ÅRSBERETNING 2017 bemærkninger til årsnøgletal Retten i Esbjerg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2018
Retten i Esbjerg udøver dømmende myndighed og løser hertil knyttede opgaver, herunder strafferet, civilret, skifteret, fogedret og administration. Retten i Esbjerg omfatter Varde, Fanø, Esbjerg og Vejen kommuner med et indbyggertal på ca. 210.000. Retten i Esbjerg består af retspræsidenten, 7 dommere, 7 retsassessorer/dommerfuldmægtige, administrationschef, ca. 40 kontormedarbejdere, elever, itmedarbejder og vagt. Retten har derudover et antal stævningsmænd, der er beskikket til at forkynde indkaldelser til visse retsmøder. 2. Resultater i 2017 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2017 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFH Æ NGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi l ø ser vores opgaver med h ø jeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMD Ø MME 1
Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Samlet produktivitet 5. BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager 2016 2017 2016 2017 2016 2017 2016 2017 2016 2017 2016 2017 105,0 108,2 103,4 103,3 106,8 100,8 107,8 112,1 105,5 118,7 132,4 135,7 101,3 101,9 100,1 98,2 98,2 94,6 102,0 102,8 97,4 106,0 112,8 114,5 Retten i Esbjerg 99,2 93,8 92,5 87,4 84,2 81,1 107,2 99,2 97,3 98,8 135,8 116,7 1) 1) Indeks 100 svarer til gennemsnittet ved byretterne i 2012. 2) "Retssager" svarer til den samlede produktivitet for straffesager og civile sager, "Fogedsager" til den samlede produktivitet for øvrige fogedsager og tvangsauktioner, "Skiftesager" til den samlede produktivitet for Insolvensskifter og Dødsboskifter. 3) Ved beregningen af den samlede produktivitet, samlet for retten, anvendes rettens samlede vægtede årsværksforbrug - dvs. også årsværksforbruget til generel ledelse og administration mv. Ved beregning af produktiviteten på de enkelte sagsområder er årsværkforbruget til generel ledelse og administration mv. nøgletalsfordelt, således at forskelle i andele i årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. ikke vanskeliggør en sammenligning af de enkelte retter. Rettens samlede produktivitet er faldet med 5 pct. fra 2016 til 2017, mens den er steget med 1 pct. samlet for retterne. Samlet aktivitet målt ved vægtede afsluttede sager. Aktiviteten for retten faldt med 3 pct. målt i vægtede afsluttede sager, mens det har været uændret for byretterne samlet. Samlet aktivitet målt som vægtede afsluttede sager Samlet Straffesager Civile sager Øvrige Fogedsager Tvangsauktionssager 2016 2017 2016 2017 2016 2017 2016 2017 2016 2017 SAMLET BYRETTERNE 719.772 716.277 173.160 174.502 53.679 51.585 316.508 332.425 7.253 8.765 Retten i Esbjerg 22.695 22.099 5.515 5.658 1.355 1.245 11.684 11.489 273 330 Insolvens Dødsboskiftesager Notarialforretninger 2016 2017 2016 2017 2016 2017 SAMLET BYRETTERNE 15.846 14.954 53.732 53.202 71.824 80.555 Retten i Esbjerg 618 592 1.962 1.785 1.792 1.913 1) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager 2
Straffesager Antallet af vægtede afsluttede straffesager steg med 3 pct. fra 2016 til 2017 mod en stigning på 1 pct. for byretterne samlet. Civile sager Antallet af vægtede afsluttede civile sager faldt med 8 pct. fra 2016 til 2017 mod en fald på 4 pct. for byretterne samlet. Fogedsager Antallet af vægtede afsluttede fogedsager faldt med 2 pct. fra 2016 til 2017 mod en stigning på 5 pct. for byretterne samlet. Skiftesager Antallet af vægtede afsluttede dødsboskiftesager faldt med 9 pct. fra 2016 til 2017 mod et fald på 1 pct. for byretterne samlet. Antallet af vægtede afsluttede insolvensskiftesager faldt med 4 pct. mod et fald på 6 pct. for byretterne samlet. Notarialforretninger Antallet af notarialforretninger steg 7 pct. fra 2016 til 2017 mod en stigning på 12 pct. for byretternes samlet. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Straffesager Også i 2017 har der været fokus på at opfylde de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden i straffesager. Målopfyldelsen sted fra 73,2% i 2016 til 78,7% i 2017 i alle almindelige straffesager. Tilståelsessager og sager uden domsmænd steg fra 69,1% i 2016 til 79,0% i 2017. Målopfyldelsen i voldssager (37 dage) lå på niveau med 2016 på 59,5%. Retten lå både over den gennemsnitlige målopfyldelse på 40,2% og den 5. bedste ret på 55,0%. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager steg fra 141 dage i 2016 til 147 dage i 2017. Gennemsnittet for byretterne var 126 dage. Civile sager I 2017 blev de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden ikke opfyldt. Målopfyldelsen i alle almindelige sager, boligretssager og småsager m.v. steg fra 67,8% i 2016 til 70,5% i 2017. 52% af småsagerne var hovedforhandlet inden 9 måneder. 61% af forældreansvarsog ægtefællesager var hovedforhandlet inden 6 måneder. Målet om, at henholdsvis 64% i 2016 og 67% i 2017 af almindelige civile sager og boligretssager var hovedforhandlet inden 15 måneder, steg fra 55,3% i 2016 til 61,8% i 2017. Fogedsager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for almindelige fogedsager og betalingspåkrav indenfor 3 måneder lå fogedretten på niveau med byretterne samlet i 2017. Det blev afgjort 73,7%. For særlige fogedsager indenfor 2 måneder lå fogedretten over det satte mål, idet der blev afgjort 87,6 %, hvilket er over landsgennemsnittet. 3
For så vidt angår den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage lå den for almindelige fogedsager under landsgennemsnittet og inden for 5. bedste ret. For tvangsauktioner var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid inden for 5 måneder faldet i 2017 og lå over landsgennemsnittet. Skiftesager De centralt fastsatte mål for skiftesager blev opfyldt i 2017 inden for tvangsopløsningssager og næsten i gældssaneringssager og lå over niveau med resultatet for byretterne samlet. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har i 2017 fortsat arbejdet med at styrke videndeling på afdelings-/juristmøder, ligesom vejledninger og koncepter er blevet kvalitetsudviklet. Retten arbejder fortsat på kvalitetsudvikling af vejledninger, arbejdstilrettelæggelse, sagsgange og ensartethed i sagsbehandlingen. Siden 2014 har kompetenceudviklingen af medarbejdere været et særligt tema med henblik på korte sagsbehandlingstider, højere produktivitet og trivsel. Samarbejdet mellem retterne i Sønderborg og Esbjerg samt Syd og Sønderjyllands Politi udvikles fortsat med bl.a. løbende møder også med forsvarerne om tilrettelæggelsen af afviklingen af straffesager. Rettens samlede ledelse deltager i landsdækkende erfagruppemøder og erfaringsudveksling med professionelle brugere og afholder et årligt seminar om ledelsesrelevante emner. Retten har i 2017 fortsat udviklingen af almene og domstolsspecifikke it-kompetencer bl.a. med henblik på at opnå en mere tidssvarende kommunikation. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har i 2017 fortsat arbejdet med særlige indsatser for at styrke en tidssvarende kommunikation mellem retten og dens brugere. Retten har udvidet brugen af telefonforkyndelser også med henblik på med kort varsel at udnytte opstået ledig retstid. Det er opfattelsen, at mange brugere oplever telefonforkyndelser, hvor man taler med en medarbejder fra retten om indkaldelse til et retsmøde, positivt. Retten sender som udgangspunkt udskrifter af domme og retsbøger, indkaldelser til møder o.lign. til brugernes e-boks eller sikre mailadresser. Retten har i 2017 indgået en aftale mellem retterne i Esbjerg og Sønderborg og Syd og Sønderjyllands Politi om afvikling af digitale hovedforhandlinger i visse straffesager. Retten har deltaget i workshops vedrørende optimering af arbejdstilrettelæggelsen inden for straffe- og civile retssager, fogedsager, skiftesager og administration. 4
Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet var i 2017 på 12,1 dage mod 9,4 dage i gennemsnit samlet for byretterne. Personaleomsætningen for retten var på niveau med byretterne samlet. Retten afviklede i efteråret 2017 en trivselsundersøgelse. Retten har foretaget opfølgning på den og udfærdiget en handlingsplan til videre opfølgning i 2018. Retten afviklede ligeledes i efteråret 2017 en lederevaluering. Lederne har gennemgået evalueringerne med præsidenten og givet tilbagemelding til medarbejderne om indsatsområder. Retten evaluerer årligt koncepterne for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler og lederudviklingssamtaler. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har i 2017 fortløbende opdateret hjemmesiden med domsresumeer og oplysninger til brugerne i øvrigt. For at brugerne kan have realistiske forventninger til behandling af sager offentliggøres de aktuelle ekspeditions- og berammelsestider på hjemmesiden for typiske sagskategorier. Retten kommunikerer som udgangspunkt digitalt. Retten deltager i projektet Kend din ret/gymnasieforløb. Retten har løbende besøg af skoleklasser, der overværer retssager. 3. Udviklingsaktiviteter i 2018 Retten fortsætter udviklingen af de projekter, herunder kompetenceudvikling af medarbejderne, som er sat i gang i 2016 og tidligere. I den forbindelse har retten særlig fokus på rapporten om kontorpersonalets fremtidige rolle og opgaver ved retterne afgivet af arbejdsgruppen august 2016. Retten igangsatte den 6. november 2015 udviklingsprojektet: I den gode sags tjeneste. Den samlede ledelse har forpligtet sig til at gennemgå sagsgange og sagstilrettelæggelse i samtlige afdelinger i retten. Formålet er at opnå effektiv sagsbehandling og arbejdstilrettelæggelse med færre medarbejdere og at opfylde de centralt fastsatte mål, hvor de ikke allerede er opfyldt. Projektet blev afsluttet i 2017. Retten vil fortsætte arbejdet med videndeling i praksis. Retten overtog den 1. marts 2017 forkyndelsesopgaven i domsmandssager fra anklagemyndigheden. Retten har oprettet et berammer team, der skal oprette, beramme 5
og forkynde i alle straffesager. Retten har også fået mulighed for at sende SMS-påmindelser og at foretage forenklet digital forkyndelse. Retten modtager digitale straffesager til afvikling af digitale hovedforhandlinger efter samarbejdsaftalen mellem retterne i Esbjerg og Sønderborg samt Syd og Sønderjyllands Politi, der trådte i kraft den 1. maj 2017. 1 nævningesag er afviklet digitalt. Retten har 1. november 2017 implementeret digitalisering af de civile sager, JFS civil1. Retten har i december 2017 taget et online notarialbooking system i brug. Retten har evalueret samarbejdsaftalen om berammelser af straffesager mellem anklagemyndigheden og retterne i Syd og Sønderjylland med henblik på hurtig berammelse af straffesager og bidrag til nedbringelse af de samlede gennemløbstider i straffesagskæden. Aftalen træder i kraft den 1. maj 2018. April 2018 Margit Ø. Laub 6