Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Asger Ida Natasja, Jane, Asger, Sidsel, Anders, Stampe, Theis, Ida Kirsten, Jonas, Alissa, Mette, Rasmus Aarup Lina 09.04.14 16.00-20.00 Teorilokalet, Bygn. 01, RUC Opsummering af referatet / Shot summation of the minute Der bliver planlagt at vi skal snakke med RUCbar om aflønning af frivillige, regningskultur mv. Ift. Regnskab skal vi finde ud af hvilke posteringer der hører til 2013 og hvilke der hører til 2014. Økonomiudvalget arbejder med aflønning af frivillige og merchandise. Forsikring ligger klar til næste bestyrelsesmøde. Mission, vision og værdier er godkendt af alle, og vi planlægger en strategiworkshop eller nogle events der kan hjælpe med at omsætte disse ord til praksis. Der arbejdes i workshop med vedtægter og husorden. It is planned to talkt to RUCbar about rewarding volunteers and how we do with bills. In relation to the accounting we have to figure out which bills goes under 2014 and which is in 2014. The economy committee works on how to reward volunteers, and get merchandise. The insurance is ready for next board meeting. Mission, vision and values is approved by everyone, and we plan a strategy workshop or events that will help transform words to action. We work in workshops with statutes and house rules.
Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat / Minute Referatet er godkendt Minute approved Approve Agenda Kommentarer / Commets: Ændringer / Changes
Orienteringer / Orientations The Chairmanship Hay-stole: Der er kommet nye hay-stole, dog ikke alle dem vi skulle have. Vi skal have meldt ordentligt ud hvornår der er åbent og lukket i baren, eller snakke med RUCbar om at de skal melde det ud. Evt. lave plakater og skrive det i kalenderen på hjemmesiden. Regnskab: Regnskabet er lidt svært at gennemskue, da nogle posteringer der hører til 2013 først er gennemført i 2014. Jane skal snakke med DAF og RUC om dette. Indtil videre står de under 2013 NB: udvalgene bruger ingen penge. Enten er det svært for dem at få gang i ting, ellers er de bange for at bruge penge, og ellers koster det ikke hvad vi regnede med. Det er dog kun april, så de kan hurtigt blive brugt. Der mangler stadig regninger fra RUCbar ift sidste fest, og desuden er der nogle regninger som det sociale udvalg har mistet. Lina og Jane ville finde ud af det. Hvis folk smider regninger væk kan de ikke få pengene. Det vides ikke om der er overskud eller udnerskud fra SHs bar til Brøns festen, det skal vi have ud af RUCbar Vi skal holde RUCbar oppe på at få de regninger, og i ordentlig tid (deadlines?). Jane snakker med dem. Vi snakker om at tage hele budgettet til revision når semesteret slutter. Der er ellers tilfredshed med budgettet Hay-chairs: we got new hay-chairs, but not as many as we was supposed to get. We have to announce when the bar is open, or talk to RUCbar about getting them to do it. We can make posters and/or announce it on the website. Accounting is a bit hard to figure out because some of the transactions made in last part of 2013 from last years budget not was completed till 2014. Jane will talk to DAF and RUC about this. So far they are at the 2013 budget. The committees does not use money. Eithr it is hard to get things started or they are scared to use money or it does not cost what we thought. But it is only April so they probably will be used We still miss bills from RUCbar from last party, and also the social committee lost some. Lina and Jane will try to figure it out. If people throw away bills they cannot get the money. Also we do not know if there is plus or minus on the account from the Brøns party, need to talk to RUCbar. We have to talk to RUCbar about bills and getting them in time (dedlines?). Jane will talk to them. Talk about considering the whole budget when the semester is over. Besides these small things people are ahppy with the budget. Asger taler med bare nom åbningstider / Asger Asger will talk to the bar about announcing the opening hours Snakke med rucbar om regninger / talk to rucbar about bills Jane
The Architect Committee Ingen orienteringer No orientations Andre orienteringer / Other orientations Økonomiudvalget har undersøgt muligheden for at have noget merchandise som vi kan sælge, eller give væk. Vi kan også få lavet stofposer og evt bruge det til aflønning af frivillige. Vi kan evt. bruge penge på det sidst på året, når vi ved hvad vi har tilbage. The economy committee have looked into getting some merchandise that we can sell or give away.. We can also make some bags and e.g. use it to remunerate volunteers. It is maybe something we can use money on at the end of the year. Vi skal have fundet ud af kontortider. Måske bare starte fra næste semester. Vi skal være tilstede i cafeen We need to figure out the office opening hours, maybe just from next semester. We have to be present in the cafe Der snakkes igen om belønning af frivillige, og fælles bellønningssystem af SH frivillige og frivillige i RUCbar. F.eks. 25 timer arb. pr semester så er man kvalificeret til at komme med på frivilligtur. Kan også lave klippekort med drinksbilletter. Vi skal nok ikke regne med at RUCbar vil gå ned i belønning, så til at starte med skal vi prøve at få det samme til vores frivillige og så se på sigt om det er for meget. Der skal laves budget over hvad det ville koste at have frivillighedsbellønning. Anders har allerede lidt indsigt i barens budget, men vi tager det op til næste møde. Anders kommer med et overslag til næste gang om hvad Again, we talk about rewarding volunteers, and that there should be a common system for SH volunteers and volunteers in RUCbar. E.g. 25 h. work on a year and you are qualified to join the volunteer tour. We can also make vouchers or drink-tickets. We cannot count on that RUCbar will want to cut down on their rewards, so we should work on getting the same in the first place and then see. We need a budget of how much it would cost us to reward the volunteers. Anders already knows a bit about the budget of the bar, and will come with an estimation for next meeting.
det ville koste. Forsikring: Tilbud klar til næste bestyrelsesmøde. Budgettet er stadig ca det samme, under 30.000 for et år, men det kan svinge efter arbejdstimer der er den dyre, så 20 for resten af året. Insurance: We will have an offer at the next board meeting. The budget is still the same, less than 30.000 for a year, but it is not exact, can change because of the work insurance, but it will be around 20000 for the rest of the year. Anders laver oplæg til næste gang om frivillighed/ Anders will Anders prepare something about volunteers rewarding Jane spørger DAF om salg af merchandise. / Jane will talk to DAF Jane about selling merchandise Next meeting
Punkt på dagsorden / Item at the agenda Mission, vision, værdier / Mission, Vision, Values Præsenteret af / Presented by Jane Diskussion / Discussion: Jane og Theis har omskrevet missionen, visionen og værdierne. De havde først forsøgt at gøre det kort, men det kom til at virke for meget som en salgskampagne. Missionen lyder nu: vi vil bringe ruc ere samme og skabe fælles identitet. Den kræver ikke så meget forklaring som den gamle, den kan rumme mange ting (både studerende, exstuderende, ansatte, inden for og uden for campus mv.), og ruc er indgår. Der bliver nævnt at det er selvmodsigende at have en værdi om medejerskab og så ikke have inkluderet de studerende i udviklingen af studenterhusets værdier. Som modargument bliver der dog nævnt at det også er et internt værktøj for bestyrelsen. Derfor kan i hvert fald visionen nok også ændres fra bestyrelse til bestyrelse, eller som vi når vores mål. Det nævnes også at det er meget flyvsk og store ord, men omvendt er det også meningen at det skal kunne rumme meget. Der er lidt uenighed om hvorvidt og i så fald hvordan de studerende kan inddrages i denne, men der er enighed om at vi skal have kommunikeret det ud, og få respons på den. Især bliver det vægtet at vi skal have omsat disse flotte ord til praksis, så det ikke bliver tomme ord. Vi kan måske også bruge det i forhold til at gøre det attraktivt for frivillige at de kan se, hvad vi står for og hvilke værdier der arbejdes for. Vi vil gå videre med at lave en form for workshop, hvor andre kan inkluderes, og vi skal have snakket med Theis far om et strategiseminar, der også kan hjælpe til at få omsat ord til praksis. Vi snakker om at holde en form for event ved semesterstart. Jane and Theis have rewrote the mission, vision and values. They tried to make it short but it seemed to much like a commercial. The mission is now: we want to bring ruc ers together and create a common identity. Requires less explanation than the old one and it can contain many things (Students, ex-students, employees, inside and outside of campus etc) and ruc er is mentioned. It is mentioned that it is contradictory that we have a value of joint ownership and that the students have not been included in developing these ideas. On the other hand this is very much a working tool for the board to work for a common goal. Because of this the vision can also be changed from board to board or as we seize our goals. It is mentiones that it is somewhat impalpable, but on the other hand it is also the idea that it is more inclusive. There is some disagreements about whether or not we should include all students in developing these things, but every one agrees that we have to get it out, get some response. Especially we have to convert these positive words into action. Maybe we can also use it to make it more attractive to be a volunteer in the student house, when people can see what we stand for and with which values we wish to work. We want to develop the idea of making a workshop, where others can be included, and furthermore we have to talk to Theis father about the strategy seminar, which can help us on how to convert this to praxis. We also talked about making an event when next semester starts.
Konklusioner / Conclusions: Natasja, Anders, Asger, Jane, Ida, Stampe, går videre med ideen om et fremtidsmøde ift visionen mv. Natasja, Anders, Asger, Jane, Ida, Stampe further develop the idea of a future meeting about the vision etc. Punkt på dagsorden / Item at the agenda WORKSHOPS Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Workshops Arbejder med husorden, vedtægter mv. Workshops Working on house rules, statutes etc. Konklusioner / Conclusions: Evt. / AOB
Ideen om at have en person lønnet til at gøre rent i køkkenet er oppe og vænne. Vi tager det op til næste bestyrelsesmøde There is an idea of hiring a student to clean the kitchen. We will talk about it for next meeting.