Vejledning ved ansøgning til Den ordinære Pulje under Region Sjællands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond Elektronisk ansøgningsskema Du skal benytte fondens elektroniske ansøgningsskema, som du finder via linket https://x.regionsjaelland.dk/sites/afp. Dette kræver, at du er logget på regionens netværk med dit Region Sjælland log-in og adgangskode. Du kan også udfylde ansøgningen hjemmefra i så fald skal du benytte log-in regsj\brugernavn for at få oprettet en ekstern adgang. HUSK at åbne det rigtige ansøgningsskema I det elektroniske ansøgningssystem skal du udfylde ansøgningsskemaet og vedhæfte en pdf-fil med alle dine bilag samlet som én enkelt fil. Du skal navngive din pdf-fil med dit fulde navn for eksempel Hans Hansen.pdf. Når du har vedhæftet filen og gemt ansøgningen, vil en ny linje Vedhæftede filer og filens titel blive synlig nederst på ansøgningssiden. Godkendelse fra sygehusledelsen Du skal ikke selv sende din ansøgning til godkendelse hos din lokale sygehusledelse. Det sker helt automatisk herfra, og sygehusledelsen godkender ansøgningerne elektronisk i samme system. 1
Ansøgningsskemaet trin-for-trin Fulde navn her anfører du hele dit navn (inklusive mellemnavne). Hvis du som hovedvejleder ansøger på vegne af ph.d.-kandidat, skal navn og CV på kandidaten fremgå af bilagslisten! Der kan ikke søges om løn til ph.d.-kandidaten. OBS! Stud.med. er kan godt indgå i projektgruppen, men kan ikke stå som projektansvarlig hovedansøger. Køn kryds af, om du er mand eller kvinde. Dette er alene til statistisk brug i forhold til fordeling af forskningsmidler. Uddannelse markér din uddannelsesbaggrund (mulighed for mere end ét kryds) Stilling her anfører du din stillingsbetegnelse. Region Sjælland e-mail vi skal bruge din e-mail adresse ved behov for eventuel kontakt ved tvivlsspørgsmål samt ved udsendelse af svarbreve. Afdeling (ansættelsessted) anfør den afdeling, du er ansat på. Vær opmærksom på, at du får skrevet selve overafdelingens navn og ikke nødvendigvis kun specialets afsnitsbetegnelse, skriv fx Medicinsk Afdeling og ikke kun lungemedicinsk afsnit. Sygehus/område (ansættelsessted) markér, hvor du er ansat blandt de listede muligheder. Hvis du markerer området øvrige, skriv da venligst udførligt hvor du er ansat i feltet Afdeling (ansættelsessted) ovenfor. Afdelingsledelsens brugernavne fra Outlook anfør din afdelingsledelses brugernavne fra Outlook, så vi kan kontakte dem, hvis der opstår behov samt ved udsendelse af svarbreve. Skriv enten brugernavne i feltet og klik på ikonet med fluebenet eller også kan du finde dem via adressebogen til højre for feltet Øvrige projektdeltagere angiv fulde navn, stilling, ansættelsessted (fx både afdeling og sygehus) for samtlige medlemmer af arbejdsgruppen. Øvrige projektdeltagere angiv navn, stilling og ansættelsessted for samtlige medlemmer af arbejdsgruppen, fx Hans Hansen, overlæge, Anæstesiologisk Afdeling, Rigshospitalet. Speciale/forskningsområde markér dit forskningsområde blandt de listede muligheder. Projekttitel anfør projektets titel (max 20 ord!). 2
Projektets metode markér, hvilken metode projektet anvender. Projektets begyndelsestidspunkt vælg den forventede dato via kalenderfunktionen til højre for feltet. Projektets afslutningstidspunkt vælg den forventede dato via kalenderfunktionen til højre for feltet. Projektets samlede budget anfør totalbeløbet for projektets samlede budget (eksempelvis 1.123.456,00). Ansøgt beløb total anfør det totale beløb, der søges om i denne ansøgningsrunde. Bemærk, at du skal søge om mindst 25.000 kr. Specificer delbeløb: Løn til ansøgers medarbejdere anfør beløb, hvis du søger om løn til underordnede medarbejdere i projektet det vil sige laboranter, sekretærer, sygeplejersker og lignende. Der kan ikke søges til ansøgers egen løn eller løn til ph.d.-kandidat! Specificer delbeløb: Apparatur anfør beløb, hvis du søger midler til indkøb af apparatur. Specificer delbeløb: Andet anfør beløb, hvis du søger til andet end det ovenfor anførte. Det kan for eksempel være deltagelse i kongresser, diverse drift af projektet, publicering m.v. Anden tildelt støtte anfør beløb og årstal, hvis du tidligere har modtaget støtte til projektet fra Region Sjællands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond (RSSF) eller andre fonde/puljer. Progressionsrapport hvis du tidligere har modtaget støtte fra RSSF, skal du her skrive en kort progressionsrapport (max 10 linjer), hvori du redegør for projektets fremdrift. Mangler denne, vil ansøgningen ikke blive behandlet. Godkendelse Videnskabsetisk Komité angiv om projektet er anmeldt, godkendt eller om godkendelse er ikke relevant. Husk, at dokumentation for anmeldelse eller godkendelse skal indgå som bilag. Godkendelse Datatilsynet - angiv om projektet er anmeldt, godkendt eller om godkendelse er ikke relevant. Husk, at dokumentation for anmeldelse eller godkendelse skal indgå som bilag. Godkendelse Sundhedsstyrelsen - angiv om projektet er anmeldt, godkendt eller om godkendelse er ikke relevant. Husk, at dokumentation for anmeldelse eller godkendelse skal indgå som bilag. 3
Plan for formidling og publicering Angiv, hvordan og hvor resultaterne på forhånd planlægges afrapporteret (for eksempel tidsskrifter, konferencer, afdelingsmøder med videre). Angiv konkrete titler på tidsskrifter og tilbagevendende konferencer og vælg medier, som det er realistisk at afrapportere resultaterne i. Forskningsområde markér, hvilke(t) af fondens særligt prioriterede forskningsområder, dit projekt omhandler (sæt X ved én eller flere valgmuligheder) Bilag vedlagt markér, hvilke bilag du vedlægger din ansøgning (bruges som huskeliste, da alle de nævnte bilag er påkrævede). Du skal samle dine bilag i én samlet pdf-fil, som du vedhæfter selve ansøgningsskemaet (se side 1 i denne vejledning). OBS! Er bilagene ikke samlet i én fil, vil du få administrativt afslag på din ansøgning. Din ansøgning skal have følgende bilag med for at komme i betragtning: 1) Kort projektprotokol/projektbeskrivelse max 5 A4 sider excl. referencer (1 A4 side = 2400 tegn). Ved vurderingen lægges der stor vægt på, at projektet er metodologisk og statistisk veltilrettelagt og velbeskrevet. 2) Lægmandsresumé max 1 A4 side - resuméet spiller en central rolle ved vurderingen og skal være umiddelbart forståeligt uden brug af vanskelige fagudtryk. 3) Kopi af interne og/eller eksterne aftaler om projektets gennemførelse herunder afdelingsledelsens accept af, at projektet finder sted på afdelingen. 4) Anmeldelser/godkendelser hvis godkendelser fra Videnskabsetisk Komité, Datatilsynet og/eller Sundhedsstyrelsen er en forudsætning for at gennemføre projektet, skal du vedlægge enten dokumentation for anmeldelse eller opnået godkendelse. 5) Budget detaljeret og gennemskueligt budget for det ansøgte beløb samt for hele projektet inkl. tydelig markering, hvis der søges om lønmidler. 6) Ansøgers CV max 2 A4 sider. CVet bør følge nedenstående punkter: a. Uddannelse b. Erhvervserfaring (ansættelser) c. Forskningserfaring d. Ledelseserfaring e. Undervisning og supervision f. Andre forskningshverv (fx tidsskrifter, selskaber, priser mv.) g. Medlemskaber af komitéer, råd mv. h. Nuværende og tidligere forskningsbevillinger i. 10 udvalgte og mest relevante publikationer 7) Evt. vedlagte udtalelser og anbefalinger som hovedregel vil udtalelser og anbefalinger udefra blive tillagt meget begrænset vægt sammenlignet med kvaliteten af projektbeskrivelsen. 4
Gem og Send du har nu lavet hele din ansøgning og gemmer og sender din ansøgning ved at klikke på knappen Gem og Send til højre under det netop udfyldt skema. Er din ansøgning korrekt udfyldt og gemt, vil du nu få vist en oversigt over dine gemte og sendte ansøgninger. Du kan redigere i din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen se mere under FAQ sidst i denne vejledning. Din ansøgning vil ikke blive læst, før ansøgningsfristen er nået, selvom den bliver sendt, når du gemmer den. Hvis du mod forventning ikke automatisk få vist oversigten over dine gemte og sendte ansøgninger, er det fordi der er en fejl i dine indtastninger. Prøv at scrolle op i ansøgningsskemaet og se, om der er røde bemærkninger til dine indtastninger. Er dette tilfældet, skal du rette det pågældende felt og derefter gemme og sende igen. 5
FAQ Kan jeg gemme min ansøgning og redigere i den? Ja! Du kan gemme det udfyldte skema og den vedhæftede pdf-fil med bilag ved at trykke på diskette-ikonet (Gem) øverst i venstre hjørne under fanebladet Rediger. Dog skal obligatoriske felter være foreløbigt udfyldt (fx med et X), før du kan gemme din ansøgning. Du behøver altså ikke lave hele din ansøgning på én gang. Når din ansøgning er blevet gemt, vil du modtage en kvitteringsmail, der også indeholder en vejledning til, hvordan du kan genåbne og redigere din ansøgning. Du modtager kun kvitteringsmailen første gang, du gemmer og sender din ansøgning. Du kan redigere din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen husk at gemme efter hver redigering! Din ansøgning vil ikke blive læst, før ansøgningsfristen er nået. Kan jeg printe min ansøgning? Ja! Du kan printe dit udfyldte ansøgningsskema ved at trykke på print-ikonet øverst oppe under fanebladet Rediger. Hvordan sender jeg min ansøgning? Når du er færdig med din ansøgning, sender du den ved at klikke på Gem og send nederst på ansøgningssiden. Kan jeg søge via mail? Nej! Ansøgninger fremsendt på papir eller via mail vil ikke komme i betragtning. 6
Kan jeg eftersende bilag? Nej! Eftersendte bilag vil ikke indgå i bedømmelsen af ansøgningen. Du kan redigere i din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen og dermed også rette i dine bilag. HUSK, at dine bilag skal være samlet i én pdffil, så du kun vedhæfter én samlet fil til din ansøgning ellers vil du få administrativt afslag på din ansøgning. Modtager jeg en kvittering, når jeg har sendt min ansøgning? Ja! Du vil modtage en kvittering, når du har klikket på Gem og send, hvor det fremgår, at din ansøgning er modtaget i Den Regionale Forskningsenhed. Af kvitteringen vil det desuden fremgå, hvornår du kan forvente svar på din ansøgning. Du får kun denne kvittering første gang, du gemmer og sender din ansøgning ikke, hvis du senere går ind og redigerer i ansøgningen. Kan jeg gå ind og se min gemte ansøgning? Ja! I kvitteringsmailen vil du modtage et link til en oversigt over dine gemte og sendte ansøgninger. Ønsker du at redigere i din ansøgning, skal du blot klikke på rediger-ikonet med papir og blyant til venstre for ansøgningen for at komme ind og rette i din ansøgning. Hvis du ved en fejl er kommet til at oprette mere end én ansøgning til det samme projekt, skal du klikke i boksen til venstre ud for ansøgningen og derefter klikke på slet emne i værktøjslinjen øverst på siden. Hvor kan jeg få hjælp? Hvis du har spørgsmål til ansøgning eller udfyldelse af ansøgningsskemaet, så ring til Den Regionale Forskningsenhed på telefon 47 32 19 10 eller send en mail til reg.forsk@regionsjaelland.dk 7