AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den: 13. maj 2013 Mødelokale 1B, Aarhus Universitetshospital, Skejby LSU-møde, Institut for Klinisk Medicin

Transkript

1 Møde den: 13. maj 2013 Mødelokale 1B, Aarhus Universitetshospital, Skejby LSU-møde, Institut for Klinisk Medicin REFERAT Til stede: Kristjar Skajaa, Tina Bach Aaen, Mie Farsinsen, Peter Holm-Nielsen, Birgitte Schlemmer, Karin Stenderup, Birgitte Kousholt, Marit Nielsen, Just Justesen, Steffen Junker, Diana Gyldenløve og Jette Breiner Afbud fra: Vibeke Hjortdal, Dorte Wilhardt og Carsten Stengaard Ikke tilstede: Kjeld Søballe 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt 1.a. Godkendelse af referat fra sidste LSU-møde Referatet endeligt godkendt Dato: 13. maj 2013 Ref: plls Side 1/5 2. Institut for Klinisk Medicins organisering og afvikling af MUSsamtaler Kristjar Skajaa redegjorde for det fremsendte materiale og Oplæg til drøftelse omkring MU samtalerunde, efteråret 2013 blev gennemgået og diskuteret. Det vedlagte bilag om struktur er så langt som sekretariatet har kunnet nå at arbejde med det frem til dagens LSU-møde. Der vil blive arbejdet længere ned i samarbejde med HR efter dagens møde. Det primære formål lige nu er at sikre, at alle ledere ved/får at vide, hvem de forventes at afholde MUS med, og at medarbejderne tilsvarende ved, hvilken leder der vil indkalde dem til MUS. Der var en række afklarende spørgsmål til, hvor forskellige medarbejdere indgår i strukturen og hvorvidt it-systemet kan håndtere, hvis medarbejdere fratræder. Pia Lind Lunau Sørensen oplyste, at Kristjar har det overordnede ansvar for at tegne IKM s organisering, men at det skal ske i samarbejde med HR og på baggrund af data herfra. I forhold til systemopdatering, vil det ikke være sådan, at en medarbejder forsvinder fra MUS-oversigten hos en leder, hvis medarbejderen fratræder. Pia forespørger dog i Back-office, om det er en funktionalitet, der er tænkt ind og det samme for medarbejdere, der måtte komme til. Peter Holm-Nielsen ønskede afklaret, om en leder umiddelbart under MUS kan tage stilling til kursusønsker fra medarbejderen. Nyremedicinsk Afdeling C Aarhus Universitet Brendstrupgårdsvej Aarhus N Tlf.: Fax: clin@au.dk

2 Kristjar oplyste, at kursusønsker altid vil skulle samles hos en leder for en efterfølgende prioritering evt. i samarbejde med Institutleder eller anden enhedsleder, da det naturligvis skal hænge sammen med de økonomiske rammer. Side 2/5 Pia supplerede med, at kursusønsker kan følges af back-office med henblik på at samle, hvis der er sammenfaldende ønsker/behov. Just Justesen fandt det ønskværdigt, at MUS gennemføres med den, der også har økonomisk kompetence til at træffe beslutning. LSU har tidligere vedtaget at ville arbejde med papirudgaven af konceptet ved første samtalerunde i Pia opfordrede til at genoverveje dette og ikke undsige systemet forlods, men lade det komme an på en prøve, og hvis der så er udfordringer undervejs, må disse drøftes med HR. Det blev også drøftet, hvornår en medarbejder kan vælge en leder fra som samtalepart. Kristjar fastslog, at i udgangspunktet har man naturligvis MUS med den leder, man refererer til i dagligdagen, men der kan være konstellationer/gruppesammensætninger, der fordrer, at det vil være mere hensigtsmæssigt at have MUS med en anden leder end den, der på papiret er daglig leder af en enhed. Derfor skal listerne også sendes ud til endelig verificering i de respektive afdelinger, så det sikres, at såvel ledere som medarbejdere ved, hvem de skal samtale med. Kristjar ridsede konklusioner op fra drøftelserne: Organisationsdiagram skal færdiggøres som et samarbejde mellem sekretariatet og HR Institut for Klinisk Medicin vil gerne anvende IT-systemet Alle ledere skal have tilbud om uddannelsen, der udbydes fra HR Brugervejledning fra pilot-projektet udsendes sammen med dette referat som en smagsprøve på skærmbilleder etc. Der afholdes ikke MUS med ph.d.-studerende, eksterne kliniske lektorer og eksterne lektorer 3. lønforhandlinger Kristjar orienterede om den vedlagte tidsplan for forhandlingerne på Institut for Klinisk Medicin. Derudover har Kristjar afholder formøder med en række af organisationerne med henblik på at afstemme forventninger og fastsætte kriterier for tildeling af midler. Kristjar fastslog, at der er tale om meget få midler til fordeling, i alt 0,5% af lønsummen.

3 Mie Farsinsen spurgte, om det er muligt at orientere enhederne om udfald af forhandlingerne, dels af hensyn til styring af økonomi, men også fordi det sidste gang var oplevet, at en lønforhøjelse havde givet nogle dønninger internt, specielt fordi man valgte at løfte alle på laveste løntrin, også dem der ikke havde søgt. Side 3/5 Kristjar oplyste, at sekretariatet og HR i fællesskab vil finde en model, der sikrer, at enhederne bliver orienteret om udfald af forhandlingerne. Birgitte Schlemmer efterlyste en dato i oversigten for forhandling af sygeplejersker. Pia undersøger med Lotte Westerby, om der foreligger ansøgninger, der skal forhandles. (Der er modtaget ansøgninger og der vil blive forhandlet telefonisk med DSR ifølge Lotte Westerby, red.). Tina Bach Aaen spurgte, hvordan det forholder sig med puljeopgørelse, idet engangsvederlag jo principielt kan ses som spildt, da de kun gives én gang. Kristjar oplyste, at det er korrekt, at midlerne for så vidt kan ses som spildt ved ikke varige lønforbedringer, da man ikke laver puljeregnskaber i staten som det kendes fra Regionen. 4. Nedsættelse af arbejdsmiljøudvalg Kristjar orienterede om, at der også på arbejdsmiljøsiden arbejdes på at fastlægge en struktur, hvor der kan udpeges nogle arbejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanter. Denne løsning af aftalt med HR-Back-Office og et egentlig valg af medarbejderrepræsentanter vil derfor først blive gennemført i forbindelse med den store runde af valg i LSU og Arbejdsmiljøudvalget bliver to adskilte udvalg, idet man ikke kan tale om sammenlægning førend et arbejdsmiljøudvalg er etableret og begge udvalg derefter tager stilling til og godkender sammenlægning. Denne beslutning er så udskudt til min Orientering og proces, Psykisk APV Kristjar meddelte, at drøftelsen er afsluttet i LSU og orientering lagt på hjemmesiden. Kristjar oplyste ligeledes, at Marianne Hokland er orienteret om, at der ikke vil blive fulgt yderligere op på APV på Institut for Klinisk Medicin med mindre, der kommer henvendelser. Pia indsætter link til hjemmesiden i referatet:

4 Side 4/5 6. Instituttets økonomiske situation Tina orienterede om, at der nu er tilknyttet en ny controller til Institut for Klinisk Medicin. Det betyder, at der på ny skal bruges tid for controlleren til at sætte sig ind i instituttets økonomi, bevillinger, refusioner etc. F.eks. er der ikke indhentet refusioner i Generelt er der problemer med rapporteringsforhold, hvilket gør det vanskeligt at lave økonomiopfølgning. Jette Breiner bad om, at der udsendes noget kommunikation fra sekretariatet om ovenstående udfordringer, så den enkelte økonomiansvarlige ikke skal sidde tilbage med følelsen af, at det er dem, der ikke har styr på økonomien og selvfølgelig med henblik på i det hele taget at være ajourført med situationen. Kristjar bad om LSU-sekretær s hjælp til afklaring med Økonomi af, hvornår forholdene forventes bedret. (Pia har i forlængelse heraf fået oplyst af Inger Rønde, at der løbende arbejdes med forbedringer. Der kan dog ikke siges noget om tidshorisont. Tina har ligeledes været i kontakt med Inger Rønde, der har lovet at sende information ud, red.). 7. Personalesituationen 2013 a. Hvordan vil LSU arbejde med: Det rummelige arbejdsmarked, kvote for akutjob samt etablering af løntilskudsjob Pia oplyste, at punktet er dagsordensat af HR, idet AU har en kvote for hhv. akutjob og løntilskudsjob. Aktuelt betyder det, at Kristjar ansætter en person i akutjob i sekretariatet. En objektiv kvote for besættelse af akutjob i instituttet ville være 2, men Kristjar har kun fået pålæg om at ansætte én. Heller ikke på løntilskudssiden opfylder AU kvoten for ansættelser. Kristjar oplyste, at han i udgangspunktet ønsker at ansætte, så akutjobberen genoptjener retten til sine dagpenge, og det vil i udgangspunktet betyde en et-årig ansættelse. Udvalget drøftede de forskellige ordninger og Pia opfordrede til, at der er bevågenhed om ordninger, når man ansætter særligt i de kortvarige stillinger og på TAP-området. 8. Evt., herunder kommende mødedatoer Mie spurgte, hvordan service og leverancer fra sun-it generelt opleves, idet MOMA har oplevet forringelser med fratagelse af administratorrettigheder. Det betyder lange svartider og uden konkrete servicemål fra it om, hvornår f.eks. en brugeroprettelse kan forventes at ske.

5 Just oplyste, at nogen steder har it valgt at ansætte i løntilskudsjob, så der kan være nogen ude på institutterne. Side 5/5 Tina oplyste, at også på Skejby sidder der it-supportere og det vil blive undersøgt, om de også kan supportere MOMA. Kristjar vil drøfte sun-it s performance og leverancer med IT-chefen. Pia oplyste, at hun aflyser de fremtidige møder Helle Bjerregaard har indkaldt til og i stedet indkalder i eget navn. Der findes nogle datoer for resten af året, der lægger sig umiddelbart op af FSUmødedatoerne.