LAMU-møde i ACA den 2. marts 2018 Kl. 09.00-10.00 Dagsorden Aarhus: Bygning 1443, lok. 440 Emdrup: A011 Mødedeltagere: Medarbejdere Lars Friis (LF) Brit Knudsen (BK) Berit Granum (BG) Kristine Kirk Mørk (KKM) Ledere Ole Jensen (OJ) Lars Mitens (LM) Signe Hvid Maribo (SHM) 22. februar 2018 Side 1/2 Referent: Anne Mørk Risager (AMR) 1. Præsentationsrunde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Opfølgning på seneste møde d. 7. december 2017 Bilag: Referat fra LAMU-møde i ACA d. 7. december 2017 4. LAMU i ACA Motivering: Nyvalgte medlemmer bydes velkommen samt introduceres til arbejdsmiljøarbejdet i LAMU. 4.1. LAMU s opbygning 4.2. Udpegning af AMR-repræsentant til FAMU 4.3. Årsplan for LAMU/LSU i ACA Bilag: Årsplan LSU/LAMU 2018 5. Drøftelse: Forretningsorden for LAMU i ACA Motivering: Godkendelse af udkast til forretningsorden for LAMU i ACA. Bilag: Udkast til forretningsorden for LAMU i ACA
6. Drøftelse: Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2018 Motivering: Drøftelse af kommende indsatsområder for 2018. Bilag: Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2018 7. Opfølgning: Fysisk arbejdsmiljø opdatering af handlingsplan Motivering: Opfølgning og status vedr. handlingsplanen for fysisk arbejdsmiljø i ACA Bilag: Fysisk arbejdsmiljø Handlingsplan 8. Orientering: Arbejdsmiljømappe Motivering: Sikre opdatering af arbejdsmiljømappen. Se hjemmeside: http://medarbejdere.au.dk/fakulteter/ar/udvalg-raad-og-naevn/arbejdsmiljoeudvalg/lamu-for-administrationscenter-arts/ 9. Kompetenceudvikling Motivering: Status vedr. kurser/efteruddannelse for medlemmer i LAMU. 9.1. Førstehjælpskurser 9.2. Øvrig efteruddannelse 10. Meddelelsespunkt Motivering: Mundtlige eller skriftlige meddelelser fra medlemmer af LAMU. 11. Eventuelt Ole Jensen Formand Lars Friis Næstformand
LAMU-møde i ACA den 7. december 2017 Kl. 09.00-10.00 Referat Aarhus: Bygning 1443, lok. 440 Emdrup: A011 Mødedeltagere: Medarbejdere Ledere Lars Friis (LF) Ole Jensen (OJ) Aino Lea Winther-Pedersen (AWP) Lars Mitens (LM) Berit Granum (BG) Signe Hvid Maribo (SHM) Candy Joan Clifforth (CJC) 13. december 2017 Side 1/4 Referent: Anne Mørk Risager (AMR) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat fra LAMU-møde d. 07.09.17 Ad. pkt. 3: Det præciseres i referatet, at én medarbejderrepræsentant indstilles til Kontor-AMG i Aarhus ved valget primo 2018. Dette blev endeligt afklaret efter LAMU-mødet. OJ bekræftede, at denne repræsentation er meldt ind til AU HR. Ad. pkt. 6: OJ ønskede tilbagemeldinger på, om der var særlige emner, medlemmerne ønskede medtaget i Arnold Boons oplæg på det kommende medarbejdermøde i ACA. CJC udtrykte ønske om en opfordring til at få alle medarbejdere til at tage personligt ejerskab for arbejdsmiljøet. CJC supplerede, at Arnold Boons blogindlæg omkring arbejdsmiljø har gode aspekter med, der med fordel kan gentages på mødet. 3. Orientering: Valg til arbejdsmiljøorganisation Motivering: Orientering vedr. det kommende valg til arbejdsmiljøorganisationen, der finder sted i februar 2018. OJ oplyste, at opstillingsperioden er i gang. I umiddelbar forlængelse af LAMU-mødet blev der udsendt infomail herom til alle medarbejdere. OJ vil desuden overveje at inkludere et par linjer om det kommende valg i sin julehilsen.
AWP oplyste, at hun gerne ser, at en anden stiller op for kontor-amg i Emdrup. Er dette ikke tilfældet, stiller AWP gerne op igen. CJC har valgt at trække sig til det kommende valg. OJ opfordrede til, at medlemmerne får motiveret kollegaer til at stille op. SHM supplerede, at også funktionscheferne medtager opfordringen på de lokale afdelingsmøder. Opstillingsperioden løber fra d. 06.12.17 til d. 08.01.18. Ved opstilling som arbejdsmiljørepræsentant bedes denne blanket udfyldes og sendes den til amovalg@au.dk. Det var i udvalget enighed om, at der nedsættes et valgsekretariat til hhv. at varetage og overvåge den sekretariatsmæssige del af valget herunder udvælge relevant værktøj til brug for eventuel afstemning. Valgsekretariatet bør bestå af en medarbejder- og lederrepræsentant. 4. Drøftelse: Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Motivering: Gennemgang af indsatser i 2017 (jf. arbejdsmiljødrøftelse) samt drøftelse af kommende indsatsområder for 2018. Til behandling af punktet kan output fra Arbejdsmiljøkonference eventuelt inddrages. OJ indledte punktet med et forslag om, at det medsendte udkast til Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2018 blev gennemgået mht. tilføjelser og/eller ændringer. Vedr. status på evakueringsøvelser oplyste OJ, at FAMU ligeledes drøfter emnet, efter at medarbejdere i Nobelparken efterlyser brandalarmer. OJ fastslog, at der ikke er et krav om brandalarmer ud over, hvad er allerede findes. LF supplerede, at fokus i stedet bør være på kommandoforplantning/beskedspredning. LM og/eller LF vil deltage på et kommende FAMU-møde og formidle dette budskab. En række evakueringsøvelser har været afholdt i 2017. Dette gentages i 2018. Kommentarer til det kommende års arbejde (2018): Som en aktivitet for det kommende års arbejde nævnes et fortsat fokus på nærværende ledelse. AWP efterspurgte status på dette arbejde. OJ oplyste, at ledergruppen tidligere på året har deltaget i kursus vedr. distanceledelse. AWP forespurgte til erfaringerne fra dette kursus formidles til medarbejderne. Det aftaltes, at OJ følger op herpå. OJ opfordrede slutteligt til en nærmere drøftelse af, hvad vi forstår ved begrebet nærværende ledelse. Emnet medtages på et kommende LAMU-møde.
OJ orienterede om, at der i 2018 arbejdes på at afholde en fælles arbejdsmiljødag for alle medarbejdere i ACA. Hovedtemaet på denne dag kunne i 2018 være sygefravær/langtidsfriskhed. OJ planlægger at gennemføre dette arrangement om formiddagen d. 1. maj 2018. Mere målrettet indsats vedr. elastikker kan kun ske ved inddragelse af lokale ledere. Kommunikation og IT har fået godt gang i brugen af elastikker Kommunikation afholder eksempelvis seance hver fredag. Køkkenet er her indrettet, så seancen kan foregå her. Hvad angår kompetenceudvikling afholdes der i marts workshop vedr. god omgangstone for både LSU, LAMU og ledergruppen. AEU s Arbejdsmiljøkonference afholdes igen i 2019, hvor det det kan være relevant hele LAMU deltager. Eventuelle nyvalgte medlemmer (pr. 1. marts 2018) skal på det grundlæggende arbejdsmiljøkursus. 5. Opfølgning: Fysisk arbejdsmiljø opdatering af handlingsplan Motivering: Opfølgning og status vedr. handlingsplanen for fysisk arbejdsmiljø i ACA. OJ udtrykte stor tilfreds med, at der ikke fremgår flere udeståender vedr. det fysiske arbejdsmiljø på handlingsplanen Oversigten færdiggøres ved udgangen af 2017. I 2018 på begyndes en ny efter rundering. 5.1. Evaluering efter etablering af rygecirkler i Emdrup LAMU gennemfører i foråret 2018 en evaluering af rygepolitikken. 6. Meddelelsespunkt Motivering: Mundtlige eller skriftlige meddelelser fra medlemmer af LAMU. 7. Eventuelt Status vedr. arbejdspladsbrugsanvisningerne i Emdrup: Medtages som en aktivitet i 2018. Minimumsgrænse aftales. Skrivelse i køkkener, hvor det står angivet, at rengøringen står for indkøb heraf.
AWP foreslog, at arbejdspladsbrugsanvisningerne lægges i 'Arbejdsmiljømappe' på LAMU ACA s hjemmeside. Herved har alle adgang til materialet. Ole Jensen Formand Aino Lea Winther-Pedersen Næstformand
Årsplan LSU/LAMU 2018 Dato Møde Indhold Konstituerende møde hver andet år (feb./marts) LSU/LAMU Forretningsorden (Registrering og afmelding af medlemmer) Den 2. marts 2018 LSU Lønforhandling 2018 Evaluering på MUS 2017 Status på kompetenceudvikling 2017 Foreløbig regnskab 2017 ACA LSU/LAMU LAMU Arbejdsmiljøstatistikker Fælles ACA Arbejdsmiljø temadag den 1. maj - drøftelse Sygefraværsprojekt ACA Mål ACA 2018 - orientering Fysisk arbejdsmiljø opfølgning på handlingsplan Den 1. juni 2018 LSU Budget 2018- Økonomirapport 1 Lønforhandling 2018 evaluering og drøftelse af kriterier MUS-samtaler og temaer LSU/LAMU Arbejdsmiljøstatistikker Den gode tone - opfølgning på kursus den 9. marts Fælles ACA Arbejdsmiljø temadag den 1. maj - evaluering Psykisk APV handlingsplan - opfølgning LAMU Fysisk arbejdsmiljø opfølgning på handlingsplan Halvårlig evaluering af den årlige arbejdsmiljødrøftelse Den 14. september 2018 LSU Budget 2018 - Økonomirapport 2 LSU/LAMU Opstart MUS Arbejdsmiljøstatistikker Sygefraværsprojekt ACA Psykisk APV handlingsplan opfølgning LAMU Fysisk arbejdsmiljø opfølgning på handlingsplan Den 30. november 2018 LSU Budget 2018- Økonomirapport 3 LSU/LAMU LAMU Arbejdsmiljøstatistikker Sygefraværsprojekt ACA Årsplan 2018 Mål ACA 2019 Fysisk arbejdsmiljø opfølgning på handlingsplan Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2019 (input til aflevering i jan.) Ajourføring af arbejdsmiljømappe 1
Forretningsorden for LAMU i Administrationscenter Arts 1. Afgrænsning af udvalgets opgaver Udvalget varetager den overordnede koordinering og planlægning af arbejdsmiljøarbejdet på Administrationscenter Arts. 2. Antal medlemmer og principper for sammensætning Udvalget sammensættes af de valgte medarbejderrepræsentanter og de udpegede lederrepræsentanter. Administrationschefen udgør udvalgets formand, mens medarbejderrepræsentanterne vælger en næstformand iblandt sig. Arbejdslederrepræsentanterne udpeges af formanden under hensyntagen til en bred faglig dækning i udvalget. 3. Møder Udvalget mødes 4 gange pr. år med mulighed for ekstraordinære møder. Der indkaldes endvidere til møde, hvis mindst to medlemmer i forening fremsætter begrundet anmodning herom. Møderne ledes af formanden og i dennes fravær udskydes møderne. Ordinære møder indkaldes med dagsorden samt relevante bilag, der som hovedregel udsendes mindst 7 dage før mødets afholdelse. Næstformanden og formanden udarbejder udkast til dagsorden. 4. Dagsordenens indhold Dagsordenen for ordinære møder skal indeholde følgende faste punkter: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på seneste møde 3. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering 4. Meddelelsespunkt til mundtlige eller skriftlige meddelelser fra medlemmer af LAMU 5. Eventuelt Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C E-mail: arbejdsmiljo@au.dk http://medarbejdere.au.dk/admi nistration/hr/arbejdsmiljoe/
Desuden skal dagsordenen sikre, at udvalget bliver informeret om forhold af betydning for ansatte på følgende områder: Væsentlige generelle arbejdsmiljømæssige ændringer Større bygningsmæssige sager 5. Referat og information Arts Bygningsservice varetager sekretærfunktionen i udvalget. Sekretæren udarbejder mødereferat som forhåndsgodkendes af formand og næstformand. Referatet udsendes elektronisk til medlemmerne senest 14 dage efter mødets afholdelse med en frist for indsigelse på én uge. Evt. indsigelser meddeles sekretæren skriftligt. Når fristen er udløbet, og der ikke er indkommet nogen bemærkninger, er referatet godkendt. Eventuelle indsigelser drøftes med formanden, hvorpå det ændrede referat udsendes efter samme procedure. Såfremt referatet ikke godkendes af alle medlemmer, behandles spørgsmålet på det førstkommende møde i udvalget. Godkendte mødereferater lægges på udvalgets hjemmeside: http://medarbejdere.au.dk/fakulteter/ar/udvalg-raad-og-naevn/arbejdsmiljoeudvalg/lamu-foradministrationscenter-arts/ 6. Delforretningsorden for Fællesmøde LSU/LAMU i ACA Møderne i LAMU ACA søges koordineret tidsmæssigt med LSU ACA, således at er der afholdes Fællesmøde LSU/LAMU i relation til LAMU-møderne. Formanden udarbejder dagsorden til møderne i fællesskab med næstformand for hhv. LAMU og LSU. De mødeprocessuelle aspekter (referat og information) følger delforretningsordenen bestemmelserne i forretningsordenen for hhv. LAMU og LSU. Godkendt af LAMU i ACA d. XX.XX 2018 Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C E-mail: arbejdsmiljo@au.dk http://medarbejdere.au.dk/admi nistration/hr/arbejdsmiljoe/
Fysisk arbejdsmiljø - Handlingsplan 2017 LAMU, administrationscenter Arts 22-02-2018/ AMR Nr. Problemresumé Afdeling Arbejdsmiljøgruppe Ansvarlig for Status udførelse 1 Kulde på toilet i byg. 1442: Pris fpr radiator undersøges. Arts Studier Aarhus Kontor LM Udført 2 Solens genskin i vindueskarmene (Tåsingegade): En afprøvning af folie er i gang. 3 Ønske om forbedret akustik i mødelokalerne 313 og 340: Arts Kommunikation Aarhus 4 Afdelingsspecifikke enkeltbehov/opgaver: Diverse opgaver, udsprunget fra runderingen, er udført. Medarbejdere kontakter afdelingsleder, hvis behov. Arts Studier Aarhus Kontor LM I proces Teknik og Service LM I proces IT Aarhus Afdelingen selv LM Udført 5 Afdelingsspecifikke enkeltbehov/opgaver: Diverse opgaver, udsprunget fra runderingen, er udført. Medarbejdere kontakter afdelingsleder, hvis behov. 6 Afdelingsspecifikke enkeltbehov/opgaver: Diverse opgaver, udsprunget fra runderingen, er udført. Medarbejdere kontakter afdelingsleder, hvis behov. 7 Afdelingsspecifikke enkeltbehov/opgaver: Diverse opgaver, udsprunget fra runderingen, er udført. Medarbejdere kontakter afdelingsleder, hvis behov. 8 Afdelingsspecifikke enkeltbehov/opgaver: Højere patron til kontorstolen (3 medarbejdere), variation i arbejdsstillinger: Medarbejdere kontakter afdelingsleder, hvis behov. 9 Skimmelsvamp i kontor i C-bygningen Emdrup: Løst ved fraflytning samt reparation af nedløb. Bygningen er igen sikker. 10 Manglende afmærkning samt manglende gelænder ved sliske i Emdrup: Afmærkning samt gelænder opsat. Arts Studier Afdelingen selv SHM Udført Ph.d./HR Aarhus Afdelingen selv SHM Udført Arts Kommunikation Afdelingen selv SHM Udført Økom., HR & Komm. Afdelingen selv SHM Udført Arts Byg. Emdrup Teknik og Service LM Udført Arts Byg. Emdrup Teknik og Service LM Udført O:\ARTS_Byg-Stab\AMR\Faste møder\lamu\fysisk arbejdsmiljø\fysisk arbejdsmiljø - handlingsplan ACA 2017\Fysisk arbejdsmiljø - handlingsplan ACA_revideret_01.12.17
Fysisk arbejdsmiljø - Handlingsplan 2017 LAMU, administrationscenter Arts 22-02-2018/ AMR 11 Huller i cementen i trappenedgang til cykelkælder i Emdrup: Huller i cementen udbedret. 12 Nedslidte rengøringsvogne fysisk belastning: Nye rengøringsvogne indkøbt. 13 Løse ledninger på kontorer, hvor der rengøres: Løse ledninger stripset op. 14 Private planter drysser og sviner: Rengøringen har talt med ejerne. 15 Tunge og uhåndterbare møbler (medinddragelse ved nyindkøb): Info videregivet til møbelindkøbere. 16 Støj fra Ringgaden (til gene for kontorerne i 1443): Eneste løsning kunne være en intern flytterokade. 17 Få har spurgt til besøg fra ergoterapeuten: Ergoterapeut inviteres løbende, når der kan samles en gruppe af medarbejdere. 18 Ønske om at bibeholde stort kopirum på gangen, etage 4, bygning 1443: Problem ikke indtrådt. 19 Løse ledninger på kontorer: Emdrup: Medarbejderne er oplyst om, hvor man kan henvende sig. Aarhus: IT kan være behjælpelig hermed. 20 Flere gardiner ikke funktionsdygtige hos Kommunikation: Medarbejder opretter en sag hos Bygningsservice. 21 Manglende fysioterapeut i Emdrup: Ledelsen har besluttet, at der ikke længere er tilkoblet fysioterapeut i Emdrup. Ved behov for behandling kan der gives fri til formålet, hvis planlægning uden for normal arbejdstid ikke er muligt. Arts Byg. Emdrup Teknik og Service LM Udført Rengøring Aarhus Teknik og Service LM Udført Rengøring Aarhus Teknik og Service LM Udført Rengøring Aarhus Teknik og Service LM Udført Rengøring Aarhus Teknik og Service LM Udført Arts Studier Aarhus Kontor SHM/LM Udført Arts Studier Aarhus Kontor SHM Udført Ph.d./HR Aarhus Kontor SHM Udført Økom., HR & Komm. Emdrup/Aarhus Økom., HR & Komm. Emdrup Kontor LM/SHM Udført Kontor LM Udført IT Emdrup Teknik og Service SHM Udført O:\ARTS_Byg-Stab\AMR\Faste møder\lamu\fysisk arbejdsmiljø\fysisk arbejdsmiljø - handlingsplan ACA 2017\Fysisk arbejdsmiljø - handlingsplan ACA_revideret_01.12.17