FORRETNINGSANSVAR OG ETIK I PFA-KONCERNEN Politik PFA s politik for forretningsansvar og etik forbinder forretningens strategi med forretningens samfundsansvar. Som landets største pensionsselskab forvalter PFA en betydelig del af den danske pensionskapital. Det betyder en særlig forpligtigelse til at skabe størst mulig langsigtet værdi for vores kunder ud fra et ansvarligt grundlag. Konkret betyder det to ting: For det første er PFA dedikeret til at skabe langsigtede løsninger, der er bæredygtige i økonomisk, social og miljømæssig forstand. For det andet driver PFA sin forretning ud fra fair og ordentlige principper. Det anser PFA for sit forretningsansvar. Værdier, leveregler og principper PFA s forretningsansvar bygger på et fundament udviklet over 100 år, på en unik position og PFA s særlige ejerskabsforhold. PFA varetager som kundeejet pensionsselskab en særlig betroet opgave, som forvalter af danskernes pensionsmidler. Derfor bygger PFA sin forretning på kundernes, medarbejdernes og samfundets tillid, og virksomhedens integritet er et kerneelement i forretningsrelationen. PFA s medarbejdere, ledere og bestyrelse skaber i fællesskab værdi for kunder, samarbejdspartnere, samfund og for PFA selv. I værdiskabelsen indgår en konkurrencedygtig forretningsmodel og indsatser, der sikrer både økonomisk værdi, rådgivningsværdi og serviceværdi. PFA stræber efter at være den leverandør på markedet, der bedst bringer sin faglighed og viden i spil over for sine interessenter. Ordentlighed er en grundlæggende leveregel i PFA, og behovet for at give kunderne en kvalificeret anbefaling og udøve god selskabsledelse er vigtige grundelementer i PFA s forretningsførelse. Det stiller krav til PFA s forretningsintegritet, fordi en kvalificeret anbefaling i sidste ende påvirker omverdenens vurdering af PFA som en samarbejdspartner, man kan have tillid til. Tillid og integritet hviler hovedsagelig på personlig adfærd hos alle i PFA. PFA s handlinger bidrager til at give leveregler, budskaber og værdier substans. I praksis betyder ordentlighed, at PFA driver sin forretning på fair og ansvarlige vilkår over for ansatte, kunder og omverden. PFA er i overensstemmelse med lovgivning, branchestandarder, men også principper for samfundsansvar og bæredygtighed, PFA selv har valgt at arbejde indenfor. 1
PFA tager ansvar for de sociale og miljømæssige konsekvenser af sin forretning og søger aktivt at bidrage til skabelsen af et mere bæredygtigt samfund. PFA s politik for forretningsansvar og forretningsetik er baseret på et sæt internationalt anerkendte principper for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption, som er formuleret i FN Global Compact. PFA tilsluttede sig FN Global Compact i 2009. Siden da har PFA foretaget en række indsatser for at implementere principperne i forretningen. Forretningsansvar og strategi PFA s handlinger udspringer af virksomhedens strategi, de kommercielle forretningsmæssige behov og interne og eksterne værdier. Handlingerne er baseret på et fundament af politikker, der igen er baseret på virksomhedens håndtering af risici. Politikker og retningslinjer vedtages af bestyrelsen. Alle i PFA har en forpligtigelse til at kende og forstå politikker, retningslinjer og leveregler. Men kendskab og forståelse kan ikke stå alene. Alle i PFA har en forpligtelse til at tage ansvar, udvise god dømmekraft og stille kritiske spørgsmål, når dilemmaer og tvivlspørgsmål opstår. Principper God og ansvarlig forretningspraksis PFA er en virksomhed, der på kommercielle vilkår skaber værdi til kunderne. Værdiskabelsen skal opnås ved langsigtet, ansvarlig økonomisk vækst og er baseret på en fair og ordentlig forretningspraksis, som afspejler sig i alle PFA s forretningsforhold. PFA giver sine kunder en kvalificeret anbefaling, der tager udgangspunkt i kundens behov og vilkår, som fastsættes rimeligt, fair og gennemsigtigt. Interessentrelationer og dialog PFA sikrer løbende og åben dialog med kunder og andre interessenter og bidrager gennem udvikling af markedsundersøgelser, analyser og offentlig debat til at belyse forhold inden for vores forretningsområde. Målsætningen med PFA s interessentdialog er at udvikle langsigtede og gensidige gavnlige partnerskaber baseret på tillid, åbenhed og transparens. Ansvarlig værdiskabelse PFA er en betydelig pensionsleverandør og bidrager til at løse samfundsopgaven med at sikre et økonomisk livsgrundlag i og efter arbejdslivet. PFA kombinerer den langsigtede økonomiske værdiskabelse i alle investeringer med en ansvarlig tilgang til selskabsledelse, miljøhensyn, klimahensyn og social ansvarlighed i de selskaber, vi investerer i, baseret på overholdelse af internationale normer. Yderligere sigter PFA mod at fremme en bæredygtig udvikling igennem egen drift. Virksomhedskultur PFA arbejder løbende på at udvikle og styrke en virksomhedskultur, der er baseret på integritet og respekt. Målsætningen er at fremme en kultur, der er inkluderende og rummer lige muligheder for alle medarbejdere, fremmer trivsel, sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen og opfordrer til læring og kompetenceudvikling. Samtidig ønsker PFA at skabe en handlekraftig virksomhedskultur, hvor udfordringer imødegås effektivt - ikke kun fordi de udgør risici, men også fordi de rummer forretningsmæssige muligheder. 2
Retningslinjer PFA s principper for forretningsansvar og forretningsetik udmøntes i retningslinjer, som danner grundlag for hele koncernen. Retningslinjerne repræsenterer minimumsstandarder med henblik på at forhindre situationer, som kan skade PFA s integritet og opfattelsen af PFA som en ordentlig og fair forretningspartner, der giver en kvalificeret anbefaling. Retningslinjerne beskriver PFA s krav til ansvarlig forretningspraksis og etik samt PFA s forpligtigelse over for interessenterne. PFA s forretningspolitik Engagement og handlekraft Målsætningen med PFA s retningslinjer for forretningsansvar kan opnås, når organisationen er bekendt med dem og har mulighed for at efterleve dem. Medarbejdere på alle niveauer har et personligt ansvar for at overholde retningslinjerne. Forretningens ansvar er en integreret del af virksomhedernes lærings- og lederuddannelse. Ledere har et særligt ansvar for at sikre medarbejdernes kendskab til retningslinjerne og for at være en rollemodel i dagligdagen. Medarbejderne opfordres til at kontakte nærmeste leder eller Compliance, hvis de oplever, at forretningsgange udføres i uoverensstemmelse med retningslinjerne. Fair og ordentlig forretningsadfærd Alle medarbejderne skal overholde dansk lovgivning og regler samt de interne retningslinjer og politikker i PFA. PFA s forretningsmodel om maksimal værdiskabelse til kunderne forpligter virksomheden til at varetage kundernes interesse. På arbejdspladsen og i situationer, hvor medarbejderne repræsenterer PFA, skal de opføre sig i overensstemmelse med PFA s værdier, udvise fair og ordentlig adfærd, som bakker op om PFA s integritet. Medarbejdere bør undgå enhver konflikt mellem private og forretningsmæssige interesser. Beskyttelse af medarbejdere i tilfælde af kriminelle eller tvivlsomme aktiviteter (Whistleblower-ordning) Bliver en medarbejder opmærksom på ulovlige eller tvivlsomme aktiviteter i PFA, skal medarbejderen enten informere sin nærmeste leder eller benytte PFA s whistleblower-ordning. Medarbejdere, der handler i god tro og ud fra en bekymring for PFA s integritet og gode forretningsførelse, er beskyttet mod repressalier og garanteret fuldstændig anonymitet, også selvom mistanken viser sig at være ubegrundet. Fair og ordentlig arbejdskultur PFA tolererer ikke forskelsbehandling eller chikane af medarbejderne på baggrund af køn, race, hudfarve, religion, tro, politisk holdning, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etisk oprindelse eller medarbejderens repræsentative aktiviteter. PFA ønsker at fremme en læringskultur på arbejdspladsen, som opfordrer til, at medarbejdere og ledere giver konstruktiv feedback og sikrer den enkelte medarbejders professionelle ydeevne og handlekraft. PFA s integritet Korruption, illegale aktiviteter og anden økonomisk kriminalitet PFA tolererer ikke korruption, svindel eller bestikkelse. Som konsekvens heraf har PFA en række forholdsregler og procedurer, som modarbejder korruption, svindel, bedrag og andre illegale aktiviteter. 3
PFA har udarbejdet kritiske forretningsgange, der sikrer, at PFA efterlever lovgivningen om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af penge, illegale aktiviteter og finansiering af terrorisme. Gaver og repræsentation Det er vigtigt, at PFA s ansatte udviser integritet og er i stand til at bevare deres uafhængighed, når de varetager PFA s interesser i forbindelse med kunde- og leverandørforhold. Spekulationsforbud og insiderhandel Ansatte i PFA kan være underlagt spekulationsforbuddet i lov om finansiel virksomhed. Spekulationsforbuddet indebærer, at man i privat regi er begrænset i forhold til fx låneoptagelse ved værdipapirhandel, handel med afledte finansielle instrumenter, erhvervelse af visse kapitalandele mv. PFA gennemfører kontrol af forbuddets overholdelse via en ekstern advokat. Videregivelse af fortrolige og følsomme oplysninger om værdipapirer og andre investeringsaktiver må kun finde sted, hvis overførsel af information er nødvendig og begrundet med legitime forretningsmæssige behov. Insiderviden må aldrig bruges til varetagelse af private interesser. Aflønning Aflønning i PFA s selskaber sker ud fra principper om rimelighed og ordentlighed. Aflønningen skal således foregå under hensyntagen til koncernens formål om på såvel kort som langt sigt at skabe størst mulig værdi for kunderne, hvilket tilsiger, at aflønningen ikke skal indebære incitamenter, der tilskynder unødig risikotagning, hverken på kundens eller PFA s vegne. PFA har derfor passende procedurer og foranstaltninger, der sikrer uafhængighed og bidrager til at undgå og håndtere interessekonflikter. For at sikre PFA og medarbejdere mod risikoen for dårligt omdømme og tabt tillid, har PFA en gave- og repræsentationspolitik med klare retningslinjer for medarbejderne. Rapportering PFA arbejder for at fremme gennemsigtighed i organisationen og i sine interessentforhold. PFA rapporterer ærligt, nøjagtigt og rettidigt om finansielle forhold, risici og resultater i overensstemmelse med lovgivning, branchestandarder og anbefalingerne for god selskabsledelse. Afgivelse af finansiel rapportering og analyser sker i overensstemmelse med generelle regnskabsprincipper og fastlagte arbejdsgange i PFA. PFA rapporterer årligt om CSR og forretningsansvar i årsrapporten og i en selvstændig CSR-rapport. CSR-rapporten beskriver PFA s fremskridt i relation til de ti principper for samfundsansvar i FN s Global Compact. Samtidig ønsker PFA at sikre en konkurrencedygtig aflønning i virksomheden, således at aflønningen står mål med den værdi, der skabes. I overensstemmelse med oplysningskrav om lønpolitik i lov om finansiel virksomhed, offentliggør PFA løn og vilkår for bestyrelsen, direktionen samt øvrige ansatte, hvis aktiviteter har væsentlig indflydelse på PFA s risikoprofil. Prokura og kritiske forretningsgange Som finansiel virksomhed, der forvalter betroede midler, har PFA et særligt ansvar for at udvise ekstra omhu ved alle økonomiske transaktioner og udøve optimal finansiel risikostyring. PFA har derfor etableret en række skærpede og kritiske forretningsgange for processer og funktioner, der kan påføre 4
PFA tab i økonomisk forstand eller omdømmemæssigt. Hvert år udføres også en mapping af kritiske risici. Der rapporteres til både direktion og bestyrelse om dette. Godkendelsen skal sikre, at PFA har skriftlige forretningsgange på alle væsentlige forretningsområder og at disse forretningsgange bidrager til at sikre en ordentlig organisation. Ledende medarbejdere i PFA er underlagt et kontrolsystem, der sikrer udarbejdelse og ajourføring af kritiske forretningsgange, og har begrænset prokura, således at alle udgifter/engagementer over et vist beløb samt alle egne udgifter altid godkendes et trin højere. Forretningsansvar i produkter, rådgivning og ydelser Fortrolighed og datasikkerhed PFA arbejder med fortrolige data og har et ansvar for at beskytte data og informationer om forretning og kunder. PFA arbejder ikke alene efter gældende lovgivning, men har en særskilt it-sikkerhedspolitik, der sikrer, at PFA kan fremstå som en respekteret samarbejdspartner og leverandør. Kundedialog og rådgivning PFA s rådgivning skal først og fremmest varetage kundernes interesse samlet set. Rådgivning om forsikrings- og opsparingsprodukter skal altid foregå på en sober og ordentlig måde En åben og tæt dialog med kunderne bidrager til at forbedre og udvikle PFA s ordninger og services og relation til kunderne. Udover den daglige kundedialog har PFA til dette formål etableret et Kunderåd, som repræsenterer virksomhedskunder og kunder, der er tilknyttet arbejdsgiver- eller arbejdstagerorganisationer. PFA oplever en stigning i kundernes brug af digitale platforme og sociale medier. PFA ønsker at være i dialog med kunderne på de platforme, som de anvender i dag og i fremtiden, og har derfor inkluderet digitalisering, dialog og sociale medier i sin rådgivnings- og servicestrategi. PFA sætter høje standarder for service, åbenhed og læring på baggrund af kunderespons. PFA gennemfører målinger af kundetilfredshed og omdømme for at sikre en løbende åben dialog med kunder, medarbejdere og offentlighed. PFA sikrer bedst muligt, at uvedkommende ikke kan få adgang til systemer og data, der kan misbruges til skade for PFA eller PFA s kunder. Omgåelse eller forsøg på omgåelse af sikkerhedstiltagene monitoreres og kan tilbageføres til den eller de ansvarlige personer. Kvalificeret og præcis kommunikation og markedsføring PFA kommunikerer åbent med offentligheden om vores holdninger og engagement. Alle meddelelser fra PFA skal så vidt muligt være ordentlige, fair, retvisende, rettidige og forståelige. PFA ønsker at være i øjenhøjde med sine kunder og interessenter. De høje krav til datasikkerhed skal opfyldes samtidig med, at PFA har høj tilgængelighed på de teknologiske platforme. Systemer og arbejdsgange skal fungere optimalt, så vi kan udføre arbejdet og være tilgængelige for kunderne, der forventer hurtig og kvalificeret respons igennem de medier og kommunikationsteknologier, som de anvender. Det er PFA s målsætning at give en kvalificeret anbefaling på baggrund af PFA s erfaring, faglige viden og kendskab til kundens situation. PFA arbejder løbende for, at information til kunderne forbedres og tilpasses kundernes forventninger, så den opleves forståelig og relevant. PFA deltager aktivt i at skabe dialog med offentligheden om pension og relaterede emner herunder også sundhed, forebyggelse af sygdom og seniorforhold. 5
Oplysninger til offentligheden håndteres af autoriserede talspersoner. Medarbejdere, der optræder i den offentlige debat uden at have tilladelse hertil, bør gøre det klart, at de fungerer som privatperson. Interessekonflikter PFA arbejder efter høje standarder for offentliggørelse af information for at sikre tilliden til, at PFA giver en kvalificeret anbefaling. En del af risikostyringen mht. at undgå interessekonflikter er at kommunikere åbent om relevante oplysninger til kunderne og sikre, at kunden har tilstrækkelig viden om sine forhold. Kundens garanti for en kvalificeret anbefaling i rådgivningssituationen er afhængig af: kundens faktiske viden om kompleksiteten af ydelsen og potentielle interessekonflikter. Derfor er PFA bevidst om sit ansvar i rådgivningssituationen, hvor kunden ofte træffer en beslutning baseret på direkte eller indirekte tillid til rådgiveren. PFA giver klare, præcise og effektive informationer, med henblik på at kunderne kan foretage et informeret valg og er orienteret om, hvordan en interessekonflikt kan påvirke den pågældende beslutning. Har PFA specifikke interesser, lægger vi det klart frem, så det fremstår åbenlyst, hvordan forretningens interesser påvirker den pågældende ydelse. Håndtering af klager Der skal være god overensstemmelse mellem kundernes forventninger og vilkårene for produkter. Information til kunder og interessenter forbedres og tilpasses, så de imødekommer forventninger og opleves forståelige og relevante. PFA ser klager som en kilde til læring, innovation og forbedring i forretningen. Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem PFA og kunder, der fører til klager, behandles klager professionelt og hurtigt. Skulle der opstå situationer, hvor kunder finder sagsbehandlingen urimelig, kan kunden rette henvendelse til PFA s kundetillidsmand: Dermed kan afsluttede klagesager blive genoptaget, og der ydes særlig rådgivning til de kunder, der stiller spørgsmål ved den trufne afgørelse. For at skabe transparens og åbenhed offentliggør kundetillidsmanden årligt en oversigt over behandlede sager. Forankring af internationale normer der fremmer bæredygtighed og respekten for mennesker Ansvarlige indkøb PFA ønsker at fremme bæredygtighed blandt nuværende og potentielle leverandører og arbejder for at sikre ansvarlige indkøb og høje leverandørstandarder. PFA anerkender, at vi som indkøbere spiller en rolle mht. at fremme principper og normer for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø- og klimaforbedringer og bekæmpelse af korruption i leverandørkæden. PFA ønsker således igennem sin indkøbsstrategi at påvirke, at leverandører tænker langsigtet og bæredygtigt. PFA s Code of Conduct omhandler de forventninger, PFA har til leverandører, underleverandører og andre samarbejdspartnere om ikke at handle i konflikt med PFA s retningslinjer og målsætninger for at overholde internationale normer og fremme en bæredygtig udvikling. Leverandører skal derfor agere i overensstemmelse med internationale normer og konventioner, som ligger til grund for principperne om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption i FN s Global Compact. 6
Ansvarlige investeringer PFA har en særskilt politik for ansvarlige investeringer, samt tilhørende retningslinjer. Politikkens implementering overses af PFA s Responsible Investment Board (RI Board): PFA s politik og retningslinjer for ansvarlige investeringer udøves i henhold til bredt anerkendte internationale konventioner og normer. PFA er en aktiv investor. Det betyder, at PFA stiller krav til de selskaber, vi investerer i, om overholdelse af internationale konventioner og standarder inden for: - menneske- og arbejdstagerrettigheder - god selskabsledelse - antikorruption - klima og miljø PFA screener sine porteføljer og har defineret en proces for aktivt ejerskab, hvis selskaber, som PFA investerer i, er i konflikt med vores retningslinjer. Det er PFA s holdning, at engagement er den rigtige reaktion på virksomheders overtrædelser af investorens retningslinjer på trods af, at det ofte kræver en langvarig proces. Resulterer engagement-dialogen ikke i tilfredsstillende tiltag fra selskabets side, sælger vi beholdningen fra. PFA har en særlig screeningsproces for at kunne vurdere, om et land er investeringsegnet. Aktivt ejerskab og engagement-dialog er ikke en mulighed overfor fremmede stater, det anses at være et udenrigspolitisk anliggende. Klima- og miljøhensyn PFA ønsker at integrere indsatsen på miljøområdet bredt i forretningen, det gælder bl.a. når PFA: - køber ind, hvor der sættes fokus på at kunne vælge miljøvenlige produkter. - foretager langsigtede investeringer i vedvarende energi eller i selskaber, der bidrager til den grønne omstilling - øger energieffektiviteten af driften på PFA s hovedsæde og øvrige ejendomme. PFA sætter løbende mål og evaluerer på indsatsen med at reducere sit samlede CO2-forbrug. Samfundsengagement PFA deltager i en række støtteaktiviteter og samarbejder med almennyttige organisationer for at bidrage til en positiv udvikling i samfundet. PFA mener, at frivillige ildsjæle fortjener stor anerkendelse og har oprettet PFA Brug Livet Fonden, som støtter op om ildsjæles arbejde til gavn for samfundet. Formålet er at skabe opmærksomhed om mindre organisationer, der i høj grad er drevet af frivillige og ildsjæle. Også internt har PFA oprettet en pulje til at stimulere medarbejdernes lyst til at yde en frivillig velgørende indsats uden for arbejdslivet. Vedtaget af PFA s bestyrelse. BP6066_03.14 PFA opretholder en offentlig tilgængelig eksklusionsliste over selskaber, som PFA ikke investerer i grundet normbrud. PFA integrerer viden om selskabernes evne til at håndtere miljø, klima og sociale risici samt god selskabsledelse i sine investeringsbeslutninger. PFA Pension Forsikringsaktieselskab CVR: 13 59 43 76 Sundkrogsgade 4 DK 2100 København Ø Telefon: 39 17 50 00 Telefax: 39 17 59 50 pension@pfa.dk www.pfa.dk 7