Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgsmøde. Lisa Schultz SAG: SU-MØDE

Transkript

1 DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgsmøde MØDEREFERAT 25 MARTS 2009 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgsmøde Møde afholdt: 25. marts 2009 Sted: SP 25 Referent: Lisa Schultz SAG: SU-MØDE Til stede: Henrik Ingerslev Steen Georg Brandt Klaus Hansen Pawel Winter Sidsel Jensen Inge Hvid Jensen Christina Frederiksen Ruth E. Schlüter Lisa Ibenfeldt Schultz Sagsnr. oplyses ved henv. Afbud fra: Martin Zachariasen og John Wrisberg Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referater 17/2, AMIU 17/9) 3. Meddelelser, herunder orientering om stillingsopslag - SU's og AMIU's medlemmer - ændringer 4. Gennemgang af opgaveliste, herunder især trivsel/psykisk arbejdsmiljø 5. Handlingsplaner for forbedring af arbejdsmiljøet (beslutning) 6. Arbejdsmiljøet i DIKUs reception (drøftelse) Referat doc

2 7. DIKU's interne arbejdsfordeling 8. Økonomi: - regnskab budgetopfølgning 2009, herunder STÅ-prognose - budget 2010, herunder status for afværgerunden 9. Handlingsplan for forøgelse af indtægter (drøftelse) 10. Politik for inddragelse af medarbejdere og studerende (beslutning) 11. DIKU's strategidokument, version 1.9 af 18. marts (version 0 var på mødet 8/12) 12. Status for SCIENCE IT 13. Status for administrationens overflytning, herunder gruppesekretærer og studieadministrative opgaver 14. Referater fra HSU (21/1) og FSU (29/1) se links nedenfor: 15. SU på kursus 16. Eventuelt SIDE 2 AF 7 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referater Referatet af mødet den 17. februar 2009 blev godkendt. Referat af AMIU-mødet den 17. september 2008 blev forelagt udvalget efter anmodning fra Ruth E. Schlüter. Ruth E. Schlüter henviste til punkt 7 Eventuelt hvoraf fremgår, at administrationen vil sørge for, at levering af printpapir til E-science sker via matematik og bemærkede, at det fortsat er Bent Andersen, som sørger for levering af papir til E-science. Da betjentfunktionen sammenlægges med betjentfunktionen på Kemisk Institut i HCØ-bygningen, vurderer Ruth E. Schlüter, at der er ikke længere vil være behov for et samarbejde med Matematisk Institut om levering af papir. Der var enighed om, at betragte punktet som afsluttet. 3. Meddelelser fra ledelse og medarbejdere Steen Georg Brandt oplyste, at Christina Frederiksen fratræder instituttet i midten af april Ruth E. Schlüter henviste til en mail af 2. marts 2009, som vedrørte ansættelser af medarbejdere under det sociale kapitel. Lisa Schultz tilkendegav, at spørgsmålet vil blive undersøgt nærmere. Sidsel Jensen ønskede oplyst, om der vil blive ansat en vikar i receptionen på Sdr. Campus. Steen Georg Brandt oplyste, at Marianne Henriksen vil flytte til Sdr. Campus 1. maj 2009 som forskergruppesekretær. Herudover er

3 der udarbejdet et stillingsopslag til den ledige stilling som forskergruppesekretær, men ansættelsesprocessen tager tid. SIDE 3 AF 7 Udvalget noterede sig følgende: Christina Frederiksen udtræder af udvalget Henrik Ingerslev og Sidsel Jensen udtræder af udvalget ved ansættelsen under Science-IT, sandsynligvis den 1. juni Lisa Schultz oplyste, at der den 9. marts 2009 var udsendt en opfordring til VIP om at opstille til posten som arbejdsmiljørepræsentant indtil årets udgang. Fristen er sat til den 27. marts Trods personlige henvendelser har ingen kandidater meldt sig. Udvalget henstillede, at emnet drøftes på et VIP-møde. 4. Opgavelisten Udvalget gennemgik opgavelisten og der var enighed om at betragte opgaverne i punkt 5 (nødprocedurer for VIP i forhold til studieadministrationen) og punkt 6 (plan for afholdelse af ekstraordinært valg af arbejdsmiljørepræsentant), punkt 9 (udskrift af eksamensopgaver fra Fønix) og punkt 15 (revideret mødekalender) som løst. Der var enighed om at forlænge følgende frister: Pkt. 1 oversigt over lokalefordeling fra 1. marts til 1. maj 2009 Pkt. 7 ekstern konsulent fra 10. marts til 18. april 2009 Pkt. 11 strategi fra 10. marts til 27. marts 2009 Herudover var der enighed om, at ansvaret for tilrettelæggelse af halvdagsseminar om fordelingen af arbejdsopgaver (pkt. 12) placeres hos Lisa Schultz og at ansvaret for orientering af forskningsudvalget (pkt. 14) placeres hos Inge Hviid Jensen. Udvalget besluttede at rykke mødet den 28. april til kl Mødet den 16. juni flyttes til den 23. juni Handlingsplaner for forbedring af arbejdsmiljøet Lisa Schultz gennemgik de udsendte udkast til handlingsplaner og bemærkede, at der ikke var udarbejdet handlingsplan i forhold til problemer med træk og kuldeindfald i Universitetsparken 1. 6 medarbejdere, som var flyttet fra nord-fløjen til syd-fløjen, havde tilkendegivet, at de ikke længere havde problemer med træk og kuldeindfald efter flytningen. Henrik Ingerslev nævnte, at der fortsat er problemer med træk og kuldeindfald i IT-sektionens lokale. Imidlertid forventes det, at IT-sektionen fraflytter lokalet, hvorfor der ikke er behov for en handlingsplan. Der er ikke taget stilling til den fremtidige anvendelse af lokalet.

4 Der var enighed om at gennemføre en ny APV af de fysiske forhold i september 2009, når de planlagte flytninger er gennemført. SIDE 4 AF 7 Der var enighed om at undlade at udarbejde en handlingsplan for mobning, da der i stedet bør udarbejdes en politik på området. Der var ligeledes enighed om at tilføje ledelses-kurser og ledelses-evalueringer samt introduktionsforløb for nye medarbejdere i kataloget over løsninger på kort sigt i handlingsplanen om ledelseskvalitet. I kataloget over løsninger på langt sigt indføjes udarbejdelse af en personalehåndbog. Endelig besluttede udvalget, at der i handlingsplanen for stress-håndtering indføjes deltagelse i KUs stresshåndteringskursus i kataloget over løsninger på kort sigt. Den økonomiske ramme for gennemførelse af handlingsplanen øges med ,00 kr. 6. Arbejdsmiljøet i DIKUs reception Det blev foreslået, at behandle punktet under punkt DIKU's interne arbejdsfordeling Punktet blev udsat til næste møde. 8. Økonomi Steen Georg Brandt oplyste, at der ikke var ændringer i regnskabet for Kvartalsstatistikken for første kvartal 2009 er under udarbejdelse og vil blive gennemgået ved næste møde. Drøftelserne af budgettet for 2010 blev udsat til næste møde. 9. Handlingsplan for forøgelse af indtægter (drøftelse) Lisa Schultz oplyste, at dokumentet har til formål at samle de forskellige aktiviteter, som er iværksat og det vil blive udsendt til samtlige medarbejdere. Det vil løbende blive opdateret. Endvidere oplyste Lisa Schultz, at Ken Friis Larsen, Torben Mogensen og hun selv havde deltaget i et møde med studieog karrierevejledningen på Fakultetet, hvor der er iværksat et projekt, som skal udvikle metoder til at øge de studerende gennemførelse. Fakultet har ansat Stine Randel som projektleder. Stine Randel vil bl.a. udarbejde informationsmateriale til underviserne og til de studerende. Udvalget udtrykte tilfredshed med udarbejdelsen af et samlet dokument. 1 Punktet blev ikke behandlet under punkt 13, da udvalget i stedet drøftede den nye organisation under pkt. 13. (referenten)

5 Ruth E. Schlüter foreslog, at ordet indtægter ændres til studenterpleje el. lign. SIDE 5 AF 7 Klaus Hansen opfordrede alle til at sende eventuelle bemærkninger til Lisa Schultz inden udgangen af marts Politik for inddragelse af medarbejdere og studerende (beslutning) Punktet blev udsat til næste møde. 11. DIKU's strategidokument Lisa Schultz oplyste, at der vil blive udsendt en ny version af strategien til samtlige medarbejdere i begyndelsen af april. Udvalget har mulighed for at komme med forslag til tekstændringer, som kan indgå heri. Forslag til tekstændringer sendes til Martin Zachariasen senest fredag den 27. marts Det udsendte dokument blev ikke behandlet på mødet. 12. Status for SCIENCE IT Henrik Ingerslev oplyste, at implementeringen følger planen. Der er ikke nye oplysninger om flytning af medarbejdere, men det forventes at NFLT vil vedtage en økonomimodel i april. 13. Status for administrationens overflytning, herunder gruppesekretærer og studieadministrative opgaver Steen Georg Brandt henviste til det udsendte dokument Organisations- og funktionsbeskrivelser for Nørre Campus Institutadministration (NCI), som han foreslog behandlet på udvalgets møde den 28. april på grund af det sene tidspunkt for udsendelsen. Dette tilsluttede ordstyreren sig, hvorefter Steen Georg Brandt gav en kort introduktion til dokumentet. Medarbejdere beskæftiget med personale og bogholderi flytter til HCØ-bygningen den 4. eller den 15. maj afhængig af, hvornår ombygningen er afsluttet. Organisations- og funktionsbeskrivelserne er udarbejdet på baggrund af de enkelte medarbejderes funktionsbeskrivelser og efter samtaler med hver enkelt medarbejder. Der er fortaget en vurdering af, hvilke opgaver som kræver nærhed til VIP og hvilke opgaver, som kræver en særlig ekspertise og som derfor skal løses centralt. Vurderingen har ført til den foreslåede fordeling af opgaver mellem henholdsvis forskergruppe-sekretærerne og henholdsvis bogholderi eller personaleadministration. Endvidere etableres en fælles reception i HCØ-bygningen, når ombygningen er inspektørkontoret er tilendebragt. Sidsel Jensen udtrykte bekymring for betjeningen af medarbejdere, studerende og gæster i Universitetsparken 1, når DIKUs reception flytter til HCØ-bygningen og opfordrede derfor til at høre VIP om deres ønsker og behov. Endvidere bemærkede Sidsel Jensen, at det kan opstå praktiske pro-

6 blemer med at modtage post og pakker til Universitetsparken 1, når receptionen er placeret i HCØ-bygningen. SIDE 6 AF 7 Christina Frederiksen påpegede, at det er vigtig at rette lokalebetegnelserne i Syllabus, således at gæster og studerende kan finde vej, da DIKUs Reception ofte hjælper gæster og studerende med at finde vej i bygningen. I øvrigt udtrykte Christina Frederiksen tilfredshed med, at den foreslåede nye organisation giver mulighed for afløsning i fraværsperioder på alle opgaver, hvilket har manglet i den eksisterende organisation. Pawel Winter foreslog, at forskergruppesekretærerne refererer til forskergruppelederne og ikke til administrator, da de skal indgå i gruppen. Det er vigtigt, at forskergruppesekretærerne varetager studieadministrative opgaver for gruppen. Opgaver med bestilling af rejser og hotel kan placeres i en central enhed. Henrik Ingerslev henviste til tankerne bag etableringen af SCIENCE-IT og nævnte, at man havde vurderet, at der var behov for mindst 15 personer for at kunne varetage alle opgaver i det daglige og i fraværsperioder. Det vil også være tilfældet med de administrative funktioner. Steen Georg Brandt nævnte, at formålet med den nye organisation var at skabe mulighed for afløsning i fraværsperioder, hvilket ikke har været muligt med den nuværende organisation og de begrænsede ressourcer. Fordelingen af opgaver mellem forskergruppesekretærerne og de centrale enheder kan justeres, hvis det viser sig, at en anden fordeling er mere hensigtsmæssig. Fx kan enkelte studieadministrative opgaver samles på en enkelt medarbejder, således at de øvrige forskergruppesekretærer alene koordinerer inden for gruppen. Den nye organisation har været forelagt for Fakultetet, da den vedrører flere institutter. Klaus Hansen bemærkede, at et seminar om fordelingen af opgaver mellem VIP og TAP vil kunne vise, hvor opgaven placeres bedst. Herudover opfordrede Klaus Hansen til, at sagen behandles på ny i udvalget inden der træffes en endelig beslutning om en ny organisation. 14. Referater fra HSU (21/1) og FSU (29/1) Klaus Hansen opfordrede udvalget til at læse referaterne. 15. SU på kursus Der var enighed om at arrangere fælles deltagelse i KUs SU-kursus. 16. Eventuelt

7 Intet SIDE 7 AF 7