TILSYNSENHEDEN HERNING KOMMUNE Uanmeldt tilsyn Handicap og Psykiatri Dato: 16.06.16 Tilbud: Adresse: Leder: Tilsynsførende: Tilsynsførende: Birkelund Fyrrevej 8 Jørgen M. Bitsch Pia Strandbygaard Mia Mortensen
Tilsynets berigtigelse: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16 Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilbuddende under Handicap og Psykiatri henhører under Lov om Social Service 85 og 103-104. Årets fokusområder: dokumentation og sammenhænge i tilbuddet til borgeren Metode: Tilsynet er uanmeldt og er en gennemgang af tilbuddets dokumentation på 5 tilfældigt udpeget borgere af Tilsynsenheden. Materiale tilsynet gennemgår: Borgerens visitation kopi af bevilling, afgørelse hvorfor de er fundet omfattet af målgruppen til tilbuddet. Handleplan Statusbeskrivelser Beskrivelse af iværksatte tiltag fx pædagogiske handleplaner eller andet der viser hvordan der helt praktisk arbejdes Evaluering af indsatsen Den løbende dokumentation/journalen Tilsynet foretager en reflekterende gennemgang af det skriftlige materiale: Formålet er at kontrollere om dokumentationen har en professionel og faglig tilgang, samt om lovgivningens krav overholdes. At der er dokumentation for, at borgerne tilhører målgruppen for tilbuddet og, at der er foregået en visitering Opklarende, uddybende og reflekterende spørgsmål: Der kan stilles spørgsmål til tilbuddet efter indhentning af oplysninger, men som udgangspunkt vil samtale ikke indgå i tilsynet Finder tilsynsførende noget under tilsynet, der giver anledning til nærmere uddybning, kan der efterfølgende blive gennemført et nyt tilsyn. Rapporten består af to dele. En A rapport, der er officiel og som angiver konklusionen på tilsynet, og en B rapport der er uddybende, med resultatet af interviews og gennemgang af dokumentation. B rapporten er kun til tilbuddets brug. Dette da den alene har til formål at skabe udvikle og læring i de enkelte tilbud. Både A og B rapporten har været sendt i høring ved lederen af tilbuddet, der herefter har haft mulighed for at afgive sine bemærkninger til, hvordan den fremadrettet indsats vil blive i forhold til tilsynets konklusion. Læsevejledning til rapporterne: Rapporten er delt op i emner, mål og spørgsmål. Ud for hvert spørgsmål angives der en score. Scoren går fra 0-4. 0. Angiver hvis spørgsmålet ikke er gennemgået. 1. Angiver hvis det mangler, at man ikke har det ikke og ikke bruger det. 2. Angiver at man har det, men bruger det ikke, eller det anvendes på få områder, eller er kendt af få. 3. Angiver at man har det, og anvender det på et begrænset område. 4. Angiver at man har det, og anvender det på alle områder. Der er igennem rapporten formuleret forskellige forklaringer på scoren, men de er alle et udtryk for den overordnede score. I interview ud for personalet og leder, er scoren et udtryk for, hvordan tilbuddet selv vurderer deres niveau. Scoren i observationen, er vurderet af Tilsynsenheden ud fra den fremsendte dokumentation. Alle scorer overføres til A rapporten, hvor der herefter beregnes en gennemsnitsscore. Konklusionen indeholder en korrigeret score. Den korrigerede score kan både være i op- eller nedadgående retning, dette afhænger af Tilsynsenhedens samlede vurdering af hele tilbuddet. Den samlede score er et udtryk for følgende udsagn: 1. Angiver, at der er mangler og/eller kritisable forhold på tilbuddet. Målene er i meget lav grad opfyldt. 2. Angiver, at der er forhold på tilbuddet, der ikke er tilfredsstillende. Målene er i lav grad opfyldt. 3. Angiver, at forholdende på tilbuddet er tilfredsstillende. Målene er i middelgrad opfyldt. 4. Angiver at forholdende på tilbuddet er meget tilfredsstillende. Målene er i høj grad opfyldt Rapporten indeholder desuden en uddybende vurdering af de opstillede mål. Anmærkninger: Tilsynet giver anmærkninger efter den samlede konklusion, anmærkningerne er opdelt i 6 hovedoverskrifter: Notatpligt Procedurer/retningslinjer Fagligt indhold Persondataloven Tilsynets anmærkninger er opdelt på følgende måde: Tilsynets vejledning: Gives som råd og vejledning Anbefaling: Gives med henblik på at forbedre/kvalificere niveauet, fremgår ikke direkte af lov eller politikker. Henstilling: Gives hvis der ikke leves op til lovgivning eller politiske og forvaltningsmæssige krav. Straks påbud: Gives ved observationer, der overtræder lovgivningen og hvor borgernes sikkerhed eller retssikkerhed er truet.
Tilsynsrapport: Tema: Dokumentation Personalet Leder Observation Samlet score 0. ikke gennemgået 1. mangler, har det ikke, bruger det ikke 2. har det, bruger det ikke/sjældent 3. har det, anvendes på flere områder 4. har det, anvender det på alle områder Emne: Retningslinjer Spørgsmål Mål: At der er tydelige retningslinjer for hvordan der skal dokumenteres Findes der retningslinjer for dokumentation 3 Emne: Pædagogisk handleplan Spørgsmål Personalet Leder Observation Konklusion Omsættes bestillingen til en konkret pædagogisk handleplan 2 Ses der en præcis beskrivelse af borgerens problemstilling 3 Ses der konkrete og målbare mål? 2 Mål: At tilbuddene arbejder med de
Mål: At tilbuddene arbejder med de pædagogiske handleplaner Ses der en præcis beskrivelse af indsatsen på hvordan der arbejdes med de nedskrevne mål? 2 Ses der opfølgning i forhold til problemet, målet og valgte indsats? 2 Er der iværksat tiltag på alle relevante problemstillinger? 3 Emne: Dokumentation generelt Spørgsmål Personalet Leder Observation Konklusion Ses der dokumentation for den faglige indsats i journalen i henhold til plan? 2 Ses der anvendt neutralt sprogbrug uden værdiladet bemærkninger? 4 4,0 Mål: At dokumentation anvendes som et aktivt arbejdsredskab Ses det at den daglige dokumentation er ajourført? 4 4,0 Ses der dokumentation for at borgeren bliver hørt 3
Tilsynet 2016 på Handicap og Psykiatriområdet, har til formål at se på dokumentation i forhold til Procedurer og retningslinjer, Pædagogiske handleplaner og dokumentation generelt. Der gives en korrigeret vurdering på 3, dette er et udtryk for et tilfredsstillende resultat, hvor målene i middel grad er opfyldt. Der er områder, hvor der er tilfredsstillende viden og kendskab, og der er anbefalinger og henstillinger der kan og skal rettes op på. Samlet score Samlet konklusion Konklusion i forhold til de overordnede mål: Mål: At der er tydelige retningslinjer for hvordan der skal dokumenteres Der ses udarbejdet retningslinjer for den skriftlige dokumentation efter tilsynet 2014. Her i er der på tilfredsstillende vis beskrevet, hvad der skal dokumenteres og beskrives. Det er dog ikke tydeliggjort i hvilke situationer og ved hvilke observationer, man skal føre den løbende dokumentation i henhold til notatpligten, hvilket tilsynet tænker man med fordel kan uddybe, idet det så bliver mere tydeligt, hvornår man skal dokumentere og journalisere hændelser og observationer. Mål: At tilbuddene arbejder med de pædagogiske handleplaner Overordnet set, arbejder tilbuddet med de pædagogiske handleplaner. Alle borgere, der er udtaget til tilsyn, har en pædagogisk handleplan registreret på deres journal, dog er der stor forskel på hvornår handleplanerne sidst er udarbejdet. Nogle af borgerne har fortsat en ældre udgave af den pædagogiske handleplan, hvor handleplanen har mere karakter af at være en statusbeskrivelse, fremfor et aktivt redskab, der bruges i det pædagogiske arbejde med borgeren. Den nye pædagogiske handleplan indeholder mere konkret mulighed for at udarbejde målbare mål, samt beskrive indsatsen, hvad borgeren ønsker at arbejde med, samt evaluering herpå, hvilket er tilfredsstillende. Tilbuddet skal dog være mere opmærksom på at beskrive, hvordan der evalueres og hvor ofte, samt hvor der skal evalueres henne. Mål: At dokumentation anvendes som et aktivt arbejdsredskab Det er tilfredsstillende, at der i alle sagerne, ses en kontinuerlig løbende dokumentation. Den løbende dokumentation fremstår dog mest som registrering af aktiviteter og fremmødestatistik, og ikke omhandlende, hvordan der arbejdes i dagligdagen eller hvordan man som personale håndterer udfordringerne samt hvordan disse påvirker borgeren og den indsats der er i gang sat for borgeren. 2,7 Korrigeret vurdering 3 Procedurer/Retningslinjer: Man kunne med fordel være mere konkret i fht. hvornår og hvad der skal noteres af observationer, hændelser mv, således det sikres, at al personale ved hvornår der skal ske løbende dokumentation. Tilsynets vejledning: Gives som råd og vejledning Fagligt indhold At der i den pædagogiske handleplan, ses konkrete og målbare mål, tydelige tiltag samt, at der evalueres på effekten af de iværksatte tiltag Anbefaling: Gives på baggrund af at der ikke leves op til anerkendte faglige standarder, fremgår ikke direkte af lov eller politikker
Notatpligt: At det dokumenteres at borgeren er medinddraget og hørt i egen sag, eller det beskrives hvorfor dette ikke er muligt Henstilling: Gives hvis der ikke leves op til lovgivning eller politiske og forvaltningsmæssige krav Straks påbud: Gives ved observationer, der overtræder lovgivningen og hvor borgernes sikkerhed eller retssikkerhed er truet Leders bemærkninger til hvordan den fremadrettet indsats vil blive i forhold til tilsynets konklusion På interne team møder arbejdes der kontinuerligt med opfølgning på udviklingsmål, - fastsættelse af nye mål såfremt de mål vi arbejder med er udtømt, eller ikke giver mening længere. En sådan evaluering og dokumentation fremgår ikke af EKJ hvilket er beklageligt og dette skal der naturligvis rettes op på. Et yderligere forhold som er væsentligt at pege på i forbindelse med tilsynet og den mangelfulde dokumentation er at tilbuddet har været ramt af længere varende sygemeldinger samt personaler på barsels orlov. Leelsen har ikke haft nok fokus på at nye vikarer, som skal sættes ind i regler og den nødvendige dokumentation som skal indtastes i EKJ. Dette sammenholdt med at de personaler som så har arbejdet i perioden som tilsynet dækker over, - her har den enkelte haft for mange borgere at skulle udarbejde daglig dokumentation for, og man har ikke haft den fornødne tid til rådighed som resultat. Tilbuddet har været gennem perioder -, samt i gang med ny periode med øget fokus på budgetoverholdelse, hvilket har betydet personale reduktioner. Dette har medført at vores fokus er blevet flyttet mod kerneopgaven som er borgerne, og dermed har dette også betydet en manglende tid til dokumentations arbejdet. For at finde de ønskede tilpasninger på driften, har det været nødvendigt at begrænse vikar indkald, lukke ned for efteruddannelse for den enkelte ansatte, samt afholdelse af faglige tema dage. Disse forhold kan have haft indflydelse på vores kompetencer ift. manglende faglig sparring på opgaveløsningen og dermed evnen til at efterleve dokumentationskravet. I den fremadrettede proces med implementering af målsætning, opfølgning og evaluering på mål vil der blive taget initiativ til klar beskrivelse af procedurer så efterfølgende tilsyn forhåbentligt giver en bedre samlet scorer for tilbuddet.