INTERN UDDANNELSE Foreningsøkonomi
Indledning Denne pjece henvender sig til de afdelingsbestyrelsesmedlemmer i Dansk Folkehjælp, der bliver udpeget til at varetage en afdelings økonomi og gerne vil vide noget om de grundlæggende forhold herom. Oplysninger om moms og skat er ikke behandlet, men man kan bl.a. få svar på spørgsmål som: Hvad er bestyrelsens opgaver og ansvar i forhold til afdelingens økonomi? Hvordan udarbejder man et budget og et årsregnskab? Hvilke opgaver uddelegerer man typisk til afdelingens kasserer? Hvordan styrer man økonomien? På afdelingens generalforsamling vælger medlemmerne en bestyrelse, der skal stå for den daglige drift og samtidig bære ansvaret for beslutninger om og kontrol med afdelingens økonomi. Derfor skal der udarbejdes nogle overordnede retningslinjer for, hvordan afdelingens økonomi skal administreres. Der skal bl.a. tages stilling til: Hvem der kan forpligte afdelingen udadtil (f.eks. formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer eller formanden og en kasserer i fællesskab) Om der skal indføres et loft for, hvor store udbetalingerne må være, uden at den samlede bestyrelse skal godkende dem Hvilke løbende udgifter afdelingen har, og Hvordan de skal betales. På det første møde efter generalforsamlingen, hvor bestyrelsen konstituerer sig, kan bestyrelsesmedlemmerne med fordel udarbejde en opgavebeskrivelse for de forskellige poster i bestyrelsen, f.eks. hvem der kan forpligte afdelingen udadtil, og herunder også hvor tit den samlede bestyrelse skal orienteres om økonomien. Det er en god ide at give en kort orientering omkring økonomien på hvert bestyrelsesmøde. Kassererens opgaver Afdelingen kan selv afgøre, hvilke opgaver, der lægges ud til kassereren, men typiske opgaver vil være: At opkræve kontingent og evt. ajourføre medlemsregisteret At betale regninger At have ansvar for afdelingens pengebeholdninger At administrere bilag At bogføre indtægter og udgifter At indberette statistikker.
Kontingentopkrævning Inden kassereren begynder at opkræve kontingenter, bør bestyrelsen drøfte, hvilke forholdsregler der skal træffes, hvis medlemmer ikke betaler til tiden, og hvor lang tid der skal gå, før der sendes en rykker. Hvor mange rykkere skal man acceptere at sende, og hvad gør man, hvis man er nødt til at ekskludere et medlem? Betaling af regninger Det er vigtigt for en afdelings omdømme og dermed hele organisationens ry, at frister for betaling af regninger overholdes. Der er ingen undskyldning for at komme for sent med betalingerne. Ansvar for pengebeholdningerne Det er vigtigt af sikkerhedsmæssige årsager at sørge for, at afdelingen ikke ligger inde med for store kontante beholdninger. Hvis kassebeholdningen har vokset sig rigeligt stor, er det eneste fornuftige at sætte pengene i banken eller ind på en girokonto. Hvor stor beholdningen bør være, må kassereren bedømme ud fra kendskabet til de kommende, planlagte aktiviteter. Administration af bilag Kassereren skal altid sørge for, at der foreligger bilag for samtlige indtægter og udgifter i afdelingen. Bilag vil sige fakturaer, regninger, kvitteringer, kontoudtog, indbetalingskort og lignende. Bilagene skal bruges som grundlag for det senere arbejde med bogføring, samtidig med at man undgår tvivl om, hvad der er indkøbt, til hvilke priser osv. Alle originale, daterede bilag skal gemmes; en god ide er at sætte dem i ringbind i datoorden, så de ikke bliver væk, og samtidig kan kassereren nemt tjekke, om kontoudtog og bilag stemmer overens. Bogføring af indtægter og udgifter Bogføringen tjener to formål: Det ene som dokumentation, dvs. man skal kunne dokumentere, hvilke udgifter og indtægter, der har været i årets løb. Det andet er, at dokumentationen skal bruges til udarbejdelsen af årsregnskabet. Der kan også være andre, der ønsker dokumentation, f.eks. donorer af større støttebeløb. Det andet er at give bestyrelsen mulighed for at skaffe sig et overblik over, hvordan økonomien udvikler sig. Kassereren bør løbende bogføre indtægter og udgifter, så at han eller hun ikke kommer bagud med arbejdet og mister overblikket. Når man bogfører, påfører man hvert enkelt udgifts- eller indtægtsbilag fortløbende bilagsnummer, hvorefter det skrives ind i en kassebog.
Afdelingerne har dog også den mulighed at bogføre elektronisk med et program ( Summa Summarum ), som kan rekvireres gratis gennem organisationens hovedkontor. Årets gang set i et økonomisk perspektiv Budgettet er et overslag over de udgifter og indtægter, der forventes i løbet af året. Det er bestyrelsens oversigt over, hvilke planer den har for det kommende år, udtrykt i kroner og øre, lagt ud fra de basisudgifter, der vil være, og hvilken udvikling og fornyelse der er behov for. Året begynder med, at afdelingsbestyrelsen lægger et realistisk budget ud fra de aktiviteter, der tænkes gennemført. Det er tit kassereren, der står for det praktiske arbejde med at udarbejde budgettet og fremlægge budgetforslaget for medlemmerne på generalforsamlingen, men den samlede bestyrelse drøfter naturligvis planerne for året. Budgettet skal løbende følges op efter en fastlagt periode og evt. reguleres, for at slutte med årsregnskabet, der bliver fremlagt for medlemmerne på det følgende års generalforsamling. Hvordan en afdeling vil sammensætte sin økonomi, afhænger af en række forskellige forhold. Generelt kan man sige, at det er hensigtsmæssigt, hvis afdelingen kan finansiere sine basisudgifter af indtægter, der er forholdsvis sikre. Basisudgifter Basisudgifter kan for eksempel være: Afdelingens faste aktiviteter Husleje Lønninger Kontorhold Bestyrelsesmøder Kontingenter til andre. Derudover skal afdelingen tage stilling til, hvor mange midler, det er nødvendigt at afsætte til: Udvikling og fornyelse som kan være:
Nye projekter Forskellige initiativer Enkeltstående arrangementer, der udvider omfanget af afdelingens nuværende aktiviteter. Aktivitetsbudgetter Ud over det samlede årsbudget bør man lægge et decideret aktivitetsbudget for hver enkelt aktivitet, man planlægger at gennemføre. På den måde er man mere sikker på at få tænkt det hele igennem, så der ikke er noget, der kommer bag på én. Det kan f.eks. være budgettet for temadage og andre arrangementer for frivillige, generalforsamlingerne m.m. Budgetopfølgning En budgetopfølgning er en sammenligning mellem budgettet og regnskabet for en given periode. Ved at foretage en løbende budgetopfølgning, f.eks. en gang hvert kvartal, kan man opdage et eventuelt merforbrug og gribe ind, inden det løber løbsk. Som regel er det afdelingskassereren, der gør opmærksom på en eventuel overskridelse af budgettet, men det er op til bestyrelsen at finde frem til, hvordan udgifter og indtægter skal justeres resten af året, så budgettet ikke skrider. Likviditetsbudget En anden måde at følge økonomien på er ved at lægge et likviditetsbudget. Et likviditetsbudget er en oversigt over de udbetalinger og indbetalinger, der forventes måned for måned. Likviditet betyder betalingsdygtighed, og afdelingen skal have likvide midler, altså rede penge, til at regningerne kan blive betalt til tiden, f.eks. et indestående på en bankkonto/giro eller en kassebeholdning. Ved hjælp af likviditetsbudgettet kan man overskue, om afdelingen har likvide midler nok hver måned. For hver måned opstilles regnestykket: Beholdning primo: Indbetalinger udbetalinger = beholdning ultimo. Årsregnskabet Ved årets udløb skal der udarbejdes et årsregnskab, som skal give et dækkende og retvisende indtryk af afdelingens økonomi. Årsregnskabet består af en resultatopgørelse og en balance. Resultatopgørelsen viser afdelingens indtægter og udgifter i det forløbne år og afdelingens økonomiske resultat: Indtægter udgifter = resultat (overskud/underskud).
Balancen viser afdelingens aktiver og passiver den sidste dag i regnskabsåret: Aktiver: Indestående i bank/på giro + kassebeholdning + tilgodehavender. Passiver: Gældsforpligtelser + egenkapital. Formålet med regnskabet er at give medlemmerne mulighed for at få et overblik over afdelingens økonomi på generalforsamlingen. En regnskabsfremlæggelse skal ikke være så detaljeret, at medlemmerne mister overblikket på grund af for mange, uvæsentlige detaljer. På den anden side må det heller ikke fremstå så kortfattet, at det ingen reel information giver. Det er som regel kassereren, der fremlægger årsregnskabet, men bestyrelsen skal naturligvis forholde sig til det, inden det fremlægges for medlemmerne på generalforsamlingen. Blanketter findes på Medlemsforum under afsnittet tillidsmand. Revision På generalforsamlingen vælger afdelingen et eller to medlemmer til at varetage en gennemgang af afdelingens regnskaber. Disse revisorer kontrollerer regnskabet og sikrer sig, at der er bilag som dokumentation for alle udgifter og indtægter, og at afdelingens økonomiske beholdninger er til stede. De valgte revisorer er medlemmernes tillidsfolk og bør derfor ikke have tilknytning til afdelingens bestyrelse. Ud over den regnskabsmæssige revision kan man også foretage en kritisk revision, hvilket vil sige, at revisorerne også kontrollerer, om afdelingens midler nu også er blevet brugt i overensstemmelse med det, der er blevet besluttet, og om bestyrelsen har handlet acceptabelt i forhold til afdelingens formål og aktiviteter. Det godkendte regnskab er et godt grundlag for næste års budget, men man skal ikke lade det blive en sovepude. Det nye års budget skulle gerne tage udgangspunkt i de konkrete mål og planer, afdelingen har for det kommende år. Læs mere om bogføring i Flemming Agervolds bog Foreningskassereren. Lær mere om foreningsøkonomi på et af de kurser, som Dansk Folkehjælp arrangerer for afdelinger, se nærmere på medlemsforum http://medlem.folkehjaelp.dk/. Kilde: Center for frivilligt socialt arbejde
Mine noter: