ST FAMU møde den: 14.11.2013 kl. 13.00 15.00 AU Aarhus, Fysik, Bygning 1520, Ny Munkegade 120; Mødelokale 1520-732 Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Niels Christian Nielsen (dekan), Jørgen B. Jespersen(daglig AM-leder for ST), Ib Johansen (Kemi), Morten Dam Rasmussen (Ingeniørvidenskab), Stefan Gerhard Jansen (Miljøvidenskab), Charlotte Rasmussen (Geoscience) Medarbejderrepræsentanter: Ulla Birk Henriksen (Molekylærbiologi), Marlene Venø Skjærbæk (Bioscience, Silkeborg), Dorete Weysmann Jensen (Bioscience, Roskilde), Mona Lillelund Hansen (Fødevarer), Palle Jørgensen (Agroøkologi) Studenterrepræsentant: Jesper Simonsen (Kemi) Referent: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR (Arbejdsmiljøenheden) Dekansekretariat: Maya Jepsen Afbud fra: Ove Edlefsen (Agroøkologi), Lene Bongaarts (Matematik), REFERAT Dato: 14.11.2013 Ref: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR Side 1/7 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (mundtlig) (2 min.) 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (bilag) (2 min.) 3. Arbejdsskader (bilag) (10 min.) 4. Fysisk APV - Handlingsplaner (bilag) (10 min.) 5. Psykisk APV 5.1 Status for institutternes og STs handlingsplaner (bilag) (15 min) 5.2 AU handlingsplan (5 min) 5.3 Evaluering (5 min) 6. Årlig arbejdsmiljødrøftelse i ST (bilag) (20 min) 7. Kemikalieregistrering og APB-er - Status ved Ib Johansen (5 min.) 8. Vidensdeling på arbejdsmiljøområdet (bilag) (10 min.) 9. To-do liste (bilag) (10 min) 10. Meddelelser (bilag) (10 min.) 11. Eventuelt (5 min.) Referat 1. Godkendelse af dagsorden (mundtlig) Mona Lillelund Hansen ønskede et punkt på under eventuelt om AU s E- boks. Herefter blev dagsorden godkendt. Aarhus Universitet Aarhus Universitet For Faculty of Science and Tlf.: 87155000 Technology AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Frederiksborgvej 399 4000 Roskilde
Side 2 af 7 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (bilag) Godkendt. 3. Arbejdsskader (bilag) Karin Rosengaard oplyste, at tidligere oversigter over arbejdsskader ikke har omfattet alle arbejdsskader. Baggrunden er, at udtrækkene kun er foretaget en måned bagud men pga. at mange ulykker ikke bliver indberettet med det samme, har det vist sig, at det er nødvendigt at trække registreringer fra hele året. Bilag 3.1 og 3.2 viser henholdsvis registrerede ulykker siden seneste FA- MU møde og alle registrerede ulykker i 2013. På sidste side vises en oversigt over hvilke enheder der har foretaget indberetningerne. I de 10 første måneder af 2013 har der i alt været 35 arbejdsulykker hvoraf de 33 er anmeldt. Karin Rosengaard kunne desuden oplyse, at der er fulgt op på de to arbejdsulykker, hvor det fremgår af bilaget, at skaden skal anmeldes. Den ene skade har hele tiden været anmeldt, men det fremgik ikke af systemet på trods af, at AT kunne oplyse at ulykken var registeret som anmeldt. Karin Rosengaard følger op på sagen. Dekanen bemærkede, at skaden d. 21.8.2013, hvor et loftvindue styrede ned i et auditorie ikke var opstået på inano, men på IHA. Desuden var der en lille rettelse for d. 22. 01. 2013 hvor et > ændres til <. Det blev besluttet, at Jørgen B. Jespersen skriver til formændene for STs LAMU, at der skal sættes fokus på at nedbringe antallet af arbejdsskader. 4. Fysisk APV - Handlingsplaner (bilag) Dekanen henviste til, at der nu er 77 % løste handlingsplaner, hvilket er positivt. Der er imidlertid ikke udarbejdet handlingsplaner for 148 problemer og på 10 institutter har der ved de seneste 2-3 opgørelser ikke været synlig fremdrift i handlingsplanarbejdet. Dekanen opfordrede på den baggrund til, at der kommer fokus på opfølgningsarbejdet. Bilaget rettes med en ændring under Bioscience idet Bo Riemann erstattes med Hans Brix og Peter Henriksen. Dorete Weysmann Jensen og Stefan Gerhard Jansen fortalte, at der var registreret problemer under deres institutter, som slet ikke hørte til hos
Side 3 af 7 dem. De havde på LAMU-møder bedt om, at disse problemer overgår til de rette ejere. De var i tvivl om der var blevet fulgt op på det. Karin Rosengaard sikrer, at der bliver fulgt op på de konkrete problemstillinger. Herudover blev det nævnt, at der er problematikker, som kan være svære at få afsluttet i handlingsplanarbejdet. Det gælder f.eks. problemer der kræver bygningsrenovering eller ensidigt gentaget arbejde (EGA) i forbindelse med arbejde med diverse IT-programmer. Det er imidlertid ingen undskyldning for ikke at lave en handleplan, hvor der godt må stå, at der f.eks. først tages stilling i forbindelse med en bygningsrenovering i 2016. Jørgen B. Jespersen skriver til formændene for STs LAMU, at de skal sikre fremdriften i handlingsplanarbejdet. 5. Psykisk APV 5.1 Status for institutternes og STs handlingsplaner (bilag) Jørgen B. Jespersen oplyste, at STs handlingsplan for psykisk APV nu er opdateret under inddragelse af især følgegruppe og aktører. Opdateringen omfatter en betydelig konkretisering af tiltagene, justering af deadlines, udpegning af aktører og beskrivelse af status. Jørgen B. Jespersen oplyste endvidere, at institutternes handlingsplaner også er under opdatering, men at mange af disse er forsinket. Han kontakter efterfølgende relevante institutter for de manglende opdateringer. Det blev forklaret, at formålet med udpegning af aktører var, at tydeliggøre den administrative back-up samt sikre en smidig opfølgning på fremdrift i handlingsplanarbejdet. Dekanen understregede vigtigheden af, at der bliver arbejdet med alle tiltag i handlingsplanen. Han vil imidlertid have særligt fokus på kvalitet i ledelse og vejledning, afklaring af flytteplaner, bedre samspil mellem administration og brugere og udvikling af fælles værdier. Der var en drøftelse omkring fælles værdier og det blev nævnt, at der er meget forskellige kulturer på ST samt, at det er vigtigt at arbejde med kultur og værdier på flere niveauer. Jørgen B. Jespersen opfordrede alle til at huske på at handlingsplanerne er dynamiske dokumenter, og at der altid kan justeres i dem. Det blev be-
Side 4 af 7 sluttet, at medlemmer af ST FAMU kan melde tilbage til Jørgen B. Jespersen med ændringsforslag til statusopdateringen indenfor 1 uge. Fremover vil der blive udarbejdet status på de psykiske APV handlingsplaner hvert halve år (juni og december). 5.2 AU handlingsplan Fra HAMU og HSU fællesmødet om formiddagen vedrørende den psykiske APV, kunne dekanen, Ib Johansen og Marlene Venø Skjærbæk fortælle om nogle af hovedpunkterne i AU s handlingsplan: Visionær og nærværende ledelse Stress og trivsel Karriereveje Relationen mellem brugere og administrationen Dekanen bemærkede, at stress er en stor udfordring og et område som der vil blive sat særlig stort fokus på. I forhold til relationen mellem brugere og administrationen er der planer om at iværksætte en brugerundersøgelse. Dekanen oplyste, at der vil blive arbejdet videre med at konkretisere AU s handlingsplan. Det blev besluttet at nedsætte en følgegruppe bestående af 2 personer fra HAMU og 2 personer fra HSU samt AU HR medarbejdere. 5.3 Evaluering Dekanen, oplyste, at der nu vil blive iværksat en evaluering af hele den psykiske APV 2012 med inddragelse af hovedområderne. FAMU drøftede tiltag, der kunne styrke næste APV- proces. Umiddelbart var kommentarerne, at processen havde været for langstrakt, at det havde forvirret at omstruktureringerne var en del af APV en og at der skulle arbejdes med længden og strukturen af spørgeskemaet. Dekanen kunne endvidere oplyse, at statusopfølgning på APVhandlingsplanerne vil foregå på hovedområder og institutter. 6. Årlig arbejdsmiljødrøftelse i ST (bilag) Dekanen bemærkede, at både arbejdet med fakultetets fysiske og psykiske APV har fyldt meget i FAMU s arbejde det foregående år.
Side 5 af 7 Han redegjorde for de opsatte mål for det kommende år: Sikre fremdrift i handlingsplanerne for både den fysiske og den psykiske APV. Følge udviklingen i registrerede arbejdsskader og drøfte muligheder for nedbringelse af antal skader. Implementere nyt kemikaliesystem Kemibrug til kemikalieregistrering og udarbejdelse af APB. Øge videndeling på arbejdsmiljøområdet. Der var forslag om, at det kom på som mål, at følge kommende og nuværende byggeprojekter, at der kommer fokus på brand- og evakueringsøvelser, at der arbejdes med at gøre arbejdsmiljøarbejdet mere synligt (via f.eks. web). Der var generelle drøftelser omkring, at der bl.a. skal være mere fokus på de studerendes arbejdsmiljø herunder undervisning i sikkerhed. Det blev besluttet at det reviderede bilag 6.1. udsendes sammen med udkast til referat med anmodning om at udvalgets medlemmer returnerer deres kommentarer sammen med evt. kommentarer til referatet. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse lægges herefter på hjemmesiden samtidigt med det godkendte referat. 7. Kemikalieregistrering og APB-er - Status ved Ib Johannsen Ib Johannsen oplyste, at der siden sidst har været afholdt to møder med Kemibrug-gruppen fra DTU. På møderne blev det nærmere samarbejde og visse tekniske udfordringer drøftet. Ib Johannsen oplyste, at formålet med, at gå ind i et samarbejde med de øvrige universiteter om anvendelse af Kemibrug er, at udvikle en national database for sikkerhedsdata for kemikalier. De tidligere DJF og DMU har data i Toxido som ikke umiddelbart kan trækkes ud og dermed ikke kan overføres elektronisk til Kemibrug. HEALTH har sammen med Regionerne en stor mængde (ca. 7000) validerede APB-er som er tilgængelige i KIROS. Der er endvidere gamle ikke validerede APB-er i KIROS, men disse er kun tilgængelige for brugere på AU, da disse er af svingende kvalitet. Der arbejdes med en plan som vil gøre Kemibrug til en fælles national database for universiteterne fra juni 2014. For AU er det valgfrit om man vil bruge KIROS eller Kemibrug som kemikalieregistreringssystem, men data vil fra da af blive trukket fra den fælles database.
Side 6 af 7 Det anbefales, at skal man starte forfra med at lave registreringer og APBer, så er det godt at starte med kemibrug. Stregkoder findes i KIROS og dette bliver på sigt også muligt i kemibrug. Kemibrug regner lige nu på hvordan økonomien i samarbejdet kommer til at se ud. Der må forventes, at AU ikke kommer til at se en besparelse. Umiddelbart er holdningen at der bør være 2-5 personer på AU som laver APB-er til AU. De bør være organiseret centralt men kan sidde decentralt. Der vil blive udarbejdet en indstilling af Ib Johannsen og Marianne Hokland til HAMU mødet den 6. marts 2014. 8. Vidensdeling på arbejdsmiljøområdet (bilag) Jørgen B. Jespersen oplyste, at der er afholdt møde mellem HE, ST og AU HR, og at HE er meget interesseret i, at samarbejde om bedre videndeling på arbejdsmiljøområdet. Planen er i første omgang, at udarbejde en oversigt over alt skriftligt materiale vedrørende arbejdsmiljø i de 2 hovedområder på baggrund af indmeldinger fra institutterne, og derefter drøfte og udarbejde fælles instrukser/vejledninger/politikker. FAMU gav opbakning til initiativet. Jørgen B. Jespersen skriver til ST Institutterne og beder dem om at fremsende materialet. 9. To-do liste (bilag) Dorete Weysmann Jensen spurgte til punktet vedr. laboratorierenoveringer. Dekanen svarede, at der er aftalt en ordning der sikrer at medarbejderne høres i forbindelse med renoveringer og byggesager. Jørgen B. Jespersen oplyste at han deltager på universiteternes arbejdsmiljøkonference d. 18. og 19. november og der har mulighed for, at høre nærmere om hvorledes KU håndterer arbejdsmiljøorganisationens inddragelse i byggesager. 10. Meddelelser (bilag) Udover de skriftlige informationer nævnte Karin Rosengaard, at AU HR vil etablere et ergonomi-kursus for AMR for, at de bedre kan løse ergonomiudfordringer for deres kollegaer.
Side 7 af 7 11. Eventuelt Mona Lillelund Hansen oplyste at videreforsendelse af post der sendes udefra til universitetets E-post kasse ikke fungerer. Dette betyder f.eks. at afgørelser fra AT ikke når frem til relevant medarbejder i AU inden klagefristen er overskredet. Jørgen B. Jespersen svarede, at det naturligvis er helt uacceptabelt og oplyste, at han tidligere har skrevet til universitetsdirektør Jørgen Jørgensen med henblik på, at problemet bliver løst. Jørgen B. Jespersen tager fat på sagen igen da der stadig synes at være problemer. Morten Dam Rasmussen henviste til AU vejledningen på nettet Når AT kommer på besøg. Morten Dam Rasmussen spurgte endvidere om hvor kursusbevis for arbejdsmiljøuddannelse skal opbevares. Der var i udvalget enighed om, at beviserne for kursusdeltagelse skal findes lokalt på institutterne, og at de ikke skal opbevares centralt. Mødet sluttede kl. 15.00