Generelle retningslinjer for lokalefordeling og lån af lokaler i Faxe Kommune til folkeoplysende foreninger m.fl. Indhold 1. Udgangspunkt 2. Lovgrundlag 2.1 Generelle bestemmelser 2.2 Prioriteringer 3. Ansøgning om og fordeling af lokaler 3.1 Hvem kan søge? 3.2 Hvordan søger man? 3.3 Hvornår er der adgang? 3.4 Hvem anviser lokaler? 3.5 Ansøgningsfrister 4. Retningslinjer for lån af lokaler Generelle retningslinjer 5. Fortolkning og anke 6. Ikrafttræden Sag nr. 08/15098 1
1. Udgangspunkt Faxe Kommune ønsker, at de generelle retningslinjer for lokalefordeling og lån af lokaler afspejler lovens intention om, at kommunale lokaler primært stilles til rådighed for børn og unge. De generelle retningslinjer for lokalefordeling og lån af lokaler tager derudover blandt andet udgangspunkt i Faxe Kommunes kultur- og fritidspolitik. Udgangspunktet for lokaleudlån er primært rettet mod den daglige træning og folkeoplysende aktiviteter, Faxe Kommune har begrænsede muligheder for at støtte foreningernes indtægtsgivende virksomhed. Faxe Kommune ønsker en ensartet behandling af brugerne, hvilket betyder, at Kultur og Fritid på vegne af Folkeoplysningsudvalget og det politiske udvalg med ansvar for kultur og fritidsområdet, står for fordeling og udlån af tilgængelige lokaler udendørs og indendørs. Lokaleadgangen skal hvile på et godt og gnidningsfrit samarbejdsklima mellem Faxe Kommune og foreningerne/brugerne. Foreningerne skal opleve adgangen til lokaler som enkel, velfungerende og attraktiv. Lokaleadgangen skal være på et rimeligt serviceniveau over for brugerne og en vedligeholdelse og renoveringsstandard, der sikrer, at lokalerne fremtræder attraktive og umiddelbart tilgængelige for brugerne. 2. Lovgrundlag Der anvises lokaler til godkendte folkeoplysende foreninger, der etablerer folkeoplysende voksenundervisning eller frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde i henhold til folkeoplysningslovens kapitel 6. 2.1 Generelle bestemmelser Faxe Kommunes lokaler og udendørsanlæg stilles til rådighed for foreninger på vilkår, der er fastsat i Folkeoplysningsloven. Lokaler og anlæg stilles dog kun til rådighed i det omfang, de er ledige og findes egnede til det ansøgte formål. Der indgås aftaler med de foreninger, der har eller får stillet lokaler (klublokaler) til rådighed for en længere periode, begrundet i lokalernes beskaffenhed og aktivitetens egenart. 2.2 Prioriteringer Faciliteterne bliver fordelt efter følgende prioriteringsrækkefølge: Kommunale aktiviteter f.eks. ungdomsskole og musikskole Folkeoplysende aktiviteter for handicappede (særligt egnede lokaler) Aktiviteter for børn og unge Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil Aktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge Aktiviteter for voksne i foreninger uden børn og unge Særlige vilkår: Der er forskel på, hvor godt egnede de forskellige lokaler er til bestemte aktiviteter, hvilket betyder, at lokaler prioriteres til de aktiviteter, de er bedste egnede til. Sag nr. 08/15098 2
I fordelingen af faciliteter vil der i videst mulig omfang blive taget hensyn til aktiviteter med tilknytning til nærmiljøet. Dette gælder især for aktiviteter for børn og unge. For at sikre optimal udnyttelse vil de ansøgere, der udnytter sæsonen bedst muligt, blive prioriteret. Tildeling af lokaler er på årsbasis (skoleår) og revurderes årligt. 3. Ansøgning om og fordeling af lokaler 3.1 Hvem kan søge? Enhver forening der er godkendt i henhold til folkeoplysningsloven, kan søge om at låne lokaler. Andre foreninger kan søge i det omfang der er plads, men prioriteres efter de folkeoplysende foreninger. Af dem prioriteres børn og unge først. Ansøgere betegnes i det efterfølgende som fritidsbrugere. 3.2 Hvordan søger man? Kultur og Fritid administrerer udlånet af idrætshaller, gymnastiksale, faglokaler og udendørsanlæg inkl. boldbaner. Årsbookinger: Der kan ansøges om regelmæssige tider hvert år på samme tid f.eks. på ugebasis eller månedsbasis. Ansøgning om lokalelån skal ske via Faxe Kommunes elektroniske bookingsystem. I det elektroniske bookingsystem kan man se, hvilke tider der er tilgængelige i de forskellige lokaler og lokaliteter. Det elektroniske bookingsystem er tilgængeligt via Faxe kommunes hjemmeside. I det elektroniske bookingsystem kan man ansøge om de tider, foreningen måtte ønske. Den endelige fordeling meldes ud til foreningerne i henhold til gældende frister. Fordelingen foretages af Kultur og Fritid i samarbejde med repræsentanter fra de forskellige lokaliteter. på vegne af det politiske udvalg, hvorunder ansvaret for Folkeoplysningsloven er placeret. Sær- og enkeltarrangementer Sær- og enkeltarrangementer kan søges året rundt og kan foregå i Faxe Kommunes faciliteter på hverdage og i weekender. Sær- og enkeltarrangementer aftales som hovedregel indenfor de gældende åbningstider, men der kan gøres konkrete aftaler ud over disse tider, eksempelvis til afholdelse af Ponduscup, stævner, overnatningsarrangementer osv. 3.3 Hvornår er der adgang? Hverdage Udlån sker for perioden 15/8-30/6. På skoler er der generelt adgang for fritidsbrugere fra 15.00 til 22.00 på hverdage (dog 15.30 til 22.00 på overbygningsskoler). Der er mulighed for at imødekomme træningsønsker i henholdsvis Dalby Hallen til 23.00 på hverdage og Rønnede Hallen til 22.30 på hverdage. Ansøgninger om tider på skoler før klokken 15.00 kan tildeles, men kan ikke bekræftes, før skolerne har færdiggjort deres skemaer senest 1. juli. Sag nr. 08/15098 3
Weekender Faxe Kommune disponerer over et rimeligt antal weekender til brug for fritidsbrugerne. Weekenderne bruges til fordeling mellem foreninger, som måtte have brug for weekendtider primært til særarrangementer, stævner eller andet. Weekendtider kan ønskes hos Faxe Kommune sammen med lokaleansøgningen. Åbningstider i de af Faxe Kommune bookede weekender er i tidsrummet 08.00 til 18.00. Hvilke weekender, det drejer sig om, aftales fra år til år. Weekendtræning kan søges sammen med ansøgning om årsbookinger. I tilfælde af regelmæssig weekendtræning må der påregnes en del aflysninger til fordel for enkelt- og særarrangementer. Sær- og enkeltarrangementer kan søges året rundt og kan foregå i Faxe Kommunes faciliteter på hverdage og i weekender efter aftale. Arrangementer, hvor der indgår overnatning, skal ansøges hos Kultur og Fritid. Ferier Der kan ikke disponeres over lokaler under skolernes ferielukninger. Skolerne har lukket i sommerferien, efterårsferien, juleferien, vinterferien (uge 7), påsken inkl. de tre dage før skærtorsdag, 1. maj, Kristi Himmelfartsdag inkl. fredagen efter, st. bededag, grundlovsdag og pinseferien. 3.4 Hvem anviser lokaler? I Faxe Kommune anviser Kultur og Fritid lokaler på vegne af det politiske udvalg, hvorunder ansvaret for Folkeoplysningsloven er placeret. Fritidsbrugerne indtaster ansøgningerne i det elektroniske bookingsystem, hvorefter de prioriteres af Kultur og Fritid i samarbejde med repræsentanter fra de forskellige lokaliteter. Kultur og Fritid sikrer dialogen med de involverede parter og kan indkalde til særlige dialogmøder, når der skønnes behov herfor. Kultur og Fritid er ansvarlig for at fordele resterende tid, blandt andet til enkeltarrangementer løbende året igennem, i samarbejde med repræsentanter fra de forskellige lokaliteter. Den resterende tid kan søges af godkendte foreninger løbende hele året igennem. Kultur og Fritid administrerer fordelingen af kunstgræsbaner og grusbaner på lige vilkår med andre lokaler og anlæg. 3.5 Frister for årsbookinger Elektronisk materialeudsendelse til alle foreninger d. 1. januar. Ansøgningsvindue for lokaleansøgninger de første tre uger i februar. Fordeling af idrætshaller, gymnastiksale og udendørsanlæg laves i marts og april. Svar på lokalefordeling i løbet af april, dog senest d. 1. maj. For ønsker om tider på skoler inden klokken 15.00 er der svar efter skolernes færdiggørelse af skemaer og lokalefordeling ca. 1. juli. Sag nr. 08/15098 4
4. Retningslinjer for lån af lokaler Generelle retningslinjer 1. Lånte lokaler skal efterlades i samme stand og med samme møblering, som de blev modtaget. Det betyder blandt andet, at låner/lejer hæfter for eventuelle skader på bygning og inventar opstået i forbindelse med låners brug af lokalet. Hvis I har svinet, så skal I gøre rent. Hvis I har rodet, så skal I rydde op. Såfremt dette ikke er tilfældet, kan der fremsendes regning. Det påhviler låneren selv at bortskaffe affald (udover, hvad der kan efterlades i papirkurve ved alm. arrangementer). Såfremt dette ikke er tilfældet, kan der fremsendes regning for oprydning, rengøring og bortskaffelse af affald. 2. Ødelagte ting/udstyr skal erstattes. 3. Låner/lejer er altid forpligtet til at overholde Faxe Kommunes generelle retningslinjer, der er gældende for brug af de lånte/lejede lokaler og udendørsanlæg. 4. Ordensreglementer kan variere fra institution til institution. Låner/lejer er forpligtet til at have kendskab til de enkelte lokaliteters retningslinjer og at overholde disse. 5. Skolernes personalerum og kontorer kan ikke lånes. 6. Ved større arrangementer må påregnes udgifter til rengøring under og efter arrangementet (arrangementer, som kræver mere end den sædvanlige og daglige rengøring). 7. Ved entregivende arrangementer, hvor der er adgang for andre end foreningen/organisationens egne medlemmer, betales leje efter gældende takster. Gældende takster kan afregnes på timebasis, halve dage eller hele døgn. 8. Enkelt- og særarrangementer kan give anledning til aflysning af foreningernes tildelte tider. Det kunne f.eks. være kommune- eller folketingsvalg, koncerter, eksaminer, skolefester og idrætsstævner. Aflysninger på hverdage er noget, der kun skal ske undtagelsesvis. Hvis forvaltningen eller skolerne undtagelsesvis har brug for at aflyse foreningernes tider, så skal aflysningen ske med 2 ugers varsel. Skulle der opstå en situation, hvor fristen for aflysning ikke kan overholdes, skal aflysningen ske med så få gener som muligt for de berørte foreninger. 9. Såfremt et tildelt lokale eller anlæg alligevel ikke benyttes af foreningen, skal aflysninger meddeles straks til Kultur og Fritid, f.eks. hvis holdet ikke oprettes, eller at der ikke var basis for at gennemføre aktiviteten. Dette gælder også enkeltarrangementer, som alligevel ikke gennemføres. 10. Ved force majeure som f.eks. pludselig sygdom bør aflysninger meddeles til Kultur og Fritid. 11. Hvis foreningen udebliver tre gange i træk uden aflysning, eller at lokalerne ikke bliver brugt, kan tilladelsen til at benytte tildelte faciliteter inddrages. Fritidsbrugere kan prioriteres sidst ved tildelingen for følgende år, hvis den er udeblevet med eller uden aflysning mere end 25 % af gangene i sæson. Aflysning fra fritidsbrugernes side skal ske med 14 dages varsel. Overtrædes denne frist, betales der gebyr (gebyret dækker udgifter til servicemedarbejdere eller vagter, som er gået forgæves). 12. Evt. udgifter i forbindelse med fejlalarm i det tidsrum lokalet lånes/lejes afholdes af bruger (gebyret dækker udgifter til alarmselskab, servicemedarbejdere eller vagter, som er gået forgæves). 13. Kontakt til brandmyndighed i forbindelse med overnatninger påhviler altid låneren. Information og kontaktoplysninger findes her: http://www.faxekommune.dk/erhverv_plan/faxe_brandvaesen/midlertidige_overnatningslokale r 14. Der er rygeforbud i alle lokaler, anlæg, haller, klubhuse/-lokaler og de dertilhørende faciliteter. Sag nr. 08/15098 5
5. Fortolkning og anke Fortolkninger af disse retningslinjer foretages af Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalgets afgørelser kan indklages for Erhvervs- og Kulturudvalget efter reglerne i Folkeoplysningslovens 41. 6. Ikrafttræden De generelle retningslinjer for lokalefordeling og lån af lokaler i Faxe Kommune til folkeoplysende foreninger m.fl. træder i kraft pr. 1. august 2010. Retningslinjerne vil give følgende frister: Elektronisk materialeudsendelse til alle foreninger d. 1. januar. Ansøgningsvindue for lokaleansøgninger de første tre uger i februar. Fordeling af idrætshaller, gymnastiksale og udendørsanlæg laves i marts og april. Svar på lokalefordeling i løbet af april, dog senest d. 1. maj. For ønsker om tider på skoler inden klokken 15.00 er der svar efter skolernes færdiggørelse af skemaer og lokalefordeling ca. 1. juli. Godkendt af Folkeoplysningsudvalget d. 2. marts 2010 som tillæg til de til enhver tid gældende Retningslinjer for tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven i Faxe Kommune. Sag nr. 08/15098 6