Referat af generalforsamling april 2013 Dato : 25. april 2013 kl. 19:30 Deltager : 5 medlemmer + bestyrelsen ( fraværende bestyrelsesmedlem Poul Jensen ) Sted : Brogården Referat 1/ Valg af dirigent Gert Fuursted valgt. Gert indleder med at konstatere at indkaldelsen er udsendt rettidigt. 2/ Formandens beretning. ( Formandens beretning side 4 og 5 ) Spørgsmål, svar og kommentar: der er blevet saltet for meget og saltspredningen flyver helt ind i hækkene med risiko for at hækken bliver ødelagt. Problemet er størst ved vendepladser. Svar: det er meldt til Hede Danmark, som vil lave en opfølgning over for disse om evt. udbedring af skaderne. Beretningen godkendt 3/ Indkomne forslag Ændring af vej fondens navn 1 er nu : Fondens navn er Gammel Hinnerup Vejfonden Skal være Fondens navn er Gammel Hinnerup Vejfond 2 er nu: Vejfonden dækker Snerlevej, Lucernevej, Valmuevej, Lupinvej, Bøgevej, Engvej og Mosevænget samt de private vejpartier ved Kløvervej Skal være Vejfonden dækker Snerlevej, Lucernevej, Valmuevej, Lupinvej, Bøgevej, Engvej og Mosevænget samt de private vejpartier ved Kløvervej. Dog ikke den del som hører under Lupinvejens grundejerforening Ændringen af Vejfondens navn godkendt 4/ Fremlæggelse af det reviderede regnskab, samt godkendelse af budgettet for det kommende år, herunder fastsættelse af kontingent for den kommende periode. Kassere Michael Mogensen fremlagde a/ regnskabet 2012 2013 ( maj april ) Regnskabet godkendt 1
b/ budgettet 2013-2014 Bestyrelsen foreslår, at næste års kontingent fastsættes til kr. 500,00. Den fremtidige opsparing gøres frivillig sådan at det bliver muligt at blive medlem af Vejfonden uden opsparing. Derfor vil bestyrelsen foreslå at den opsparing som de nuværende medlemmer har indbetalt for året 2012-2013 konverteres til medlemskontingent for året 2013-2014, sådan der ikke skal indbetales noget. De parceller, som endnu ikke er medlem af vejfonden, kan indmelde sig ved at indbetale kr. 1.000,00 (kr. 500,00 i kontingent for den forgangne år 2012-2013 og kr. 500,00 i kontingent for året 2013-2014) de har jo også været brugere at vejene og nydt godt af den vinterbekæmpelse for det forgangne år. Bestyrelsen vil nu spørge de nuværende og fremtidige medlemmer om de nu vil starte en opsparing på kr., 500,00 per år. En opsparing vil tilhøre matriklen. Med den nuværende viden vi har i dag fra Pankas, forventes det at slidlaget vil holde i ca. 20 år. Et nyt lag asfalt renovering forventes til den tid at ville koste ca. kr. 3,2 mill. for det vejnet vi har i dag under Gammel Hinnerup Vejfond. Hvis det nuværende slid lag har en forventet levetid på 20 år og vi har en gennemsnitlig inflation i den periode på ca. 3% giver det ca. kr. 500,00 pr år som skal opspares for at hver parcel har pengene til den tid (kr. 15.000 til 17.000). Budget og kontingent godkendt. 5/ Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Bestyrelsen Formand Bo M. Jensen, Snerlevej 5 Kasserer Michael Mogensen, Kløvervej 18 Menig medlem John Sørensen, Kløvervej 46 Brian Henriksen, Lucernevej 5 Poul Jensen, Bøgevej 36 I ulige år (i år 2013) vælges: - 2 bestyrelsesmedlemmer (Bestyrelsen anbefaler genvalg af Brian Henriksen og Michel Mogensen (kasserer) - 1 suppleant Hele bestyrelsen blev genvalgt og H. C. Fleng blev valgt som suppleant I lige år (næste gang 2014) vælges: - 3 bestyrelsesmedlemmer - 1 suppleant 6/ Valg af revisor og suppleant 2
Grethe Vahl-Jensen valgt til revisor og Gert Fuursted valgt som suppleant. 7/ Eventuelt Brian Henriksen orienterede om mødet med Pankas. Afleveringsforretning den 15. april 2012 Gennemgangen blev foretaget med udgangspunkt i en vejsynsrapport udført af Gl. Hinnerup Grundejerforening s bestyrelse den 1. december 2012. Aflevering/1.års gennemgangen blev afholdt den 15. april 2013. Generelt ser belægningen allerede nu mere ensartet ud end umiddelbart efter udførelsen. Dette vil kun blive bedre det næste 1-2 år, da solens opvarmning af slidlaget vil gøre denne "flydende" og en efterbehandling/komprimering vil foregå. Spor og andre observerede visuelle forskellige vil således forsvinde. Valmuevej: Udbedring af lille hul 10X10 cm Kløvervej: Lunker i venstre side vil blive udbedret ved fræsning og ilægning af nyt slidlag. Enkelte steder kan sikkert udbedres ved genopvarmning og sætning af lagtykkelsen. Snerlevej: Ikke et Pankas anliggende (Aarsleff A/S) Lucernevej: Ingen bemærkninger Lupinvej: Ingen bemærkninger Bøgevej: Vandlunker udbedres ved bassinfræsning+ Engvej: min. 2 vendepladser affræses og pålægges nyt slidlag. Mosevænget: Ingen bemærkninger Udbedringen af mangler vil blive udført i maj måned efter nærmere aftale med Gammel Hinnerup Vejfond s bestyrelse. Forsegling af revner vil blive udsat pga. disses ringe omfang og betydning for vejens funktion. Det er aftalt, at Pankas kommer og forsegler 1 gang uden beregning i løbet af de første 5 år. Dette sker efter nærmere aftale. Efter udbedringen og aflevering af denne nedskrives den nuværende sikkerhedsstillelse til 25.000,00 kr. Denne står indtil 5 års. gennemgangen. Generalforsamling afsluttet. John Sørensen 30. april 2013 3
Formandens beretning i forbindelse med Generalforsamlingen i Gammel Hinnerup Vejfond. Efter at bestyrelsen havde konstitueret sig på følgende måde: Formand Bo M. Jensen, Snerlevej 5 Kasserer Michael Mogensen, Kløvervej 18 Menig medlem John Sørensen, Kløvervej 46 Brian Henriksen, Lucernevej 5 Poul Jensen, Bøgevej 36 Begyndte arbejdet med at få beboerne på Fondens veje til at tilslutte sig vejfonden. Det har været en lang og arbejdskrævende proces og vi er nu 154 betalende medlemmer ud af 185 mulige. Hovedparten af den som endnu ikke er medlem er p.g.a. af der pt. i det årlige kontingent er en opsparing. Det er det der er problemet, da disse beboer mener at de selv kan/vil foretage opsparingen på egne konti og ikke i Vejfondens regi. De at givet udtryk for at de gerne vil betale til den løbende drift. Derfor har bestyrelsen et forslag til ændring af vilkår for betaling af kontingent. Herom senere under regnskab og budget. Bestyrelsen indgik sent i 3. kvt. aftalt med HedeDanmark om at de skulle stå for den løbende vinterbekæmpelse for den kommende sæson. Efter lidt opstartsproblemer (den underentrepenør som Hede Danmark havde indhyret overholdt ikke de indgåede aftaler og blev udskiftet) har vinterbekæmpelsen efter bestyrelsen mening været meget tilfredsstillende. De har sørget for at vejene har været meget farbare selv om der har været sne og frost. Der har været spørgsmål om de forholdsvise kraftige saltning som har været foretaget. Det var et bevidst valg/opdrag til HedeDanmark fra bestyrelsens side. Det er på opfordring fra Pankas som har asfalteret vores veje. Ny asfalt danner en hinde med vand og ved frost giver det meget hurtigt isglatte veje med ulykker til følge. Det vil aftale over et par år efterhånden som sætter sig. Der har været et par episoder med bøjede hække ved sneflytning efter snefald. Det er meldt til HedeDanmark, som vil lave opfølgning over for disse om evt. udbedring af skader.. Bestyrelsen har ligeledes indgået aftale med Bundgaard om oprensning af vores brønde. Det forventer vi vil ske i maj måned. 4
Der er lavet overdragelsesforretning af den gamle vejfond til den nye vejfond ved en lille ceremoni de to bestyrelser imellem. Der er underskrevet et overdragelsesdokument. Herom mere under regnskab og budget. Der er lavet vejsyn sammen med Pankas her i april måned. Brian Henriksen vil senere berette herom. En af de opgaver som bestyrelsen fik af generalforsamlingen ved Vejfondens oprettelse var, at forberede det sådan, at det blev muligt at tinglyse medlemskab af vejfonden på de enkelte ejendomme, dog frivilligt. Bestyrelsen valgte dog at prioritere opgave med, at få alle eller så mange som muligt til at blive medlem af Vejfonden, før den gik videre med denne opgave. Det har vist sig at opgaven, som før i tiden var rimeligt overskuelig og nem at få klaret hos Tinglysningskontoret nu er, med indførsel af elektronisk tinglysning, blevet en arbejdsopgave, som for det første ingen af de rådgivere, som vi har haft kontakt med, var 100% klar på, hvordan de skulle løse og hvad det ville koste! Og for det andet ville det være en opgave, som ville sluge meget arbejdstid for at få løst. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at opgaven skal løses, men som en sekundær opgave, da vi forventer ikke at den kan løses på meget kort tid samt at vi frygter det bliver meget dyrt? Vi har oprettet en ny hjemmeside for Vejfonden. Efter generalforsamlingen vil vi sætte den op og give besked når den er klar. Adressen er: www.gh-vejfond.dk 5