ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE DAGINSTITUTIONER Notat til Hvidovre Kommune November 2017
INDHOLD 1. Indledning og baggrund 2 2. Analyseresultater 3 2.1 Afdækning af Hvidovre Kommunes egne/interne udgifter til de 5 opgavetyper, der omfattes af administrationstilskuddet 3 2.1.1 Dagtilbud (vuggestuer, børnehaver og integrerede institutioner) 3 2.1.2 Klubområdet 4 2.2 Afdækning af omfanget af ekstra-ydelser og omkostninger hertil, der leveres af Hvidovre Kommune til de selvejende institutioner 5 3. Opsummering 6 4. Bilag 7 4.1 Opgørelse af ekstra-ydelser på it-området 7 4.2 Opgørelse af ekstra-ydelser på ejendomsområdet 8
2 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 1. INDLEDNING OG BAGGRUND Hvidovre Kommune har rettet henvendelse til BDO med et ønske om assistance til at afdække beregningsgrundlaget for administrationstilskud til selvejende daginstitutioner og klubber. Kommunalbestyrelsen skal efter dagtilbudsloven give et administrationstilskud til selvejende daginstitutioner, når en selvejende daginstitution ønsker at varetage administrationen selv. At varetage administrationen indebærer, at den selvejende daginstitution selv varetager følgende fem administrative opgaver: Løn Bogføring Budget/regnskab Revision Personalejuridisk bistand Det er en forudsætning, at alle fem administrationsopgaver varetages af den selvejende institution. Driftsaftaler mellem selvejende daginstitutioner og kommunalbestyrelsen følger almindelige retsregler vedrørende kontraktforhold. En selvejende daginstitution og kommunalbestyrelsen kan derfor aftale, at den selvejende daginstitution får et forholdsmæssigt tilpasset administrationstilskud for at varetage en eller flere af de nævnte administrationsopgaver, eller at kommunen i fuldt omfang varetager administrationsopgaven. I den sammenhæng har Hvidovre Kommune ønsket, at BDO bistår kommunen med en analyse, som afdækker kommunens udgifter til administration af de 5 tilsvarende opgavetyper på dagtilbuds- og klubområdet, samt om der er ydet andre administrative ydelser fra kommunen, som ellers er omfattet af administrationstilskuddet. Formålet med analysen er at give Hvidovre Kommune et gennemsigtigt grundlag for en drøftelse af administrationstilskuddets størrelse med de selvejende daginstitutioner i kommunen. I Hvidovre Kommune er der 10 selvejende dagtilbud og 4 selvejende klubber. Efter det oplyste modtager de selvejende dagtilbud og klubber i Hvidovre Kommune 2,35% af den individuelle selvejende institutions budget i administrationstilskud.
3 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 2. ANALYSERESULTATER 2.1 AFDÆKNING AF HVIDOVRE KOMMUNES EGNE/INTERNE UDGIFTER TIL DE 5 OPGAVETYPER, DER OMFATTES AF ADMINISTRATIONSTILSKUDDET Hvidovre Kommune har bedt BDO afdække Hvidovre Kommunes egne udgifter til varetagelse af de fem opgaver løn bogføring budget/regnskab revision personalejuridisk bistand i forhold til de kommunale dag- og klubtilbud. Rent metodisk er opgørelsen foretaget ved at de medarbejdere i Hvidovre Kommune, der beskæftiger sig med dagtilbud og klubber, har estimeret hvor mange årlige timer, de bruger på hver af de fem opgaver. Herpå ganges medarbejdernes timeløn, hvorved omkostningen er beregnet. Det er imidlertid ikke nogen let øvelse at lave en sådan timeopgørelse. I det daglige arbejde tænker medarbejderne typisk ikke så detaljeret over deres tidsforbrug på en given opgave, ligesom opgaver som eksempelvis budgetlægning og regnskab tager meget tid i en afgrænset periode for så at fylde mindre i den efterfølgende tid. Tidsopgørelsen er udarbejdet under interviews med medarbejderne og indeholder deres egen vurdering af deres tidsforbrug på årsbasis. Det understreges, at der er tale om et estimat og ikke en eksakt tidsmåling. Nedenfor foretages først en beregning for dagtilbud (vuggestuer, børnehaver og integrerede institutioner), hvorefter der foretages en beregning for klubområdet. 2.1.1 Dagtilbud (vuggestuer, børnehaver og integrerede institutioner) Nedenstående tabel giver et overblik over det tidsforbrug, medarbejderne i Hvidovre Kommune således selv har estimeret, de bruger på hhv. løn, bogføring, budget/regnskab, revision og personalejuridisk bistand for kommunens egne dag- og klubtilbud. Hvidovre Kommune har vurderet, at det er centralt ansatte medarbejdere i hhv. Center for Økonomi og Analyse, i det fælles administrationscenter for dagtilbud beliggende i Center for Økonomi og Analyse samt i Center for Personale og Løn, der bruger tid på de 5 opgavetyper. Tabel 1. Tidsforbrug til udvalgte administrative opgaver for kommunens egne dagtilbud Center for Økonomi og Analyse Center for Personale og Løn Antal medarb. Lønadm. Bogføring Timer pr. uge Budget/ regnskab Revision Personalejuridisk bistand Timer i alt pr. uge Udgift pr. år 5 0 69 6 0 5 80 1.027.939 2 53,14 0 0 0 17,72 70,86 880.962 Total 8 53,14 69 6 0 22,72 150,86 1.908.901 Kilde: Tidsforbrug oplyst af Hvidovre Kommune. Beregninger foretaget af BDO. Endvidere har Hvidovre Kommune udgifter til revision af området. Disse er på revisors foranledning beregnet ved at tage en andel af kommunens samlede revisionshonorar svarende til dagtilbudsområdets andel af kommunens samlede budget. Med denne fordelingsnøgle tilskrives dagtilbudsområdet 20.520 kr. for revision. Nedenstående tabel indeholder Hvidovre Kommunes udgifter til drift af kommunens rådhus pr. medarbejder. Nøgletallet er medtaget, idet kommunen også afholder udgifter til bygningsdrift på de omfattede medarbejdere, udover den rene lønudgift.
4 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 Tabel 2. Beregning af bygningsdrift pr. medarbejder, der beskæftiger sig med administration på dagtilbudsområdet Kr., R2016 Samlet for de 8 centrale medarbejdere, der Bygningsdrift af rådhuset, total 833.792 beskæftiger sig med administration på Antal medarbejdere på rådhuset, total 330 dagtilbudsområdet (4,1 årsværk) Bygningsdrift pr. medarbejder 2.527 Kilde: Bygningsdrift og antal medarbejdere oplyst af Hvidovre Kommune. Beregninger foretaget af BDO. 10.303 Tabel 3. Beregning af Hvidovre Kommunes egne/interne udgifter til administration på dagtilbudsområdet Hvidovre Kommunes egne/interne udgifter til 889 administration på dagtilbudsområdet pr. barn i alt Sammenligning: Pr. barn, lønudgift og revision 884 Udbetalt pr. barn til selvejende institutioner Pr. barn, bygningsdrift Kilde: Udbetalt beløb til selvejende institutioner er oplyst af Hvidovre Kommune. Beregninger foretaget af BDO. 5 2.199 Analysen viser således, at der er en forskel pr. barn på 1.310 kr. mellem Hvidovre Kommunes egne udgifter til de fem administrative opgaver for kommunens egne dagtilbud og det administrationstilskud, der er udbetalt til de selvejende institutioner, der er beliggende i kommunen. 2.1.2 Klubområdet Nedenstående tabel giver et tilsvarende overblik for klubområdet over det tidsforbrug, medarbejderne i Hvidovre Kommune selv har estimeret, de bruger på hhv. løn, bogføring, budget/regnskab, revision og personalejuridisk bistand for kommunens egne dag- og klubtilbud. Hvidovre Kommune har vurderet, at det er centralt ansatte medarbejdere i hhv. Center for Økonomi og Analyse og i Center for Personale og Løn, der bruger tid på de 5 opgavetyper. Tabel 4. Tidsforbrug til udvalgte administrative opgaver for kommunens egne klubber Center for Økonomi og Analyse Center for Personale og Løn Antal medarb. Lønadm. Bogføring Timer pr. uge Budget/ regnskab Revision Personalejuridisk bistand Timer i alt pr. uge Udgift pr. år 1 0 0 1 0 0 2 14.724 1 2,36 0 0 0 0,78 4,14 39.038 Total 2 2,36 0 1 0 0,78 6,14 53.762 Kilde: Tidsforbrug oplyst af Hvidovre Kommune. Beregninger foretaget af BDO. Endvidere har Hvidovre Kommune udgifter til revision af området. Disse er ligeledes her beregnet ved at tage en andel af kommunens samlede revisionshonorar svarende til klubområdets andel af kommunens samlede budget. Med denne fordelingsnøgle tilskrives klubområdet 720 kr. for revision. Tabel 5. Beregning af bygningsdrift pr. medarbejder, der beskæftiger sig med administration på klubområdet Kr., R2016 Samlet for de 3 centrale medarbejdere, der Bygningsdrift af rådhuset, total 833.792 beskæftiger sig med administration på Antal medarbejdere på rådhuset, total 330 dagtilbudsområdet (0,17 årsværk) Bygningsdrift pr. medarbejder 2.527 Kilde: Bygningsdrift og antal medarbejdere oplyst af Hvidovre Kommune. Beregninger foretaget af BDO. 1.710 Tabel 6. Beregning af Hvidovre Kommunes egne/interne udgifter til administration på klubområdet Hvidovre Kommunes egne/interne udgifter til 137 administration på dagtilbudsområdet pr. barn i alt Sammenligning: Pr. barn, lønudgift og revision 133 Udbetalt pr. barn til selvejende institutioner Pr. barn, bygningsdrift Kilde: Udbetalt beløb til selvejende institutioner er oplyst af Hvidovre Kommune. Beregninger foretaget af BDO. 4 421
5 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 Analysen viser således, at der er en forskel pr. barn på 284 kr. mellem Hvidovre Kommunes egne udgifter til de fem administrative opgaver for kommunens egne klubber og det administrationstilskud, der er udbetalt til de selvejende institutioner, der er beliggende i kommunen. 2.2 AFDÆKNING AF OMFANGET AF EKSTRA-YDELSER OG OMKOSTNINGER HERTIL, DER LEVERES AF HVIDOVRE KOMMUNE TIL DE SELVEJENDE INSTITUTIONER Afsluttende har Hvidovre Kommune ønsket at afdække omfanget af andre driftsudgifter i de selvejende daginstitutioner og klubber, som er blevet helt eller delvist dækket af Hvidovre Kommune. For at undersøge dette, er der afholdt interviews med repræsentanter for hhv. ejendomsområdet, it- /digitaliseringsområdet og løn- og personaleområdet i Hvidovre Kommune. På interviews er der udarbejdet en bruttoliste over opgaver, som de selvejende dagtilbud og klubber helt eller delvist får leveret af Hvidovre Kommune. Efterfølgende er der, så vidt det har været muligt at prissætte ydelserne, foretaget en opgørelse af omkostningen herved. Tabel 7. Ekstra-ydelser og omkostninger hertil, der leveres af Hvidovre Kommune til de selvejende institutioner uden beregning Område Leveret ydelse Estimeret omkostning Center for Personale og Løn Laver løntilskud for de selvejende institutioner Administrerer barselsfond Yder lejlighedsvis sparring ift. løn- og personalemæssige forhold 1 time ugentligt svarende til ca. 12.500 kr. på årsbasis Center for Digitalisering, Kommunikation og Erhverv Internetadgang for de selvejende institutioner Tablets udleveret til de selvejende institutioner 1 PC pr. selvejende klub Ca. 115.000 kr. 1 for selvejende dagtilbud Ca. 87.000 kr. 2 for selvejende klubber Center for Trafik og Ejendomme Drifter 6 selvejende institutioner som bygningsejer (bygningssyn, driftshenvendelser, rådgiver brugere) Holder øje med energi- og vandforbrug 245 timer årligt svarende til ca. 73.500 kr. i lønudgift og 322 kr. i bygningsdrift. Øvrigt De selvejende institutioner har endvidere adgang til at benytte Hvidovre Kommunes indkøbsaftaler Ikke muligt at prissætte Der har således samlet set kunnet opgøres ekstra-ydelser i en størrelsesorden af ca. 288.000 kr., som leveres af Hvidovre Kommune til de selvejende dagtilbud og klubber. 1 Opgørelsen dækker over de faktiske årlige omkostninger til internetadgang for den enkelte institution samt omkostningen til tablets, der er beregnet af Hvidovre Kommune ved en lineær afskrivning over 4 år, hvorefter enheden udskiftes pga. slitage og alder, som det også beregnes for kommunens egne institutioner. Etableringsomkostninger til kommunens netværk (krydsfelter, switche, kabling mm.) er ikke medregnet, ligesom omkostninger til de selvejende institutioners del af kommunens infrastruktur ikke er medregnet. 2 De selvejende klubber har ligesom de selvejende dagtilbud internetadgang, og der er udleveret tablets. Opgørelsesmetoden er den samme som for de selvejende dagtilbud. De selvejende klubber har endvidere hver fået stillet 1 PC til rådighed. Omkostningen for en pc er udregnet efter It- og Digitaliseringsafdelingens itdriftsomkostninger. Etableringsomkostninger til kommunens netværk (krydsfelter, switche, kabling mm.) er ikke medregnet, ligesom omkostninger til de selvejende institutioners del af kommunens infrastruktur ikke er medregnet.
6 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 3. OPSUMMERING Kommunerne skal yde et administrationstilskud til selvejende daginstitutioner, når institutionerne ønsker at varetage administrationen selv. At varetage administrationen indebærer, at den selvejende daginstitution selv varetager følgende fem administrative opgaver: Løn Bogføring Budget/regnskab Revision Personalejuridisk bistand I Hvidovre Kommune er der 10 selvejende daginstitutioner og 4 selvejende klubber. Der er indgået aftale med de selvejende institutioner om, at de modtager et administrationstilskud på 2,35 % af den individuelle selvejende institutions budget i administrationstilskud. Som sammenligningsgrundlag har BDO afdækket Hvidovre Kommunes egne udgifter til varetagelse af de fem opgaver, som administrationstilskuddet vedrører (løn, bogføring, budget/regnskab, revision og personalejuridisk bistand) i forhold til de kommunale dag- og klubtilbud. Analysen heraf har vist, at der er en forskel pr. barn på hhv. 1.310 kr. på dagtilbudsområdet og 284 kr. på klubområdet mellem Hvidovre Kommunes egne udgifter til de fem administrative opgaver for kommunens egne dagtilbud og klubber og det administrationstilskud pr. barn, der er udbetalt til de selvejende institutioner, der er beliggende i kommunen. Afsluttende har BDO afdækket omfanget af andre driftsudgifter i de selvejende daginstitutioner og klubber, som er blevet helt eller delvist dækket af Hvidovre Kommune. Det drejer sig om ekstraydelser, der leveres af Center for Personale og Løn, Center for Trafik og Ejendomme samt Center for Digitalisering, Kommunikation og Erhverv. Samlet set har BDO på baggrund af analysen opgjort ekstraydelser i størrelsesordenen ca. 288.000 kr., som leveres af Hvidovre Kommune til de 10 selvejende dagtilbud og de 4 selvejende klubber.
7 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 4. BILAG 4.1 OPGØRELSE AF EKSTRA-YDELSER PÅ IT-OMRÅDET Tabel 8. Opgørelse af ekstra-ydelser uden beregning på it-området Selvejende daginstitutioner Årlig omkostning Børnehaven Bredalsparken Børnehaven Brostykkevej 23 Børnehaven Lodsvej 64 Børnehaven Strandmarken Børnehavehuset Hvidovrevej 47 Børnehuset Rosenhøj Børnehuset Willer Børnehuset Ærtebjerg Børneinstitutionen vuggestue Kastanjehuset/Solgården Børneinstitutionen Børnehave Kastanjehuset/Solgården Børneinstitutionen Strandhuset Total 10.600 kr. 9.900 kr. 10.600 kr. 11.300 kr. 2.800 kr. 10.600 kr. 13.400 kr. 12.000 kr. 10.600 kr. 10.600 kr. 12.700 kr. 115.100 kr. Selvejende klubber Danalund (Ungdomshus) Femagervejen (Fritidscenter) Køgevejens Ungdomshus Regnbuen (Byggelegepladsen) Total Årlig omkostning 25.130 kr. 19.580 kr. 20.280 kr. 22.280 kr. 87.270 kr.
8 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 4.2 OPGØRELSE AF EKSTRA-YDELSER PÅ EJENDOMSOMRÅDET Tabel 9. Opgørelse af ekstra-ydelser uden beregning ift. bygningsservice Bygningsservice Timer årligt Brostykkevej 23 Nej 0 Hvidovregade 47 Ja 12 Lodsvej 64 Nej 0 Bredalsparken Nej 0 Kastanjehuset-Solgården Nej 0 Strandhuset Ja 12 Strandmarken Nej 0 Willer Ja 12 Rosenhøj Nej 0 Ærtebjerg Nej 0 Femagervejen - bliver kommunaliseret fra 1/8 Ja 12 Køgevejen Ja 12 Danalund Nej 0 Regnbuen Ja 12 Total 72 timer Tabel 10. Opgørelse af ekstra-ydelser uden beregning ift. bygningsdrift Bygningsdrift Tidsforbrug, timer årligt Hvidovregade 47 Bygningssyn, driftshenvendelser, rådgivning af brugere 16 Strandhuset Bygningssyn, driftshenvendelser, rådgivning af brugere 26 Willer Bygningssyn, driftshenvendelser, rådgivning af brugere 26 Femagervejen Bygningssyn, driftshenvendelser, rådgivning af brugere 20 Køgevejen Bygningssyn, driftshenvendelser, rådgivning af brugere 20 Regnbuen Bygningssyn, driftshenvendelser, rådgivning af brugere 20 Total 128 timer
9 ANALYSE AF BEREGNINGSGRUNDLAG VEDR. ADMINISTRATIONSTILSKUD TIL SELVEJENDE INSTITUTIONER NOVEMBER 2017 Tabel 11. Opgørelse af ekstra-ydelser ift. opfølgning på energi- og vandforbrug Brostykkevej 23 Hvidovregade 47 Lodsvej 64 Bredalsparken Kastanjehuset-Solgården Strandhuset Strandmarken Willer Rosenhøj Ærtebjerg Femagervejen Køgevejen Regnbuen Timer årligt, opfølgning på energi- og vandforbrug 1 time ugentligt svarende til 45 timer årligt Tabel 12. Opgørelse af ekstra-ydelser på ejendomsområdet samlet set Timeforbrug i alt Lønudgift til forbrugte timer Samlet på årsbasis 245 timer 73.500 kr.
KONTAKT RIKKE BECH FUTTRUP Manager m: 4189 0417 e: rbf@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UKbaseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt 1.100 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt 64.000 medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr. 20 22 26 70. www.bdo.dk