Møde den: 18. september 2014 Institut for Odontologi LSU-møde Referat Til stede: Ellen Frandsen Lau, Mariann Bøje, Helle Tolboe, Dirk Leonhardt, Mariann Andersen, Mette L.G. Nikolajsen, Jens Heidmann, Conny Jakobsen Fraværende: Jørn Lund Jepsen Afbud: Dorte Haubek (Helle Tolboe indkaldt som suppleant), Eva Karring, Trine Hald Agerbæk og Karin Borup 1. Godkendelse af dagsorden Ellen ønskede tilføjet til pkt. 7 Budgetforslag 2015 Dagsordenen blev herefter godkendt. Dato: 22. september 2014 Ref: pllk 2. Godkendelse af referat fra mødet den 28. maj 2014, Bilag: Referatet af 28. maj 2014 Referatet blev godkendt. Side 1/5 3. Opfølgning på evaluering af LSU s arbejde og udarbejdelse af opfølgningsplan Bilag: vedlagt Ellen fandt, at arbejdsmiljø i forskellig form går igen i alle evalueringer, og det er et område som Ellen også gerne vil prioritere for den kommende periode. LSU drøftede også eget engagement i LSU-arbejdet. Mariann A. tilkendegav i den forbindelse, at der vil blive arbejdet med B-siden forberedelse til møderne. Mette efterlyste ligeledes en styrket dialog i LSU og synliggørelse af LSU s arbejde. Mariann B. støttede op om, at arbejdsmiljø bør have højere/fornyet fokus, og at det i den forbindelse også er vigtigt at lave aftaler, der i højere grad får drøftelserne til at udmønte sig i konkrete handlinger/tiltag og opfølgning. I den forbindelse fandt Mariann, at LSU er ansvarlig for at drøfte og sikre forbedringstiltag vedr. arbejdsmiljøet - gerne i samarbejde med LAMU Ellen supplerede med, at David Kraft som ny arbejdsmiljøleder er i gang med tiltag på arbejdsmiljøområdet. Dirk fandt, at det fysiske arbejdsmiljø, fx via arbejdsmiljø-ronderinger også kan være med til at sætte fokus på det psykiske arbejdsmiljø, når arbejdsmiljørepræsentanterne-/grupperne kommer rundt i huset. Dette vil give anledning til også AU HR, HE Aarhus Universitet Katrinebjergvej 89 F 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 E-mail: hr@sun.au.dk http://www.au.dk
at drøfte det psykiske arbejdsmiljø og få input til kommende tiltag på området. På den måde sikres medinddragelse i højere grad. Ellen oplyste, at arbejdet med kodeks for god omgangsform, der blev sat på stand-by ifm. besparelsesrunden, ligeledes forventes genoptaget. Ellen orienterede videre om, at Arbejdstilsynet har været på varslet tilsynsbesøg. Besøget har mundet ud i en vejledning til håndtering af stress for den videnskabelige medarbejdergruppe. Vejledningen vil naturligt også kunne finde anvendelse på andre medarbejdergrupper. David har fået til opgave at arbejde videre med problemstillingen omkring stress ud fra et kommissorium afstemt mellem Ellen og David - og med HR s inddragelse i de kommende drøftelser. Jens tilkendegav også med sigte til problemanalysen at han gerne i højere grad ser, at der er overensstemmelse mellem ledelsens ord og handling. Her sigtes ikke til lokale forhold, men de forhold, der besluttes omkring på andre niveauer i ledelsen, men som får betydning for de enkelte institutter. Her ses der stadig at være let stykke vej ift. medinddragelse. Ellen fandt ikke, at alle tiltag kan sættes på hold indtil der foreligger endelige beslutninger som led i de forslag, der er fremsat af Universitetsledelsen ifm. problemanalysen de ting, der kan ageres på lokalt, finder Ellen også på ny skal have opmærksomhed, og her er arbejdsmiljø én af de ting, Instituttet kan og bør arbejde videre med. Jens var enig i, at der lokalt kan tages ansvar for at arbejde videre med konkrete problemstillinger ledelse og medarbejderrepræsentanter inkl. Mariann A. tilsluttede sig, at der kan lægges ud med de lokale tiltag, og pegede i den forbindelse på, at der ikke på alle afdelinger/sektioner afholdes møder på tværs af faggrupper fx mhp. at drøfte strategi. Helle påpegede problematikken med de mange deltidsansatte, der vanskeliggør afvikling af sådanne fællesmøder. Ellen tilkendegav, at de halvårlige uddannelsesdage i højere grad kan indtænkes ift. afvikling af sektionsmøder. Ellen lovede at undersøge, hvilke sektioner, der allerede afholder fælles sektionsmøder for alle medarbejderne på sektionen. Jens var enig i, at uddannelsesdagene kunne styrkes gennem dette tiltag. Mariann B. fandt, at der ligeledes skal arbejdes på en model, hvor strategi, arbejdsmiljø etc. drøftes mellem de halvårlige uddannelsesdage, da der skal findes en model, hvor de enkelte emner kommer til at leve og blive udfoldet i dagligdagen gennem ord og handling. Dirk påpegede, at det tidligere har været drøftet, at LSU skal have en stærkere relation til det lokale arbejdsmiljøarbejde. Ellen var enig i Dirks betragtning og LSU besluttede på denne baggrund, at David Kraft fremover inviteres til LSU-møderne på samme vis som Erling tidligere har siddet med som observatør ved LSU-møderne. Ellen listede i forlængelse af drøftelsen de personer, der tidligere har indgået i en arbejdsgruppe omkring det psykiske arbejdsmiljø; Ellen selv, Trine, Lene G., Tina, Dirk, Erling, Helle og Caroline fra SKT. Ellen efterspurgte LSU s input til en Side 2/5
evt. bredere/anderledes repræsentation til fortsat at arbejde med det psykiske arbejdsmiljø forslag må meget gerne fremsendes til Ellen. Side 3/5 I forlængelse af drøftelserne omkring arbejdsmiljøet ønskede LSU også at sætte større fokus på LSU s eget arbejde, og Mette havde i den forbindelse ifm. evaluering anført, at der kunne skabes større synlighed omkring LSU s arbejde. Ellen tilkendegav, at referater, mødeindkaldelser og mødedato i diverse mødefora er tilgængelige på hjemmesiden. Mariann B. spurgte, om der fremover ikke blot kan linkes til hjemmesiden i stedet for at sende referater ud. LSU blev enige om, at det afprøves og kan ændres, hvis det viser sig at være et ønske. 4. MUS-temaer til årets samtaler (trivsel og omsorg), plan i øvrigt Bilag: tidsplan og principskema for afvikling af mus vedlagt 4.a semesterstart i ny struktur Ellen spurgte LSU, om der findes anledning til at tematisere nogle spørgsmål ifm. afvikling af årets MUS-samtaler. LSU tilkendegav, at arbejdsmiljø nu er sat på dagsordenen på anden vis, og at spørgsmålene ifm. MUS omkring arbejdsmiljø og trivsel således er dækkende for, hvad der skal sættes fokus på. Der vil således ikke blive meldt yderligere spørgsmål/temaer ud til de enkelte ledere/medarbejder på Institut for Odontologi ifm. de kommende MUS-samtaler. Ellen præciserede, at MUS er en gensidig forpligtelse mellem leder og medarbejder at gennemføre. Dog således, at kliniske lærere vil blive tilbudt MUS, men her er ikke den samme forpligtelse, idet de kliniske lærere har deres hovedbeskæftigelse uden for AU. 5. Opfølgning på valg til LSU, jf. mail af 19. juni 2014 til alle nuværende medlemmer og suppleanter af LSU. ALLE fremtidige medlemmer og suppleanter frem til 28. februar 2014 skal udfylde blanketten og aflevere denne til Pia senest på mødet den 18. september 2014, I finder blanketten her: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/samarbejdsudvalg/ Pia tilskyndede B-siden til at få afholdt de sidste valg. Mariann er ansvarlig for valg blandt klinikassistenterne (tillidsrepræsentant og suppleant), Karin er sygemeldt og kunne derfor ikke give status for hendes gruppe, men også her skal valg finde sted (tillidsrepræsentant og evt. suppleant) og Jørn Lund Jepsen mangler ligeledes at melde ind, hvorvidt der er foretaget valg i hans gruppe (tillidsrepræsentant og evt. suppleant. B-siden bedes inden mødet den 24. november have foretaget valg og meldt ind via blanketterne, der findes via ovennævnte link blanketterne sendes pr. mail til Pia: pllk@au.dk. B-siden
skal ligeledes gen-/nykonstituere sig med næstformand i LSU, hidtil varetaget af Mariann Andersen. Valgene er gældende frem til 28. februar 2016. Side 4/5 6. Opfølgning på problemanalysen Bilag: Universitetsledelsens forslag til opfølgning på prolemanalysen LSU drøftede Universitetsledelsens forslag pba. problemanalysen. LSU var enige om, at intensionerne i forslagene hilses velkommen, og at man ser frem til, at forslagene udføres i praksis. Denne tilbagemelding fremsendes som høringssvar fra LSU, Institut for Odontologi. 7. Økonomi, gennemgang af halvårsrapporten/budget 2015 Bilag: Halvårsrapporten Ellen redegjorde for budget 2015. Som det fremgår, er der ikke meget råderum for Instituttet. Der er tale om ca. 10% af det samlede budget, som Instituttet selv kan prioritere indenfor. Budgettet er et foreløbigt budget, afleveret til Dekanen. Budgettet gå i 0, da der ikke er meldt et resultatmål ud endnu. Hvis 2015 skal ende med et overskud må det derfor forventes, at der skal omprioriteres på en række af posterne. Der er tidligere spurgt til budget til rejser og efteruddannelse, og Ellen præciserede derfor, at der er afsat ca. kr. 175.000,- til rejser (for VIPansatte), og ca. kr. 75.000,- til efter- og videreuddannelse. 8. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU Ellen meddelte, at hun fremover sidder i FSU, også i FSU er stemningen ift. problemanalysen en overordnet positivitet, men afventende ift. endelige beslutninger og iværksættelse af disse. 9. Personale Ellen meddelte, at Marie Cornelis tiltræder den 1. oktober. I tilknytning til Maries ansættelse forventes ansat en vejleder/hjælper, der kan bistå Marie med det danske. Hen over sommeren er det blevet klart, at der kommer flere forskningsaktiviteter end først forventet, og det betyder, at der bliver behov for yderligere klinikassistent assistance. Dette vil naturligvis blive forsøgt løst ved at tage kontakt til opsagte medarbejdere, der vil få timerne tilbudt. Endvidere er der en sygemelding i klinikassistentgruppen, der ligeledes vil blive forsøgt dækket ved at tage kontakt til de tidligere medarbejdere. For så vidt angår kliniske lærere var det igen i år en udfordring at få dækket alle timer. Helle har på vanlig dygtig måde fået dette til at lykkes, såvel som eksisterende kræfter har tilbudt sig i større omfang. Mariann A. udtrykte forundring over, at der var ansat studentermedhjælpere, når opsagte medarbejdere måske kunne og ville have været interesseret i at løse opgaven med at få arkiverne flyttet.
Mariann B. beklagede den signalværdi der kunne ligge i at ansætte studentermedhjælp til opgaven, men udgangspunktet var i, at opgaven var langt mindre omfattende end det viste sig i praksis. Ellen havde i sommerferien fastholdt den udmeldte deadline for, hvornår opgaven skulle være udført, og derfor sås ansættelse af studentermedhjælperne som den løsning, der skulle til, for at få opgaven færdiggjort. Side 5/5 Ellen tilføjede, at opgaven skulle være udført tidligere, men i forbindelse med opsigelserne blev der i flere tilfælde indgået aftale om, at medarbejderen stoppede før tid, og derfor kom Instituttet ikke i hus med løsning af opgaven til den fastsatte deadline. Opgaven forventes at være tilendebragt med udgangen af september måned, hvorefter studentermedhjælpernes ansættelse ligeledes ophører. 10. Evt., herunder næste møde, forslag: Der er indkaldt til LSU-møder på følgende datoer: 24. november 2014 26. januar 2015 27. april 2015 22. juni 2015 14. september 2015 samt 30. november 2015