^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Brandsbjergvej 17 2600 Glostrup ^^^^ I/S Egenæs Vandværk Telefon 44848826 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Referat af Generalforsamling 13. maj 2012, kl. 09:30 Idrætscafeen i Herrestrup Fremmødte 12 personer, heraf 8 stemmeberettigede Dagsorden for generalforsamlingen 1 - Valg af dirigent 2 - Formanden aflægger bestyrelsens beretning for 2011 3 - Budget for 2012/2013 forelægges til godkendelse 4 Budget for 2012/2013 forelægges til godkendelse 4a Takstblad fremlægges 5 Valg af medlemmer til bestyrelsen 5a Valg af bestyrelsessuppleanter 6 Valg af revisor 7 Valg af kritisk revisor 8 Behandling af indkomne forslag 9 Eventuelt Formanden bød velkommen og foreslog Niels Sejersen som dirigent. Niels blev enstemmigt valgt som dirigent og konstaterede herefter at generalforsamlingen var lovligt indkaldt Dirigenten gav ordet til formanden som fremlagde bestyrelsens beretning for det forgangne år. Ad 1 Bestyrelsens beretning År 2011 har ligesom 2010 været præget af kloakeringen i området. Kloakeringen har været dyrt for vandværket Det har forsat i starten af 2011 givet anledning til overgravninger af vore ledninger, med afbrydelser for reparation, og som følge heraf også en del vand tab. Vi har yderligere på grund af de tunge entreprenørmaskiner haft rør sprængninger, der ikke umiddelbart skyldes overgravninger. Vi har endvidere haft overgravninger i forbindelse med privates nedgravninger af egne kloakstikledninger Vi har i 2011 fået afsluttet den sag vi havde med Odsherred Forsyning repræsenteret ved Rådg. ing. firma Carl Bro og kloakentreprenøren Jan Slott omkring omkostninger ved overgravninger af vore vandledninger. Kloakentreprenøren hævdede at vore rør ikke altid lå som de var anvist på tegningerne, hvorfor han ville have dækning af hans udgifter til reparationer med videre ved disse overgravninger. Han fremlagde her regninger på i alt ca. 80.000 kr. Vi havde til møderne bistand af repræsentanter fra Kontaktudvalget og Vandrådet for Odsherred Kommune, som havde interesse i sagen, grundet de efterfølgende kloakeringer i kommunen. Vi var dog ikke enige i at de havde udvist det hensyn som var påkrævet for at undgå at beskadige vore ledninger, men for at undgå en krævende retsafgørelse, og yderlige sagsomkostninger, indgik vi et forlig på at betale et beløb på 12.000 kr. og lukke sagen her for yderligere krav. Generalforsamling 2012 Side 1
Vi har endvidere fået omlagt vor hovedledning på ejendommen Egenæsvej 6, på den gamle vandværksgrund, den gamle ledning inde på grunden er nu nedlagt og der er lagt en ny hovedledning uden om ejendommen ude i vejen til forsyning af områderne Strandvænget-Bakkevænget og Hybenvænget. Vi har fået udskiftet vor gamle hovedtavle med tilhørende styringssystemer. Til opgaven havde vi valgt DLS Danish Logic Systems i Sorø, der efter vor vurdering tilbød det anlæg der svarede bedst til vort behov, og til en fornuftig pris. Anlægget har da også fungeret fint siden med mindre tilpasninger. Desværre gik firmaet konkurs hvilket har forsinket opstart af de sidste overvågningsprogrammer. Vi har kontakt til firmaets tidligere tekniske direktør, om bistand med at få de sidste ting op at køre, herunder at vi får et SMS besked fra systemet, hvis der er tegn på problemer, ud fra de alarm punkter der er valgt. Det er endnu ikke lykkedes at få dette til at køre tilfredsstillende. Vi har igen her i vinter haft nogle problemer med råvands indpumpningen, og afblæsningsanlægget som blev uregelmæssig under den hårde frostperiode Det har uden tvivl været frosne rør der har været årsagen, uden at vi fik helt lokaliseret fejlen og problemet forsvandt også helt igen af sig selv, da det blev tøvejr. Der er derfor nogle rør her som vi skal have el-tracet og isoleret. Vi har fået udført en del betonarbejder på vandværket som ikke på forhånd var budgetteret Dækket mellem tårnet og vandværket var blevet så utæt at det gav anledning til rustangreb på armeringen i loftet Vi fik derfor støbt et nyt vandtæt gulv i tårnet, og foretaget mindre reparationer i tårnet og loftet i vandværket, herunder lagt nye fliser på trappen der efterhånden var faldet af. Vi skal i år have etableret et slamudfældnings bassin til opsamling af slam fra skyllevand, som aftalt ved kommunens sidste tilsyn. Vi er i gang med at finde en passende løsning på dette, og få dette endelig projekteret, så arbejdet kan igangsættes. I 2013 skal vi igen i gang med udskiftning af vore målere, de har da har siddet i 6 år, vi skal derfor i budgettet have afsat penge til dette. Som det fremgår af indkaldelsen, planlægger vi et selskabs skifte fra I/S til et andelsselskab med begrænset hæftelse. Begrundelsen er først og fremmest at være på forkant med udviklingen, hvis vi bliver afkrævet person nummer på alle interessenter, hvilket der er mulighed for at Erhvervs og selskabsstyrelsen kan afkræve os, dette er dog ikke sket endnu, men der er flere vandværker der allerede har skiftet selskabsform. Der er herudover også en forskel i hæftelsen, der er i begge selskabsformer solidarisk hæftelse, men i et I/S kan en eventuel kreditor gå til en interessent med alle sine krav, hvorimod andelshaverne i et A.m.b.a. kun kan hæfte for deres indskudskapital. I praksis regnes dette dog for uden større betydning. Vi lægger op til en drøftelse af dette ved denne generalforsamling og en køreplan, da vedtægtsændringerne skal vedtages på en generalforsamling, hvilket kan medføre en ekstraordinær generalforsamling. Vi har ikke fået nye interessenter i det forløbne år. Med hensyn til indbetalinger er der forsat en del der ikke får betalt rettidigt. Der vil her forsat blive lukket for vandet med de store omkostninger for forbrugerne som dette medfører, hvis ikke der bliver reageret på de udsendte rykkere. Vi vil fremover også i højere grad sende manglende indbetalinger til inkasso. Det ville gøre det lettere hvis vi fik flere med over på PBS betalinger. Dette giver heller ikke de samme problemer ved adresse ændringer Det solgte vand har i 2011 ligget en del højere end i 2010, samtidig med at det samlede udpumpede vand fra vandværket er faldet Det vil sige at vores spild har været langt mindre, hvilket til dels skyldes at vi ikke har haft alle de graveskader vi havde året før fra kloakeringen. Generalforsamling 2012 Side 2
Vi må dog nok forvente at denne falder yderligere efter at kloakeringen er fulgt gennemført. Da tøvejret satte ind efter den hårde frostperiode fik vi et stort vand tab, forbruget pr døgn steg pludselig til 2-3 gange det normale. Vi forsøgte at køre rundt i området for at finde lækagen, og udsendte mails til dem som vi havde mulighed for at kontakte. Problemet viste sig at være frostsprængte målere i brøndene der havde stået under vand, eller hvor vandstanden havde været så høj at låget var svømmet af. Når der så heller ikke var blevet lukket for hovedhanerne gav dette ud over sprængte målere, anledning til store vand tab som de enkelte brugere er ansvarlig for. Vi kan derfor ikke tit nok indskærpe, at der bliver vinterlukket korrekt og at brønd lågene sikres med en sten/flise eller lignende, hvor der er risiko for høj vandstand. For at undgå enhver misforståelse, skal vi gøre opmærksom på at det er de enkelte brugere der har ansvaret for, at alle installationer inde på grundene bliver passet og vedligeholdt. Målerne er dog vandværkets ejendom og udskiftes efter behov og gældende myndighedskrav af vandværket. Vandværket har endvidere besluttet at stå for udskiftning af hovedventilen, hvis dette viser sig nødvendig. Vi har fået oplyst at Odsherred Forsyning ikke vil kræve kloakbidrag af disse vandtab, men der skal dog forsat indbetales vandskat til staten af tabet. Vandanalyserne er i al almindelighed meget tilfredsstillende. Der har heller ikke været forhøjet ammonium indhold her i vinter, det er dog nok for tidligt at konkludere om det er vor nye styring der har en positiv effekt. Men vi kører med reduceret vandvolumen om vinteren, og således at vi får hyppigere gang i filtrene. Vi har udbygget vort samarbejde med det statsautoriserede revisionsfirma ReviPoint så de står for bogføringen, samt gennemgang af regnskabet, opstiller årsregnskabet og reviderer dette. Det aflaster bestyrelsen som hidtil har foretaget dette. Ændringen betyder at vi som vedtaget, fremover kun skal have en intern revisor i henhold til vedtægterne. Vi bliver forsat pålagt nye og højere udgifter. Vandskatterne til staten der har ligget konstant i mange år på 5 kr./m3 er nu hævet til 5,90 kr. i 2012 og igen til 6,13 Kr. i 2013, alle beløb skal herudover tillægges moms. En del af stigningen er øremærket til specielle formål. Vores forsikringsselskab har ligeledes i brev 26 april 2012 stillet krav om at alle el-tavler bliver termofotograferet mindst i gang hvert andet år af et certificeret selskab og første gang i 2012. Der er forsat problemer med at få indberetninger om adresseændringer og ejerskifter. Det indførte gebyr har ikke ændret meget på dette, og i år er mange breve også kommet retur med bemærkning om at aflevering ikke har kunnet finde sted, grundet postkassen stand eller placering. Vi håber dog forsat at få flere over på PBS betalingsservice da det giver langt færre problemer med adresse ændringer. Vi har besluttet at alle indkaldelser og korrespondancer med vandværkets brugere fortrinsvis fremover vil ske via Mails, da meget af det udsendte materiale sandsynligvis ikke bliver læst, og der ligger et større arbejder bag dette, og herunder også en del økonomi. Vi er dog opmærksomme på, at vi har en del brugere der forsat ikke kan håndtere dette, derfor vil disse forsat få tilsendt materialet pr. post hvis de anmoder om dette. De vil dog ikke modtage de hurtige meddelelser der udsendes ved hændelser som f.eks. vandtab, rørbrud m.v. Jeg vil hermed slutte bestyrelsens beretning med at takke for et godt samarbejde i året der gik til såvel brugere som bestyrelse. Generalforsamling 2012 Side 3
Referatet fra mødet bliver som tidligere år ikke sendt ud, men udlagt på vor hjemmeside. Der var en enkelt kommentar til vandkvaliteten, som vedkommende fandt, var problematisk. Formanden gav en forklaring på årsagen og var ikke nervøs for kvaliteten på baggrund af de foretagne målinger. Der er enkelte parametre hvor vi ligger tæt på grænseværdierne og det er der ikke meget at gøre ved, idet det er en tilstand som værket altid har haft. Dog forventes det at det nye anlæg vil kunne holde en bedre balance i den kemiske proces i vandet fremover. Formanden oplyste at der tages flere målinger end de gældende krav for at følge vandkvaliteten. Dette giver værket mulighed for bedre at følge med i udviklingen af kvaliteten. Der var ingen yderlige spørgsmål eller kommentarer til beretningen som herefter blev godkendt. Ad 2 Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse Det er bestyrelsens intention at der kan fremlægges et anmærkningsfrit regnskab og selvfølgelig opfylde de krav som myndighederne og interessenterne forlanger. Regnskabet blev gennemgået, og det var værd at bemærke at renteindtægten var meget positiv set i lyset af den generelle lave rente i det forgangne år. Årsagen til dette kan primært findes i bestyrelsens fokus på hvor det er mest fordelagtigt at placere vandværkets midler dog uden at udsætte vandværket for nogen risiko for tab ved evt. bank lukning og lignende situationer. Reparation og vedligeholdelse af værket var blevet langt mere omfattende en budgetteret. Ledningsnettet har været meget udsat på grund af kloakeringen og der er blevet brugt mere end budgetteret. Ligeledes er der blevet brugt en del midler på omlægningen af ledningsnettet på grunden, hvor det gamle vandværk var placeret tidligere. Elforbruget er lavere end forventet, men det tilskrives de energirigtige tiltag som bestyrelsen har foretaget på værket. Kassereren oplyste afslutningsvis om vandværkets aktiver og passiver og konstaterede at værket er en velfunderet forening. Der var et enkelt spørgsmål til regnskabets Kortfristet gæld Hvorfor betaler vi ikke dem så de kommer ud af regnskabet? Svar: Det er regninger for arbejder udført i regnskabsåret, hvor regningerne er modtaget efter regnskabsårets afslutning, dvs. alene en periodisering. Ad 4 Budget 2012/2013 samt Takstblad til godkendelse Driftsbudgettet 2012/2013 blev gennemgået af formanden. Alle målere hos interessenterne skal udskiftes i løbet af 2013. Anlægsbudgettet 2012/2013 blev gennemgået af formanden. Det forventes at være dækkende, dog med undtagelse af et pludselig behov for etableringen af en ny råvandspumpe. Opstår denne situation, vil dette punkt på budgettet ikke kunne holde og en anslået overskridelse for en råvandspumpe vil være 80-90.000 kr. Budget med kommentarer vedtaget herunder også Takstbladet for 2012/2013 Ad 5 Valg til bestyrelsen De af bestyrelsen opstillede Helge Bergholt Møller Dan Baltzersen Bjarne Jakobsen blev enstemmigt valgt. Ad 5a - Valg af suppleanter til bestyrelsen Suppleanter som vist, blev enstemmigt valgt 1. suppleant: Peter Hansen 2. suppleant: Keld Dyhl Ad 6 Valg af revisor Forsamlingen vedtog fortsat benyttelse af det revisionsfirma foreningen benytter. Generalforsamling 2012 Side 4
Ad 7 Valg af en kritisk revisor og revisor suppleant Bo Lelund blev enstemmigt valgt som foreningens kritiske revisor og som suppleant blev John Ø Knudsen valgt. Ad 8 - Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen havde fremsendt forslag om ny selskabsform Lisbeth Sejersen fremlagde bestyrelsens overvejelser om at skifte selskabsform fra et Interessent Selskab (et I/S) til Andelsselskab Med Begrænset Ansvar (A.m.b.a.). Bestyrelsen havde indhentet informationer for hvordan processen skal forløbe for at kunne gennemføre et sådan skifte og fremlagde hvordan en køreplan kunne komme til at se ud hvis forslaget gennemføres. Et skifte til A.m.b.a. vil betyde vedtægtsændringer og de nuværende vedtægter anviser, hvordan dette skal foregå. Bestyrelsen udbad sig holdninger til forslaget Der blev kommenteret på forslaget, som tydeliggjorde årsagen til skiftet, et skifte til en selskabsform som vil fritage den enkelte interessent under værkets nuværende selskabsform, for et eventuelt økonomisk krav. Under I/S selskabsformen vil der kunne stilles økonomisk krav for en hændelse som værket er skyld i til en vilkårlig interessent. Dette har dog aldrig været forekommende, men for at undgå en sådan situation foreslår bestyrelsen A.m.b.a. selskabsformen. Ad 9 - Eventuelt Ingen kommentarer Dirigenten afsluttede generalforsamlingen og takkede forsamlingen for god ro og orden. Dirigenten gav herefter ordet tilbage til formanden som ligeledes takkede for god ro og orden samt dirigentens gode styring af generalforsamlingen Generalforsamlingen sluttede kl. 10:40 Referatet underskrevet af Formand Helge Bergholt Møller Dirigent Niels Sejersen Bestyrelsen består således af og konsoliderede sig således Formand Helge Bergholt Næstformand Dan Baltzersen Møller Kasserer Lisbeth Sejersen Sekretær Bjarne Jakobsen Tilsynsførende Andry Sindahl Jensen Generalforsamling 2012 Side 5