Referat- møde i Den Politiske Styregruppe 16. januar 2013 kl. 16.00-18.00 Faxe Kommune, mødelokale 2, Frederiksgade 9, 4690 Haslev Deltagere: Den Politiske Styregruppe Birthe Helth, Anne Grethe Kamilles, Vibeke Grave, Poul-Henrik Pedersen, Martin Hillerup, Mogens Haugaard Nielsen Sekretariatsgruppen Jørgen Lykke Madsen, Benny Agergaard, Kim Dawartz, Charlotte Schønemann, Anne Merethe Møller, Carsten Grønholt-Pedersen Sekretariat Jesper Kjærulff, Britt Steensgaard Jensen Afbud / Ikke til stede: Kim Dawartz Benny Agergaard Jane Sandgaard deltog i stedet for Carsten Grønholdt-Pedersen 1
Indholdsfortegnelse er 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidst 3. Status forventet regnskab 2012 4. Ansættelse af Kulturkonsulent 5. Beskrivelse af Kulturspejderfunktionen samt foreløbig tidsplan for arbejdet som Kulturspejder 6. Status -projektmodning 7. Destinationsanalyse 8. Kulturministerbesøg status 9. Hjemmeside status udkast og idéoplæg 10. Kulturkonference 11. Udkast til foreløbigt årshjul for 2013 12. Oversigt over fremdrift i Kulturaftalens delelementer 13. Eventuelt Bilag Punkt 3: Foreløbigt regnskab for 2012 Punkt 4: Opgavebeskrivelse af sekretariat Punkt 5: Opgavebeskrivelse af Kulturspejderes funktion Punkt 10: Foreløbigt årshjul for aktiviteter i 2013 i Kulturregion Storstrøm 2
1. Godkendelse af dagsorden Godkendt 2. Godkendelse af referat fra møde den 22. november 2012 Godkendt 3
3. Status - forventet regnskab 2012 Resumé Forventet regnskab for 2012 fremsendes til efterretning. Foreløbigt regnskab for Kulturregion Storstrøm udviser pr. 31. december 2012 et mindreforbrug på 1.926.857 kr. som fordeler sig således: Kulturaftalen Projekter I alt 1.884.014 kr. 42.843 kr. 1.926.857 kr. Kulturregion storstrøms andel udgør 1.884.014 kr. 50% af overskud på matchfinansieringen 21.422 kr. I alt 1.905.435 kr. Som på DPS møde den 22. november 2012 blev besluttet at anvende således: Forslag Beskrivelse Finansiering Talentakademi Storstrøm Fortsættelse samt videreudvikling af projektet 1.160.000 kr. i 2013-2014 herefter selvfinansierende Projektmodning Projektmodning af tidligere fremsendte 300.000 kr. idéoplæg Synliggørelse og Markedsføring Herunder hjemmeside 100.000 kr. Fremme af Kulturaftalens 300.000 kr. initiativer Restbeløb overføres til 2013/14 24.014 kr. Overskud fra projekter 21.422 kr. I alt 1.905.435 kr. Tilbagesendes til staten 21.422 kr. Overskud jfr. regnskab 1.926.857 kr. Bilag Foreløbigt regnskab for 2012 At orienteringen tages til efterretning 4
Orienteringen tages til efterretning. Det tages til efterretning at der er tale om et mindreforbrug i stedet for et overskud. 5
4. Ansættelse af kulturkonsulent Efter beslutning i DPS den 22. november 2012 fortsætter Sekretariatet for Kulturaftale Storstrøm i Vordingborg Kommune indtil udgangen af 2013. I den forbindelse er Britt Steensgaard ansat i en fuldtidsstilling og tiltræder pr. den 7. januar 2013 med arbejdsområdet indenfor Kulturaftale Storstrøm, herunder også som Kulturspejder for Vordingborg Kommune. Bilag Funktionsbeskrivelse for sekretariat At orienteringen tages til efterretning Orienteringen tages til efterretning 6
5. Beskrivelse af Kulturspejderfunktionen samt foreløbig tidsplan for arbejdet som Kulturspejder I forbindelse med at løfte arbejdsområdet indenfor Kulturaftale Storstrøm, er der udpeget Kulturspejdere fra hver af Kulturregionens kommuner. Følgende er herefter kulturspejdere i Kulturregion Storstrøm: Vordingborg Næstved Faxe Lolland Guldborgsund Stevns Britt Steensgaard Jensen Helen Sværke Tina Møller Jakobsen Astrid Morsing Elisabeth Kreutzfeldt Carsten Grønholdt-Pedersen Bilag Kulturspejdernes funktionsbeskrivelse er vedlagt som bilag. Tidsplanen for Kulturspejderne vil blive udarbejdet på et opstartsmøde den 22. januar. Dette møde skal danne afsæt for Kulturspejdernes viderearbejde, og heriblandt en egentlig tids- og arbejdsplan for deres virke. At orienteringen tages til efterretning Orientering tages til efterretning 7
6. Status projektmodning Resumé På møde i DPS den 22. november 2012 blev det besluttet, at anvende 300.000 kr. til projektmodning af 5 tidligere fremsendte projekter. Processen er nu igangsat. Projekterne er orienteret om den videre proces, og arbejder hen i mod et endeligt projektoplæg til behandling i Den Administrative Styregruppe og efterfølgende i Den Politiske Styregruppe. De udvalgte projekter er: Udvidelse af Talentakademi Storstrøm Kultur på Vej Inspirationslaboratorium The end of Desolation KulturLINK, mikroprojekter Projekterne Inspirationslaboratorium og The end of Desolation forventer at fremsende oplæg til deadline 15. marts 2013. Talentakademi Storstrøm har også igangsat processen med sine samarbejdspartnere. Der er på nuværende tidspunkt ingen tilbagemeldinger fra de øvrige projekter. Kulturaftalesekretariatet kontakter de enkelte projektejere for en tæt opfølgning. At orienteringen tages til efterretning Orientering tages til efterretning. Der gøres opmærksom på at Talentakademiets eventuelle videreførelse overgår til at være en kommunal beslutning efter to år. Talentakademi Storstrøm anmodes om en markedsførings- og rekrutteringsplan i forbindelse med udvidelsesprojektet. 8
7. Destinationsanalyse Resumé Krav til destinationsanalyse og strategi blev godkendt på DPS s møde den 22. november 2012. I henhold til indsatsområdet omkring Kulturel Infrastruktur ønsker Kulturregion Storstrøm at udarbejde et strategisk grundlag for udvikling af natur- og kulturarven i et kommercielt, oplevelsesorienteret perspektiv. Målet med destinationsanalysen og -strategien er, at at at klarlægge muligheder for oplevelsesbaseret forretningsudvikling af Kulturregion Storstrøms natur- og kulturarv skabe bevidsthed om Kulturregion Storstrøms natur- og kulturarv gøre natur- og kulturarvsoplevelser i Kulturregion Storstrøm synlige Der forventes et tæt samarbejde med Kulturstyrelsen. Sekretariatet afventer pt. tilbagetilmelding fra Kathrine Lehmann fra Kulturstyrelsen. KulturLINK planlægger i foråret 2013 en opdatering af kulturlandskabsanalysen. Dette ville ligeledes være særdeles relevant at inddrage i det samlede arbejde Østdansk Turisme har efterfølgende taget kontakt til Sekretariatet, og vil ligeledes meget gerne deltage i ovenstående samarbejde. Sekretariatet anbefaler, at destinationsanalysen udarbejdes i 2013, afdækker kultur- og naturarvens oplevelsesøkonomiske potentialer i Kulturregion Storstrøm, samt kommer med anbefalinger til konkrete projekter. Sekretariatet udarbejder kravspecifikation til analysen. Inden arbejdet påbegyndes, afklares og informeres Kulturstyrelsen, Naturstyrelsen Storstrøm samt museerne om det påtænkte initiativ. Sekretariatet kan oplyse at Kulturstyrelsen i mail af 7. januar har bekræftet interesse for at indgå i arbejdet med destinationsanalysen Sekretariatet udfærdiger projekt- og procesbeskrivelse for involvering af aktører samt udfoldelse af den samlede analyse snarest muligt. at orienteringen tages til efterretning Orienteringen tages til efterretning. 9
8. Kulturministerbesøg - status Resumé Underskrivelsesceremoni med Kulturministeriet den 28. februar 2013 Status på underskrivelsesceremonien afventer en tilbagemelding fra Kulturministeriet primo uge 2 2013 efter udskiftning i ministerposten ultimo 2012. Nærmere info vil blive fremsendt snarest muligt, så det videre arbejde kan blive igangsat. Kulturministeriet kontaktes med henblik på godkendelsen af den endelige aftale uanset Ministerbesøg. at sagen tages til efterretning Sagen tages til efterretning. 10
9. Hjemmeside status udkast og idéoplæg Resumé På DPS møde den 22. november blev det besluttet at der skulle afsættes midler til en tydeligere synliggørelse og markedsføring af Kulturregion Storstrøm. En opdatering af Kulturregion Storstrøms hjemmeside er herefter igangsat. Udkast til idé-oplæg for ny hjemmeside for Kulturregion Storstrøm fremlægges på mødet. Hjemmesiden vil i første omgang være til internt brug. Kulturspejderne samles og drøfter opgave udkastet. at sagen tages til efterretning. Sagen tages til efterretning. 11
10. Kulturkonference Resumé På DPS møde den 22.november 2012 blev det besluttet, at der skulle afholdes en kulturkonference i foråret 2013. Afholdelse af kulturkonference med henblik på drøftelsen af muligheder for fordeling af formandskab, sekretariat og arbejdsopgaver deltagerkommunerne imellem. Ligeledes kunne erfaringer og mulige ændringer i kriterier i forhold til de udmeldte puljer være relevant stof at inddrage i denne konference. Muligt indhold: Temadrøftelse vedr. Kulturaftalekonceptet Sekretariatets placering Fordeling af arbejdsopgaver kommunerne imellem fordele/ulemper Større kulturregion fremadrettet? Museumssamarbejdet Symfoni- og Kammerensembleaftalerne Orientering om igangværende/kommende projekter Sekretariatsgruppe vurderede på mødet den 7. januar 2013 at der ikke var nok indhold til en konference og anbefaler at der i stedet afholdes et temamøde. At der tages beslutning om at Kulturkonferencen afholdes som et temamøde. At Sekretariat og Kulturspejdere planlægger arrangementet til afholdelse i foråret 2013. Der udsendes invitationer snarest til mulige deltagere (Kulturnetværket) til et opstartsseminar. Der blev besluttet at møde i DPS i juni lægges i Vordingborg Kommune. Der afholdes ingen Kulturkonference. Sekretariat planlægger mødet og inviterer Kulturspejdere og Kulturnetværk. Temadrøftelse vedr. Kulturaftalekonceptet: overlades til kommende politiske styregruppe i 2014 Sekretariatets placering: overlades til kommende politiske styregruppe i 2014 Fordeling af arbejdsopgaver kommunerne imellem fordele/ulemper: overlades til kommende politiske styregruppe i 2014 Større kulturregion fremadrettet?: dagsordenspunkt til kommende DPS møde i 2013 12
Museumssamarbejdet: dagsordenspunkt til kommende DPS møde i 2013 Symfoni- og Kammerensembleaftalerne: dagsordenspunkt til kommende DPS møde i 2013 Orientering om igangværende/kommende projekter: Fast dagsordenspunkt 13
11. Foreløbigt udkast til årshjul for 2013 Resumé Drøftelse af møder for 2013. Sekretariatet fremsender ændring af forslag til ansøgningsfrister for ansøgning til puljerne under Kulturaftalen i 2013-2014, således at der afsættes tid til sagsbehandling i Den Administrative Styregruppe og mulighed for efterbehandling inden fremlæggelse for Den Politiske Styregruppe. Ansøgningsfrister (gælder alene for ansøgninger over 50 000 kr.) Høring Kulturgruppen Evt. først fra 2014 Administrativ Styregruppe 15. marts 2013 3. april kl. 13.00 15.00 15. maj 2013 21. maj Kl. 10.00-12.00 15. august 2013 29. august kl. 10.00-12.00 15. november 2013 22. november Kl. 10.00-12.00 Den Politiske Styregruppe Besluttet 22/11 2012 16. april 2013, kl. 16,00-18,00 19. juni 2013, kl. 16,00-18,00 18. september 2013, Kl. 16,00-18,00 4. december 2013, kl. 16,00-18,00 Bilag Foreløbigt årshjul for alle aftalte møder og ansøgningsfrister i 2013 for beløb over 50 000 kr. i Kulturregion Storstrøm, At At indhold i foreløbigt årshjul tages til efterretning årshjul opdateres løbende og medtages som fast punkt og lægges på www.kulturaftalestorstrøm.dk godkendt 14
12. Oversigt over fremdrift i Kulturaftalens delelementer Sekretariatet fremlægger på næste møde en oversigt over fremdrift i Kulturaftalen, baseret på Kulturaftalens delelementer til udvalgets orientering at sagen tages til efterretning. Bevillinger under 50 000 kr. medtages i orientering på hvert møde i DPS. 15
13. Eventuelt Orientering om ny procedure for at godkende referater på fremadrettet. Orientering godkendt 16