018: Reparation og vedligeholdelse: Nye faldstammer i 6B til højre og 6D til venstre Service på ventilationsskakterne Udskiftning af dørklokkesystem i 6A, 6B og 6D Udskiftninger i varmecentralen Driftsudgifter Afskæring af gren mod nabo og fældning af træer ud mod vejen Sprøjte mod græsfluer Reparation af elevator I alt er vedligeholdelsesbudgettet på kr. 622.800,00. Bestyrelsens forelæggelse af vedligeholdelsesbudgettet blev enstemmigt vedtaget. Der udsprang sig følgende debat omkring vedligeholdelsesbudgettet: - Har det hele tiden været planen at udskifte varmecentral i 2. kvartal?
o Formanden oplyste at det hele tiden har været planen, at udskifte varmecentralen i den varme periode som er 2. eller 3. kvartal. - Har der været indhentet flere tilbud? - Schønemann VVS skal udføre opgaven som har afgivet et tilbud på ca. kr. 50.000 under det lokale VVS firma Finn L. Davidsens tilbud. Endvidere har Knud Jensen afleveret et tilbud som dog vurderes ikke at leve fuldt op til de ønsker der har været fremsat. Formanden oplyste at det kun er det mest nødvendige der vil blive udskiftet på varmecentralen som i øvrigt får den funktionalitet, at det automatisk lukker ned for varmen på en varm sommer og åbner på en kold sommerdag. 5. Forelæggelse af årets budget 2018 til godkendelse Puk Rasmussen gennemgik budget 2018 som viser udgifter og indtægter for kr. 2.172.800,00 og ingen henlæggelser til grundfond. I budget 2018 var vedligeholdelsesarbejderne ligeledes medtaget samt en oversigt over fællesudgifter efter fordelingstal. Puk Rasmussen oplyst, at kvartalsudgifterne stiger med 1,1%. Budgettet blev enstemmigt vedtaget. 6. Valg af formand og næstformand Følgende er på valg: Formand, Martin Hansen, modtager genvalg og blev valgt enstemmigt. Næstformand, Palle Lindahl, udtræder udenfor tur. Bestyrelsen anbefaler Kamilla Uhre til næstformand for en (1 årig periode), som blev valgt enstemmigt. 7. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer Der skal vælges et medlem til bestyrelsen. Bestyrelsen anbefaler Jill Melby som nyt bestyrelsesmedlem. Knud Andersen blev anbefalet som medlem til bestyrelsen. Det afstedkom valg mellem de to kandidater og der blev således foretaget skriftelig afstemning mellem de to kandidater. 18 stemte for Jill Melby 17 stemte for Knud 1 stemte blankt Jill Melby blev valgt til bestyrelsen. 8. Valg af suppleanter Bestyrelsen anbefaler Anni Eriksen som ny 1. suppleant, som blev valgt enstemmigt. Kirsten Illerup forsætter som 2. suppleant Bestyrelsen ser herefter således ud: Martin Hansen, Formand (På valg i 2020) Kamilla Uhre, Næstformand (På valg i 2019) Rene Andersen (På valg i 2019) Elena Chestopalova (På valg i 2019) Jill Melby (På valg i 2020)
1. Anni Eriksen (På valg i 2020) 2. Kirsten Illerup (På valg i 2019) 9. Valg af intern revisor Bestyrelsen indstiller Ole Rigstrup samt suppleant Bjarne Petersen. Begge blev enstemmigt valgt. 10. Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen stiller forslag om renovering af foreningens kabel-tv. Forslag 10.1 vedlagt indkaldelsen Formand Martin Hansen motiverede forslaget herunder; - Hvis foreningen bibeholder anlægget vil det medføre en omkostning på mellem 3.000 5.000 kr. per lejlighed. - Hvis anlægget overdrages til Yousee vil drift og vedligehold være YouSee s forpligtigelse. - Der vil være mulighed for flere forskellige valgmuligheder herunder streaming samt udlevering af 1 stk. gratis TV-boks til hver lejlighed. Efter en længere debat om emnet blev det besluttet, ikke at vedtage forslaget men at nedsætte et TV udvalg som skal komme med et oplæg til bestyrelsen om der videre forløb. I forlængelse af udvalgets input og et beboermøde med repræsentanter fra leverandører afholdes en ekstraordinær generalforsamling eller punktet genoptages på næste ordinære generalforsamling. Hvis man ønsker, at deltage i udvalget bedes man sende en mail til bestyrelsen indenfor de næste 10 dage. - Spørgsmål: o Hvordan virker tv boksen teknisk o Knud Andersen bemærkede om bestyrelsen havde spurgt andre leverandører. Det oplyste man at man ikke havde gjort. o Knud oplyste at YouSee var i toppen af det generelle prisniveau. o Hvor længe vil man kunne køre videre med det gamle anlæg. Formanden oplyste at man regnede med at kunne køre videre med det gamle anlæg etårs tid endnu. o Knud opfordrede til at man skulle være opmærksom på ordentlig kontrakt særligt på den lange bane. o Forslag at tage det som en totrinsraket. Få en eksterne til at vurdere hvad der skal gøres og derefter spørge 2-3 forskellige leverandører. o Der var en kommentar om ikke, at få samme udbyder af TV såvel som internet. Det er ikke en forudsætning at have en boks for at se TV. o Der var en kommentar om at internet kun kan tilbydes gennem YouSee hvis man vælger løsningen med YouSee. o Knud Andersen bemærkede at man lavede et krydsfelt hvor forskellige leverandører kunne koble sig på. Fordelene er at konkurrencen blandt de forskellige leverandører vil være til den enkelte fordel selvom man ikke kan opnå stordrift konkurrence. o Peter foreslog at få en ud for at fortælle mere om en løsning. o DER VAR MANGE MENINGER 11. Eventuelt Under eventuelt kan der ikke besluttes noget, men alene diskuteres emnes. - Efter forespørgsel blev det oplyst, at der står kr. 488.000 i Grundfonden. - Efter forespørgsel blev det oplyst, at 16-17 af lejlighederne beboes af andre end ejerne. - I 2018 er der p.t. brugt 55.000 kr. og det forventes, at der skal bruges 35.000-50.000 kr. yderligere i år. Ifølge Hydro-con er gearet slidt og elevatoren bruger for meget olie. Pt. ser det ud til at Hydro-con er det eneste firma som kan reparere elevatoren. Bestyrelsen har afholdt møde med Hydro-con.
- Det blev foreslået, at varmemesteren skal sætte en seddel op når elevatoren ikke virker. - En oplevede periodiske fejl på elevatoren. - Formanden oplyste, at der var en tendens til, at indbrud flyttes fra private hjem og til håndværker-biler. Der var stemning for at beboeren Kenneth Sindt undersøger hvad overvågning af P-pladsen vil koste og hvad de juridiske regler indebærer, og afleverer en rapport til bestyrelsen - Der var generelt tilfredshed med parkeringsordningen, men flere ønskede, at det var muligt, at registrere gæster via en APP. Bestyrelsen tager dette ønske med til udbyderen - Opfordring fra formanden om at man installerer en røgalarm i lejlighederne efter der har været ild løs i naboejendommene. En foreslog en elektronisk overvåget røgalarm fra Dansikring ligesom der blev foreslået en elektronisk røgalarm. - Da der ikke var flere som ønskede ordet, takkede dirigenten for en behagelig generalforsamling kl.21.05. Referatet underskrives med Nem-ID af dirigenten, bestyrelsesformanden samt referenten jf. vedtægtens 2 stk. 9.
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Puk Rasmussen Dirigent Serienummer: CVR:25019598-RID:22587031 IP: 188.180.76.146 2018-04-25 08:03:12Z Jacob Edén Linding Referent Serienummer: PID:9208-2002-2-721834307942 IP: 188.180.76.146 2018-04-25 08:03:38Z Martin Børge Hansen Bestyrelsesformand Serienummer: PID:9208-2002-2-338920435096 IP: 188.183.141.208 2018-04-25 09:26:34Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate