Center for Regional Udvikling Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Sag: 16035882. Dato: BEVILLINGSAFTALE mellem undertegnede, Region Hovedstaden, Center for Regional Udvikling, Kongens Vænge 2, 3400 Hillerød, og medundertegnede Halsnæs Kommune Rådhuspladsen 1 3300 Frederiksværk CVR nr. 29188416 om gennemførelse af projektet Ombygning af Stationspladsen i Frederiksværk. 1 Bevilling Regionsrådet har den 14. juni 2016 bevilget et tilskud på op til 4 mio. kr. kr. til gennemførelse af projektet Modernisering af terminalforholdene ved Frederiksværk station i perioden 2016 og 2018. Projektets har et samlet budget på 8 mio. kr. De resterende 4 mio. kr. finansieres af Trafik og Byggestyrelsen (Pulje til forbedring af den kollektive trafik i yderområder). Denne aftale omfatter bevilling af det samlede tilskud på 8. mio. kr. Der lægges vægt på, at projektet gennemføres inden for den fastsatte tidsramme. Eventuel projektforlængelse skal aftales med Region Hovedstaden. Bevillingen er opdelt i tre faser: Fase 1: 600.000 kr. til udarbejdelsen af projektering og analyse Fase 2: 7 mio. kr. til udførelse, Fase 3: 400.000 kr. til tilsyn og evaluering Bevillingen til fase 2 udløses først, når Region Hovedstaden har godkendt dispositionsforslag og udbudsmateriale udarbejdet i fase 1 samt en detaljeret plan for indholdet i fase 2. 2 Bevillingsgrundlag
Halsnæs Kommune har ansvaret for, at projekt Ombygning af Stationspladsen i Frederiksværk gennemføres og finansieres i overensstemmelse med den endeligt bevilgede og godkendte projektansøgning/beskrivelse og tilhørende budget jf. vedhæftede bilag 1. Halsnæs Kommune er til enhver tid forpligtet til at overholde myndighedskrav og gældende lovgivning i forbindelse med opgavens løsning. Parterne er enige om, at nærværende aftale ikke medfører ændringer i ovennævnte projektansøgning/beskrivelse. 3 Udbetaling Region Hovedstadens tilskud udbetales i overensstemmelse med følgende finansieringsplan: Rate 1 2016: 600.000 kr. Rate 2 2017: op til 7 mio. kr. (reguleret for eventuelt mindreforbrug) Rate 3 2018: op til 400.000 kr. (reguleret for eventuelt mindreforbrug) svarende til 10 % af den samlede bevilling. Raterne udbetales på baggrund af indsendte statusrapporteringer og regnskaber godkendt af Region Hovedstaden jf. punkt 4. Sidste rate udbetales, når revideret og attesteret slutregnskab og slutrapport foreligger og er godkendt af Region Hovedstaden. Midlerne skal administreres i overensstemmelse med Retningslinjer for administration af projekttilskud fra Region Hovedstadens midler til regional udvikling og erhvervsfremme (september 2015), se bilag 2. Udgifter, der underkendes ved afsluttende revision af projektet, er tilbagebetalingspligtige. Moms er ikke en støtteberettiget udgift, undtagen når den bæres endeligt af bevillingsmodtager. Faktura fremsendes elektronisk til Region Hovedstaden, att.: Center for Regional Udvikling efter reglerne om offentlig elektronisk fakturering, EAN-nr. 5798 0016 86402. Af fakturaen skal navnet på projektet og bevillingsmodtageren fremgå samt hvilken rate der anmodes om. Halsnæs Kommune er ansvarlig for at videresende dele af tilskuddet til projektets eventuelle samarbejdspartnere i overensstemmelse med den fastlagte fordeling af tilskuddet mellem parterne. Side 2
4 Afrapportering Halsnæs Kommune forpligter sig til at etablere projektorganisation, arrangere møder og afrapportere til Region Hovedstaden som fastlagt i projektbeskrivelsen. Halsnæs Kommune er løbende i dialog med Region Hovedstaden om projektets tilrettelæggelse, fremdrift og foreløbige resultater. Halsnæs Kommune har pligt til at sikre, at væsentlige ændringer fx i projektets partnerskabskreds, målgruppe, aktiviteter, økonomi og resultater forelægges til Region Hovedstadens godkendelse Halsnæs Kommune fremsender til Region Hovedstadens godkendelse: En halvårlig statusrapport med perioderegnskab udarbejdet i henhold til Region Hovedstadens retningslinjer for projektadministration. Slutrapport, udarbejdet i henhold til Region Hovedstadens retningslinjer, inklusiv revisorpåtegnet regnskab samt eventuel ekstern evaluering indsendes senest 3 måneder efter projektets afslutning. Fremsendelser sker elektronisk med angivelse af projekttitel til Specialkonsulent Petra Freisleben Hækkerup (phae0001@regionh.dk). Region Hovedstaden udbetaler tilskud på baggrund af de halvårlige statusrapporter inkl. perioderegnskaber, slutrapport samt evalueringsrapport godkendt af Region Hovedstaden, jf. punkt 3. Ved et væsentligt mindreforbrug har Halsnæs Kommune pligt til at udarbejde et justeret budget med henblik på Region Hovedstadens vurdering af, om bevillingen bør nedjusteres for den resterende del af projektperioden. 5 Ansvar Halsnæs Kommune har ansvaret for at gennemføre projektet. Halsnæs Kommunes evt. overdragelse af sine forpligtelser skal, ligesom ændringer i projektets indhold og omfang, godkendes af Region Hovedstaden. Anvendelse af underleverandører ændrer ikke Halsnæs Kommunes ansvar og forpligtelser i henhold til det godkendte projekt, og Halsnæs Kommune har derfor ansvar for sine underleverandørers ydelser. Hverken Halsnæs Kommune eller eventuelle underleverandører må angive at handle på vegne af Region Hovedstaden med mindre, det er aftalt særskilt. Side 3
Halsnæs Kommune er forpligtet til uden unødigt ophold at orientere Region Hovedstaden om oplysninger af grundlæggende betydning for Region Hovedstadens bevilling til projektet. 6 Rettigheder Alt materiale som udarbejdes i projektet, herunder modeller, værktøjer, metoder mv. samt projektets resultater skal med mindre andet er aftalt ved projektets start frit kunne offentliggøres og anvendes af projekters parter og Region Hovedstaden. 7 Kommunikation Parterne er enige om at samarbejde om projektets eventuelle eksterne kommunikationsaktiviteter. Halsnæs Kommune skal forud for planlagt kommunikation og pressearbejde om projektet kontakte Region Hovedstaden med henblik på at koordinere en eventuel fælles indsats. Halsnæs Kommune og projektets eventuelle øvrige parter forpligter sig til i al kommunikation og pressearbejde om projektet at nævne, at projektet er (med)finansieret af Region Hovedstaden. Region Hovedstadens logo skal anvendes på projektets eventuelle hjemmeside samt i publikationer og øvrigt trykt materiale om projektet. 8 Evaluering Parterne er enige om at projektet skal evalueres. Partnerne er ligeledes enige om, at evalueringen foretages af ekstern konsulent. Senest 2 måneder efter projektets start fremsender Halsnæs Kommune en evalueringsplan til Region Hovedstadens godkendelse. Senest 3 måneder efter projektets afslutning fremsendes projektets slutevaluering til Region Hovedstadens godkendelse. 9 Projektleder Halsnæs Kommune udpeger en projektleder, som er ansvarlig for kontakten til Region Hovedstaden. Projektlederen skal være i løbende dialog med Region Hovedstaden omkring opgaverne og fremdriften i projektet, kommunikation og afrapporteringer. Side 4
10 Omdisponeringer Halsnæs Kommune kan ikke ændre i projektets budget, medmindre det er godkendt af Region Hovedstaden. Afvigelser i det endelige projektregnskab på en godkendt budgetteret udgiftspost på mindre end 10 % af den pågældende udgiftspost kræver ikke forhåndsgodkendelse, når afvigelsen ikke fører til, at projektets samlede godkendte budgetramme ændres. 11 Misligholdelse Såfremt Halsnæs Kommune væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til aftalen kan Region Hovedstaden ophæve aftalen. Inden ophævelse finder sted, skal Region Hovedstaden dog ved anbefalet brev have opfordret Halsnæs Kommune til inden 30 dage at afhjælpe misligholdelsen. Er det ikke sket inden 30 dage, kan ophævelse derefter ske med øjeblikkelig virkning ved anbefalet brev til Halsnæs Kommune. Tvister mellem parterne i forbindelse med projektet skal søges afgjort i mindelighed og er underlagt dansk ret. 12 Ikrafttræden Aftalen træder i kraft ved parternes underskrift og gælder i hele projektets løbetid. Derefter har ingen af parterne pligter overfor hinanden, udover hvad der udtrykkeligt er anført i denne aftale. Hillerød den For Region Hovedstaden Pia Nielsen Enhedschef for Klima og ressourcer [Sted ]den For Halsnæs Kommune [Navn] [Titel] Side 5
Bilagsoversigt: Bilag 1 - Godkendt projektbeskrivelse Frederiksværk st. Bilag 2 - Region Hovedstadens retningslinjer for administration af projektmidler Side 6