K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET I N S T I T U T F O R N O R D I S K E S T U D I E R O G S P R O G V I D E N S K A B ( N O R S ) Samarbejdsudvalget på NorS M Ø D E R E F E R A T 20. JUNI 2018 Forum Samarbejdsudvalget Møde afholdt 20. juni 2018 Sted 27.3.53 NJALSGADE 136, BYGN. 27, 5. SAL DIR 35328494 Referent Sigrun E Petersen sigruneydinsdottir@hum.ku.dk Til stede Jacob Thøgersen (JTH); Asgerd Gudiksen (AG); Lene Offersgaard (LO); Dorte Ostenfeld (DO); Stine Fuglsang Engmose (SFE); Kim Byvald (KB); Carina Kauffmann Nielsen Lundorf (CKNL); Helle Trøst Nielsen (HTN); John Edelsgaard Andersen (JEA); Sean Vrieland (SV); John Tøndering (JT); Bolette Sandford Pedersen (BSP) Afbud: Elisabeth Engberg-Pedersen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opsamling af rådata fra institutseminaret d. 6. juni - drøftelse af forslag til den videre proces: Bilag: Opsamling af rådata fra institutseminaret. 3. Strategi 2023 https://velkommen.ku.dk/strategi2023/ 4. Persondataforordning på KU/FAK og institut 5. Resultatet af undervisningstilmelding herunder aflysninger: Bilag Retningslinjer som følge af direktionsbeslutningen 6. Orientering - Tillidsrepræsentanterne - Arbejdsmiljøgruppen 7. Orientering - Økonomi
- Personale herunder procedurer for orientering af SU før stillingsopslag af faste stillinger 8. Eventuelt SIDE 2 AF 5 Ad 1) Ad 2) Dagsordenen blev godkendt Institut seminar: Implements rådata fra institutseminaret d. 6. juni blev gennemgået. Selvom dokumentet er meget ubearbejdet/råt i sin form bemærkede JEA at det indeholder interessante betragtninger og konstruktive forslag fx i forhold til flytningen: åbenhed for mere fleksible kontorløsninger med delekontor og åbne kontorlandskaber. I forhold til de studerende bemærkes der at det er positivt med mange studiepladser men at der er behov for endnu flere. Planen er at opsamlingen skal behandles i relevante udvalg og fora: studienævn, forskningsudvalg, arbejdsmiljøudvalg, flytte-udvalg. Der var dog flere som påpegede at det er nødvendigt at rydde lidt op i dokumentet inden det bliver sendt ud til alle. Det er meget råt i sin form med flere gentagelser og afsenderen på de forskellige kommentarer, eller hvem kommentaren er rettet i mod, er i mange tilfælde uklar. Dokumentet kan gøres mere overskueligt ved at samle og gruppere kommentarerne så fx alt vedr. ph.d., T-VIP osv. samles og dels kan det gøres mere overskueligt ved indsætte et par overskrifter og fjerne gentagelser. AG tilbød at rense op i den del af dokumentet der vedrører flytning, inden det sendes ud sammen med referatet. Det blev besluttet at Implements oprindelige dokumentet med rådata også skal gøres tilgængeligt for alle. Der var enighed i SU om at det er at foretrække at de enkelte medarbejdergrupper eller grupper der samarbejder får mulighed for at give input og forslag ang. flytningen. Ad 3) Strategi 2023. Humaniora har forelagt sit udkast til mål for rektor inklusiv de 5 mål som NorS har valgt ud hvor vi har særlige forudsætninger for at bidrage. Den nye dekan har møde med rektor i august. Næste skridt er at lave handleplaner i forhold til de udpegede mål. I den sammenhæng vil fakultetet nedsætte task force til at arbejde med de enkelte mål. Handleplanerne i forhold til de enkelte mål skal være færdige i uge 40. På NorS vil medarbejderne blive inddraget og bidrage med input til handleplaner via råd og nævn, hvor også SU sammen med andre er høringspart. NorS handleplan skal ses i sammenhæng med og forholde sig til den samlede struktur på humaniora.
Ad 4) Persondataforordning GDPR: Man kan læse udførligt om GDPR, regler, krav og foranstaltninger og hvordan man forholder sig til forskningsdata/administrative data på siden her: https://hum.ku.dk/forskning/datamanagement/ SIDE 3 AF 5 Ad 5) Der er en generel tekst for hele KU på intranettet om GDPR: https://intranet.ku.dk/forskning/nyheder/sider/gdpr-tre-ord.aspx Ligesom man kan orientere sig i hyrdebrev om datamanagement på NorS udsendt på mail d. 30. maj 2018. Rigsrevisionen har været på besøg på NorS. Vi var blevet udvalgt som repræsentant for humaniora. Overordnet set gik revisionen på netværkssikkerhed og håndtering af forskningsdata. Vi regner med at få en tilbagemelding på gennemgangen fra rigsrevisionen i august. Der blev udtrykt bekymring for at der ikke udstedes generelle retningslinjer for hvordan man arbejder med persondata på KU. Der bliver arbejdet på alle niveauer med den nye persondataforordning, men der er ikke lavet en reel udrulning. Det bør ikke være op til den enkelte medarbejder at fortolke persondatafordringen, der burde komme retningslinjer ovenfra. Især i forhold til persondata er det uklart hvordan man skal forholde sig: o E-mails: hvordan skal de opbevares eller skal de bare slettes? o Specialer og eksamensopgaver? Tidligere har underviseren haft en opbevaringspligt af opgaver i to år. Hvad gør man med dem nu? Til det kunne der oplyses at eksamensopgaver som er afleveret digitalt og findes i systemet behøver underviseren ikke at gemme. o Der blev efterspurgt bokse som kan aflåses hvor forskerne fx kan opbevare opgaver, hvortil HTN kunne oplyse at der er indkøbt et vist antal bokse med nøgle. o Der blev siden efterspurgt mere information om hvad der i øvrigt vil blive indkøbt af sikkerhedsforanstaltninger. o Hvordan reagerer systemet fx hvis der kommer en klage? Findes der en struktur til modtage og endnu vigtigere at tage hånd om en eventuel klage. Undervisningstilmelding herunder aflysninger: JT orienterede at man havde været nødt til at aflyse 7 kurser pga. kravet om
holdstørrelse. For dem som skal levere undervisning i forhold til 50/50 normen kan det have den konsekvens at de ikke kan levere de undervisningstimer de skal. Her og nu bliver der lagt planer for de undervisere det går ud over. Men det går bestemt også ud over det faglige udbud som bliver mere begrænset. Arbejdet med at reducere antallet af tilvalgspakker på HUM/per institut vil blive adresseret i efteråret 2018, og bl.a. skal bestemmelserne om minimumholdstørrelser også evalueres. JT sidder med i den gruppe som skal kigge på tilvalgsmarkedet. Tilvalgsmarkedet er meget stort, større end der er studerende til så det giver mening at reducere det udbud. Men før implementeringen af minimumholdstørrelser havde der også været en anden mere fleksibel model i spil en kvotemodel hvor det skulle være op til instituttet om man vælger at udbyde et kursus eller ej. En sådan model ville give mere fleksibilitet også i forhold til at fordele i mellem fagligheder. Ledelsen følger udviklingen og vi må se hvordan det bliver bl.a. efter evalueringen i efteråret. SIDE 4 AF 5 JTH bemærkede at en af konsekvenserne af den nuværende model med minimumholdstørrelse er at der spekuleres i at lave kurser som får mange studerende hvilket igen kan medføre indbyrdes konkurrence mellem underviserne. En anden konsekvens som også blev påpeget er at det bliver svært for post.docs. og ph.d.er at komme til at undervise da det primært er på tilvalgskurser de underviser. Hvortil JEA bemærkede at der fra ministeriets side er nedsat et småfagsråd for at se på småfagsproblematikker og fx har der været tale om at finde en ny type tutorials eller såkaldt mesterlære hvor der ikke nødvendigvis skal være 30 studerende på holdet. Så der er drøftelser i gang i forhold til småfagsproblematikker. Ad 6) Orientering fra tillidsrepræsentanterne: der var intet nyt at berette siden sidste møde. Orientering fra Arbejdsmiljøgruppen: AMG har drøftet og vil i 2018 bl.a.: o Følge op på at der vil blive udført en ibrugtagnings-apv når indflytningen i bygning 23 er sket. o De nye arbejdsbetingelser (ift. flytning) skal også drøftes og hvorledes disse påvirker trivslen, dette kan ske på et dialogbaseret personalemøde, f.eks. et frokostmøde i E18. o Og AMG vil også følge op på ønsket om en bedre plan for velkomst af nye ansatte.
Ad 7) Orientering om økonomi: Q2 er først endelig klar i starten af juli hvor også den endelige huslejebesparelse (vedr. bygning 27) er regnet med. De foreløbige tal for 2018 og 2019 ser positive ud. For 2020 og 2021 er prognoserne endnu så usikre, men der tegner der sig et mindre positivt billede - både på grund af dimensioneringen som påvirker Humaniora negativt og de bebudede besparelser som skal udmøntes i 2020. SIDE 5 AF 5 Ad 8) Orientering om personale: SU bad om at blive orienteret - når der skal slås faste stillinger op, som ledelsen tager til efterretning. Eventuelt: Der blev anmodet om at når et møde er berammet til to timer om at holde tiden. Hvis der er behov for længere møder bør der i mødeindkaldelsen være taget højde for det.