Referat fra Havnebestyrelsen Mødedato 02. december 2013 Tid 11.00 Sted Havnekontoret, Vestre Kaj 16 Medlemmer Karsten Nonbo (V) Michael Rex (A) Niels D. Kelberg (O) Otto V. Poulsen (V) Per Sørensen (A) Tilforordnede Bjarne Rasmussen Henrik Bonné Allan Jørgensen Fraværende Personale Jesper Møller Petersen Jørgen Gerner Hansen Michael Baltzer Næstved Havn Vestre Kaj 16 4700 Næstved Telefon 5598 5200 www.naestvedhavn.dk
Indholdsfortegnelse: Punkter på dagsorden: 113. Godkendelse af dagsorden... 2 114. Godkendelse af referat... 2 115. Sager under fortsat behandling (LUKKET)... 2 116. Etablering af dirt jump bane (DELVIS LUKKET)... 3 117. Lejesag (LUKKET)... 4 118. Lejesag (LUKKET)... 4 119. Takstoversigt Karrebæksminde (LUKKET)... 4 120. Åbenhedspolitik... 4 121. Budget 2014-2017... 6 122. Opdeling af regnskab (LUKKET)... 8 124. Meddelelser fra formanden, medlemmer m.fl.... 9 125. Orientering fra direktøren... 9 126. Eventuelt... 9 1
113. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af dagsorden Beslutning d. 02.12.13 Godkendt 114. Godkendelse af referat Godkendelse af referater Beslutning d. 02.12.13 Godkendt 115. Sager under fortsat behandling (LUKKET) 2
116. Etablering af dirt jump bane (DELVIS LUKKET) Sagsbeh.: Nikolaj Madsen Sagsnr.: 2013-12116 Kunde: Ungdommens hus Havneadministrationen har fået en forespørgsel fra Næstved Kommune ang. leje af areal til etablering af en dirt jump bane. Banen vil være tilknyttet Ungdommens Hus (Skellet 29). Dirt jump er en del af cykelsporten, og går i sin enkelthed ud på, at man på cykel skal forcere større eller mindre jordbunker, såkaldte dirt jumps på en speciellavet cykel. Der er tale om en midlertidig bane på ca. 5-7 år uden faste installationer af nogen art. Det drejer sig om et areal i størrelsesordenen 1.500 m 2. Arealet ligger i dag ubenyttet hen. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Administrationen kan ikke anbefale, at arealet lejes vederlagsfrit, da der bliver lagt beslag på et centralt beliggende areal i 5-7 år, hvorfor en lejepris med xx % rabat vurderes at være rimelig. Økonomi: Er beskrevet under Sagsfremstilling. Lovgrundlag: Aftaleloven Bilag 1: Oversigtskort over areal Bilag 2: Ansøgning fra Ungdommens Hus Indstilling: Administrationen indstiller, at: 1. Arealet lejes ud på de vilkår, der er beskrevet under Sagsfremstilling. Eller 2. Direktøren bemyndiges til at optage forhandling med Ungdommens Hus ang. leje af arealet. Det endelige resultat fremlægges havnebestyrelsen. d. 02.12.13 Udsat Alternativ placering undersøges f.eks. Ydernæs 3
117. Lejesag (LUKKET) 118. Lejesag (LUKKET) 119. Takstoversigt Karrebæksminde (LUKKET) 120. Åbenhedspolitik Sagsbeh.: Nikolaj Madsen Sagsnr.: 2013-12120 Kunde: Havnebestyrelsen Havnebestyrelsen har bedt administrationen om et oplæg til en politik for åbne sager. Næstved Havn bliver, i forhold til loven, opfattet som en offentlig forvaltning, og er derfor omfattet af bestemmelserne i forvaltningsloven og offentlighedsloven, der bl.a. har til formål, at sikre åbnehed hos myndigheder m.m. Loven tager primært udgangspunkt i aktindsigt. Dette har betydning, da Næstved Havn ikke direkte er tvunget til at offentliggøre sager på forhånd, men kun er tvunget til at offentliggøre ved aktindsigt. Der er derfor mere tale om en form for service Det er ligeledes bestemt i Næstved Havns forretningsorden, at bestyrelsen beslutter på mødet, hvilke punkter, der skal åbnes for offentligheden. Forretningsordenen har ikke fastsat bestemmelser for, hvornår en sag skal være åben eller lukket. Derfor har administrationen udarbejdet to løsningsforslag, der tager udgangspunkt i ovenstående: - Forslag 1: Næstved Havn baserer sin politik omkring åbne sager ud fra de principper, der er beskrevet i offentlighedslovens afsnit omkring aktindsigt. Dette medfører at sager, der umiddelbart ikke kan undtages aktindsigt vil være åbne. De sager, der kan undtages af aktindsigt vil være lukkede. På det møde, hvor punktet bliver behandlet, skal havnebestyrelsen således tage stilling til om punktet skal være åbent eller lukket. Administrationen vil, efter bedste evne, på forhånd synliggøre om en sag opfylder betingelserne om aktindsigt eller ej. Dette forslag vil derfor resultere i åbne sager FØR bestyrelsen har truffet afgørelse, og er alene vurderet ud fra bestemmelserne i offentlighedsloven. - Forslag 2: Alle sager vil være lukket, hvorefter det er op til bestyrelsen om en sag skal være åben eller lukket. Beslutningen omkring dette vil blive truffet på mødet, hvor sagen behandles. Administrationen vil, efter bedste evne, på forhånd synliggøre om en sag opfylder betingelserne om aktindsigt eller ej. Dette forslag vil derfor resultere i, at alle sager er lukket for offentligheden FØR bestyrelsen har 4
truffet afgørelse. På baggrund af forslag 1 har administrationen gennemgået det seneste års dagsordener, og har lavet et forslag til åbne/lukkede sager i 2013 (se bilag). Lovgrundlag: Forvaltningsloven Offentlighedsloven (ny pr. 01.01.14) Næstved Havns forretningsorden Bilag 3: Forslag til åbne/lukkede dagsordenssager 2013 Indstilling: Havneadministrationen indstiller, at 1. Sager vil være åbne medmindre de opfylder bestemmelserne for undtagelse af aktindsigt jf. Offentlighedsloven. Bestyrelsen træffer herefter beslutning på mødet. Eller 2. Sager vil være lukket indtil mødet, hvor bestyrelsen træffer beslutning om en sag skal være åben eller lukket. D. 02.12.13 Forslag 2 godkendes. Åbenlyse åbne sager åbnes fra start. Dvs. sager, hvor almindelig sund fornuft tilsiger, at sagen kan åbnes, kan administrationen åbne denne sag uden accept fra havnebestyrelsen. 5
121. Budget 2014-2017 Sagsbeh.: Jesper Møller Petersen Sagsnr.: 2013-0671 Kunde: Økonomi 2014 Havnens budget for 2014 2017 forelægges til godkendelse. Budgettet viser et underskud i 2014 på t. kr. 153, et underskud der med den nuværende aktivitet elimineres i 2015-2017. Underskuddet skyldes dels vigende indtægter som følge af Dalums lukning, dels øget udgifter (næsten en fordobling) af skatter samt øget afskrivninger. Budgettet er forsigtigt på indtægtssiden og skåret til på udgiftssiden. Forudsat at udgifterne kan holdes på det budgetteret niveau, burde der kun blive tale om positive overraskelser i driften. Omvendt er der ikke luft i budgettet til alt for mange overraskelser, som erfaringsmæssigt kommer i nogle år (nedbrud på driftsmidler). Fradraget for skattestigninger er der reduceret ca. 1,0 mio. kr. i udgifter. Der er ikke afsat midler til sponsorater. I 2013 bruges der ca. kr. 150.000 på sponsorater. Direktøren anbefaler, at havnebestyrelsen i løbet af sommeren og efteråret udarbejder en plan for hvilke tiltag der kan rette op på det budgetterede underskud. Der er afsat kr. 3,0 mio. til renovering af Poul s Vig. Det forudsættes, at beløbet kan tilvejebringes gennem lånoptagning, hvilket igen kun er muligt med et økonomisk sundt projekt. Direktøren er usikker på om der kan tilvejebringes en fornuftig forretningscase på renoveringen, som også opfylder lejernes forventninger. Der er afsat kr. 13,0 mio. til renovering af kabyskajen i Karrebæksminde. Det forudsættes, at beløbet kan tilvejebringes fra havnens formue. Renoveringen vil belaste havnens afskrivninger med ca. 163.000 kr. årligt. Havnens likvide formue er pt. ca. 22 mio. kr., hvoraf der er disponeret ca. 10 mio. kr. i indeværende år. Økonomi: Fremgår af bilag. Bilag 1: Budget 2014-2017 Indstilling: Havnedirektøren indstiller at budgettet godkendes og fremsendes til byrådet, i det havnebestyrelsen inden 1. december 2013 fremlægger en plan for, hvorledes der kan skabes et overskud på havnens drift der også fremover tilvejebringer midler til investeringer. d. 24.06.13 Udsat Direktøren fremlægger endeligt budget, der skal vise overskud, på næste møde. Forsat behandling 19.08.13 Budgettet for 2014 2017 er gennemgået kritisk og indtægter er justeret i forhold til nuværende aktivitetsniveau og i forhold til en forventning om øget aktivitet pga. Reilings etablering på havnen / Maglemølle. Udgifter er justeret i forhold til en kritisk gennemgang. Budgettet viser herefter et overskud i størrelsen 200.000 400.000 tusinde kr., hvilket ikke er meget i forhold til aktivitetsniveauet. Administrationen arbejder på arbejder på den baggrund med et katalog af forskellige tiltag der kan øge vores indtjening. Kataloget forlægges havnebestyrelsen i september / oktober 2013. Økonomi: Fremgår af bilag. Bilag 1: Budget 2014-2017 rev. 1 6
Indstilling: Havnedirektøren indstiller at budgettet godkendes og fremsendes til byrådet. Godkendt. Jørgen Næsager sættes på opgaven med at undersøge strømbesparelser (solceller). Forsat behandling 21.10.13 Økonomiudvalget har behandlet havnens budget og kommenteret at udvalget fremover ønsker budgettet rettidigt. Administrationen har meddelt at Havnebestyrelsen har noteret økonomiudvalgets kommentar omkring fremsendelse af havnens budget. Herud over har administrationen meddelt Økonomi Udvalget følgende i forbindelse med fremsendelsen af revideret budget (01.10.13): Havnebestyrelsen har arbejdet med en plan for hurtig forbedring af balancen mellem indtægter og udgifter samt en reducering af afskrivninger. Bestyrelsens forventninger til øget indtægter i forbindelse med nye aktiviteter på Maglemølle kan desværre endnu ikke bekræftes og derfor er den hidtidige forventning til indtægter reduceret med 1,2 mio. kr. Bestyrelsen har samtidig iværksat en plan der samtidig på andre forretningsområder øger indtægterne med kr. 430.000, hvorfor den samlede påvirkning bliver et fald i forventningerne til indtægter med kr. 770.000. Bestyrelsen har iværksat en plan, hvor fokus er sat på at fjerne ikke indtægtsgivende forretningsområder. Hertil kommer en samlet besparelse i lønudgifter på kr. 406.000 (ca. 1 stilling) besparelsen forventet gennemført uden fyrringer. Bestyrelsen iværksætter et salg af ejendommen Fejøvej 10. Salget forventes at nedbringe udgifter til skat med kr. 340.000 årligt. Der er regnet med en besparelse i 2014 på kr. 175.000. Tiltagene forventes at nedbringe havnens udgifter med samlet kr. 1.312.000. Bestyrelsen har gennemgået havnens anlægskartotek med henblik på en fjernelse af inaktive og ikke indtægtsgivende poster i 2013 for i alt. Kr. 18,9 mio. Der opnås en reducering i afskrivninger fra og med 2014 på kr. 970.000, hertil kommer øget afskrivninger som følge af investeringer på kr. 675.000. Afskrivninger reduceres således med 295.000 årligt fra og med 2014. Som konsekvens af en beslutning om lånoptagning til Poul s Vig projektet øget havnens renteudgifter med 360.000 årligt i 2014. Som følge af manglende drift indtægter er rundkørslen ved Maglemølle fjerne fra havnens investeringsoversigt. Økonomi: Fremgår af bilag. Bilag 1: Budget 2014-2017 rev. 2 (01.10.13) Indstilling: Havnedirektøren indstiller at budgettet godkendes og at administrationen udarbejder plan for gennemførelse af de beskrevne tiltag. D. 21.10.13 Godkendt. Anlægsprioritering på næste møde. Forsat behandling 02.12.13 Efterfølgende havnebestyrelsens fremsendelse / godkendelse af budget, er budgettet fremsendt til byrådet. Byrådet valgte imidlertid at sende budgettet tilbage til havnebestyrelsen uden behandling. Der foreligger et udarbejdet notat med spørgsmål fra byrådsmedlem Søren Revsbæk og havnen og vor revisions svar. Se bilag. 7
Havnebestyrelsen har bedt om en prioritering af havnens budgetterede og ikke budgetterede anlægsinvesteringer. Der er i prioriteringen medtaget 2,0 mio. kr. til nyt silotransportanlæg. Havneadministrationen udarbejder økonomisknotat for anlægget i løbet af december 2013. Det foreslås at anlægget medtages i investeringsoversigt, når budget 2014 fremsendes igen. Der er således ikke tale om en godkendelse af projektet, men blot en reservering af midler i budgettet. I forhold til tidligere fremlagt budget er bestyrelsesaflønning hævet til kr. 300.000 årligt. Økonomi: Fremgår af bilag. Bilag 4: Spørgsmål / svar. Bilag 5: Prioritering af anlægsopgaver. Bilag 6: Revideret budget. Indstilling: Havnedirektøren indstiller at budgettet fremsendes til byrådet med anbefaling for godkendelse. D. 02.12.13 Godkendt Der flyttes i 2013 kr. 2,0 mio. fra Poul s Vig til sodaanlæg. 122. Opdeling af regnskab (LUKKET) SAG NR. 123 ER UDGÅET AF DAGSORDEN. 8
124. Meddelelser fra formanden, medlemmer m.fl. LUKKET 125. Orientering fra direktøren LUKKET 126. Eventuelt Næstved Havn d. Per Sørensen Michael Rex Karsten Nonbo Otto V. Poulsen Niels D. Kelberg 9